Este documento describe la aplicación del método Lean de Shojinka o polivalencia del personal en la Unidad de Logística de un hospital. Se explica cómo se ha implementado un sistema de rotación de tareas que ha permitido aumentar la flexibilidad del personal y adaptar el número de trabajadores a la demanda. Sin embargo, la aplicación de Shojinka en el área asistencial puede chocar con la Ley de Ordenación de las Profesiones Sanitarias, aunque ésta tiene como objetivo facilitar la integración de los profesionales.

1. Duodécima
parte
Metodología LEAN en la Sanidad.
Aplicación práctica
Herramientas Lean en Sanidad
Shojinka o polivalencia
del personal
¿Es compatible con la Ley de
Ordenación de las Profesiones Sanitarias?
"¿Es mejor contratar una ardilla para trepar
Iñaki González Rodríguez
árboles o enseñarle al canguro?"
Técnico de Gestión Recursos
Humanos
Fundación Hospital Calahorra Una de las técnicas Lean más utilizada, más barata
igonzalez@riojasalud.es y que supone un mayor incremento de la eficiencia
de los procesos es el Shojinka o polivalencia del
Isabel Muñoz Machín personal. Según Yasuhiro Monden en su obra “El
Coordinadora Logística Just In Time hoy en Toyota” la verdadera
Fundación Hospital Calahorra significación de Shojinka es la aptitud para modificar
imunoz@riojasalud.es rápidamente el número de trabajadores en cada
área a fin de adaptarse a los cambios de la
Juan Torrubiano
demanda. Exige que los trabajadores sean capaces
Socio Director
de responder a los cambios en los tiempos de
Grupo Galgano
juan.torrubiano@galgano.es
duración de las actividades (tiempos de ciclo), a los
cambios en el orden de las operaciones y, en
muchos casos, a los cambios en el propio contenido
de las tareas. Con el fin de responder rápidamente,
el trabajador debe ser polivalente, es decir, ha de
estar capacitado para trabajar con eficiencia en
cualquier tipo de tarea y en cualquier proceso. Esto
implica ser “multi skill no multi task”, es decir, tener
polivalencia pero realizar “sólo” una tarea a la vez.
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2. a teoría sobre Shojinka o polivalen- cen los tiempos ociosos y personal sin trabajadores japoneses son “polivalen-
L cia del personal choca (inicialmen-
te) en su aplicación práctica en sanidad
actividad.
La primera piedra angular para la
tes”. Para lograr tal polivalencia se utili-
za el método de rotación de tareas: cada
por dos razones: consecución del Shojinka es realizar un operario realiza tareas diferentes en
a)La primera es que la actual cultura diseño en planta que permita adecuar el momentos diferentes.
empresarial, a diferencia de la japo- ritmo de producción o prestación del
nesa, no ha fomentado la polivalencia servicio según el número de trabajado-
del trabajador por varios motivos: res asignados, diseñando las secciones Shojinka en Fundación
Unas estructuras salariales basadas en forma de “U”, aunque para que se
consiga es necesario que se cumpla el
Hospital Calahorra
en categorías profesiones.
La carencia de programas de capaci- segundo factor. La plantilla de la Unidad de Logística
tación tendentes a fomentar la poliva- El segundo factor es la versatilidad de del hospital está formada por 12 perso-
lencia de los trabajadores. los trabajadores, es decir, un operario nas (ver Figura 1). Desde el año 2000 el
La dificultad de trasladar de puesto de un área determinada ha de ser capaz número de contratos adscritos a esta
a los trabajadores. de realizar cualquiera de las operacio- unidad superó los 130. Esto implica que
b)La segunda es que la sanidad en parti- nes que se desarrollen en ella, lo que se en los diez años de existencia del hospi-
cular se encuentra especialmente consigue con un sistema de rotación de tal, la plantilla de la unidad ha rotado
encorsetada, a priori, por legisla- los trabajadores en cada uno de los más de diez veces, con las consiguien-
ciones básicas como la Ley 44/2003 puestos de la sección así como con una tes dificultades que esto supone de
de ordenación de las profesiones continua formación de ellos. poder garantizar un servicio al cliente
sanitarias (LOPS) o la Ley 55/2003 En definitiva se trata de ver como fle- interno con la Calidad apropiada.
del Estatuto-marco del personal xible lo que en occidente se considera La alta rotación pone de manifiesto la
estatutario de los servicios de salud fijo (los trabajadores) y más fijo lo que se importancia de trabajar con procesos
(EM), entre otras, que aparentemente considera más “flexible” (maquinaria). estandarizados que homogeneicen el
parecen dificultar la polivalencia. Para conseguir Shojinka, como hemos trabajo desarrollado por el personal
visto, no sólo es suficiente una distribu- aunque se produzcan cambios en los
A lo largo de este artículo se presenta ción en planta adecuada sino que, ade- trabajadores que desempeñan las tareas.
un ejemplo de Shojinka en Fundación más, es necesario que los trabajadores La segunda necesidad que pone de
Hospital Calahorra (FHC) y cómo la sean capaces de desarrollar diferentes manifiesto es la de garantizar la flexibi-
política de Recursos Humanos en la actividades o diferentes funciones, es lidad y polivalencia del personal para
organización contribuye al desarrollo decir, frente a la visión occidental de los poder hacer frente a las fluctuaciones
de la polivalencia en el hospital. “especialistas” nos encontramos que los de los procesos y de los requerimientos
¿Qué es Shojinka?
Shojinka puede definirse como “la
adaptación a la demanda mediante la
flexibilidad”, lo cual implica modificar
el número de trabajadores de un área en
función de la demanda y basándose
fundamentalmente en la versatilidad de
los trabajadores, acompañado por un
diseño de planta (layout) adecuado y
una gran facilidad de adaptación de las
máquinas a diferentes tipos de produc-
ciones. Shojinka provoca un incremen-
to de la productividad ya que, en todo
momento, se adecúa el número de tra-
bajadores (mano de obra directa) a la
demanda existente, por lo que se redu- Figura 1. Organigrama. Unidad Logística.
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3. Figura 2.
Rotación puestos
personal Almacén.
del cliente interno. Uno de los mayores tal. Las mejoras propuestas son consen- La Figura 2 ilustra el panel de rota-
obstáculos para la implantación Lean en suadas entre todos los miembros de la ción de puestos entre el personal de
el hospital ha sido vencer las reticencias unidad y monitorizadas mensualmente. almacén.
del personal a la polivalencia, máxime Este conocimiento por parte de todos La Figura 3 muestra un panel descrip-
en etapas de ajustes económicos. los trabajadores de la Unidad de Logís- tivo de las tareas que componen cada
Al margen de estas consideraciones, tica de lo que sucede en todas las sec- puesto, así como quien debe asumirlas
la posibilidad de destinar más recursos ciones de la Unidad contribuye a incre- en el caso de ausencias (vacaciones,
donde más se necesitan en cada mentar su capacidad de participación permisos, enfermedad, etc.).
momento para eliminar mudas innece- ante picos de actividad, problemas a La Figura 4 detalla las implicaciones
sarios justifica en sí mismo esta medi- solucionar o propuestas de mejora a de cada una de las tareas que deben
da. En la Unidad de Logística del hospi- implementar. Uno de los puntos obliga- desarrollarse, así como información adi-
tal se ha conseguido implantar un eficaz torios a tratar en estas reuniones es la cional que permite asegurar que el tra-
Shojika mediante la utilización conjunta detección de mudas a eliminar. Ya en el bajador polivalente será capaz de reali-
de varias estrategias. año 2007 se detectaron y eliminaron 14 zar correctamente el trabajo.
Posiblemente, la más eficaz de todas mudas estimando un ahorro equivalente El sistema de rotación de tareas defi-
ellas sea la flexibilización en las condi- a 800 horas de trabajo. nido por Toyota se compone de tres
ciones de trabajo, más allá de lo que Evidentemente, formar al trabajador partes principalmente:
legalmente corresponde según las con- para convertirle en polivalente es 1.En primer lugar, todos los jefes y
diciones pactadas entre los trabajadores importante para lograr el Shojinka. La encargados deben pasar también por
y la Dirección del hospital, en función Unidad de Logística del hospital, del todos los puestos de trabajo y demostrar
de la polivalencia de los trabajadores. mismo modo que hacía Toyota, forma a su pericia a los trabajadores de a pie.
Valga a modo ilustrativo el siguiente sus trabajadores utilizando un sistema Este tipo de rotación permite situar al
ejemplo. Sin polivalencia, el número llamado rotación de tareas, según el personal responsable de los trabaja-
mínimo de personas que debían trabajar cual cada trabajador pasa por todos los dores en el gemba (lugar de trabajo),
en la Unidad de Logística en épocas de puestos de trabajo de su área y realiza haciéndoles partícipes de los proble-
baja actividad, por ejemplo Navidades, las distintas tareas. mas del día a día y permitiendo
era del 100%, frente al 40% con traba-
jadores que pueden asumir tareas rela-
cionadas con diferentes puestos.
No obstante, la polivalencia no se “Posiblemente la mentalidad tradicional, o la
improvisa y no es suficiente con dispo-
inercia, nos incline a pensar que es mejor
ner de un procedimiento y unos manua-
les de instrucciones. Mensualmente se contratar una ardilla para trepar árboles que
realiza una reunión de Calidad en la que enseñarle al canguro, pero no olvidemos que
participan todos los miembros de la uni- no siempre tendremos ardillas disponibles y
dad. En esta reunión se analizan las
que en la bolsa del canguro siempre cabrán
incidencias, no conformidades y recla-
maciones producidas a lo largo del mes más bellotas.”
y se revisan los objetivos e iniciativas
establecidos por la Dirección del hospi-
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4. detectar tareas que no aportan valor limitadas y repetitivas, en el ejemplo Ley 44/2003 de ordenación
añadido (mudas) de forma directa, al descrito no es viable este tipo de de las profesiones sanitarias
realizarlas en primera persona. rotación por su propio diseño de
2.En segundo lugar, cada trabajador de funcionamiento, aunque posiblemente El contenido de esta ley, en esta
un área pasa por los distintos puestos en otro escenario podría ser aplicable. materia, debe de centrarse en regular las
y se le capacita para que ejecute las Por ejemplo, una enfermera que de condiciones de ejercicio y los respecti-
tareas correspondientes. forma habitual durante todo su turno vos ámbitos profesionales, así como las
Este es el sistema de rotación de tareas de trabajo realiza electrocardiogramas, medidas que garanticen la formación
plenamente consolidado en el puede rotar con otra compañera reali- básica, práctica y clínica de los profe-
Almacén de la Unidad de Logística zando durante la mitad de la jornada sionales.
como se ha reflejado en el ejemplo pruebas de esfuerzo. En virtud de todo ello, esta ley tiene
anteriormente descrito y que ha por finalidad dotar al sistema sanitario
conseguido que el número de contratos de un marco legal que contemple los
de personal en el 2004 pase de 25 a los Marco legal diferentes instrumentos y recursos que
hagan posible la mayor integración de
0 en el 2010 (a 15 de septiembre).
3.El paso final es coordinar a los El ejemplo anterior ilustra la aplica- los profesionales en el servicio sanita-
trabajadores a través de la rotación en ción de Shojinka en el área no asisten- rio, en lo preventivo y en lo asistencial,
los puestos de trabajo con una cial. Pero, ¿puede aplicarse con la tanto en su vertiente pública como en la
frecuencia de varias veces al día. misma facilidad al área asistencial? privada, facilitando la corresponsabili-
Aunque este sistema de rotación se Veamos a continuación cuál es el dad en el logro de los fines comunes y
considera interesante cuando las tareas marco legal de referencia en este sen- en la mejora de la Calidad de la aten-
que implican cada puesto sean muy tido. ción sanitaria prestada a la población,
Figura 3.
Tareas asignadas a
cada puesto del
personal Almacén.
