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1. PROCESOS DE INSCRIPCION Y GESTIÓN DEASISTENCIA DEPARTICIPANTES A
ACTIVIDADES CEDEM
El Centro de Desarrollo para la Educación Media CEDEM tiene como propósito potenciar los
vínculos de la institución con los establecimientos educacionales del país a través de diversas
actividades en sus distintas “Líneas de Acción”
 Orientación Vocacional
 Reforzamiento para la Educación Superior
 Innovación y Emprendimiento en Educación Media
 Actualización para Directivos y Profesores de Educación Media
 Articulación Educación Media
Durante los últimos años el CEDEMha estado trabajando con distintas plataformas externas para
la administración de esta información, como MasterBase, Wellcu. Sin embargo debido a que en
cada actividad organizada por el CEDEM han ido aumentando su número de participantes, es
indispensable implementar una plataforma interna (INACAP) que permita la administración de la
información de las actividades, las personas invitadas a cada actividad, y la gestión de asistencia
final de las personas en cada actividad.
Estos procesos y su relación se describen en el siguiente esquema:
Gestión de
Actividades
Gestión de
Personas
Gestión de
Invitados
Gestión de
Inscripciones
Gestión de
Asistentes
Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 2
1.1. Gestión de Actividades
Proceso en el que se levanta toda la información relacionada de las Actividades o Eventos
organizados por el CEDEM. Esta información debe ser levantada en una plataforma que contenga un
único repositorio de actividades.
FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
 Disponer de una plataforma web que permita ingresar/modificar o eliminar Actividades y
Eventos
 Campos Deseados (se deberán validar posteriormente)
 Nombre Actividad
 Tipo de Actividad (*)
 Sede que Organiza
 Persona responsable de la Actividad
 Fecha Inicio
 Fecha Termino
 Grupo de Interés (**)
 Componente de Interacción (**)
 Propósito de la actividad.
 Lugar de realización de la Actividad
 Disponer de una vista que permita visualizar las actividades ingresadas y poder ordenarlas
por algún criterio o filtro, según los campos del formulario.
 Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.
(*) Según lo definido en el módulo de Eventos de CRMInstitucional
(**) Según lo definido en la Política Institucional de Vinculación con el Medio (Junio 2014)
1.2. Gestión de Personas
Proceso el cual permite ingresar, actualizar o eliminar información de una persona. Esta información
debe ser administrada en una plataforma única.
FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
 Disponer de una plataforma web y mobile que permita ingresar/modificar o eliminar
información de una persona
 Campos Deseados (se deberán validar posteriormente)
 Rut
 Nombre
 Apellido Paterno
 Apellido Materno
Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 3
 Email
 Celular
 Región del Colegio donde trabaja
 Comuna del Colegio donde trabaja
 Nombre del Colegio donde trabaja
 Tipo de Cargo
 Al ingresar una nueva persona, la plataforma debe ser capaz de buscar previamente el rut
ingresado y verificar que la persona no exista para continuar completando el resto de los
campos.
 Si el rut existe,laplataforma deberá desplegar toda la información para que el usuario
pueda editar o modificar la información de la persona existente en la BD.
 La plataforma deberá relacionarse con la BD de colegios, para poder dar la opción de
seleccionar el colegio donde trabaja la persona, filtrando por los campos región y comuna
seleccionadas anteriormente.
 La lógica de la funcionalidad deseada es similar al formulario existente en:
http://www.inacap.cl/cedem-
app/MVC/aplicaciones/controlador/controlador_mantenedor_registros.php
 Disponer de una vista que permita visualizar a las personas ingresadas y poder ordenarlas
por algún criterio o filtro, según los campos del formulario.
 Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.
1.3. Gestión de Invitados
Proceso en el cual se debe poder relacionar una persona existente como invitado a alguna actividad
o evento.
FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
 Disponer de una plataforma web que permita hacer búsquedas avanzadas de
personas, considerando los distintos campos.
 Poder relacionar el resultado de la búsqueda avanzada de personas como invitados a
una actividad o evento, relacionando ambas entidades.
 Poder relacionar a una persona individualmente como invitado a una actividad o
evento.
 Poder utilizar / exportar a Excel la lista de invitados para poder realizar acciones de
difusión como: Llamadas telefónicas, envío de emails, envío de SMS, etc.
 Se debe poder enviar vía correo electrónico la invitación personalizada a la persona,
adjuntando un código corto o código QR, el cual pueda ser escaneado para acreditar
su asistencia a la actividad o evento.
Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 4
 Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas
invitadas/inscritas a una actividad o Evento y poder ordenarlas segúncriterios o filtros
personalizados.
 Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.
1.4. Gestión de Inscripciones
Proceso en el cual una persona puede inscribirse a una actividad o evento desde el sitio web del
CEDEM.
FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
 Disponer de una plataforma web y mobile pública, la cual se acceda desde un link
personalizado, que permita realizar inscripciones a una actividad o evento.
 La persona deberá ingresar al sitio web del CEDEM y hacer clic en un link
personalizado. Posteriormente la plataforma deberá solicitarle su RUT.
 Si el RUT existe, la plataforma deberá dejarlo relacionado como invitado a la
actividad o evento.
 Si el RUT no existe, la plataforma le deberá solicitar sus datos personales (1.2
Gestión de Personas), y luego de crear el registro en la BD, la plataforma
deberá dejarlo relacionado como invitado a la actividad o evento.
 Poder utilizar / exportar a Excel la lista de invitados para poder realizar acciones de
difusión como: Llamadas telefónicas, envío de emails, envío de SMS, etc.
 Se debe poder enviar vía correo electrónico la invitación/confirmación de inscripción
personalizada a lapersona, adjuntando un código corto o código QR,el cual pueda ser
escaneado para acreditar su asistencia a la actividad o evento.
 Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas
invitadas/inscritas auna actividad o Evento y poder ordenarlas según criterios o filtros
personalizados.
 Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.
1.5. Gestión de Asistentes
Proceso en el cual se debe poder identificar a las personas que realmente asistieron a la actividad o
evento (Check-In). Se debe considerar que las personas que asisten a una actividad o evento pueden
ser parte de la lista de invitados previos o no.
Como una forma de poder optimizar esta etapa del proceso es que se desea implementar una
solución informática que responda como un apoyo a las sedes en esta tarea. Considerando la
Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 5
utilización de dispositivos mobiles para que cadapersona pueda realizar suacreditación de asistencia
o (check-in) a las distintas actividades o eventos en las que participe.
FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:
 Disponer de una plataforma web y mobile (smart phones, tablets, PDAs) que permita
realizar el control de asistencia (check-in) de una persona como asistente en una
actividad o evento.
 La plataforma deberá ser capaz de registrar la asistencia de una persona a la actividad
o evento.
 La persona si recibió un email de invitación, éste debe incluir un código corto
o un código QR, el cual puede ser escaneado. La plataforma deberá reconocer
a la persona y registrarla como asistente a la actividad o evento.
 La persona podrá ingresar a la plataforma desde un link personalizado y podrá
ingresar su Rut.
 La plataforma deberá identificar si el Rut existe en la BD de personas.
o Si el Rut NO existe en la BD de Personas, primero la persona
deberá completar el formulario para registrarse. Luego
automáticamente la plataforma deberá agregar a la persona a
la lista de invitados y dejarla registrarla como asistente a la
actividad.
o Si el Rut Existe en la BD de personas, la plataforma deberá
agregar a la persona a la lista de invitados (si no existiera) y
dejarla registrarla como asistente a la actividad.
 Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas asistentes a
una actividad o Evento y poder ordenarlas según criterios o filtros personalizados.
 Poder utilizar / exportar a Excel la lista de asistentes para poder realizar envíos de
encuestas de satisfacción vía email.
 Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.

