Este documento describe las generalidades de la organización. Define una organización como un sistema coordinado formado por dos o más personas que trabajan juntas para lograr un objetivo común. Explica la importancia de la organización y los principios de organización como la especialización, jerarquía y unidad de mando. También resume los tipos de estructuras organizacionales como lineal, funcional y matricial, y la importancia de diseñar una estructura organizacional para definir roles y responsabilidades.
2. ¿ Qué es una organización?
Es un sistema de actividades conscientemente
coordinadas , formado por dos o mas personas
cuya operación reciproca es esencial para la
existencia de la misma. Una organización solo
existe cuando hay personas capaces y
dispuesta a actuar conjuntamente y desean
obtener un objetivo común.
3. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Ayuda a lograr los objetivos planteados.
Ayuda a utilizar mejor los medios y recursos disponibles.
Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de
la empresa.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
4. Principios de Organización
Estos principios se aplican con el objetivo de preparar una organización que sea
capaz de cumplir con los objetivos de la empresa de la mejor manera.
Unidad de objetivos
Todas y cada una de las
actividades establecidas en la
organización deben relacionarse
con los objetivos y propósitos de la
empresa.
Especialización
El trabajo de una persona debe
limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecución de una
sola actividad.
5. Jerarquía
Es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr
planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara
e ininterrumpida, desde el más alto
ejecutivo hasta el nivel más bajo.
Unidad de mando
Al determinar un centro de
autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un sólo jefe,
y que los subordinados no deberán
reportarse más que a un sólo jefe.
6. Difusión
Para maximizar las ventajas de la organización, las
obligaciones de cada puesto que cubren
responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse,
por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de
la empresa que tenga relación con las mismas.
Equilibrio
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio
aplicación de los principios o técnicas debe estar
equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
7. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN
Es la forma cómo se asignan las funciones y responsabilidades que
tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para
alcanzar los objetivos propuestos.
Diseñada Para:
-Quienes realizan determinada tarea
-Quienes son responsables por determinados resultados
Eliminando imprecisiones en asignación de responsabilidades.
Logrando un sistema de comunicación que promueve los
objetivos de la empresa.
8. ¿Para qué se diseña una estructura
organizacional?
Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo
siguiente:
Determinar los distintos departamentos y áreas de funcionamiento que
integran la organización.
Crear el sistema jerárquico entre los diferentes puestos de trabajo y áreas
de responsabilidad.
Delinear los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades
de cada miembro de la organización.
10. Tipos de estructura organizacional
Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede aplicar, tenemos los siguientes:
1. Lineal
Sobre todo, la estructura lineal se basa fundamentalmente en los niveles de autoridad y se maneja un sistema de decisión
centralizada. Esta se estructura de forma piramidal, mientras más alta es la jerarquía disminuyen los puestos, pero aumenta en cada
cargo el número de responsabilidades.
2. Horizontal
Mientras que, en esta estructura existen pocos mandos medios de autoridad, por lo que las personas que ocupan los niveles más altos
de autoridad entran en contacto directo con todos los trabajadores de primera línea.
3. Funcional
En cambio, el sistema funcional agrupa y ordena a las personas que ocupan puestos similares dentro de la empresa. No obstante, todos
los empleados dependen de un supervisor y cada equipo de trabajo se organiza en departamentos especializados.
4. Divisional
Por otra parte, el sistema divisional organiza a los trabajadores por un tipo de producto o de servicio específico que se ofrece
al mercado.
5. Matricial
Del mismo modo, en el sistema matricial la organización divide el esquema de trabajo tanto por cada área de funciones como por los
tipos de proyecto que se desarrollan.
6. Central
Finalmente, la estructura central se usa más en empresas que son muy grandes y por lo tanto su forma de trabajo es más compleja.
11. Importancia de una estructura
organizacional
La importancia de una estructura organizacional reside principalmente en los siguientes puntos:
Brinda un orden a la empresa y le permite seguir una determinada dirección.
Permite diferenciar tareas por áreas o departamentos y asignar a los profesionales (directivos o gerentes) que serán
responsables de cada segmento.
Permite que los trabajadores sepan dónde se ubica su área dentro de la empresa y quiénes son sus superiores.
Es un vehículo para identificar si es necesario contratar más personal para alguna área o tarea en particular.
Al delimitar responsabilidades, permite que un gerente sepa qué tareas corresponden a otro directivo y así no interferir
con la labor de este último.
Permite identificar las líneas de comunicación que deben establecerse entre los departamentos de la empresa, por
ejemplo, planificación financiera y contabilidad.
