Este documento describe los conceptos clave relacionados con la preservación y conservación de documentos digitales. Explica que la conservación digital implica actividades reguladas para preservar los documentos digitales a largo plazo, incluyendo los metadatos. También cubre estrategias como la migración, emulación y replicación. Finalmente, enfatiza la importancia de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información digital para preservar el patrimonio digital.

1. Universidad del Quindío
DOCUMENTOS DIGITALES

2. Tabla de contenido
 - Introducción
 - Documentos digitales
 - Conclusiones
 - Bibliografía

3. Introducción
 La conservación, organización, descripción y todos los procesos archivísticos son
muy útiles para las organizaciones, entre otras cosas, para poder tener un buen
manejo de la información que se genera y obtiene, para poder encontrar la
información de forma mas eficaz y en mayor medida para cumplir con las leyes y
normas del AGN.
 Cabe aclarar que los archivos y documentos no son solo físicos, también están los
documentos digitales, que requieren el mismo proceso de organización,
conservación, etc. Que eso es lo que veremos en el presente trabajo.

4. Conservación digital
 La conservación digital consiste en una serie de actividades reguladas de modo
sistemático que permite la conservación por largo tiempo del “byte stream” (serie
de bytes) incluyendo los metadatos. (Los metadatos son información acerca del
objeto digital, lo cual es importante si queremos retener su contexto). Esto dará
acceso al material independientemente de la tecnología que cambia. En otras
palabras, la conservación digital es un proceso de gestión activa que asegura el
acceso al material digital en el futuro.

5. Voutssás (2009) define las acciones de preservación y
conservación digital de la siguiente manera
 Preservación Digital: acciones específicas cuyo fin ulterior y a largo plazo, sería
asegurar la permanencia y acceso del contenido de documentos digitales a lo
largo del tiempo y las tecnologías, independientemente de su soporte, formato o
sistema
 Conservación Digital: acciones tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir,
detener o retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de
tenerlas permanentemente en condiciones de usabilidad, tales como la
estabilización tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos
digitales con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos

7. Principios de la preservación y
conservación digital
 Permanencia de los documentos. Este principio está relacionado con el concepto
de que el documento estará disponible por un lapso considerable. Está asociado
con su presencia, su seguridad, y por supuesto, con la duración y continuidad de
su soporte.
 Accesibilidad. Tiene que ver con la capacidad de poder acceder en un futuro a la
información o datos contenidos en un soporte. Debemos poder reproducir
correctamente las cadenas de bits.

8. Estrategias de conservación
 Actualización / Refreshing: Renovación del soporte de almacenamiento
 Migración: Transferencia de datos de un formato a otro
 Emulación: Programa que está diseñado para crear una plataforma virtual donde se puede ejecutar un
programa determinado.
 Museo Tecnológico: Conservar todos los modelos, copias y piezas de reparación, para poder emular
 Replicación: preservar múltiples copias digitales en línea, en formatos estándares.
 Analogización: Apostar por soportes de solvencia contrastada en preservación
 Arqueología Digital: es el conjunto de métodos para restituir, recuperar y almacenar información de la red y
formatos obsoletos.
 Encapsulado: Empaquetar la información a ser preservada junto con metadatos descriptivos
 Estandarización: Se refiere al hecho de utilizar algún formato estándar para la representación del material digital

10. Aspectos a tener en cuenta en seguridad
de la información
 Confidencialidad: asegurando que solo quienes estén autorizados pueden
acceder a la información.
 La integridad: asegurando que la información y sus métodos de proceso son
exactos y completos.
 La disponibilidad: asegurando que los usuarios autorizados pueden acceder a la
información y a sus activos asociados cuando lo requieran.

11. Que es el patrimonio digital
 Está formado por los materiales informáticos de valor perdurable dignos de ser
conservados para las generaciones futuras, y que proceden de comunidades,
industrias, sectores y regiones diferentes. No todos los materiales digitales
poseen valor perdurable, pero los que lo tienen exigen metodologías de
conservación activas para mantener la continuidad del patrimonio digital.

12. Conclusión
 Los documentos digitales (ya sea archivo digital, cd, microfilm, etc.) tiene
bastantes beneficios, entre ellos esta empezar a bajar el uso del papel que, como
ya sabemos, afecta en gran medida al medio ambiente.
 Se puede conseguir mejor tiempo de conservación de la información
 Se garantiza mayor accesibilidad para los usuarios al tener la información en la
red por lo cual se puede acceder a la misma desde cualquier lugar
 Ocupa menos espacio en caso de que se tengan cds, microfilmes, etc, de forma
física.

13.  BIBLIOGRAFÍA ABDALA BARCENAS, A (s.f). Objetivos de un proyecto de administración y de
gestión de documentos y archivos electrónicos. Bogotá: Archivo General de la Nación; Comité de
Gestión de Documentos, 2000. 15 p.
 Barnard A. & Delgado A. & Voutssás (2014). Los Archivos Digitales. Una Visión Integradora.
Tomo I. Primera Edición. Recuperado desde
http://iibi.unam.mx/voutssasmt/documentos/archivos_digitales_3_corto.pdf
 Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos Electrónicos.
 CUERVO A. J (2004). Parámetros para la selección de un sistema de gestión electrónica de
documentos. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 1, No. 1; p. 3-14.