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  • 1. Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 1 1. PROCESOS DE INSCRIPCION Y GESTIÓN DEASISTENCIA DEPARTICIPANTES A ACTIVIDADES CEDEM El Centro de Desarrollo para la Educación Media CEDEM tiene como propósito potenciar los vínculos de la institución con los establecimientos educacionales del país a través de diversas actividades en sus distintas “Líneas de Acción”  Orientación Vocacional  Reforzamiento para la Educación Superior  Innovación y Emprendimiento en Educación Media  Actualización para Directivos y Profesores de Educación Media  Articulación Educación Media Durante los últimos años el CEDEMha estado trabajando con distintas plataformas externas para la administración de esta información, como MasterBase, Wellcu. Sin embargo debido a que en cada actividad organizada por el CEDEM han ido aumentando su número de participantes, es indispensable implementar una plataforma interna (INACAP) que permita la administración de la información de las actividades, las personas invitadas a cada actividad, y la gestión de asistencia final de las personas en cada actividad. Estos procesos y su relación se describen en el siguiente esquema: Gestión de Actividades Gestión de Personas Gestión de Invitados Gestión de Inscripciones Gestión de Asistentes
  • 2. Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 2 1.1. Gestión de Actividades Proceso en el que se levanta toda la información relacionada de las Actividades o Eventos organizados por el CEDEM. Esta información debe ser levantada en una plataforma que contenga un único repositorio de actividades. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:  Disponer de una plataforma web que permita ingresar/modificar o eliminar Actividades y Eventos  Campos Deseados (se deberán validar posteriormente)  Nombre Actividad  Tipo de Actividad (*)  Sede que Organiza  Persona responsable de la Actividad  Fecha Inicio  Fecha Termino  Grupo de Interés (**)  Componente de Interacción (**)  Propósito de la actividad.  Lugar de realización de la Actividad  Disponer de una vista que permita visualizar las actividades ingresadas y poder ordenarlas por algún criterio o filtro, según los campos del formulario.  Esta información debe quedar directamente registrada en CRM. (*) Según lo definido en el módulo de Eventos de CRMInstitucional (**) Según lo definido en la Política Institucional de Vinculación con el Medio (Junio 2014) 1.2. Gestión de Personas Proceso el cual permite ingresar, actualizar o eliminar información de una persona. Esta información debe ser administrada en una plataforma única. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:  Disponer de una plataforma web y mobile que permita ingresar/modificar o eliminar información de una persona  Campos Deseados (se deberán validar posteriormente)  Rut  Nombre  Apellido Paterno  Apellido Materno
  • 3. Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 3  Email  Celular  Región del Colegio donde trabaja  Comuna del Colegio donde trabaja  Nombre del Colegio donde trabaja  Tipo de Cargo  Al ingresar una nueva persona, la plataforma debe ser capaz de buscar previamente el rut ingresado y verificar que la persona no exista para continuar completando el resto de los campos.  Si el rut existe,laplataforma deberá desplegar toda la información para que el usuario pueda editar o modificar la información de la persona existente en la BD.  La plataforma deberá relacionarse con la BD de colegios, para poder dar la opción de seleccionar el colegio donde trabaja la persona, filtrando por los campos región y comuna seleccionadas anteriormente.  La lógica de la funcionalidad deseada es similar al formulario existente en: http://www.inacap.cl/cedem- app/MVC/aplicaciones/controlador/controlador_mantenedor_registros.php  Disponer de una vista que permita visualizar a las personas ingresadas y poder ordenarlas por algún criterio o filtro, según los campos del formulario.  Esta información debe quedar directamente registrada en CRM. 1.3. Gestión de Invitados Proceso en el cual se debe poder relacionar una persona existente como invitado a alguna actividad o evento. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:  Disponer de una plataforma web que permita hacer búsquedas avanzadas de personas, considerando los distintos campos.  Poder relacionar el resultado de la búsqueda avanzada de personas como invitados a una actividad o evento, relacionando ambas entidades.  Poder relacionar a una persona individualmente como invitado a una actividad o evento.  Poder utilizar / exportar a Excel la lista de invitados para poder realizar acciones de difusión como: Llamadas telefónicas, envío de emails, envío de SMS, etc.  Se debe poder enviar vía correo electrónico la invitación personalizada a la persona, adjuntando un código corto o código QR, el cual pueda ser escaneado para acreditar su asistencia a la actividad o evento.
