Introducción a la gestión por procesos UTP

1. Gestión por procesos
Mgr. Ing. Harold Salas
Sesión 01: Conceptos básicos

2. Gestión por Procesos
Conceptos básicos para la gestión de procesos
y su importancia en gestión organizacional

3. Datos/Observaciones
Expectativa:

4. Logro:
Al finalizar la sesión el alumno puede identificar los
principios básicos de la gestión de procesos para
implementar una gestión por procesos.

5. Saberes previos
• Gestión
• Proceso
• Objetivo
• Flujo
• Actividad
• Recursos

6. Contenido:
• Proceso
• Gestión por procesos
• Principios de Gestión por Procesos
• Beneficios de la gestión por procesos
• Gestión de Procesos Empresariales (BPM)
• Enfoque de Procesos

7. 1. Proceso
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados”
(ISO9000:2015)

8. 1. ¿Qué Es Un Proceso?
(Elementos)
Elementos
de
un
proceso
Finalidad
Entradas
Salidas
Actividades
Recursos
Propietarios
Clientes

9. Identifiquemos los elementos del siguiente proceso:
https://www.youtube.com/watch?v=UNIXNi9lul8
ELABORACIÓN DE SARDINAS EN LATA

10. • Gracias a ISO 9001 las empresas tienen sus procesos definidos y estandarizados.
• Tienen dos problemas: mala comunicación entre áreas, objetivos conflictivos, errores,
retrabajos y un crónico combate a incendios.
• Su estandarización de procesos se realiza proceso por proceso, esto es: los procesos de
trabajo son identificados, equipos de estandarización son movilizados y al final tenemos un
complicado archipiélago de “islas” de procesos! Las cosas hasta fluyen, pero apenas dentro
de las fronteras de cada isla..
Antecedentes

11. • Práctica o enfoque de gestión.
• Define el gobierno específico de los procesos del negocio.
• Permite agilidad empresarial y rendimiento operativo mejorado.
2. Gestión Por Procesos

12. 3. Principios de la Gestión por Procesos
PLANIFICAR (PLAN)
Contexto externo, alcance,
políticas, procesos, información,
riesgos, necesidades del cliente
HACER (DO)
Asignar recursos, ejecutar
procesos, seguimiento y control
VERIFICAR (CHECK)
Recopilar datos, comparar
,
evaluar desempeño
MEJORAR (ACT)
Actuar sobre los hallazgos,
analizar causas, corregir, mejorar
PLANIFICAR (PLAN)
Contexto externo, alcance,
políticas, procesos, información,
riesgos, necesidades del cliente
HACER (DO)
Asignar recursos, ejecutar
procesos, seguimiento y control
VERIFICAR (CHECK)
Recopilar datos, comparar
,
evaluar desempeño
MEJORAR (ACT)
Actuar sobre los hallazgos,
analizar causas, corregir, mejorar

13. PLANIFICAR (PLAN)
Contexto externo, alcance,
políticas, procesos,
información, riesgos,
necesidades del cliente
Buscamos actividades susceptibles de mejora
Establecemos objetivos a alcanzar
Buscamos posibles mejoras: formamos grupos de trabajo,
escuchamos opiniones de colaboradores, buscamos nuevas
tecnologías mejores a las que están en uso, etc.
3. Principios de la Gestión por Procesos

14. HACER (DO)
Asignar recursos, ejecutar
procesos, seguimiento y
control
Realizamos cambios para implantar la mejora propuesta.
Hacemos una prueba piloto para probar el funcionamiento
antes de realizar cambios a gran escala.
3. Principios de la Gestión por Procesos

15. VERIFICAR (CHECK)
Recopilar datos, comparar,
evaluar desempeño
Implantada la mejora, dejamos un periodo de
prueba para verificar su correcto funcionamiento
Si la mejora no cumple expectativas iniciales, la
modificamos para ajustarla a objetivos esperados
3. Principios de la Gestión por Procesos

16. MEJORAR (ACT)
Actuar sobre los hallazgos,
analizar causas, corregir,
mejorar Finalizado el periodo de prueba, estudiamos los resultados y
los comparamos con el funcionamiento de las actividades
antes de implantar la mejora.
Si los resultados son satisfactorios, implantamos la mejora de
forma definitiva
Si los resultados no son los esperados, decidímos si realizar
cambios para ajustar los resultados o desecharla
Finalmente, se debe volver al primer paso periódicamente para
estudiar nuevas mejoras a implantar.
3. Principios de la Gestión por Procesos

17. Aplicación PDCA
Capacitación en nuevo sistema de chequeo
P
• Definir participantes, expositor, posibles fechas, participantes y duración.
• Definir recursos (sala, pc, videoproyector, etc.).
• Coordinar con Jefaturas asistencia de participantes.
• Fijar fecha definitiva y difundir.
D
• Elaborar Taller (a cargo del Expositor).
• Dictar Taller.
C
• Examen teórico al final del Taller.
• Prueba práctica a las 2 semanas de dictado el Taller.
• Verificar in-situ que el método es correcto
• Realizarajustes al método
A
• Reforzara participantes con notas menores a 16.
• Normalizar y entregarprocedimiento final a todos.
• Establecer Indicador
• Medir desempeño mensual
• Corregir desviaciones
• Publicar en carteleras.

18. Beneficio de los principios de la
Gestión por Procesos
Mejora continua
Se puede aplicar tanto a los procesos estratégicos de alto nivel
(como planificación de sistemas de gestión de la calidad o revisión
por la dirección), como a las actividades operacionales simples que
se llevan a cabo como parte del proceso de realización del producto
o servicio (...)

20. PROCESO
Materia prima Entradas
Maquinas
Personas
Documentos
indicadores
Salidas
Recursos
Controles
P T
Orden prod.
instalaciones
JAMBOARD
Actividades

21. BPM sirve para mapear, evaluar y optimizar todo: estructuras,
procesos y flujos de trabajo.
El enfoque de BPM permite analizar, visualizar y registrar procesos
empresariales desde un nivel global.
BPM se ve a nivel global.
Detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.
Gestión de Procesos Empresariales (BPM)
https://www.youtube.com/watch?v=EElm_Q3nh7k

22. Gestión de procesos Gestión por procesos
https://www.youtube.com/watch?v=VjWTo9QZo98&t=35s
La Gestión por Procesos está relacionada con la gestión integrada
de todos los procesos de la organización. Mientras la Gestión de
Procesos es una disciplina de gestión que propone las mejores
prácticas sobre cómo gestionar la empresa.

23. https://www.youtube.com/watch?v=VjWTo9QZo98&t=35s
Gestión por procesos Gestión de procesos
Implica la gestión de procesos. Implica la mejora continua
Da una visión global del negocio como un
conjunto de procesos interrelacionados
orientados a la satisfacción de los clientes
internos y externos.
Da una visión local de cada área como una
isla, buscando la satisfacción del cliente
interno pero como un solo proceso
Extiende el enfoque a procesos a todas las
áreas de nuestro negocio (planteamiento
holístico
Se extiende sólo a una área

24. https://www.youtube.com/watch?v=VjWTo9QZo98&t=35s

25. Modelo de Excelencia Empresarial EFQM
EFQM (European Foundation for Quality Management) se orienta a resultados.
Reconoce que la excelencia de la organización se puede lograr de manera sostenida
mediante distintos enfoques.

26. Modelo de Excelencia Empresarial EFQM
Modelo se centra en que los resultados excelentes con respecto al rendimiento de la
organización, de los clientes, de las personas y la sociedad, se logran mediante un
liderazgo que dirija e impulse la política y estrategia, las personas de la organización, las
alianzas y recursos y los procesos.
https://www.youtube.com/watch?v=GlMxJzpq2eY

27. Enfoque Basado En Procesos
Sistemas de Gestión con enfoque basado en procesos (GxP)
tienen presente el vínculo entre todas las actividades que
intervienen en diversos procedimientos que se llevan a cabo.
Proceso se compone de diversas actividades relacionadas,
influyendo unas sobre otras. El final de una se convierte en el
principio de la siguiente.
Proceso transforma actividades en resultados.
Resultados son analizados y controlados, lo que permite guiar
los procesos para alcanzar los objetivos.
Al igual que los modelos de gestión, su finalidad es garantizar la
mejora de la eficiencia empresarial y la satisfacción del cliente.

28. Enfoque basado en procesos en la norma ISO 9001:2000
Se enfatiza la importancia de:
a) Comprender y cumplir con requisitos.
b) Considerar procesos en términos
que aporten valor.
c) Obtener resultados del desempeño y
eficacia del proceso.
d) Mejorar continuamente procesos
con base en mediciones objetivas.

29. Mapa de procesos
Representación grafica de la estructura de
procesos que conforman el sistema de
gestión. Se compone de 3 procesos:
Procesos estratégicos: aquellos vinculados al
ámbito de responsabilidades de la dirección
y otros ligados a factores clave o estratégicos.
Procesos operativos: los que está ligados con
la realización del producto y/o prestación del
servicio.
Procesos de apoyo: son los que dan soporte
a los procesos operativos. Son procesos
relacionados con recursos y ediciones.

30. Conclusiones
Un proceso es aquel que............
Los elementos de un proceso son ..........
La gestión de procesos se diferencia de la gestión por procesos
en............