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5. garantizando, asimismo, que todos los dos ámbitos: el educativo y el que regu- El primer condicionante que nos
profesionales sanitarios cumplen con la las corporaciones colegiales. Por ello encontramos a la hora de aplicar Sho-
los niveles de competencia necesarios en esta ley se reconocen como profesio- jinka en una organización sanitaria nos
para tratar de seguir salvaguardando el nes sanitarias aquellas que la normativa viene en la determinación en esta Ley
derecho a la protección de la salud. universitaria reconoce como titulacio- de los aspectos esenciales del ejercicio
Los criterios a utilizar para determi- nes del ámbito de la salud, y que en la de las profesiones sanitarias, estable-
nar cuáles son las profesiones sanita- actualidad gozan de una organización ciendo, de forma expresa, cuáles son
rias, se deben basar en la normativa pre- colegial reconocida por los poderes tales profesiones, reservando a los
existente. Esta normativa corresponde a públicos. correspondientes titulados el ejercicio
Figura 4. Implicación
tareas asignadas a cada
puesto del personal
Almacén.
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6. de las mismas, determinando los ámbi- Figura 5.
Análisis DAFO
tos funcionales propios de cada una de
del
ellas, y enumerando los derechos de los procedimiento
usuarios de sus servicios profesionales. de formación.
Ya de partida, en sus primeros artícu-
los se establece una diferencia funda-
mental entre profesiones sanitarias titu-
ladas (ya sean de nivel Licenciado o de
nivel Diplomado) y las profesiones del
área sanitaria de formación profesional
(a su vez subdivididas en las de grado
superior y las de grado medio.
Esta Ley acota, ya de entrada, la poli-
valencia de personal sanitario en función
de su categoría profesional y, en algunos
casos, en función de su especialidad.
Ley 55/2003 del Estatuto adicional, distinguiendo aquellos con Para ello se han establecido las
marco del personal título de especialista en Ciencias de la siguientes metas estratégicas 2008-2011:
estatutario de los servicios Salud de los licenciados o diplomados 1.La actualización y puesta al día de los
de salud sanitarios. conocimientos profesionales exigibles
en el grupo profesional y puesto de
Los profesionales sanitarios y demás trabajo para mantener el índice de
colectivos de personal que prestan sus
servicios en los centros e instituciones
Política de RRHH para satisfacción de pacientes y usuarios
sanitarias de la Seguridad Social han favorecer la polivalencia con la profesionalidad de los
trabajadores de FHC.
tenido históricamente en España una 2.La ampliación de los conocimientos
Dicho todo lo cual, y sin saltarnos
regulación específica. Esa regulación de los trabajadores que les permita
semejante madeja normativa que hace
propia se ha identificado con la expre- prosperar en su carrera profesional
más complicado aplicar herramientas
sión “personal estatutario” que deriva según el modelo ordinario de Carrera
como Shojinka en organizaciones sani-
directamente de la denominación de los y Desarrollo Profesional estipulado
tarias o, al menos, en su parte asisten-
tres estatutos de personal –el estatuto de en convenio colectivo.
cial, desde Fundación Hospital Calaho-
personal médico, el estatuto de personal Parte de las actividades descritas en el
rra se están desarrollando desde hace
sanitario no facultativo y el estatuto de procedimiento son las siguientes:
años Políticas de RRHH que favorecen
personal no sanitario de tales centros e 1.Revisar la adaptación de los traba-
la polivalencia del personal o Shojinka
instituciones–. jadores a su puesto de trabajo, así
y que giran alrededor de dos ejes:
El personal estatutario de los servi- como la situación futura del trabajo en
Procedimiento de formación
cios de salud se clasifica atendiendo a función de los objetivos estratégicos.
Sistema regalado de movilidad y
tres factores fundamentales que pueden 2.Analizar qué necesidades/problemas
formación
limitar, aunque no evitar, la aplicación son solucionables con formación.
del Shojinka:
La función desarrollada. 1. Procedimiento
El nivel del título exigido para el de formación 2. Sistema reglado de
ingreso. movilidad y promoción
La misión principal de este procedi-
El tipo de su nombramiento. miento es describir la sistemática segui- La selección del personal de la FHC
da en FHC para identificar y satisfacer se efectua mediante convocatoria públi-
Y al igual que en la LOPS, volvemos las necesidades de formación y capaci- ca ajustándose en todo caso a los princi-
a atender a clasificaciones en función tación del personal de la FHC así como pios constitucionales de igualdad, méri-
de la formación universitaria, ya sean la adecuación de los costes de forma- to, capacidad y libre concurrencia y con
licenciados o diplomados, observándo- ción al presupuesto de gastos de forma- la participación de la Representación
se además un pequeño nivel de detalle ción asignado. Legal de los Trabajadores de FHC.
