Clientes de Esker comparten su experiencia y los beneficios obtenidos con la automatización de la gestión de sus facturas de proveedores.

1. GRANDES
LANZAMIENTOS
DE ESKER
15
MINUTOS
DE LECTURA
CASOS DE AUTOMATIZACIÓN
DE PAGOS A PROVEEDORES
con resultados mas que inspiradores.
-

2. ¡A POR ELLO!
Dejemos el proceso manual de los pagos a proveedores
No hay negocio que no quiera reducir costes, mejorar su eficiencia y ser más competitivo, ¿a que sí?
Bien, pues a lo largo de décadas, pocos han entendido el valor estratégico de modernizar ciertas funciones
consideradas “secundarias”, y en especial las de contabilidad y pagos a proveedores.
Pero los tiempos están cambiando. Cada vez más organizaciones están empezando a darse cuenta de los
beneficios de las soluciones de automatización de Cuentas a Pagar. En vez de lidiar con los errores, retrasos
y escasa visibilidad asociadas a los procesos manuales, han decidido librarse del papel y no mirar atrás.
Nuestros clientes dicen que Esker es un jugador que cambia los partidos. Mediante una plataforma flexible
y compatible con cualquier ERP, Esker les proporciona una solución para automatizar todas las fases
críticas de las operaciones de pago, desde la captura y entrega hasta la aprobación y cumplimentación
de la factura de un proveedor.
En este documento, algunos clientes de Esker han tenido el detalle de compartir su experiencia.

3. GRANDES LANZAMIENTOS DE ESKER
FARMLAND
Nuevos niveles de eficiencia en los procesos
de gestión con la automatización de cuentas
a pagar (AP)
ALBEMARLE
Capacidades de automatización de AP en todo
el mundo con Esker, partner certificado de SAP®
SAN BENEDETTO
Operaciones libres de papel en su contabilidad
y más allá
AUSTIN POWDER
Procesos AP centralizados con facturación
automatizada en un entorno global SAP®
1
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4. FARMLAND:
Nuevos niveles de eficiencia en los procesos de negocio
con la automatización de Cuentas a Pagar
Esker hace posible el proceso automatizado de órdenes compra y asigna las
facturas dentro del sistema SAP de Farmland.
ANTECEDENTES
Farmland Foods, actor relevante de la industria porcina en plena expansión, procesa
aproximádamente 30.000 facturas al mes. La compañía era consciente de la importancia
de minimizar costes, necesidad de personal y horas extra para acomodar su creciente
volumen de negocio sin contratar más personal.
Otra prioridad era incrementar la velocidad, eficiencia y visibilidad de sus pagos
a proveedores, eliminando los desfasados métodos manuales. Por ejemplo, Farmland venía
usando un cuarto para almacenar las facturas, lo que hacía muy complicado encontrar
los documentos a tiempo. Además, las facturas enviadas por e-mail no estaban enlazadas
al sistema SAP de la compañía, lo que significaba tareas extra para los empleados como
tener que imprimir las facturas o re-teclear dentro de SAP.
“Uno de los mayores motivos del cambio fue encontrar una solución que eliminara todo
el papel archivado”, explica el director de Pagos a Proveedores de Farmland. “Era un verdadero
problema intentar recopilar las facturas cuando se trataba de auditar varios años hacia atrás.
El proceso entero era apabullante”.
EN GENERAL,
ESKER OFRECE
BÁSICAMENTE TODO
LO QUE ESTÁBAMOS
BUSCANDO EN
TÉRMINOS DE
FUNCIONALIDAD
AUTOMATIZADA
DE FACTURAS DE
PROVEEDORES Y
PLENA INTEGRACIÓN
CON SAP.
- DIRECTOR DE PAGOS
A PROVEEDORES DE FARMLAND
FARMLAND | 04
Sector: alimentación y bebidas
Tamaño: 6.123 empleados
ERP: SAP

