El documento resume la historia y el desarrollo de la gestión documental desde sus inicios en los Estados Unidos en 1789 hasta la actualidad. Explica los orígenes y definiciones clave de la gestión documental, los modelos de gestión documental propuestos por James B. Rhoads, y los beneficios de implementar sistemas de gestión documental efectivos.

1. L I M A – P E R Ú
1 4 D E J U N I O D E 2 0 1 6
I SEMINARIO INTERNACIONAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVOS
MODELOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Lilliana Mayorga Tovar
Colombia

2. REFERENTE
BIBLIOGRAFICO
DE 1993

3. ORIGENES DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
1789-1790 Inicios de la Gestión de Documentos.
Estados Unidos legisló referente al almacenamiento
de los documentos.
1800 Los archivos eran itinerantes, con
riesgos de pérdidas y daños para los
documentos
Segunda mitad del Siglo
XIX las industrias
desarrollan métodos
económicos y racionales
para la gestión de los
papeles
Interés por la Creación,
Utilización y Conservación
de los documentos
1810 Contempla
espacios para
alojar documentos
públicos
Ley de 1853 prohíbe la
destrucción de los
documentos públicos

4. • Utilización de la
máquina de escribir
• Atacaron problemas de
formularios, correo,
organización y
eliminación de
documentos.
• Se marca la entrada de
los Archivos
Nacionales en el
campo de la Gestión
Documental.
• Se autoriza
microfilmar algunas
categorías de
documentos.
• Medidas para
conservar
documentos.
• Creación de
documentos sin
necesidad.
• Causas en retrasos
en la tramitación de
los negocios
públicos (Senado).
• El Congreso autoriza
destrucción de
algunos fondos.
• Seguridad de los
documentos y de
edificios públicos.
• Utilizar copias en
carbón, sobres con
ventanas.
• Clasificar la
correspondencia (sistema
autoindización).
• Formas de registrar la
información sobre el
papel.
• Inserción de
documentos en
expedientes.
• Comité de Economía y
eficiencia.
• Consejo a expertos del
sector privado sobre
sus experiencias en la
materia.
• Se cuantifican en km
los documentos.
• La mayor preocupación,
el crecimiento
desbordado de
documentos
• Concentración y
preservación de todos los
archivos inactivos del
Gobierno de los EEUU de
un valor administrativo o
de interés histórico y
otorga poderes al
Archivero de EEUU.
• Estudio del Sistema
de Conservación,
anotando en cuadros de
los periodos de
conservación
• Se establecen
programas de
documentos.
• Establecen
depósitos
intermedios –
conservación
temporal.
• II Guerra mundial,
reduce personal,
se incrementa los
documentos por
los nuevos
servicios de
guerra.
• Creación de un
grupo de trabajo de
Gestión
Documental.
• El Congreso aprobó la
primera eliminación de
documentos generales
1910 - 1933
1856 - 1889 1934 - 1939 1940 - 1946

5. 1947 1949 - 1950 1950 - 1970 1975 - 1980
• Los Archivos Nacionales
se convierten en el
Archivo Nacional de
Servicios y Documentos
– NARS, tendría durante
32 años la
responsabilidad de la
Política de la Gestión
Documental federal.
• Aumento de papel,
siguen promoviendo
herramientas a facilitar la
eliminación de
documentos.
• Se consagra la
definición de GD.
Creación de un nuevo
organismo que asuma
los Archivos
Nacionales y depósitos
intermedios.
• Nombrar un Oficial
de Gestión de
Documentos en cada
administración para
conducir un programa
de trabajo, siguiendo
las normas
establecidas por la
Administración Federal
de Documentos.
• Ley de 1950 obliga a los
organismos
administrativos a
dispones de un
Programa de Gestión
Documental.
• Resultados:
1.Descongestión de los
Archivos Nacionales.
2.Racionalización de las
eliminaciones mientras
producían 1.000 km de
documentos 1.300 eran
destruidos.
3.Descongestión de las
administraciones y ahorro
en espacios y materiales.
Asegurar la existencia
de una autoridad legal
en materia de
creación, preservación,
organización y
eliminación de los
papeles federales.
• Se fundamentan 4
pilares: 1.Concepto de
ciclo de vida.
2.Programas de
atención continuada.
3.Control en la gestión.
4. Especialización de
quienes la practican.
• Años 60 y 70 se
dan innovaciones
codificación por
colores y las
baldas móviles.
• Beneficios que la
GD presenta para
los archivos.
• A mediados de los
80 se reorganiza la
administración de
archivos
norteamericanos el
NARS pasa a
llamarse NARA
Archivos
Nacionales y
Administración de
Documentos.
• Amenaza de guerra
nuclear nace el
Programa para la
protección de
documentos vitales