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7. Los procesos de selección constan de
tres fases: movilidad interna, promo-
ción interna y selección externa para la
contratación indefinida. En este caso, y
al estar hablando de polivalencia del
personal de la organización, nos centra-
remos en las dos primeras:
2.1. Movilidad Interna
Al menos con periodicidad anual, la
Dirección de FHC da publicidad a los
trabajadores del Centro de todos los
puestos de trabajo vacantes y de todos
los de nueva creación, a fin de que los
trabajadores fijos de FHC encuadrados
dentro del mismo Grupo Profesional
(XE “Grupo Profesional”) y con una
antigüedad total mínima en el mismo de
12 meses, pueden solicitar un cambio de la correspondiente titulación universita- Se reserva para su cobertura mediante
puesto de trabajo con carácter definitivo. ria de grado medio o superior que Promoción Interna Definitiva al menos
Pueden participar en el proceso de corresponda en cada caso de acuerdo 2/3 de los puestos de trabajo de carácter
Movilidad Interna, tanto Definitiva con el cuadro de Correspondencias esta- indefinido del mismo Grupo Profesional
como Temporal, el personal de la FHC blecido en función de las Materias por que hubiesen quedado vacantes como
con contrato laboral fijo que a la fecha Área de Conocimiento y de las Unida- consecuencia de un proceso de Movili-
de la publicación de cada convocatoria des Organizativas en que esté encuadra- dad Interna Voluntaria Definitiva.
cumplan los siguientes requisitos: do el puesto de trabajo vacante. Tienen derecho a la promoción inter-
Antigüedad mínima en el mismo Además, cuando existe una vacante na aquellos trabajadores en activo de la
grupo profesional de 12 meses. Para libre en una unidad que se prevea vaya FHC que acrediten una antigüedad de,
el cómputo de dicha antigüedad no se a tener una duración superior a noventa al menos, un año como personal fijo en
tienen en cuenta los posibles periodos días naturales, con carácter prioritario a la FHC y posean la titulación académi-
de promoción con carácter temporal su cobertura mediante contratación tem- ca mínima exigida en el Grupo Profe-
que haya podido tener en dicho grupo poral o promoción interna, se oferta a sional al que se opta.
profesional. quienes formen parte de la correspon-
Estar en activo o en situación de diente Lista de Movilidad Interna Tem-
excedencia por cuidado de hijos o poral resultante del Proceso de Movili- Conclusiones
familiares o excedencia para traba- dad Interna Temporal. El criterio de
Shojinka garantiza la flexibilidad y
jadores víctimas de violencia de selección para ocupar la vacante es el
polivalencia del personal para poder
género. Quienes estén en situación de orden de puntuación de dicha lista.
hacer frente a las fluctuaciones de los
baja por Incapacidad Temporal (IT) o procesos y de los requerimientos del
suspensión del contrato de trabajo por 2.2. Promoción Interna cliente. La posibilidad de destinar más
riesgo durante el embarazo o la La promoción interna de los trabaja- recursos en cada momento donde más se
lactancia pueden tomar parte en el dores de la FHC consiste en la posibili- necesitan permite eliminar mudas inne-
proceso en idénticas condiciones al dad de que, acreditando la titulación cesarios, mejorar la atención al cliente y
resto del personal. académica mínima requerida para el optimizar los recursos económicos. q
Grupo Profesional al que se opta, el
Para el acceso mediante Movilidad personal laboral integrado en el ámbito Bibliografía
Interna a puestos encuadrados en los del presente Convenio pueda acceder Kaizen. Detección, Prevención y Eliminación de
Grupos Profesionales “Técnicos de Ges- desde un determinado Grupo Profesio- Desperdicios. Lefcovich, Mauricio.
tión de Grado Superior” y “Técnicos de nal a otro con igual o superior retribu- www.monografias.com
El Just In Time hoy en Toyota. Yasuhiro Monden.
Gestión de Grado Medio” es requisito ción. La promoción interna puede ser
1996. Deusto S.A. Ediciones.
previo inexcusable estar en posesión de Definitiva o Temporal.
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