Preservación y conservación de los documentos digitales

1. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

2. Jerson Andres Rojas Rodriguez

3. 1. Introducción
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
En el sector empresarial es muy común escuchar, sobre la importancia de la preservación De la
información que contienen los documentos, pero esto solo se ve de manera física o análoga ,
dejando a un lado una de las partes quizás más importantes en esta era digital y es la parte
electrónica o digital, es por ello que hay que resaltar el verdadero valor e importancia que
tiene la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos y digitales, Y cuando
hablamos de la preservación también se habla de reproducción de los mismos.

4. muchas de las interrogantes de las empresas, hoy en día en esta era digital, se manifiestan
en cómo podemos llegar a almacenar los documentos electrónicos producir y recibidos,
qué medios de conservación existen en el mercado que sean confiables, Cuáles son los más
comunes y su costo, Qué canales de reproducción están disponibles en el mercado para
visualizar esta información, es necesaria la conservación de esos documentos, estas y
muchas más interrogantes han sido evaluadas por un grupo de expertos y viendo la
necesidad del mercado ya sea para la conservación de la información patrimonial e
histórica, como de tipo comercial para la continuidad del negocio, se han dispuesto políticas
esenciales para la conservación de los documentos digitales y electrónicos.
Introducción

5. Conocer la importancia que tiene la conservación y la preservación de los documentos
digitales, implementando estrategias y herramientas para generar políticas de educación
digitales en nuestros lugares de trabajo, comprometiendo así a los funcionarios a que de
ellos depende como primera medida la preservación, conservación y distribución de la
información digital.
OBJETIVO GENERAL

6. • Definir que es El Archivo Digital.
• Identificar las áreas de Acción y sus características.
• Conocer en qué consisten las nuevas tecnologías de archivo.
• Describir las áreas de gestión de los archivos Digitales.
• Definir que son las Imágenes Digitales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

7. QUE ES LA CONSERVACION DIGITAL
Es un proceso de gestión que asegura el acceso al material digital en un futuro, utilizando
así una serie de técnicas y estrategias especificas, Para la preservación del contenido
digital Y que está se puede reproducir a lo largo del tiempo, Sin que haya problema
alguno en los cambios de tecnología Al momento de que esta sea reproducida en una
consulta

8. OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DIGITAL
asegurar la permanencia de acceso a los contenidos digitales a largo tiempo,
dependientemente de su soporte formato o el sistema de visualización.
Prevenir, detener o anticipar el deterioro de los de los soportes o documentos
digitales Con el fin de garantizar la usabilidad con respecto a la tecnología
Crear las condiciones usabilidad utilizando la tecnología en la conversión a nuevos soportes,
Esto con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos.
Asegurar la legibilidad, y la integridad de los objetos conservados, es decir que estos sean de
fácil lectura y y reproducción los diferentes medios tecnológicos.
conservar la autenticidad e integridad de los mismos, sin que haya lugar a modificaciones ,
adulteraciones sobre su contenido.

9. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Las estrategias que utilicemos para la preservación de los documentos
digitales, son de gran importación he impacto, en el momento de la gestión de
los mismos, ya que estas estrategias de conservación y preservación de los
documentos digitales, serán fundamentales para la continuación del negocio
de cualquier compañía, y el patrimonio del mismo. Tales como los formatos
que utilizaremos, medios de conservación y los medios de reproducción.
A continuación, veremos las estrategias de presentación a corto, mediano
plazo y las estrategias alternativas no digitales.

10. ESTRATEGIA A CORTO PLAZO.
Conservar el entorno tecnológico
conservar tanto el hardware como el software a pesar que estos se encuentran obsoletos. (
Si en algún momento llegaremos a reproducir algún documento que en su momento tenía
hardware o un software determinado para su reproducción y se encuentra él mismo
desactualizado)
conversión:
busca dar soluciones a la gran variedad de software, como los formatos de almacenamiento,
esto con el fin me puedes reproducir el contenidos digitales en plataformas que no sean
dependientes de El software de creación, a formatos simples de reproducción.
Renovación del soporte: actualizaciones de software

11. ESTRATEGIAS A MEDIANO PLAZO.
Migración: esta consiste Transferir un determinado formato a otro para que funcione en una
nueva plataforma informática más actual y más estandarizada. Pdf a pdf/a Y que éstos sean
compatibles con las versiones anteriores de la misma familia del programa al momento de
migrarlo a la versión actual, Teniendo en cuenta que en esta migración puede haber pérdida
de información.
Emulación: esta consiste en crear una apariencia y la funcionalidad original de un objeto
utilizando un emulador, es decir asegura su uso independiente y constante en los diferentes
cambios de tecnología, esta estrategia de conservación es una de las más caras.

12. ESTRATEGIA ALTERNATIVA UN ENFOQUE NO DIGITAL.
impresión en papel: es una de las más prácticas y Está por muchas al momento de no tener
tecnología el momento es reproducir la información digital, optan por la impresión en
papel.
Conservación de los contenidos de la red: consiste en conservar todo lo que contenga en
información sin especificar los formatos, software y demás que sí ayer en la red.
sistema híbrido: combinación de digitalización y microfilmación.

13. CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
El proceso de la digitalización es la de preservar y difundir, donde la preservación es la
necesidad de anticipar, prevenir, detener, retardar un documento (texto, sonido, imagen,
video), mientras, la difusión se refiere a facilitar las nuevas formas de acceso y uso.
Así situaciones con mayor impacto para la preservación conservación y difusión de los
documentos digitales, son las bibliotecas archivos y museos instituciones culturales que ha
tomado la responsabilidad de preservar a largo plazo los contenidos culturales y de ambiente
social, esto con el fin de preservar el patrimonio de la información que nos caracteriza como
una cultura en constante evolución.

14. La razón es por las cuales se digitaliza el contenido son las siguientes.
CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
incrementar el acceso: permite el acceso a la información de los documentos a un mayor
número de usuarios.
Disminuir la manipulación y el uso de materiales originales con el único propósito te
quedará una copia de seguridad para los que están en mal estado.
facilitar nuevas formas y acceso de uso.

15. 1. identificación y propósitos de la digitalización
identificación de documento: fisico, soporte papel cartografía
fotografía o libro
anolgo; Audio , video
1. Propósito de la digitalización
Preservación: Criterios de almacenamiento en formatos estándares
con independencia de software y hardware con previsión al futuro
CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES

16. Difusión; esta Si verdad en reproducción de video óptimo del documento, se tiene en
cuenta la transmisión del documento un aspecto de velocidad y carga, por acaso usted la
internet
Formato: extensión de reproducción del archivo: texto pdf,ocr Video ( avi ) , audio( mp4 o
mp3)
Conservando los parámetros de estructura del original
CREACIÓN, CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES

17. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
La problemática en la conservación digital se da principalmente por las
características de los documentos digitales:
• Dependencia de elementos tecnológicos para su consulta ( no todos los
formatos digitales pueden reproducirse )
• Facilidad para modificarlos ( pueden ser alterados fácilmente)
• Virtualidad debido a su independencia del soporte físico ( no todos los
documentos están digitalizados para realizar algún tipo de gestión o proceso )

18. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Dentro de las principales amenazas se encuentran las siguientes.
• Medio Ambiente: Los daños pueden producirse por la acción de Humedad, Insectos,
Hongos, Roedores, Microorganismos, Bacterias y la incorrecta manipulación.
• Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depósitos, a largo plazo,
ejercen un impacto significativo y perdurable en los materiales bibliográficos.
• Desastres naturales: Los desastres naturales como el fuego, los fenómenos
atmosféricos (ciclones o huracanes, tornados, terremotos, maremotos, volcanes) son
mecanismos que atacan directamente a las colecciones, y pueden causar el deterioro
o la pérdida completa de los documentos, por lo que se recomienda en caso de
catástrofe, adoptar las medidas preventivas que ayuden a causar daños menores.

19. • El hombre: Constituye el hombre el principal factor de deterioro de cualquier formato
en que se presentan los documentos y se considera el causante de daños irreversibles
a los mismos, además de ser el único capaz de poder darle solución a estos.
• Obsolescencia tecnológica: es la incapacidad de utilizar elementos informáticos a
causa de la evolución tecnológica, es la desaparición del elemento tecnológico original
para poder leer el documento quedando huérfano.
PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL

20. las organizaciones deben establecer políticas de seguridad de la información, que consiste en
identificar y proteger sus activos de información, evitando la destrucción, la divulgación,
modificación y utilización de toda la información relacionada con clientes, empleados, precios,
bases de conocimiento, entre otros, comprometiéndose a implantar, mantener y mejorar
continuamente el sistema de gestión de seguridad de la información
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016), la seguridad de la información se caracteriza
como la preservación en:
PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
• Confidencialidad: asegurando que solo quienes estén autorizados pueden acceder a la
información.
• La integridad: asegurando que la información y sus métodos de proceso son exactos y
completos.

21. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
• La disponibilidad: asegurando que los usuarios autorizados pueden acceder a la información
y a sus activos asociados cuando lo requieran. La seguridad de la información se consigue
implantando un conjunto adecuado de controles, tales como políticas, prácticas,
procedimientos, estructuras organizativas y funciones de software. Estos controles han sido
establecidos para asegurar que se cumplen los objetivos específicos de seguridad de la
empresa.

22. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA
CONSERVACIÓN DIGITAL

23. Gracias a las computadoras y demás herramientas informáticas, los humanos están
creando y compartiendo recursos digitales (información, expresión creativa, ideas y
conocimientos, codificados para ser procesados por computadora) que valoran y
desean compartir con otros sin restricciones de tiempo ni de espacio.
Es probable que, con el correr del tiempo, la importancia y la difusión de este
patrimonio digital se acrecienten. Cada vez más, las personas, las entidades y las
comunidades utilizan las tecnologías digitales para documentar y expresar lo que
valoran y desean transmitir a las generaciones futuras.
PATRIMONIO DIGITAL