El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa

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Mg. Angela Karina Recuay Salcedo
Guía Informativa
Gestión Documentaria
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Contenido de la Semana 1
La gestión documentaria
El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y
costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios. De igual
manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el
tiempo.
MEJORAR LA EFICIENCIA DE UNA EMPRESA Y AHORRAR TIEMPO EN LA BÚSQUEDA
Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, SON ALGUNOS DE LOS BENEFICIOS QUE SE OB-
TIENEN AL REALIZAR UN CORRECTO MANEJO DE LOS ARCHIVOS. POR ELLO TE QUE-
REMOS COMPARTIR LOS OBJETIVOS CENTRALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN
LAS EMPRESAS.
El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y
costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios. De igual
manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el
tiempo.
Los objetivos de este tipo de procesos se enmarcan en la exigencia y necesidad de mantener un estado de
eficacia. Sin embargo, existen otros propósitos que muestran lo indispensable que puede ser el trabajo do-
cumental en los puntos de control de calidad. Entre ellos están:
✓ Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y orga-
nización de la información técnica y administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electrónico, di-
gital y magnético.
✓ Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de accesos, usuarios con permisos
específicos y control de ingresos a la información física y virtual.
✓ Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
✓ Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de costos, espacios, recurso hu-
mano y pérdida de la información.
Módulo profesional I Gestión de información y documentación
Unidad didáctica Gestión Documentaria
Capacidad técnica y específica
Realizar los procedimientos de la gestión
documentaria de las empresas.
Propósito de la capacidad
Al término de la clase el estudiante será capaz de:
Explicar el propósito de la gestión documentaria,
concepto, mantenimiento del documento y usuarios
de una empresa.
Indicador de logro de la capacidad
Identifica el proceso de trámite documentario según
manejo de correspondencia el proceso de trámite
documentario según manejo de correspondencia.
Indicadores del aprendizaje
Reconoce el propósito de la gestión documentaria,
concepto en una prueba escrita.
Describe mantenimiento del documento y usuarios
teniendo en cuenta el propósito de la gestión
documentaria y concepto en una infografía.
Sesión de aprendizaje La gestión documentaria
Semana 1

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✓ Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo establecer una relevancia
documental y generando un avance en cuanto al manejo de los tiempos.
✓ Organizar jerárquicamente los sistemas de administración documental, alcanzando una correcta
categorización tanto de manera ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que la matriz de
búsqueda sea más óptima. Esto le ayuda al usuario a identificar los registros y la información de manera
más eficiente.
La gestión documental le permite a la empresa crear y mantener un orden especifico que contribuye
a la preservación de los documentos, brindando beneficios en pro del tiempo de las organizaciones.
De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los documentos no son
archivados correctamente, no podrán ser consultados de manera oportuna, creando un problema de aplica-
ción incorrecta de los procesos, que de función.
¿Qué es Gestión Documental?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental es el área de la gestión responsable del control eficiente
y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los
procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de la
organización.
Se denomina registro, según la norma ISO 15489 a la información creada, recibida o mantenida como
evidencia e información por una organización o una persona en cumplimiento de acciones legales o en el
curso de sus operaciones. al conjunto de documentos que contienen información que está directamente
relacionada con la misión, operaciones y actividades de una organización. También, define al documento
como información registrada u objeto que puede ser tratado por una unidad
¿Importancia de la Gestión Documental?
Sus orígenes podemos encontrarlos en la antigüedad, por la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos y registrados en
tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel. En la actualidad, es una materia dentro de la
archivística y sus conceptos están relacionados con otras disciplinas como la Bibliotecología, (registros y
documentos), Sistemas (Nuevas tecnologías) Gestión del Conocimiento (gestión de documentos).
Es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la
empresa estén controlados y centralizados. Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes
países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún
tipo de organización de sus documentos.
Los documentos
Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las características de un
hecho o circunstancia.
Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un texto
redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un soporte
electrónico.
Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una persona
finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con todas las materias
cursadas y las notas conseguidas.
En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes las autoridades, utilizamos
documentos para sustentar los hechos que queremos demostrar. El más común es el documento de
identidad, donde se pueden visualizar todos los datos personales del individuo como nombre, apellidos,
edad, sexo y domicilio.
El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces
preservarse en el tiempo.

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Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información
contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso la nube.
Tipos de documentos
Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente, pueden dividirse
en los siguientes:
✓ Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis
publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.
✓ Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al tema
de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.
✓ Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un
artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.
✓ Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:
✓ Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).
✓ Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.
✓ Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener validez
antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese modo, si
existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede proceder a reclamo
ante las entidades de justicia.
Los usuarios de los documentos
El usuario es la persona o grupo de personas que hacen uso de la información, basándose en sus intereses
y necesidades propias, asi mismos estos requieren suplir una carencia de tipo informative.
Los servicios que tradicionalmente prestan los archivos en general, se circunscriben en: consulta, préstamo,
reprografía y, en algunos casos, certificaciones. En la actualidad, las demandas de los usuarios exigen que
a dichos servicios se adicione otros para mejorar el funcionamiento del archivo y la satisfacción del cliente.
Surgen así los servicios de referencia, la formación de usuarios de biblioteca auxiliar, la difusión, el servicio
a discapacitados y el valor agregado a la información.
Existen dos tipos de usuarios, estos pueden ser vistos de acuerdo a su tipología y características.
Con respecto a la tipología, los usuarios se clasifican en internos y externos; los internos son todas las
personas que forman parte de la institución productora de los documentos, generalmente tienen
conocimientos de las funciones que le competen al archivo, son mas exigentes, esperan que el archivista
participe en la producción documental y tenga un papel mucho mas activo.
Los usuarios externos están constituidas por las personas ajenas al ente productor, tales como:
investigadores, profesionales, investigadores aficionados, estudiante y ciudadanos en general. Estos se han
incrementado progresivamente, debido al libre acceso a la documentación, a las nuevas capacidades de los
archivos para responde a las necesidades y demandas y al apoyo de las tecnologías que han mejorado los
instrumentos de recuperación de la información.
Escribe aquí tus ideas del tema de clase.