5. FARMLAND | 05
LA SOLUCIÓN
Después de sopesar distintas opciones y ver a varios posibles
proveedores, Farmland eligió la solución de automatización
de Facturas de Proveedores de Esker por sus robustas
capacidades de proceso, workflow y archivado, así como por
el alto nivel certificado de integración que Esker ofrece con
SAP. Otro factor decisivo en la decisión fue que una compañía
filial de Farmland, en concreto Smithfield Packing Company,
ya utilizaba Esker con excelentes resultados.
“En general, Esker nos ofrece básicamente todo lo que
buscábamos en términos de funcionalidad automatizada de
facturas de proveedores y plena integración con SAP”, señala el
director de Pagos a Proveedores. “Los usuarios pueden ahora
acceder a copias de las facturas instantáneamente con pulsar un
botón. Respecto a la manera en que la solución fue implementada,
podemos decir que hubo un gran trabajo de planificación por parte
de Esker para asegurar que todo se ponía en marcha exactamente
como queríamos”.
BENEFICIOS
§ Mayor visibilidad.
Los directores tienen ahora
acceso a métricas clave
como el número de facturas
a procesar, para cuándo son,
condiciones de pago,
descuentos, etc.
§ Proceso de envío más rápido. Esker ha ayudado a Farmland
a reducir de 14 días a sólo 2 el tiempo de vencimiento de sus
facturas enviadas.
§ Ahorros de costes. Con menos tareas manuales, Farmland
ha podido ahorrar costes equivalentes a 3 personas a tiempo
completo, y así recolocar a sus empleados en proyectos de
más valor.
§ Entrada de facturas más rápida. Si el objetivo de Farmland
era de 150-200 facturas al día, ahora con Esker consiguen
introducir 400 al día.
HUBO MUCHO TRABAJO PREVIO CON ESKER PARA ASEGURAR QUE TODO
SE PONÍA EN MARCHA EXACTAMENTE COMO NOSOTROS QUERÍAMOS.”
- DIRECTOR DE PAGOS A PROVEEDORES DE FARMLAND

6. ACERCA DE FARMLAND
Desde 1959, Farmland ha mantenido con orgullo la herencia de trabajar estrechamente con familias granjeras americanas, valiéndose de las
mejores y viejas tradiciones para producir exquisito bacon, cerdo de granja, jamón, salchichas, perritos calientes y carne enlatada. Adquirida en 2003
por Smithfield Foods, Farmland cuenta con un importante y creciente negocio internacional, exportando productos a más de 60 países a lo largo de
seis continentes.
www.farmlandfoods.com
§ Menor acumulación de facturas. La entrada de facturas
más rápida se traduce en el hecho de haber reducido en
8 millones de dólares el montante de facturas acumuladas.
§ Ganancias en descuentos. En los últimos seis meses,
Farmland estima que ha ganado 29.815 dólares adicionales
en descuentos.
FARMLAND | 06

7. ALBEMARLE:
Capacidades de automatización de AP en todo
el mundo con Esker, partner certificado de SAP®
Buscando una solución de automatización basada en la nube que se pudiera
integrar fácilmente con la interfaz SAP®
que ya poseían, Albermarle, una
empresa fabricante de productos químicos especiales, aprovechó la solución
de Automatización de Cuentas a Pagar Esker On Demand para mejorar la
visibilidad y la productividad, así como para obtener un importante ahorro en
la gestión de facturas a nivel mundial.
ANTECEDENTES
La gestión global de facturas de Albemarle se efectúa principalmente en dos Centros de
Servicios Compartidos en Dalian y Budapest. Antes, para realizar estas tareas, contaban
con un servidor de fax de cuatro líneas que se estaba quedando obsoleto. El procesado
manual de unas 13.000 facturas al mes en diversos idiomas influía negativamente en la
visibilidad y en la productividad, además de provocar otros problemas de rendimiento.
Según el director global de compras de mantenimiento, reparaciones y operaciones
(MRO, por sus siglas en inglés) de Albemarle, “utilizábamos mucho tiempo y recursos para
procesar manualmente las facturas. Nos limitaba muchísimo. El personal tenía que introducir
manualmente el número, la fecha de vencimiento y la cantidad de la factura, y la visibilidad
de las que carecían de orden de compra era prácticamente nula. Siempre hemos tenido como
objetivo pagar a los proveedores sin demoras. Pero era muy difícil.”
PARA CUBRIR SU
NECESIDAD DE
AUTOMATIZACIÓN,
ESKER APORTÓ
UNA SOLUCIÓN AP
A LA CARTA CON
INTEGRACIÓN EN
SAP QUE PODÍA SER
IMPLEMENTADA
RÁPIDAMENTE.
- DIRECTOR DE COMPRAS
DE MANTENIMIENTO, REPARACIONES
Y OPERACIONES (MRO) DE ALBEMARLE.
Sector: química
Tamaño: 4.231 empleados
ERP: SAP
ALBEMARLE | 07

8. LA SOLUCIÓN
Al principio, en Albemarle se plantearon utilizar una “solución
rápida“, consistente en sustituir el sistema de fax pero
manteniendo el proceso anterior, además de una solución
externalizada en la que los faxes se recibieran en una
ubicación independiente.
Tras consultar las ofertas de cuatro o cinco proveedores
distintos, la elección de Albemarle fue la solución Esker, dado
que proporcionaba las funciones que necesitaban a un precio
competitivo.
Como expresa el director de Compras, “nos planteamos
desarrollar una solución interna, pero nuestros conocimientos
para proporcionar una solución rápida
eran limitados. Al final, seleccionamos
Esker porque nos gustaban su
tecnología y precio, y porque
se integraba perfectamente
para lo que necesitábamos:
actuar como puerta de enlace
de nuestras facturas por fax,
mejorar la productividad y
además enviar las facturas por
correo electrónico.”
RESULTADOS
Tras implementar la solución de Esker, Albemarle ha obtenido
una serie de beneficios:
§ Porcentaje de proceso electrónico del 90%. El uso de la
función de correo electrónico ha permitido que Albemarle
reduzca el número de facturas en papel recibidas por correo
postal del 60 al 10%.
§ Aumento de la productividad. La media de transacciones
diarias de facturas por procesador ha pasado de 60 a 85
(en un sólo día, el mejor procesador ha alcanzado la cifra
de 200 facturas).
§ Mejora de eficacia de los empleados. El aumento de la
visibilidad y la reducción de tareas manuales tienen como
resultado que para procesar el mismo volumen de facturas
se necesitan menos empleados.
§ Archivado electrónico. Esker se ocupa del archivado
electrónico de facturas de los 8.500 proveedores globales
de Albemarle, de modo que se libera espacio de oficinas
y almacenes.
DISPONER DE RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES TOTAL Y CAPACIDAD
DE GENERAR FACTURAS EN SAP, Y QUE LA VISBILIDAD DE ÉSTAS SEA DEL 100%,
HA INFLUIDO DE FORMA IMPORTANTE EN EL ÉXITO DEL PROYECTO.
- DIRECTOR DE COMPRAS DE MRO DE ALBEMARLE
ALBEMARLE | 08
90%PROCESO
ELECTRÓNICO

9. ALBEMARLE | 09
ACERCA DE ALBEMARLE
Desde 1887, Albemarle es un productor global líder de soluciones de polímeros, química fina y catalizadores. Los productos de Albemarle se
emplean como aditivos o intermedios en una amplia gama de productos de empresas farmacéuticas, fabricantes de productos de limpieza,
depuradoras de aguas, fabricantes de productos electrónicos, refinerías, papeleras y compañías fotográficas.
Con sede en Baton Rouge, Louisiana, Albemarle ejerce sus actividades empresariales a nivel mundial, con alrededor de 4.000 empleados
y clientes en unos 100 países.
www.albemarle.com

10. SAN BENEDETTO
Operaciones libres de papel en su contabilidad y mas allá
Usuario avanzado en materia de tecnologías de automatización, la empresa
española Agua Mineral San Benedetto se propuso eliminar el papel de sus
operaciones. Después de automatizar su proceso de pedidos y sus facturas
a clientes con Esker, la compañía abordó la automatización de sus cuentas
a pagar con gran éxito.
ANTECEDENTES
Una vez los procesos de documentos de su ciclo de venta estuvieron automatizados, Agua
Mineral San Benedetto decidió centrarse en su ciclo de compras y pagos, especialmente en la
automatización de sus facturas de proveedores. Dados los múltiples pasos que suponía dicho
proceso (captura de datos de la factura, verificación y aprobación, incluyendo la particularidad
de asegurar que la factura sea verificada con datos de múltiples sistemas o bases de datos),
San Benedetto requería una solución que facilitara y agilizara todo el proceso.
LA SOLUCIÓN
La Solución de Automatización de Cuentas a Pagar de Esker resolvió tal complejidad con su
tecnología propietaria de reconocimiento de imagen y verificación por tres vías (contra los
pedidos y los albaranes de entrega), dando lugar a un workflow de validación automático
dentro del sistema de gestión Microsoft Dynamics de San Benedetto. Esker escanea
las copias originales de las facturas recibidas en papel dentro del sistema, y las archiva
electrónicamente para su fácil recuperación.
LA AUTOMATIZACIÓN
CON ESKER NOS
AYUDA A SATISFACER
A NUESTROS
CLIENTES, AL TIEMPO
QUE AYUDAMOS
A CONSERVAR
LOS ÁRBOLES Y
A REDUCIR LAS
EMISIONES DE CO2,
A FIN DE PRESERVAR
EL ENTORNO.
- DIRECTOR DE IT DE SAN BENEDETTO
SAN BENEDETTO | 10
Sector: alimentación y bebidas
Tamaño: 1.069 empleados
ERP: Microsoft Dynamics

11. RESULTADOS
§ Ahorros de tiempo en la
captura de datos y archivo
de las facturas, gracias a la
transferencia automática de
datos en Ms Dynamics.
§ Ahorro de tiempo en la
búsqueda física de las facturas,
ya que cada factura se asocia
ahora con un registro contable en el sistema ERP.
§ Ganancia de espacio físico en términos de áreas de
almacenamiento, archivadores, oficinas, etc…
§ Reducción de errores humanos debido a la captura de datos
automática, lo que también ahorra tiempo y dinero.
§ Menor inversión en hardware y consumibles, ya que los
documentos son enviados y recibidos por fax, y ya no es
necesario imprimirlos ni hacer copias.
§ Mayor eficiencia de la cadena de suministro, gracias a una
mejor relación y servicio con el proveedor, con información
más rápida y precisa acerca de las facturas pendientes.
PLANES DE FUTURO
Agua Mineral San Benedetto continúa buscando nuevas
formas de optimizar su proceso de documentos; por ejemplo,
la gestión de albaranes de entrega podría automatizarse
fácilmente y firmarse antes de adjuntarse a las facturas de los
proveedores, como prueba de la entrega del pedido.
Extendiendo la automatización a otros procesos (más allá
de AP), San Benedetto está cerca de alcanzar su objetivo
de convertirse en compañía de referencia, en la industria de
alimentación y bebidas, en lo que se refiere a entornos libres
de papel, así como una de las primeras en el mundo en
conseguir operaciones 100% libres de papel. Todo ello con la
ayuda de la tecnología de Esker.
ES IMPORTANTE BUSCAR LA EFICIENCIA ALLÁ DONDE ES POSIBLE, PARTICULARMENTE
EN TIEMPOS DE DIFICULTADES ECONÓMICAS. LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
DE NEGOCIO MEJORA LA RENTABILIDAD Y PROPORCIONA UNA CLARA VENTAJA
COMPETITIVA.
- DIRECTOR DE IT DE SAN BENEDETTO
SAN BENEDETTO | 11
TIMEAHORRADO
TIEMPO

12. SAN BENEDETTO | 12
By extending automation to other document processes
(beyond just AP), Agua Mineral San Benedetto is close to
reaching its goal of becoming the company of reference in
the food and beverage industry for a paper-free environment,
as well as one of the first companies in the world to have
achieved 100% paperless operations — all with the help of
Esker technology.
ACERCA DE AGUA MINERAL SAN BENEDETTO
Agua Mineral San Benedetto fue creada en junio de 1995 con el soporte de su compañía matriz, Acqua Minerale San Benedetto SPA, el principal
productor y distribuidor italiano de agua embotellada y bebidas no alcohólicas desde hacer más de 25 años. Agua Mineral San Benedetto S.A.U.
utiliza su propia tecnología para desarrollar botellas en PET, material de alta calidad usado específicamente en la producción de botellas para agua
y otras bebidas. Además de reducir el uso de papel mediante el uso de la tecnología de Esker, Agua Mineral San Benedetto invierte también en
investigación ambiental, con lo que ha perfeccionado sus botellas ligeras eco-diseñadas.
www.sanbenedetto.es

13. AUSTIN POWDER
Procesos AP centralizados con facturación
automatizada en un entorno global SAP®
Concercade180añosdeexperienciacomoproveedordeproductosyservicios
de voladuras, Austin Powder Argentina acudió a Esker para modernizar su
gestión de facturas de proveedores.
ANTECEDENTES
Cuando Austin Powder Argentina estuvo viendo la manera de mejorar su proceso de facturas
de proveedores, el objetivo era encontrar una herramienta que pudiera crear versiones
electrónicas de los documentos y almacenarlas con seguridad. Como organización en
crecimiento, quería asegurarse de estar equipada para manejar grandes volúmenes de
facturas efectiva y eficientemente, sin tener que ampliar su plantilla.
La estrategia inicial de adoptar un sistema de archivo de una dimensión cambió
rápidamente, una vez que Esker le ofreció una demostración de su solución de Facturas
de Proveedores basada en Cloud. “Después de ver lo que Esker podía hacer en términos de
soporte de servicios compartidos, comprendimos que no había otra solución mejor”, señala el
director financiero de Austin Powder Argentina.
LA SOLUCIÓN
Un factor importante en la decisión tuvo que ver con el hecho de que la solución podía ser
aprovechada bajo demanda para transformar su sede en Rafaela, Argentina, en un centro
de servicios compartidos con capacidades de automatización de cuentas a pagar, como el
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
PENSÁBAMOS AL
PRINCIPIO QUE
UNA HERRAMIENTA
BÁSICA DE ESCANEAR
Y ARCHIVAR SERÍA
LA MEJOR OPCIÓN,
PERO DESPUÉS DE
VER LO QUE ESKER
PODÍA HACER
EN TÉRMINOS
DE SERVICIOS
COMPARTIDOS
Y OCR, SUPIMOS
QUE NO HABÍA UNA
SOLUCIÓN MEJOR.
- DIRECTOR FINANCIERO DE
AUSTIN POWDER ARGENTINA
AUSTIN POWDER | 13
Sector: fabricación
Tamaño: 1.200 empleados
ERP: SAP

