EXPOSICION GESTION POR PROCESOS PRIMERA PARTE

GESTIÓN POR PROCESOS
PONENTE : ING. OMAR FLORES DE LOS SANTOS

AGENDA
1. Gestión por Procesos
2. Conceptos Básicos de la Gestión por Procesos
3. Metodología de la Gestión por Procesos

Es una forma de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo
de manera transversal y secuencial a las diferentes unidades de organización, para
contribuir con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los
ciudadanos, así como con el logro de los objetivos institucionales.
Gestión por Procesos

•Entender: Conocer lo que se
hace y como se agrega valor
•Gestionar el conocimiento:
Resguardar el capital
intelectual
•Innovar: Descubrir nuevas
formas de hacer las cosas
Documentar
•Control: Controlar el
desempeño y anticipar
problemas
•Transparencia: Operaciones
transparentes y auditables
Medir •Efectividad (Eficiencia y
Eficacia): Reducir
desperdicios y lograr los
objetivos
•Satisfacción: Tener
ciudadanos y servidores
satisfechos
Optimizar
Beneficios de la Gestión por
Procesos

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS

PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en salidas/productos (bienes o servicios), luego de la asignación de recursos.
Actividades
Entrada Salidas
Controles
Recursos
Indicadores
Proveedor Usuario

PROVEEDORES (internos y externos)
Ciudadano, entidad pública, empresa privada, otro proceso, órgano,
unidad orgánica, etc. que proporciona una Entrada al proceso.
Ciudadano Entidad Pública
PROCESO A
Empresa
MEF
OFICINA GENERAL
DE RECURSOS
HUMANOS
Órgano
Externo Interno

ENTRADAS
Necesidades y expectativas de las personas, las cuales ingresan al proceso
para ser transformados en los productos. Los elementos de entrada
pueden ser tangibles (expedientes, formularios, solicitudes, escritos,
reclamos, denuncias) o intangibles (información).
Ejemplo: Formulario de
Solicitud de Acceso a la
Información Pública.

PRODUCTOS (SALIDAS)
Bienes y servicios resultantes de la ejecución del proceso que recibe el
Usuario y que satisfacen sus necesidades y expectativas.
Ejemplo: Resolución Vice
Ministerial que resuelve un
recurso de reconsideración.

CLIENTE (PERSONA QUE RECIBE EL
PRODUCTO)
Receptor final del producto o servicio, pudiendo ser una persona, entidad
pública, empresa privada, otro proceso, órgano, unidad orgánica, entre
otros.
Ciudadano Entidad Pública
PROCESO A
Empresa
MEF
OFICINA GENERAL
DE RECURSOS
HUMANOS
Órgano
Externo Interno

ACTIVIDADES
Es el conjunto articulado de tareas permanentes, continuas,
interrelacionadas y secuenciales que consumen los recursos necesarios
para la generación de los productos.

METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS

Fases de la Gestión por Procesos
Fase 1 :
Determinación
de Procesos
Fase 2:
Seguimiento,
medición y
análisis de
procesos
Fase 3:
Mejora de
Procesos
Paso 1: Identificación de productos
Paso 2: Identificación de procesos
Paso 3: Caracterización de los procesos
Paso 4: Determinación de la secuencia e
interacción de los procesos
Paso 5: Aprobación y difusión de los
documentos generados
Paso 1: Seguimiento y
medición de los
procesos
Paso 2: Análisis de los
procesos
Paso 1: Selección de los
problemas en los
procesos
Paso 2: Análisis de
causa-efecto
Paso 3: Selección de
mejoras
Paso 4: Implementación
de mejoras

