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Unidad II: LA CUENTA (ELEMENTO
BÁSICO DE LA CONTABILIDAD)
CONTABILIDAD I
Licda. Francismar C. Reyes Sirit
CUENTA:
Concepto, partes y clasificación
La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los
servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en
unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el
patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del
resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la
evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas
como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el
conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa
del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.
Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través
de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el
registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada
cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que
representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma,
gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o
movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama
"Debito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito” o "haber", sin que estos
términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera
situación física dentro de la cuenta.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por:
 FUNCIÓN:
a) Cuentas reales o de balance
b) Cuentas nominales o de resultado
c) Cuentas de orden.
 NATURALEZA:
No todas las cuentas son iguales algunas se registran de diferente
manera por x o y tipo de operación de la cuenta.
La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la
base de los siguientes niveles.
Clase: El primer dígito
Grupo: Los dos primeros dígitos
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos
(Después de los seis primeros dígitos se usan otros para distinguir algunas
cuentas de otras, generalmente son "CUENTAS AUXILIARES" que usan las
empresas, cuando tienen muchas cuentas)
Ejemplo:
1 ACTIVOS (Clase de cuenta)
11 Disponible (Grupo)
1110 Bancos (la cuenta general)
111005 Bancos nacionales (Subcuenta)
111005001 Banco del Tesoro (Una cuenta auxiliar de la empresa etc.)
111005002 Banco BBVA (Otra cuenta auxiliar de la empresa etc.)
 ESTRUCTURA
a) CUENTAS REALES O DE BALANCE
Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en
un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada),
entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que
le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o
servicios.
En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las
obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma
terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de
propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición
Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento
determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la
empresa cuando pasó por un punto del continuum espacio-tiempo en el
cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe
la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces
un Estado Financiero estático.
b) CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos
producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo
determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un
carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo
contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de
enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de
diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero
denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se
puede considerar el Estado de Resultados con una vídeo grabación del
resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa
durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues
muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado
representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa
originada en el desarrollo del objeto social de la misma.
c) CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR
Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances
d) CUENTAS AUXILIARES
Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que
sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o
Principales
e) CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a
la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un
futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y
por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros
por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no
afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas
(Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan
representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el
futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de
naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de
memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición
Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al
pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito
debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de
Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no
requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para
ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando
dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian
porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".
Clasificación de las cuentas contables:
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo:
atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o
movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la
clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad.
Así tendremos:
 reales o de valores.
 de valuación.
 Transitorias.
 de orden.
 nominales o de resultados de patrimonio.
Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa,
determinando su patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa
y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales
tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles:
Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por
cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo,
deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones
contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos:
Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo
deben tener saldo acreedor.
Cuentas de valuación.
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las
cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de
realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la
distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o
complementarias de activo son:
 Provisión para cuentas incobrables.
 Depreciación acumulada.
 Amortización acumulada.
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha
desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la
pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En
este caso la información contable seria la siguiente:
Maquinaria: valor de costo Bs.100000,-
Menos: pérdida de valor
(Depreciación acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-)
Valor contable actual Bs. 60000,-)
Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido
a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o
abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación
comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el
contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de
nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones
Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que
descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada
Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:
Diferencia en Caja 5000.
Caja 5000.
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una
calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos
hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000
Diferencia en Caja 5000.
Cuentas de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no
alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las
acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del
Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
Cuentas nominales o de resultados.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio
mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos,
ocurridos en un período determinado.
Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los
accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el
capital social u originado por las actividades normales del negocio. Las
cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio,
son las siguientes:
 Capital social
 Superávit
 Reservas
CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL
ACTIVO
ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y
boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al
depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que
se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
BANCOS
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen
realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la
cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un
apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros
Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar determinados documentos
debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa.
Los documentos negociables más importantes que se controlan por
intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros
y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido
aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y
comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por
medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de
facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o
simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las
mercancías propiedad de la empresa adquirida o producida con la
intención de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para
agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a
cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que
nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se
suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos
del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que
corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que
forman este grupo son:
 Seguros Pagados por Anticipado
 Intereses Pagados por Anticipado
 Impuestos Pagados por Anticipado
ACTIVO A LARGO PLAZO
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo
plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no
usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo
caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.
ACTIVO FIJO
Está constituido por cuentas que representan activos de carácter
permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus
componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como:
TERRENOS
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la
tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han
levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales,
etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa
el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras
expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a
largo plazo.
EDIFICIOS
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de
construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que
sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de
los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien
con el fin de especular a corto o largo plazo.
MAQUINARIA
En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en
determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de
energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los
diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y
servicios.
MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la
emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las
diversas oficinas de loa empresa.
EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la mecanización y actualmente a la
computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del
elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los
equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de
los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la
cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras,
calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir,
fotocopiadoras, etc.
ACTIVO INTANGIBLE
PATENTES
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona,
natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de
exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de
años. (En nuestro país 15 años).
MARCAS DE FÁBRICA
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de
los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos
de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.
PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia
entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor
independiente de sus activos tangibles e intangibles.
CARGOS DIFERIDOS
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir
en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con
relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer
período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los
gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los
motivó la creación de la empresa, generara ingresos.
GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen
ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se
incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar
unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa
operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se
pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos
preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de
desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales
comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus
necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que
beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para
obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la
propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se
cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben
cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que
su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
CUENTAS DE ORDEN
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden
son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los
bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se
encuentran:
DEUDORAS
BANCO CUENTA GIROS AL COBRO
Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se
encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al
venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.
ACREEDORAS
GIROS AL COBRO EN BANCOS
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para
que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados.
PASIVO
PASIVO CIRCULANTE
EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar,
pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la
empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no
canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas
eventualidades
 Impuestos pendientes de pago
 Sueldos devengados por pagar
 Gastos diversos por pagar
PASIVO A LARGO PLAZO
HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un
bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda,
permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se
controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a
nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y está de más
decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el
caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en
el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.
APARTADOS
Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos
por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las
operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las
obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la empresa
tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios
pendientes, etc.
CREDITOS DIFERIDOS
Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo
son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por
anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos
recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros
ejercicios.
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se
puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance
general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general,
la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las utilidades no
distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir
de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones
relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en la emisión de
acciones - superávit de capital-; c) por donaciones - superávit por
donación-; d) por revalorizaciones de activos - superávit por revalorización
de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento
económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes,
si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas
ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto
total de esas utilidades.
En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las ganancias
netas que obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para
la formación de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el
10% de su Capital Social.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los
accionistas y que regulan la vida de la sociedad.
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia
apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.
 Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están
de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su
concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas,
descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma resumida las
cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.
GASTOS DE VENTAS
Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o
servicios realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones,
viáticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y
Prensa.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la
cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por
concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en
tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo,
Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de
depreciación, etc.
EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos
provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que
se obtienen con carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias
de cada empresa.
No sería correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración,
ni abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre
otras tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones;
Rentas de edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.
NATURALEZA DE LAS CUENTAS
Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus
características particulares que las diferencian unas de otras, estas
diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o
disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:
CLASE CUENTAS
NATURALEZA
DEL SALDO
AUMENTA
CON LOS
DISMINUYE
CON LOS
Real Activo Deudor Débitos Créditos
Real
Complementaria
de activo
Acreedor Créditos Débitos
Real Pasivo Acreedor Créditos Débitos
Real Patrimonio Acreedor Créditos Débitos
Nominal Ingresos Acreedor Créditos Débitos
Operacionales
Nominal Costos Deudor Débitos Créditos
Nominal
Gastos
Operacionales
Deudor Débitos Créditos
Nominal Ingresos no Acreedor Créditos Débitos
operacionales
Nominal
Gastos no
operacionales
Deudor Débitos Créditos
De Orden Deudoras Deudor Débitos Créditos
De Orden Acreedoras Acreedor Créditos Débitos
Ahora, la naturaleza de las cuentas son las siguientes
CLASE TIPO DE CUENTA NATURALEZA
1 ACTIVOS DÉBITO
2 PASIVOS CRÉDITOS
3 PATRIMONIO O CAPITAL CRÉDITOS
4 INGRESOS CRÉDITOS
5 GASTOS DÉBITO
6 COSTOS DE VENTAS DÉBITO
7 COSTOS DE PRODUCCIÓN DÉBITO
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORA CRÉDITO
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA DÉBITO
Las clases 1, 2 y 3 conforman las cuentas del Balance General (Cuentas
reales). y las clases 4,5,6 y 7 conforman las cuentas del estado de resultados o
PYG (pérdidas y ganancias),(Cuentas nominales) , y las cuentas 8 y 9 detallan las
cuentas de orden, (mostradas en su mayoría en los balances generales)
SALDO DE LAS CUENTAS

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LA CUENTA

  • 1. Unidad II: LA CUENTA (ELEMENTO BÁSICO DE LA CONTABILIDAD) CONTABILIDAD I Licda. Francismar C. Reyes Sirit
  • 2. CUENTA: Concepto, partes y clasificación La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa. Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "Debito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito” o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por:  FUNCIÓN: a) Cuentas reales o de balance b) Cuentas nominales o de resultado c) Cuentas de orden.