14. “Tenemos oficinas distribuidas por todo el país que también
reciben facturas, por lo que la posibilidad con Esker de estandarizar
el proceso completo era importante para nosotros”, manifiesta el
director financiero. “Incluso con facturas llegando de todo el país
y de nuestras sedes por todo el mundo, todo funciona como si se
tratara de una sola oficina”.
Beneficios de la automatización AP en un modelo de servicios
compartidos:
§ Workflow electrónico para un proceso más visible y eficiente.
§ Capacidades de seguimiento y reporte en tiempo real.
§ Gestión de códigos de país; soporte inter fronteras.
§ Posibilidad de aprovechar la automatización en múltiples
procesos.
Integración con SAP
La posibilidad de la solución de Esker de funcionar con el
sistema SAP recientemente implementado por Austin Powder
Argentina fue otro factor clave. Seidor, proveedor servicios
y tecnologías de la información y partner de Esker, hizo más
fácil el proceso de toma de decisión.
El director financiero dice estar también impresionado con
el compromiso y la preparación del equipo de Servicios
Profesionales de Esker, y afirma: “no sólo se hizo todo
rápidamente, sino que el equipo de Esker estuvo totalmente
implicado durante el proceso, y absolutamente comprometido con
darnos la mejor solución posible. La puesta en práctica superó
mis propias expectativas”.
RESULTADOS
Hoy, Austin Powder Argentina sigue generando más pagos
y transacciones a medida que su negocio continúa creciendo.
Pero al contrario de lo que sucedía antes, cuando el personal
dedicado a pagar las facturas se veía sobrepasado con las
tareas manuales, ahora es más fácil y más eficiente gestionar
las cargas de trabajo, con todo electrónico.
“Nuestro principal objetivo era seguir creciendo sin tener que
añadir infraestructura, y Esker nos ayudó a cumplirlo”, dice el
director financiero. “Lo fantástico de Esker es que no tienes
que ser una empresa gigante. Nuestra huella es relativamente
pequeña y hemos obtenido ya enorme valor… con más por venir”.
NUESTRO PRINCIPAL OBJETIVO ERA SEGUIR CRECIENDO SIN AÑADIR
INFRAESTRUCTURA, Y ESKER NOS AYUDÓ A CUMPLIRLO.
- DIRECTOR FINANCIERO DE AUSTIN POWDER ARGENTINA
AUSTIN POWDER | 14

15. AUSTIN POWDER | 15
ACERCA DE AUSTIN POWDER
Con base en Cleveland, Ohio, y subsidiarias en todo el mundo, Austin Powder fue fundada en 1833 como fabricante de pólvora que se usaba para
volar rocas, minas de carbón y crear canales. Hoy, los explosivos comerciales de Austin Powder son principalmente usados en construcción,
minería, canteras y exploraciones sísmicas.
www.austinpowder.com

16. ¿LISTO PARA DESPEGAR?
Aprenda como su empresa puede ser nuestro proximo caso
de exito
Pues ahí las tiene. Cuatro diferentes compañías, cada una con sus propios desafíos en materia
de pagos a proveedores, consiguiendo unos resultados impresionantes.
Esta es la gran ventaja de Esker: cualquiera que sea el tamaño de la empresa, su sector o sus
particularidades técnicas, nuestra solución de Automatización de Facturas de Proveedores es
capaz de amoldarse sin problema para impulsar sus procesos a gran altura.
Si cree que está listo para ser el próximo caso de éxito de Esker, llámenos al 91 552 92 65
o envíenos un e-mail a mkg@esker.es.

17. Esker es líder mundial en automatización de flujos de
documentos.
Empresas avanzadas utilizan nuestras soluciones para eliminar
papel y agilizar sus comunicaciones de entrada y salida.
Con 30 años de experiencia sobre el terreno, Esker tiene más
de 80.000 clientes y millones de usuarios de licencias en todo
el mundo.
Nuestra sede central está en Lyon, Francia, pero estamos allá
donde cualquier empresa necesite quitarse el papel.
Más información en www.esker.es
COMPARTA ESTE EBOOK
Somos Esker.Y CUANDO QUIERA SABER MÁS…
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12 pasos para dejar el hábito del papel
Guía práctica para gestionar las facturas de proveedores.
White Paper
Superando los desafíos del proceso de facturas
de proveedores: Cómo incrementar la rentabilidad y
productividad mediante la automatización de Cuentas
a Pagar en un entorno ERP.
Guía del Comprador
Automatización de cuentas a Pagar: 15 preguntas que
diferencian las soluciones de facturas de proveedores.
En la web de Esker Ibérica podrá encontrar información
y recursos sobre la transición a la factura electrónica.
Además, asegúrese de estar conectado al Blog de Esker
para estar valiosamente informado del mundo de la
automatización.
World Headquarters:
Lyon, France
U.S. Headquarters:
Madison, Wisconsin

18. ©2015 Esker S.A. Todos los derechos reservados. Esker, el logo Esker son marcas comerciales registradas de Esker S.A. El resto de marcas comerciales citadas pertenecen a sus respectivos propietarios.
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