Identificación de
Productos
Identificación
de Procesos
Caracterización
de Procesos
Determinación
de secuencia e
interacción de
los procesos
Aprobación y
difusión de los
documentos
generados
•Se genera la Matriz
Cliente Producto
•Se genera el
Inventario de
Procesos
•Se genera la Ficha
Técnica de Proceso y
la Ficha de Indicador
•Para los procesos
nivel 0, se genera el
Diagrama de Mapa de
Procesos.
•Para los procesos en
sus correspondientes
niveles de
desagregación (nivel
0, nivel 1, nivel 2...n -
1) se genera el
Diagrama de Proceso
•Para la agrupación de
los procesos nivel 0,
se elabora un el Mapa
de Procesos.
•Para agrupar los
procesos Nivel 1 hasta
el nivel n-1 i se
elabora un
documento
denominado Manual
de Proceso.
Fase 1: Determinación de Procesos
Para documentar procesos se elaboran Ficha Técnica de Procedimiento y su correspondiente diagrama de flujo
de procedimiento
Formatos que se utilizan y documentos que se generan en cada paso de la Fase 1:

19
Documentos Generados en la Fase 1
Mapa de Procesos:
Matriz cliente
producto, Ficha de
Procesos nivel 0
Manual de Procesos: Inventario
de Procesos, Ficha de procesos y
diagramas de procesos desde el
nivel 1… hasta el nivel n-1

Manual de Procesos
Contenido:
I. Objetivo
II. Alcance
III. Términos y definiciones
IV. Base Legal
V. Ubicación en el Mapa de Procesos
VI. Inventario de Procesos del Manual de Procesos
VII. Ficha de Proceso Nivel 1
VIII. Ficha de Indicador del proceso
IX. Diagrama de Proceso
X. Ficha de Proceso Nivel 2 (de corresponder)
XI. Ficha de Indicador del proceso (de corresponder)
XII. Diagrama de Proceso (de corresponder)

Ficha Técnica del Proceso
MINISTERIO DEL INTERIOR
FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0, 1,
N-1
Nombre Programación Anual de Contrataciones Tipo Apoyo
Código S01.01.01
Objetivo Programar las contrataciones de bienes, servicios y obras para satisfacer las necesidades del MININTER.
Dueño del Proceso Jefe de la Oficina de Abastecimiento
Alcance Todas las Unidades de Organización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Proveedores Entradas
Procesos nivel 1 2 n-1 o
procedimiento, según corresponda
Salidas/Producto
Destinatario de los bienes y
servicios
Proceso E.01 Gestión
Estratégica y Presupuestal
Proyecto del Plan Operativo
Institucional
Techos presupuestales.
Proceso S01.01.01.01 Elaboración del
Cuadro de Necesidades
Cuadro de Necesidades.
Plan Anual de Contrataciones
aprobado.
Proceso S01.01.02
Contrataciones
OSCE.
Proceso S01.01.01.02 Elaboración del
Plan Anual de Contrataciones
IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS CRÍTICOS PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO
Controles o Inspecciones
Recursos (Humanos, Instalaciones, Sistemas Informáticos,
Equipos)
Indicadores de desempeño
Verificar que el cuadro de necesidades
esté alineado al POI.
Recursos Humanos: Servidores civiles certificados por OSCE, con
conocimiento en la Ley de Contrataciones del Estado
Instalaciones: Electricidad, Servicio de Agua y Luz, Conexión a internet,
mobiliario de oficina.
Sistemas Informáticos: SIGA y SEACE
Equipos: Computadoras, impresoras.
Porcentaje de ejecución del PAC
Numerador: Cantidad de procesos de selección
ejecutados según el PAC x 100%
Denominador: Cantidad de procesos de selección
programados en el PAC

Ficha de Indicador
FICHA DE INDICADOR DE DESEMPEÑO
Nombre Programación Anual de Contrataciones Cód. Proc. S01.01.01
Objetivo del Proceso Programar las contrataciones de bienes, servicios y obras para satisfacer las necesidades del MININTER.
Indicador Porcentaje de Ejecución del PAC
Cód. Ind. IND01- S01.01.01
Versión 01
Descripción del Indicador Mide si las contrataciones se están ejecutando de acuerdo a lo programado en el PAC.
Finalidad del Indicador Determinar el grado de avance de la ejecución del PAC
Fórmula
Cantidad de procesos de selección ejecutados según el PAC x 100% / Denominador: Cantidad de procesos de selección
programados en el PAC
Unidad de Medida Porcentaje
Frecuencia Trimestral
Línea Base Plan Anual de Contrataciones
Meta Mayor al 90%
Fuentes de Datos Registro de contrataciones realizadas
Responsable de la Medición Oficina de Abastecimiento