  • 4. Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 4  Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas invitadas/inscritas a una actividad o Evento y poder ordenarlas segúncriterios o filtros personalizados.  Esta información debe quedar directamente registrada en CRM. 1.4. Gestión de Inscripciones Proceso en el cual una persona puede inscribirse a una actividad o evento desde el sitio web del CEDEM. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:  Disponer de una plataforma web y mobile pública, la cual se acceda desde un link personalizado, que permita realizar inscripciones a una actividad o evento.  La persona deberá ingresar al sitio web del CEDEM y hacer clic en un link personalizado. Posteriormente la plataforma deberá solicitarle su RUT.  Si el RUT existe, la plataforma deberá dejarlo relacionado como invitado a la actividad o evento.  Si el RUT no existe, la plataforma le deberá solicitar sus datos personales (1.2 Gestión de Personas), y luego de crear el registro en la BD, la plataforma deberá dejarlo relacionado como invitado a la actividad o evento.  Poder utilizar / exportar a Excel la lista de invitados para poder realizar acciones de difusión como: Llamadas telefónicas, envío de emails, envío de SMS, etc.  Se debe poder enviar vía correo electrónico la invitación/confirmación de inscripción personalizada a lapersona, adjuntando un código corto o código QR,el cual pueda ser escaneado para acreditar su asistencia a la actividad o evento.  Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas invitadas/inscritas auna actividad o Evento y poder ordenarlas según criterios o filtros personalizados.  Esta información debe quedar directamente registrada en CRM. 1.5. Gestión de Asistentes Proceso en el cual se debe poder identificar a las personas que realmente asistieron a la actividad o evento (Check-In). Se debe considerar que las personas que asisten a una actividad o evento pueden ser parte de la lista de invitados previos o no. Como una forma de poder optimizar esta etapa del proceso es que se desea implementar una solución informática que responda como un apoyo a las sedes en esta tarea. Considerando la
  • 5. Términos de Referencia proyecto CRM Admisión INACAP Página 5 utilización de dispositivos mobiles para que cadapersona pueda realizar suacreditación de asistencia o (check-in) a las distintas actividades o eventos en las que participe. FUNCIONALIDADES REQUERIDAS:  Disponer de una plataforma web y mobile (smart phones, tablets, PDAs) que permita realizar el control de asistencia (check-in) de una persona como asistente en una actividad o evento.  La plataforma deberá ser capaz de registrar la asistencia de una persona a la actividad o evento.  La persona si recibió un email de invitación, éste debe incluir un código corto o un código QR, el cual puede ser escaneado. La plataforma deberá reconocer a la persona y registrarla como asistente a la actividad o evento.  La persona podrá ingresar a la plataforma desde un link personalizado y podrá ingresar su Rut.  La plataforma deberá identificar si el Rut existe en la BD de personas. o Si el Rut NO existe en la BD de Personas, primero la persona deberá completar el formulario para registrarse. Luego automáticamente la plataforma deberá agregar a la persona a la lista de invitados y dejarla registrarla como asistente a la actividad. o Si el Rut Existe en la BD de personas, la plataforma deberá agregar a la persona a la lista de invitados (si no existiera) y dejarla registrarla como asistente a la actividad.  Disponer de una vista que permita visualizar la totalidad de las personas asistentes a una actividad o Evento y poder ordenarlas según criterios o filtros personalizados.  Poder utilizar / exportar a Excel la lista de asistentes para poder realizar envíos de encuestas de satisfacción vía email.  Esta información debe quedar directamente registrada en CRM.