  • 3.  NATURALEZA: No todas las cuentas son iguales algunas se registran de diferente manera por x o y tipo de operación de la cuenta. La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles. Clase: El primer dígito Grupo: Los dos primeros dígitos Cuenta: Los cuatro primeros dígitos Subcuenta: Los seis primeros dígitos (Después de los seis primeros dígitos se usan otros para distinguir algunas cuentas de otras, generalmente son "CUENTAS AUXILIARES" que usan las empresas, cuando tienen muchas cuentas) Ejemplo: 1 ACTIVOS (Clase de cuenta) 11 Disponible (Grupo) 1110 Bancos (la cuenta general)
  • 4. 111005 Bancos nacionales (Subcuenta) 111005001 Banco del Tesoro (Una cuenta auxiliar de la empresa etc.) 111005002 Banco BBVA (Otra cuenta auxiliar de la empresa etc.)  ESTRUCTURA a) CUENTAS REALES O DE BALANCE Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continuum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático. b) CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeo grabación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma. c) CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances
  • 5. d) CUENTAS AUXILIARES Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales e) CUENTAS DE ORDEN Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando. Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra". Clasificación de las cuentas contables: Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:  reales o de valores.  de valuación.  Transitorias.  de orden.  nominales o de resultados de patrimonio. Cuentas reales o de valores. Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio.
  • 6. Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor. Cuentas de valuación. Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:  Provisión para cuentas incobrables.  Depreciación acumulada.  Amortización acumulada. Ejemplo: Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente: Maquinaria: valor de costo Bs.100000,- Menos: pérdida de valor (Depreciación acum. Maquinaria) (Bs. 40000,-) Valor contable actual Bs. 60000,-) Cuentas transitorias. Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
  • 7. Ejemplo: Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente: Diferencia en Caja 5000. Caja 5000. Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento: Equipos de Oficina 5000 Diferencia en Caja 5000. Cuentas de orden. Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio. Cuentas nominales o de resultados. Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado. Cuentas de patrimonio. Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:  Capital social  Superávit  Reservas
  • 8. CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo. Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo. BANCOS Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados. EFECTOS POR COBRAR La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista. CUENTAS POR COBRAR Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar. INVENTARIOS DE MERCANCIAS Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
  • 9. El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:  Seguros Pagados por Anticipado  Intereses Pagados por Anticipado  Impuestos Pagados por Anticipado ACTIVO A LARGO PLAZO INVERSIONES A LARGO PLAZO Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas. ACTIVO FIJO Está constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como: TERRENOS La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.). La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo. EDIFICIOS Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.
  • 10. Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo. MAQUINARIA En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios. MUEBLES Y ENSERES La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa. EQUIPOS DE OFICINA Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc. ACTIVO INTANGIBLE PATENTES Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años). MARCAS DE FÁBRICA Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca. PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.
  • 11. CARGOS DIFERIDOS GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos. GASTOS DE DESARROLLO Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse. MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten. CUENTAS DE ORDEN Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran: DEUDORAS BANCO CUENTA GIROS AL COBRO Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.
  • 12. MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor. ACREEDORAS GIROS AL COBRO EN BANCOS Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados. PASIVO PASIVO CIRCULANTE EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa. GASTOS ACUMULADOS Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades  Impuestos pendientes de pago  Sueldos devengados por pagar  Gastos diversos por pagar PASIVO A LARGO PLAZO HIPOTECAS POR PAGAR Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y está de más decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.
  • 13. APARTADOS Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc. CREDITOS DIFERIDOS Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios. PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo. SUPERÁVIT El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad. El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en la emisión de acciones - superávit de capital-; c) por donaciones - superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos - superávit por revalorización de activos. RESERVAS Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser: Reservas Legales
  • 14. Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades. En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para la formación de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social. Reservas Estatutarias Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida de la sociedad. Reservas Voluntarias Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.  Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas. En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad. GASTOS DE VENTAS Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la empresa. Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.
  • 15. EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa. No sería correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos. NATURALEZA DE LAS CUENTAS Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus características particulares que las diferencian unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente: CLASE CUENTAS NATURALEZA DEL SALDO AUMENTA CON LOS DISMINUYE CON LOS Real Activo Deudor Débitos Créditos Real Complementaria de activo Acreedor Créditos Débitos Real Pasivo Acreedor Créditos Débitos Real Patrimonio Acreedor Créditos Débitos Nominal Ingresos Acreedor Créditos Débitos Operacionales Nominal Costos Deudor Débitos Créditos Nominal Gastos Operacionales Deudor Débitos Créditos Nominal Ingresos no Acreedor Créditos Débitos operacionales Nominal Gastos no operacionales Deudor Débitos Créditos De Orden Deudoras Deudor Débitos Créditos De Orden Acreedoras Acreedor Créditos Débitos
  • 16. Ahora, la naturaleza de las cuentas son las siguientes CLASE TIPO DE CUENTA NATURALEZA 1 ACTIVOS DÉBITO 2 PASIVOS CRÉDITOS 3 PATRIMONIO O CAPITAL CRÉDITOS 4 INGRESOS CRÉDITOS 5 GASTOS DÉBITO 6 COSTOS DE VENTAS DÉBITO 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN DÉBITO 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORA CRÉDITO 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA DÉBITO Las clases 1, 2 y 3 conforman las cuentas del Balance General (Cuentas reales). y las clases 4,5,6 y 7 conforman las cuentas del estado de resultados o PYG (pérdidas y ganancias),(Cuentas nominales) , y las cuentas 8 y 9 detallan las cuentas de orden, (mostradas en su mayoría en los balances generales) SALDO DE LAS CUENTAS