Diagrama de Procesos
Supplier
Proveedor
Input
Entrada
Procesos
Proceso
Output
Salida
Customer
Cliente

Ficha Técnica del Procedimiento
MINISTERIO DEL INTERIOR FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Elaboración del Plan Anual de Contrataciones Tipo Apoyo
Código S.01.01.01.02 Versión 02
Objetivo Obtener el Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado para el siguiente año fiscal.
Dueño del Procedimiento Director de la Oficina de Abastecimiento
Alcance Todas la Unidades de Organización.
Base Normativa Externa Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
Siglas y definiciones
OAB: Oficina de Abastecimiento
Órgano: Es la unidad de organización del primer nivel y segundo nivel organizacional en una estructura orgánica.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Sección del Procedimiento Descripción del Cambio
01 Descripción del Procedimiento Se agregó la actividad N° 3.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
Unidad de Organización Firma y Sello
Elaborado por: (nombre y sello del director o jefe de la Unidad de Organización que
desarrolló procedimiento)
Revisado por: (nombre y sello del director de la OMD, DIVMDI o OMGC)
Aprobado por: (nombre y sello de la máxima autoridad administrativa del MININTER, PNP o
SALUDPOL)
REQUISITOS PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO
Descripción del Requisito Fuente
Cuadro de Necesidades Proceso S.01.01.01 Elaboración del Cuadro de Necesidades

Ficha Técnica del Procedimiento
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° Descripción de la Actividad Unidad de Organización Responsable
N° de
la
activid
ad
- La redacción de cada actividad se inicia con verbo infinitivo.
- El número de actividades descritas debe ser igual a las actividades graficadas en el diagrama de flujo del
procedimiento.
- La redacción de una actividad en el procedimiento debe ser igual al diagrama de flujo de procedimiento.
Unidad de Organización al que
pertenece el responsable de la
actividad
Denominación estandarizada para los ejecutores
de las actividades. Colocar el puesto de quien
realiza la actividad, si corresponde.
1
Recibir el cuadro de necesidades.
Recibir el cuadro de necesidades lleno por las unidades de organización.
Oficina de Abastecimiento Especialista en Programación
Las compuertas de decisión son redactadas debajo de una actividad, y no debe ser considerada como una
actividad más
2
Revisar el cuadro de necesidades.
Verificar que las necesidades descritas estén alineadas a las actividades establecidas en el POI.
¿Es conforme la revisión?
Si. Ir a la actividad N° 7.
No. Ir a la actividad N° 8.
Oficina de Abastecimiento Especialista en Programación
Fin del Procedimiento
Documentos generados:
1 Resolución que aprueba el Plan Anual de Contrataciones
Proceso relacionado Directiva o Instrumento Normativo interno relacionado
Proceso S01.01.01 Programación Anual de Contrataciones Resolución de Secretaria General N° xx-2018-MIN que aprueba la Directiva xxx
Proceso/Procedimiento relacionado Formatos utilizados en el procedimiento
Proceso E01 Gestión Estratégica y Presupuestal Formato del cuadro de necesidades .
Diagrama de Flujo de Procedimiento

Diagrama de Flujo del Procedimiento

28
Aprobación de la Documentación
asociada a la Gestión por Procesos
RESPONSABLE
MAPA DE
PROCESOS
MANUAL DE
PROCESOS
FICHA DE
PROCEDIMIENTO
Ministro(a) Aprueba
Secretario(a) General Informado Aprueba Aprueba
Dueños del Proceso Valida Elabora Elabora
OMD del MININTER Elabora Revisa Revisa

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