MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. GUÍA PARA LA
ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Dirección de Desarrollo Administrativo

2. Proporcionar elementos y criterios
uniformes que le permitan al personal de las
distintas Entidades Publicas de Gobierno del
Ejecutivo del Estado documentar e integrar
el Manual de Procedimientos de cada una
de ellas.
OBJETIVO

3. INTRODUCCIÓN
Para conocer la operación de una entidad pública, surge la
necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en
forma ordenada, en un solo documento, denominado
“Manual de Procedimientos”.
Los manuales auxilian a la inducción al puesto, el
adiestramiento y la capacitación del personal y
Orientan a los involucrados en los procedimientos a la
ejecución y desarrollo de sus actividades.

4. PROCESO
Es una secuencia de pasos, labores o actividades que transforman una
o varias entradas en una salida o resultado.
Un proceso agrega valor a las entradas al transformarlas o utilizarlas
para producir algo nuevo o diferente.
ENTRADAS
Son los materiales, equipo, información, gente, dinero o condiciones
ambientales necesarias para realizar un proceso.
SALIDAS
Es el Producto/Servicio creado durante el proceso, destinado al cliente
interno/externo.
Proceso
Entrada Salida
Conceptos
Básicos

5. Proces
o
Qué hacemos
Procedimien
to
Cómo lo
hacemos
FORMATO:
Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Conceptos
Básicos

6. Es un instrumento para guiar y conducir en forma
ordenada el desarrollo de las actividades evitando
duplicidad de esfuerzos, con la finalidad de
optimizar los recursos y agilizar los trámites que
realiza el usuario.
Existen tres tipos de procedimientos que por su
propia naturaleza se clasifican en Institucionales,
Generales y Específicos.
Procedimiento

7. Tipos de
Procedimientos
Procedimiento
Institucional
Es aquel cuyo alcance
afecta a las unidades de
la Entidad Pública, cuyo
propósito, es unificar
operación de sus
funciones. Ejemplos:
Control de Documentos,
Gestión de recursos,
viáticos, personal etc.
Procedimiento Específico
Es aquel que tiene únicamente un alcance interno, pudiendo
denominarse también Instrucción de Trabajo. Su propósito es
describir de manera detallada las actividades que forman parte de un
Procedimiento General
Es aquél cuyo alcance
afecta a un proceso, cuyo
propósito es describir de
manera general las etapas
que lo conforman, en el
que dependiendo de su
tamaño y/o complejidad
puede hacer referencia a
procedimientos específicos.

8. 1) Recopilación
de
Información
2) Integración de la
Información
3) Análisis de la
Información
 ¿Qué trabajo se
hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cómo se hace?
 ¿Cuando se
hace?
 ¿Dónde se hace?
 ¿Por qué se
Diseño de los
Procedimientos

9. Como parte del análisis de la información es necesario
llevar a cabo una contrastación con el marco legal aplicable,
esto con la finalidad de asegurar que la operación de los
procesos sea conforme a los requisitos legales y
reglamentarios.
La Información que se derive del análisis permitirá contar
con los elementos para el diseño del procedimiento.
Diseño de los
Procedimientos

10. Deben elaborarse los Procedimientos que sean necesarios
para reflejar los procesos por cada Entidad Pública, donde
la totalidad de ellos junto con la primera parte formarán el
Manual de Procedimientos.
Deben reflejar siempre los procesos reales de la
organización, con una constante actualización.
La persona(s) que elabora(n) los Procedimientos deben
participar y conocer la secuencia de las actividades del
proceso que se esta documentando.
El tipo de letra a utilizar en los documentos es Arial
tamaño 10 y los títulos y subtítulos tamaño 12
mayúsculas negritas.
POLÍTICAS PARA LA
ELABORACIÓN

11. Utilizar los formatos definidos para documentar .
El manual de Procedimientos
 F-001 Portada del Documento
 F-002 Hoja Interior del Documento
Procedimientos
 F-001 Portada del Documento
 F-002 Hoja Interior del Documento
 F-007 Diagrama de Flujo
 F-008 Instructivo de Llenado
 F-009 Riesgos Inherentes
POLÍTICAS PARA LA
ELABORACIÓN

12. En el formato F-001 “ Portada de
Documento” se incluye el título
y controles de emisión del
documento (código, fecha de
emisión, fecha de vigencia y
versión del documento), así
como los datos de aprobación
(firmas de elaboración, revisión y
aprobación).
Este formato se utiliza La primer
parte del Manual de
Procedimientos integrada por:
Introducción, contenido,
objetivo, marco juridico-
administrativo, interacción de
procesos y la relación de
procedimientos. En la portada
de cada uno de los
Presentació
n

13. La forma F-002 “Hoja
Interior del Documento” se
emplea para el desarrollo del
documento.
En los Procedimientos en la
parte que incluye: objetivo,
alcance, políticas de
operación, términos y
definiciones, autoridad y
responsabilidad, descripción
de actividades, diagrama de
flujo, riesgos inherentes y
anexos.
En el contenido del formato F-
Presentació
n

14. Identificación de la Primer Parte del Manual
de Procedimientos
MP: Manual de Procedimientos
XXX Siglas de la Entidad Pública (de acuerdo a la
abreviación de cada una)
MP-XXX
CONTRO
L
MP-
SEFIRC
Ejempl
o:

15. CONTROL
Identificación de los Procedimientos
P: Identifica el documento como Procedimiento
X: Sigla que indica el tipo de procedimiento:
Institucional o Específico
XX: Se identifica con las letras del área que lo
emite
XX: Numero consecutivo correspondiente:
01,02,03…08
PX-XX-XX
PI-CA-00
Ejemplo:

16. Identificación de los
Formatos
Los formatos generados de cada procedimiento no tienen un patrón
a seguir, sin embargo deben ser diseñados de tal forma que faciliten el
registro de los resultados de las observaciones, revisiones o
actividades a realizadas.
Se identifican con la letra F, seguidos de caracteres alfanuméricos que
identifican el área que pertenece, un número consecutivo de 3 dígitos,
la palabra Rev. seguida del número de revisión.
Ejemplo:
Es el formato de consecutivo 001 del área de la Coordinación
Administrativa, en su Revisión 00
En algunos casos los registros, por la naturaleza del mismo, no
permite identificarlo a través del código, por lo que el nombre del
registro se considera su identificación.
Cada formato debe tener su “Instructivo de llenado” (se incluyen
F- 001
CA- Rev. 00
CONTROL

18. Identificación de los Diagramas de Flujo.
(F-007)
DF-XXX-XX
Donde:
DF: Identifica el documento como Diagrama de Flujo DF
XXX: Se identifica con las letras del área que lo emite: CAL,DIR,..INF
XX: Número consecutivo correspondiente: 01, 02, 03…08
Ejemplo: DF-GUB-001
Indica que es el Diagrama de Flujo el Área de Gubernamental numero
01
CONTROL

19. CONTROL
Identificación de los Riesgos Inherentes. (F-009)
RI-XXX-XX
Donde:
RI: Identifica el documento como Riesgos Inherentes RI
XXX: Se identifica con las letras del área que lo emite: CAL,DIR,..INF
XX: Número consecutivo correspondiente: 01, 02, 03…08
Ejemplo: RI-GUB.-001
Indica que son los riesgos Inherentes del Área de Gubernamental
numero 01

20. Versión
En todos los documentos se anotar en el apartado de
versión los números 00 de inicio y así mismo la fecha de
elaboración del documento (fecha de edición)y fecha de
vigencia de dos años.
Cada vez que se realice una modificación al documento, se
cambia la versión y la fecha de edición
CONTROL
Fecha de Edición
17/07/2018
Vigencia
17/07/2020

21. La primer parte del Manual de Procedimientos
• Elaboración (A quien se designe, persona involucrada en el
proceso).
• Revisión (Jefe Inmediato de quién elabora).
• Autorización (Titular de la entidad pública).
Para cada uno de los procedimientos:
• Elaboración (A quien se designe, persona involucrada en el
proceso).
• Revisión (Jefe Inmediato de quién elabora).
• Autorización (Titular de área en que aplica el
procedimiento o por el Titular de la entidad pública, según
el tamaño de la organización.
Autorización e
Impresión

22. Se deberá remitir el Manual de
Procedimientos junto con sus anexos
en archivo electrónico o en papel por
medio de oficio dirigido a la
Coordinación General de Innovación
Gubernamental de la SEFIRC.
Validación
Si no existe ninguna observación, la SEFIRC emite oficio de
validación a la instancia interesada, y en caso de
observaciones emite el comunicado respectivo para sus
correcciones.
En caso de revisiones parciales, se emitirá oficio de
cumplimiento hasta que se cubra la totalidad de los

23. 23
 ESTRUCTURA
DE LOS
PROCEDIMIENTO
S

24. Así mismo cada procedimiento (institucional y/o específico)
deberá contener lo siguiente:
1.- OBJETIVO
Se refiere a la “razón de ser” de este elemento. Se redacta con
dos principios: “el que” y el “para que”.
2.- ALCANCE
Define las áreas, departamentos, recursos humanos y servicios en
las que es aplicable el procedimiento.
3.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Conjunto de normas internas de carácter obligatorio, que rigen
las actividades del procedimiento en cuestión, con el fin de
mantener uniformidad en los criterios de acción.
Estructura de los
Procedimientos
Fecha de Edición
17/07/2018
Vigencia
17/07/2020

25. 4.- TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Conceptualización de todos aquellos conceptos
técnicos y administrativos que requiere su
precisión en materia de terminología.
5.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Describir por cada responsable del proceso o
procedimiento las responsabilidades y
autoridades considerando lo siguiente:
• Las responsabilidades define quien tiene
deberes específicos dentro del procedimiento
•Las autoridades son las decisiones a tomar
como parte del procedimiento
Estructura de los
Procedimientos

26. Estructura de los
Procedimientos
6.- DESCRIPCIÓN
Se refiere a presentar por escrito en forma narrativa y
secuencial o en tabla especificando en cada una de las
operaciones que hay que realizar dentro de un
procedimiento, explicando en que consisten: cuándo, quién,
cómo, con qué y donde, señalando a los responsables de su
ejecución.

27. 7.- DIAGRAMA DE FLUJO
Consiste en representar gráficamente actividades, situaciones,
movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos.
8.- RIESGOS INHERENTES
Consiste en hacer un análisis de los riesgos relacionados a
cada uno de los procedimientos.
9.- ANEXOS
Son las formas impresas que se utilizan durante todo el
proceso del procedimiento.
Estructura de los
Procedimientos

28. Consiste en representar gráficamente
actividades, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos.
El diagrama de flujo F-007 debe
coincidir con las actividades
documentadas y definidas en los
procedimientos en el apartado de
Descripción.
Para diagramar existen símbolos a los
que se les confiere convencionalmente
su significado, además existen reglas
Lineamientos para la
Elaboración
del Diagrama de Flujo

29. SIMBOLO NOMBRE REPRESENTA
Inicio o Fin El principio o final del diagrama de flujo del
procedimiento y/o Instructivo.
Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de
un Procedimiento. Ejemplo: elabora, recibe etc.
Decisión u opción Indica las opciones que se puedan seguir en
caso de que sea necesario tomar caminos
alternativos
Documento Representa un documento, formato o cualquier
escrito que se recibe, elabora o envía.
Archivo La guarda permanente de un formato o
documento determinado.
Conector dentro de
página
La conexión de una parte del diagrama con otra
en la misma pagina.
Conector fuera de
página
La conexión de una parte del diagrama con otra
fuera de la página pagina.
Dirección o destino La conexión de los símbolos en el orden en que
deben de desarrollarse las operaciones.
SIMBOLOGÍA DEL
DIAGRAMA DE FLUJO
(ANSI)

30. La redacción del contenido del símbolo de
operación debe ser mediante frases breves,
sencillas pero comprensibles y representativas
de la actividad.

31. En el formato F-009 Riesgos Inherentes, se deben identificar los riesgos por
cada procedimiento, estableciendo lo siguiente:
Lineamientos para la
Elaboración de los
Riesgos Inherentes
 Riesgo: La probabilidad de ocurrencia de un evento o acción
adversa y cuyo impacto impida u obstaculice el logro del objetivo.
 Causa: Origen del riesgo, es decir los medios, circunstancias y
agentes precursores de los riesgos.
 Acción: Actividades determinadas para evitar, prevenir, disminuir
y/o eliminar los riesgos
 Responsable: Puesto de la persona involucrada en la atención al
riesgo
 Plazo: El tiempo en el que se llevara a cabo la acción.
 Frecuencia: Revisión para evitar, prevenir, disminuir y/o eliminar
los riesgos.
 Evidencias: Recolección de datos, hechos y documentos que
muestran las acciones sobre el riesgo

32. Ejemplo : Riesgos
Inherentes
Fecha de Edición
17/07/2018
Vigencia
17/07/2020

33. CREENCIA
COMÚN
Hay que documentarlo
todo
La documentación =
burocracia
Es sólo un montón de
papeles
Sólo se pueden
mantener impresos en
papel
Es demasiado trabajo
Sólo lo importante y al nivel
necesario
El papel sólo refleja
un sistema
Bien mantenidos son muy
útiles:
La documentación puede
estar en cualquier formato o
tipo de medio
Sólo al principio (pero es una
buena inversión)
•Entrenar gente nueva
•Resolver conflictos
•Proporciona criterios
válidos
•Clarificar
responsabilidades
LA VERDAD
MAL ENTENDIDOS DE
LA DOCUMENTACIÓN

34. No deben ser redactados por un consultor
externo o por cualquier otra persona ajena
al área.
Para el levantamiento de la información
involucre directamente a las personas que
conocen el proceso.
TIPS EN LA
DOCUMENTACIÓN
El éxito de un procedimiento es mayor cuando se participa en
equipo en su desarrollo, que cuando se le “entrega” a
cualquier persona con el mandato de que debe ser seguido.
Recuerde que los procesos pueden cambiar, por lo tanto
asegúrese de mantener actualizada la información.
Una vez que este realizado el trabajo de documentación hay
que asegurarse que este disponible y al alcance de todos los

35. ”Escribir con sencillez
es tan difícil como
escribir bien.”
(W. Somerset Maugham).
¡¡GRACIAS!!