Evaluación de proveedores logísticos para una correcta gestión

1. Manual de
Proveedores del
Grupo EITB

2. MANUAL DE PROVEEDORES DEL GRUPO EiTB
Revisión de 11 de diciembre de 2008
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1. INTRODUCCIÓN
El Grupo EiTB es el primer grupo de comunicación de Euskadi con siete cadenas
de televisión, cinco emisoras de radio y numerosos portales en Internet, que en el año
2007 celebró su cuarto de siglo.
Estos siete canales de televisión están formados por: ETB 1, ETB 2, ETB SAT
(dirigido a los televidentes europeos), CANAL VASCO (dirigido a los televidentes
americanos), y dos canales más para la plataforma de cable de Euskaltel; BETIZU y
CANAL PROMO. El séptimo es ETB 3, canal que entró en funcionamiento a finales del
año 2008.
También cuenta con cinco emisoras de radio que superan los 450.000 oyentes
diarios y que son claro exponente de una radio ágil, moderna y cercana: Euskadi
Irratia, Radio Euskadi, Radio Vitoria, Euskadi Gaztea y Radio EiTB Irratia.
Dentro del ámbito de internet el grupo dispone de EiTBnet, que en poco tiempo
se ha consolidado como un medio de comunicación moderno y eficaz con más de
68.000.000 de páginas vistas en el año 2007.
Dentro del Grupo EiTB podemos encontrar el Ente Público EiTB y las sociedades
que se indican a continuación, cada una con personalidad jurídica independiente.
ETB, S.A.
Eusko Irratia, S.A.
Radio Vitoria, S.A.
EiTBnet, S.A.
Grupo EiTB
Ente Público EiTB
ETB, S.A. Eusko Irratia, S.A.
Radio Vitoria, S.A. EiTBnet, S.A.
ETB 1
ETB 2
ETB 3
ETB Sat
Canal Vasco
Betizu
Canal Promo
Radio Euskadi
Euskadi Irratia
Euskadi Gaztea
EiTB Irratia
www.eitb.com
www.eitb24.com
www.gaztea.com
www.betizu.com.

3. MANUAL DE PROVEEDORES DEL GRUPO EiTB
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2. OBJETO
El objeto de este Manual es el de definir a los proveedores del Grupo de
comunicación EiTB los requisitos que han de cumplir en sus relaciones, con el fin de
que sean tenidos en cuenta en toda actividad comercial mantenida entre las partes.
3. CAMPO DE APLICACIÓN
Se aplica a todas las relaciones comerciales establecidas con los proveedores, a
excepción de la compra de derechos audiovisuales.
4. SISTEMA OPERATIVO
4.1. Homologación de proveedores/ colaboradores
El departamento de Compras del Grupo compra únicamente a proveedores que
se encuentren homologados.
La homologación consiste en un proceso de validación de información, tanto de
la organización del proveedor como de sus primeros productos y servicios, mediante la
cual se entiende que se está capacitado para dar servicio al Grupo EiTB.
Es indispensable que, antes de poder trabajar con cualquiera de las empresas
del grupo, se proporcione una información básica al departamento de compras. Esta
información es la que se requiere en el Alta de proveedores , en la web de EiTB
www.hornitzaileak.eitb.com.
Una vez cumplimentada la ficha, los datos pasan a formar parte de la base de
datos de proveedores del Grupo EiTB, tal como se les comunicará mediante correo
electrónico. El proceso de homologación finalizará una vez que la primera petición de
suministro o servicio sea satisfactoria.
Una vez homologado, tanto el proveedor como sus productos/ servicios estarán
sujetos a evaluaciones continuas. En el caso en que el proveedor incurriese en alguna
no conformidad grave, éste podría ser deshomologado, es decir, dejando de formar
parte de la base de datos de proveedores del Grupo.
4.2. Evaluación continuada de proveedores
Todos los productos y servicios son sometidos a evaluaciones continuas
(cuantitativas y cualitativas). Las cuantitativas siempre dependen del personal de
almacén y las cualitativas van dirigidas a los gestores especialistas que solicitan el
producto o servicio y al personal del departamento de Compras.
En esta evaluación se ponen de manifiesto las incidencias, tanto las leves y su
repetitividad, como las graves, las relacionadas con sus productos y servicios, las
relativas al plazo de entrega, entre otras. Así mismo, en esta evaluación son tenidos

4. MANUAL DE PROVEEDORES DEL GRUPO EiTB
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en cuenta otros aspectos positivos, como son la mejora de las expectativas iniciales
creadas sobre los mismos.
En función de las desviaciones detectadas durante esta inspección y durante la
vida o duración de la prestación del servicio, el departamento de Compras establece
las acciones correctivas pertinentes para que dicha situación no vuelva a ocurrir en el
futuro. Estas acciones pueden implicar al proveedor y podrían conllevar la
deshomologación inmediata del mismo.
El resultado de esta evaluación es tenido en cuenta, como un criterio más, en la
adjudicación de las diferentes ofertas que presentan los proveedores.
4.3. Acuerdos Marco
Dentro de las estrategias del Grupo de Comunicación EiTB está el
establecimiento de acuerdos marco con proveedores, en el caso de que los objetos de
la compra sean productos o servicios de compra recurrente. Estos acuerdos implican
unas negociaciones previas sobre las bases que regirán las compras que se realicen
durante un periodo determinado.
4.4. Concurrencias Públicas
Ø Publicación concurrencia
Cuando cualquier sociedad del Grupo requiera de aprovisionamientos de bienes
y/ o servicios, acudirá en primer lugar a la base de datos de proveedores
homologados, no excluyéndose la posibilidad de llamar a concurrir a terceros.
Cuando el importe sea previsiblemente superior a 120.000€ será obligatoria su
publicación en la página web del grupo: www.hornitzaileak.eitb.com o cuando el
departamento de Compras estime interesante su publicación.
En estos casos, los interesados en la contratación deberán solicitar el pliego de
condiciones/ bases, mediante correo electrónico, al departamento de compras, a
compras@eitb.com, indicando claramente el nombre de la empresa. Una vez recibidas
las bases, se puede proceder al envío de las ofertas dentro del plazo indicado en las
mismas.
Ø Entrega ofertas
Las ofertas de la concurrencia se entregarán dentro del plazo, en el formato
indicado y con toda la información requerida en las bases de contratación.

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Ø Adjudicación
Siguiendo con la estrategia de comunicación, todos los concurrentes serán
informados mediante correo electrónico de la adjudicación o no. Posteriormente, la
adjudicación se formalizará mediante contrato y/o mediante pedido.
En el caso de los suministros/ servicios que requieran de pedido, éste se
enviará vía fax y el número del mismo deberá indicarse en toda la documentación
relacionada (albarán, factura...). EITB no se hará responsable, en ningún caso, de
pedidos que se hayan realizado sin recibir la confirmación en firme del pedido por
parte del Departamento de Compras.
En el momento de la adjudicación de la concurrencia pública se adquiere con la
citada empresa un compromiso de compra, para un periodo determinado; pero, sin
que dicho compromiso implique exclusividad de ningún tipo con la empresa
adjudicataria. Durante ese periodo no será necesaria la concurrencia para cubrir las
necesidades contempladas dentro del mismo.
En ciertos casos, debido al importe, importancia ó complejidad de la
adjudicación, se procederá a formalizar un contrato. Para saber más sobre los
documentos administrativos a presentar ver Instrucciones (apartado ‘Documentos de
interés’ del Portal del Proveedor).
En cualquiera de los casos, los adjudicatarios deberán presentar certificados de
estar al día con la Hacienda Pública y la Seguridad Social. Estos documentos tendrán
una validez de seis meses.
4.5. Peticiones de oferta
Ø Petición de oferta
Cuando cualquier sociedad del Grupo requiera de aprovisionamientos de bienes
y/ o servicios, y no sea necesaria la convocatoria de una concurrencia pública, acudirá
en primer lugar a la base de datos de proveedores homologados, no excluyéndose la
posibilidad de llamar a concurrir a terceros.
En estos casos, los proveedores recibirán la petición de oferta vía mail. Este
mail les dará acceso a un sencillo formulario cuyos campos deberán cumplimentar con
los datos de la oferta a enviar. En caso de tener alguna duda o consulta a la hora de
rellenar este formulario, deberán enviar una mail a compras@eitb.com.

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Ø Envío ofertas
El formulario que han de cumplimentar los proveedores con los datos de la
oferta tiene los siguientes campos obligatorios:
• Contacto, (persona que realiza la oferta)
• Período vigencia,
• Plazo de entrega,
• Moneda (en caso de ser una moneda diferente al Euro),
• Condiciones de pago (en caso de no ajustarse a la norma general de 90 días),
• Portes (en caso de no ajustarse a la norma general de pagados por el
proveedor),
• Precio por cada ítem o precio total, adjuntado un documento.
Ø Adjudicación
La empresa adjudicataria recibirá el pedido en firme vía fax, cuyo número
deberá indicar en toda documentación relacionada (albarán, factura,....). EiTB no se
hará responsable, en ningún caso, de pedidos que se hayan realizado sin recibir la
confirmación en firme del pedido por parte del Departamento de Compras.
4.6. Entrega
La entrega será efectuada en plazo y lugar indicado en el pedido o contrato
mercantil, en su caso.
Los portes serán a cuenta y riesgo del proveedor en cualquier circunstancia,
incluso en las devoluciones, exceptuando fallos flagrantes por parte del Grupo EiTB.
Todos los bultos han de llevar su correspondiente albarán de entrega. Además,
los embalajes serán los apropiados para el tipo de artículos suministrados.
En caso de cualquier retraso sobre la fecha de entrega pactada, será necesario
avisar al departamento de Compras, mediante correo electrónico, compras@eitb.com.
4.7. Datos obligatorios a incluir en los albaranes de entrega
La mercancía que se entregue a cualquier sociedad del Grupo, siempre debe ir
acompañada por el albarán y éste estar desglosado por los diferentes artículos que
componen la entrega. También debe identificar el nº de pedido al que corresponden y
deben dirigirse a la dirección que se indique en el pedido para su entrega.
Los pedidos no deben llegar a nombre del personal del departamento de
Compras y serán entregados en los almacenes del Grupo EiTB (la dirección vendrá
indicada en el pedido).

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Datos a incluir en los albaranes:
• Nº de albarán,
• Nombre de la empresa suministradora, teléfono, e-mail y persona de contacto,
• Número de pedido
• Dirección de EiTB al que va dirigido,
• Fecha de salida de mercancía de los almacenes del proveedor,
• Lista y descripción del material. Número de bultos, cada ítem en qué bulto se
encuentra, etiqueta identificando el nº de bulto y albarán repetido en todos
ellos,
• Cantidad solicitada, enviada y pendiente (en su caso).
Las direcciones de entrega son:
EiTB, ETB Bilbao, Radio Euskadi y EiTBnet
Capuchinos de Basurtu, nº 2
48013 Bilbao (Bizkaia)
Euskadi Irratia y ETB Miramón
Miramón Pasealekua, 172
20014 Donostia - San Sebastián (Gipuzkoa)
Radio Vitoria
Domingo Martínez de Aragón, 5-7
01006 Vitoria – Gasteiz (Araba)
4.8. Datos a incluir en las facturas
Datos obligatorios a incluir en las facturas:
• Nº de factura,
• Nombre y CIF de la empresa,
• Número de pedido
• Lista y descripción del material, indicando su importe neto (sin IVA), tipo de IVA
a aplicar, y el importe IVA incluido,
• Sociedad del Grupo EiTB a la que se le factura:
- ETB S.A. CIF:A48139232
- Radio Vitoria S.A. CIF:A01026699
- Eusko Irratia S.A. CIF:A48139224
- EiTBnet S.A. CIF:A95267936
- Ente Público EiTB CIF:Q0191001G
El pago de las facturas se realizará, con carácter general, mediante
transferencia a 90 días existiendo la posibilidad de confirming a 120 días, previa
solicitud y aceptación formal por parte del departamento de administración del Grupo
EiTB.

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Todas las facturas, del mismo modo, deberán ir dirigidas al departamento de
pagos del Grupo en la siguiente dirección:
Pagos
Capuchinos de Basurtu, nº 2
48013 Bilbao (Bizkaia)
4.9. Cambios en los datos aportados o en la documentación adjuntada para la
homologación
El proveedor se compromete a poner al día toda la información y
documentación con la que cuenta el Grupo EiTB con el fin de que no se generen
problemas en el desarrollo de los pedidos. En el caso de que se detecte que existen
datos o información que no le ha sido remitida a tiempo y le ha sido ocultada, se
reserva el derecho de eliminar a dicho proveedor de su base de datos.
NOTA:
Todos los datos aportados por los proveedores al grupo de Comunicación EiTB, serán
tratados de acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de
diciembre de Protección de Datos Personales (LOPD) y el Real Decreto
994/1999 de 11 de junio "Reglamento de Medidas de Seguridad de los
Ficheros Automatizados que contengan Datos de Carácter Personal" que la
desarrolla, disponiendo en cualquiera de los casos los derechos de acceso, rectificación
y cancelación, previstos en la mencionada LOPD, dirigiéndose a:
EiTB. Asesoría Jurídica
Capuchinos de Basurtu, nº 2
48013 Bilbao (Bizkaia)