6. • «la planificación, el control, la dirección,
la organización, la capacitación, la
promoción y otras actividades
gerenciales relacionadas con la
creación de documentos, su
mantenimiento, como su eliminación,
incluyendo el manejo de
correspondencia, formularios,
directrices, informes, documentos
legibles por máquina, microformas,
recuperación de información, ficheros,
correo, documentos vitales, equipos y
materiales de archivo, eliminación de
documentos, archivos centrales u otras
instalaciones de almacenamiento.
El edificio de los Archivos
Nacionales en Washington, DC
DEFINICIÓN DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL

7. • GESTIÓN DE DOCUMENTOS 1984
El área de gestión administrativa
general relativa a conseguir economía y
eficacia en la creación, mantenimiento,
uso y disposición de los documentos.
CONSEJO
INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS

8. a. Seguridad de que las políticas y las actividades
del Gobierno están bien documentadas, que los
documentos referentes al mismo tema se
archivan juntos, que los archivos están
organizados de la forma más adecuada y justa,
que los pocos documentos de valor transitorio o
inútiles se mezclan con los de valor permanente,
que se reduce el riesgo de destrucción de
documentos de valor permanente.
El edificio de los Archivos
Nacionales en Washington, DC
BENEFICIOS DE
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
d. El servicio de archivos propiamente dicho
obtiene el efecto y el apoyo del público.
c. Aumento del prestigio de los archivo, que
disfrutan de un presupuesto mayor, porque se
demuestra que con ellos se ahorra una gran
cantidad de dinero.
b. El Gobierno toma una mayor conciencia de la
importancia del cuidado y preservación de los
documentos.

9. J AM E S B . R H O AD S ( 1 9 8 3 Y 1 9 8 9 )
PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
LAS FASES
CREACIÓN
DE
DOCUMENTOS
• Diseño de
formularios
• Gestión de
formularios.
• Preparación y
gestión de la
correspondencia.
• Gestión de
informes.
• Sistemas de
gestión de la
información.
• Gestión de
directrices.
• Tratamiento de
textos
MANTENIMIENTOS
Y
USO
DE
DOCUMENTOS
• Sistemas de
archivo y
recuperación.
• Gestión de los
expedientes.
• Gestión del correo
y de las
telecomunicaciones
• Gestión de las
máquinas
copiadoras.
• Análisis de
sistemas.
• Gestión de los
records centers.
• Establecimiento de
programas de
documentos
esenciales.
DISPOSICIÓN
DE
DOCUMENTOS
• Identificación y
descripción de los
documentos por
series o clases.
• Retención o
disposición de
series.
• Selección para
conservar
permanente.
• Disposición
periódica de los
documentos no
permanentes.
• Transferencia de
documentos
permanentes a los
archivos
Nacionales.
ADMINISTRACIÓN
DE
ARCHIVOS
• Formación de los
archivos en tres
fases:
• 1.Gestión.
• 2. Administrativa.
• 3. Histórica

10. • MÍNIMO
NIVEL
• MÍNIMO
INCREMENTADO
NIVEL
• INTERMEDIO
NIVEL
• ÓPTIMO
NIVEL
J AM E S B . R H O AD S 1 9 8 3 Y 1 9 8 9
NIVELES DE IMPLANTACIÓN DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS