gestion de proyectos

1. Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Capítulo 13
Gestión de los Interesados del Proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición

2. Procesos de la gestión de Interesados
 Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto,
identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias,
influencias y potencial impacto
 Planificar la gestión de los interesados
Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva
con base en sus necesidades e intereses
 Gestionar los compromisos con los Interesados
Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados
 Controlar los compromisos con los interesados
Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias
y planes para involucrar a todos los interesados

3. Análisis de los Interesados
 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
 Identificar a los potenciales interesados relevantes
 Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
 Matriz de poder/interés
 Matriz de poder/influencia
 Matriz de influencia/impacto
 Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

4. Análisis de los Interesados
 Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas
negativamente
 Conocer las razones de su oposición
 Elaborar un plan de tratamiento
 Para los implicados del equipo de trabajo
 Elaborar plan de tratamiento

5. Análisis de los interesados
 El análisis de los Interesados es un documento que brinda
información importante sobre:
 Las organizaciones y nombres de los interesados
 Funciones de los interesados en el proyecto
 Hechos únicos sobre los interesados
 Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
 Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

6. Ejemplo de análisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)
Interesados claves
del proyecto
Ahmed Susan
Organización Dirección interna Equipo del proyecto
rol Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compañía
Experto en
secuenciación del
ADN
Factores únicos Tranquilo, enfocado
en el negocio
PHD en biología, fácil
trabajar con ella
Nivel de interés Muy alto Muy alto
Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia
Sugerencias en el
manejo de las
relaciones
Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rápido
Puede hacer trabajo
desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones

7. Matriz de Poder / Interés

8. Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
 Información de identificación
 Nombre
 Puesto en la organización
 Ubicación
 Rol
 Datos de contacto
 Información de evaluación
 Principales requisitos
 Principales expectativas
 Expectativas
 Influencia potencial
 Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
 Clasificación de los interesados
 Interno/Externo
 Partidario/Neutral/Opositor …

9. Matriz de análisis de los interesados
Interesado
Interés(es) en el
Proyecto
Evaluación de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstáculos
Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad
Seguimiento
Fecha Observación Acción Responsable Estado
Ejemplo 1
Ejemplo 2

10. Identificar a los Interesados
4.1
Develop Project
Charter
5.2
Collect
requirements
8.1
Plan Quality
Management
10.1
Plan
Communications
Management
11.1
Plan Risk
Management
11.2
Identify Risks
12.1
Plan procurement
Management
12.1
Plan procurement
Management
13.1
Identify
stakeholders
13.2
Plan Stakeholder
Management
Project Stakeholder Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project charter
Stakeholder registerProcurement documents
Enterprise/
Organization
Stakeholder register

11. Identificar a los Interesados
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Entradas
1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Documentos de Adquisición
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas
1. Registro de Interesados
Herramientas y técnicas
1. Análisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones

12. Clasificación de interesados
 Indiferente
 Resistente
 Neutral
 De apoyo
 Líder
Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder
Interesado 1 D D
Interesado 2 D D
Interesado 3 D A
A Actual
D Deseado

13. Plan de gestión de los interesados
 Formal / informal
 Detallado / Genérico
 Contenido sugerido:
 Niveles de compromiso actuales y deseables
 Alcance e impacto de cambio de interesados
 Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
 Requisitos de comunicación de los interesados
 Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
 Motivo de distribución de información e impacto esperado
 Tiempo y frecuencia de distribución de información
 Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión

14. Planificar la Gestión de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
5.2
Recopilar Requisitos
13.1
Identificar a los
Interesados
13.2
Planificar la
Gestión de los
Interesados
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Gestión de los Interesados del Proyecto
Activos de procesos
de la organización
Factores ambientales
de la Empresa
Plan de dirección del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Plan de gestión de interesados
Registro de interesados
Documentos
del proyecto
Empresa/
Organización

15. Planificar la Gestión de los Interesados
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas
1. Plan de Gestión de los Interesados
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
3. Técnicas Analíticas

16. Entender necesidades de comunicación
grupales e individuales
 Las personas no son partes intercambiables
 Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se
puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
 Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!
* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

17. Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicación
 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
 Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes

18. Otras consideraciones sobre comunicaciones
 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
 Diferentes horarios laborables
 Barreras idiomáticas
 Diferentes normas culturales

19. Gestionar las expectativas de los interesados
 Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las
diversas partes interesadas
 Idear maneras para identificar y resolver problemas
 Dos instrumentos importantes:
 Matriz de expectativas de gestión
 Registro de polémicas

20. Ejemplo de matriz de expectativas de gestión
Medida de éxito Prioridad Expectativas Sugerencias
Alcance 2 La especificación del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del
proyecto. Cada gran ítem se debe acordar
y programar de la manera más realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organización. Si se justifica claramente la
necesidad de más fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en éstos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estándares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prevé un ROI* del 40% dentro de los dos
años siguientes a la implementación
Nuestro departamento de finanzas trabajará
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos
ayudará en futuros negocio con este y otros
clientes
Etc.
* ROI: Return On Investment

21. Ejemplo de registro de polémicas
Polémica
#
Descripción Impacto
en el
proyecto
Fecha de
reporte
Reportada
por
Asignada a Prioridad
(A/M/B)
Fecha de
respuesta
Estado Comentarios
1 Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado
Pequeño
incremento
de costos
en el
proyecto
5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador
accedió a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo
2 Dos personas
abandonaron
el proyecto
Necesario
reasignar
personal
9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deberá hablar
directamente con
Peter
Etc.

22. Formas de manejar los conflictos
 Confrontación: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un
acercamiento problema-solución
 Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
 Suavizar: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de
acuerdo
 Forzar: Acercar a ganar-perder
 Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

23. El conflicto puede ser bueno
 El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más
duro y con más colaboración
 Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de
un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos
 Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con
frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

24. Informe de lecciones aprendidas
 El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un
informe de lecciones aprendidas
 Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al
trabajar en el proyecto
 El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas
los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen
 Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

25. Gestionar los Compromisos de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
9.4
Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.1
Planificar la gestión
de las
Comunicaciones
10.3
Controlar las
Comunicaciones
13.2
Planificar la Gestión
de los Interesados
13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados
13.4
Controlar los
compromisos de los
Interesados
Gestión de los Interesados del Proyecto
Documentos del
proyecto actualizados
Solicitud de cambios
Registro de cambios
Activos de procesos de la organización actualizados
Plan de gestión
de interesados
Activos de procesos de la organización
Plan de dirección del
proyecto actualizado
Documentos
del proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones
Registro de asuntos
Empresa/
Organización

26. Gestionar los Compromisos de los Interesados
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Entradas
1. Plan de Gestión de Interesados
2. Plan de Gestión de
Comunicaciones
3. Registro de Cambios
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas
1. Registro de Incidentes
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas
1. Métodos de Comunicación
2. Habilidades Interpersonales
3. Habilidades de Gestión

27. Controlar los Compromisos de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
13.4
Controlar los
compromisos
de los
Interesados
Gestión de los Interesados del Proyecto
Plan de dirección del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeño del trabajo Información sobre el desempeño del trabajo
Solicitud de cambios
Activos de procesos de la
organización actualizados
Plan de dirección del proyecto actualizado
Documentos
del proyecto
Registro de asuntos Empresa/
Organización
Documentos del proyecto

28. Controlar los Compromisos de los Interesados
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados
Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos sobre el Desempeño del
Trabajo
4. Documentos del Proyecto
Salidas
1. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas
1. Sistema de Gestión de Información
2. Juicio de expertos
3. Reuniones