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Exposición Documento Electrónico
- 1. Carmen Lizbeth Rodríguez Méndez Claudia Patricia Gutiérrez Rubio Ana Carolina Gacha Cubides Cesar Rafael Morales Monterrosa Docente Jorge Mario Zuluaga Ingeniero de Sistemas Universidad del Quindío Facultad de Bellas Artes Ciencia de la Información, y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Armenia – Quindío 2015
- 3. Conociendo que un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnéticos, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización. Por lo anterior, el siguiente trabajo fue creado mediante la exhaustiva investigación por parte del grupo asignado por el instructor, en el cual se busca evidenciar las pautas necesarias para la efectiva creación, tratamiento y conservación del documento electrónico. Teniendo en cuenta sus principales características que aseguran un funcionamiento óptimo en su implantación, con el fin de reproducir y preservar la información contenida en soporte electrónico.
- 4. Conjunto de datos registrados en un soporte electrónico o magnético, generado de una actividad institucional o personal. que comprende un contenido, un contexto y una estructura . su contenido puede ser visualizado mediante una pantalla textual, gráfica o un dispositivo de emisión de audio o video.
- 5. 1. Medio (portador físico del mensaje). 2. Contenido (mensaje que el documento trata de comunicar). 3. Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje). 4. Acción (ejercicio de voluntad que da origen al documento). 5. Cuatro personas (entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). 6. Vínculo archivístico (relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente). 7. Contexto (marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento).
- 6. LÍMITE DE CAPACIDAD: No tienen ya que su longitud es según de lo que trate su contenido. SEGURIDAD: Pueden asignarse contraseñas a los documentos que se desee para que solo el usuario pueda tener acceso a esa información. COPIAS DE SEGURIDAD: Ayuda para respaldar varias veces la misma información evitando pérdidas por cualquier causa. NO OCUPAN DEMASIADO ESPACIO FÍSICO: Ya que si no se requiere no se imprime y el espacio ocupado en el equipo es mínimo. HIPERTEXTO: La forma más habitual de un hipertexto son los hipervínculos que van a otros documentos con información relevante sobre ese tema. Difumina las fronteras entre el emisor y el receptor VOLATILIDAD: Es fácil de publicar y de sacarlo de publicación FORMATOS: Tienen varios formatos: imágenes, voz y sonido,(textos gráficos) y estos pueden ser modificados. INTERACTIVO: Permite modificar o agregar contenidos según las exigencias de las personas que los utilizan.
- 7. Los documentos electrónicos se clasifican así: •DIGITALIZADOS: Documentos tomados de documentos impresos los cuales son instaurados y almacenados en diferentes volúmenes para ser consultados de manera fácil y sencilla son muy rentables para la empresa. •DIGITALES PARA IMPRIMIR: Documentos cuya información es para imprimir cuantas veces se necesite. •MULTIMEDIATICOS: Documentos que han sido integrados en un computador cuya funcionalidad es para se consultados nada mas
- 8. Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el mismo que impidan el acceso a su contenido.
- 9. Garantizar el traspaso de información Las organizaciones que manejan un alto volumen de producción documental, deben ser participes en cuanto al desarrollo de la gestión y conservación de los documentos digitales que producen. Procurar que la documentación se mantenga legible, asegurando su conservación y la integridad del mismo
- 10. La conservación preventiva consiste en garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. Para lo anterior es sumamente importante considerar los retos o aspectos, los cuales son necesarios tener muy en cuenta para su efectivo funcionamiento.
- 11. La creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos, es decir: Disco compacto Disquete Disco digitales Memoria Para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre se debe verificar que se encuentren en óptimas condiciones. Es preciso considerar que hay que adoptar nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
- 12. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como : Humedad, oxidación, magnetismo, y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura.
- 13. La valoración de los documentos electrónicos no se limita a establecer un plazo de conservación, sino que asume el compromiso de definir las condiciones de conservación de los documentos. En la conservación de documentos electrónicos hay que plantearse qué hacer con el software y el hardware cuando los documentos se han creado en aplicaciones propietarias. Existen dos alternativas, la conservación o la migración. Al formular la resolución final de conservación o eliminación, es necesario asumir que los formatos electrónicos no tienen las mismas cualidades de longevidad que sus equivalentes en papel o microfilm. La mejor opción es utilizar formatos abiertos, independientes de cualquier entorno de software o hardware concreto.
- 15. Preservación de la tecnología. Conversión Mantener el contexto de la tecnología Mantener el acceso continuo a los objetos digitales. La gran variedad de paquetes software y formatos de almacenamiento en uso. La rápida sustitución de las aplicaciones software por nuevos productos. La dependencia del software de muchos objetos digitales.
- 16. Emulación Migración Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales. Es una estrategia experimental y dada la necesidad de crear emuladores y encapsular una gran cantidad de información, hace que sea la estrategia de conservación más cara. Transferencia periódica de materiales digitales de una configuración de hardware / software a otra o de una generación de tecnología a la siguiente. No sólo resuelve la obsolescencia del soporte de almacenamiento, sino también la del entorno hardware / software en el que se creó el objeto digital.
- 17. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: Un plan de preservación. Un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario. Un conjunto de medidas de conservación preventiva
- 18. Para que los documentos electrónicos puedan utilizarse a largo plazo, se deben conservar documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos…