Este documento describe la auditoría administrativa en las instituciones educativas. Explica que una auditoría administrativa evalúa elementos como los planes y objetivos de la institución, su estructura organizativa, políticas y procedimientos, sistemas y métodos de control, uso de recursos, y medición de resultados para mejora continua. El propósito es ayudar a la dirección a administrar de manera más efectiva mediante un examen completo, objetivo e integral de las funciones administrativas.

1. UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR TEXTO PARALELO
DIRECCIÓN DE POSGRADOS Y EXTENSIÓN
CLASE 9:
CONTENIDO II :
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE LA EDUCACIÓN
Diseño y estructura de herramientas
organizativas
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL ESTUDIANTES:
PROFESOR: MARTÍN ULISES APARICIO MORATAYA 1. ROXANA ELIZABETH HERNÁNDEZ MELÉNDEZ
2. SILVIA DINORA ALEMÁN RIVERA
3. NOHELY ESTERCILA GARCÍA GONZÁLEZ
4. HUGO ALEXANDER CAMPOS BORJA
TEMA 9. Auditoría administrativa Fecha: martes 17 de abril del 2012
TEXTO TEXTO PARALELO
Existen antecedentes y conceptualizaciones importantes en las Las auditorías en las organizaciones de cualquier
cuales se destaca que las auditorías tienen su origen en la índole, pero sobre todo en el campo educativo son muy
verificación contable del patrimonio de las haciendas. Esto es
importantes, por cuanto, la administración, sin la
en Sumeria y Egipto (2,000 a C), Venecia (finales del siglo
XVI) e Inglaterra (finales del siglo XVII). práctica de ésta no tiene la plena seguridad de que los
datos que muchas veces solo se proporcionan
La auditoria es la revisión de registros; un examen integral o
parcialmente sean verídicos o que realmente se estén
parcial de una organización con el propósito de precisar su
nivel de desempeño y oportunidades. Evalúa: siguiendo los parámetros de gestión e inversión
correspondientes a las necesidades más determinantes
- La calidad de desempeño administrativo y funcional de
para el desarrollo de la cultura institucional.
los gerentes.
- La calidad de los procesos de operación.
En ese sentido, con la auditoría se puede tener la plena
- Mide los factores externos e internos de una empresa
de manera sistemática e integral. seguridad de que los datos económicos o los rubros
registrados son verdaderos y confiables, pues se define
Además, ofrece instrumentos de análisis y de evaluación,
con bastante razonabilidad la situación real del centro
recomendaciones, asesoría e información con el objeto de
tomar decisiones administrativas informadas. También puede educativo o empresa.
ser un componente del gerenciamiento tal como se muestra en
la siguiente imagen: Con la auditoría se evalúa el grado de eficiencia y
eficacia con las cuales se desarrollan las tareas
administrativas y el grado de cumplimiento de los
planes y orientaciones para con la toma de decisiones
pertinentes a los campos de mejoramiento continuo.
Una auditoría puede
evaluar, por ejemplo, los
estados financieros en
su conjunto o una parte
de ellos, el correcto uso
de los recursos
humanos, el uso de los materiales y equipos y su
distribución, etc. Contribuyendo con la gerencia para
una adecuada toma de decisiones. La función de
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2. En síntesis, la auditoría se define como: auditar no es una tarea simple y por eso se ha dicho
constantemente que el administrar en las
Un proceso sistemático (no aleatorio, metódico, ordenado, son organizaciones es un mundo lleno de funciones, tales
actividades planificadas y ordenadas), independiente (del área como: planificación, organización, dirección, ejecución
auditada), documentado (las actividades para la realización
deben ser establecidas en un procedimiento y sus resultados y control. En definitiva, las funciones mencionadas son
deben ser documentados) para obtener evidencias y evaluarlas procesos básicos para que la organización enfrente
objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen
los criterios establecidos. diferentes retos y los supere por sí sola.
Atendiendo a las concepciones y finalidades, que
Finalidades de la auditoría, considerando el contexto de constituyen rubros alternativos para alcanzar los
una institución educativa productos esperados en las instituciones; es decir que,
los fines son los aspectos bajo los cuales su objeto es
Considerando que en cualquier empresa, sea ésta institución
educativa pública o privada según el contexto de las mismas, observado.
se pueden aplicar las siguientes finalidades:
De ese modo, se establecen otros términos sobre la
 Indagaciones y determinaciones sobre el estado
patrimonial. auditoría como un proceso constante que consiste en
 Indagaciones y determinaciones sobre los estados evaluar objetivamente las afirmaciones relativas a los
financieros (importante para reportar la situación económica
actos y eventos, no sólo de carácter económico,
y financiera de la institución en determinadas fechas o
períodos). contable o financiero, sino también los aspectos, como
 Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. el manejo de los recursos humanos, técnicos y otros;
 Descubrir errores y fraudes. con el fin de evidenciar el grado de correspondencia
 Prevenir los errores y fraudes.
 Exámenes de aspectos fiscales y legales. entre esas afirmaciones, los criterios establecidos con
 Examen para la determinación de bases de criterios de
exactitud y veracidad, para luego comunicar los
prorrateo (es el reparto proporcional de una cantidad. Es la resultados.
base para la asignación de un importe de manera
proporcional y equitativa a cada departamento, por lo que Instaura entonces, una herramienta de control y
se podrá distribuir un monto en forma proporcional a los supervisión que
activos, gastos, fondos y otros. Por ejemplo, al cierre de
ejercicio, la aplicación de gastos generales podrá ser contribuye a la
distribuida a partidas tales como productos en proceso, creación de una cultura
artículos determinados, conociéndose al final de un periodo de disciplina alrededor
los gastos del departamento que mayor servicio ha
de la organización que
otorgado. En línea, consulta del 12/04/2012, en:
http://es.scribd.com/doc/8583401/Prorrateo-ad-de-Costos). permite descubrir y
mejorar fallas en las estructuras o debilidades
Con respecto a la clasificación de la auditoría se especifica a existentes en éstas.
continuación:
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3. Al establecer una interrelación entre auditoría interna y
externa, se tiene que el papel de la primera es
determinado, por la administración y sus objetivos
difieren de los del auditor externo quien es nombrado
para dictaminar independientemente sobre los estados
financieros. Los objetivos de la función de auditar
varían de acuerdo a los requerimientos de la
administración.
El interés primordial del auditor externo es si los
estados financieros están libres de representaciones
erróneas de importancia relativa.
La auditoría externa es un examen crítico de una unidad Sin embargo, algunos de los medios para lograr sus
administrativa por un auditor sin vínculos laborales con la
respectivos objetivos son análogos y así ciertos
empresa. Se utilizan técnicas determinadas para evaluar la
operación del sistema, su control interno y las sugerencias aspectos de la auditoría interna pueden ser útiles para
para su mejoramiento. Este examen abarca las situaciones fijar la naturaleza, oportunidad y alcance los
financieras y los procedimientos administrativos. La auditoría
procedimientos de auditoría externa.
externa da autenticidad a los resultados y las
recomendaciones precisamente por el prestigio del auditor.
La auditoría interna es un examen crítico y sistemático de una La auditoría interna es parte de la entidad.
unidad administrativa por un auditor ligado laboralmente a ella Independientemente del grado de autonomía y
con el objeto de detectar desviaciones y ofrecer sugerencias
para su mejoramiento (eficiencia y eficacia). La auditoría objetividad, no puede lograr el mismo grado de
interna debe reportar a la más alta dirección de la empresa y independencia que se requiere del auditor externo
no debe ejercer mando administrativo sobre otras personas o cuando expresa una opinión sobre los estados
departamentos, su función es asesora dentro del organigrama.
financieros.
Es quien vigila, asesora y evalúa.
Las diferencias entre la auditoría externa e interna radica en El auditor externo tiene la responsabilidad única por la
los puntos que a continuación se detallan: opinión de auditoría expresada, y esa responsabilidad
no se reduce por ningún uso que se haga de la
DIFERENCIAS
auditoría externa. Todos los juicios relacionados con la
AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA INTERNA auditoría de los estados financieros son los del auditor
- Tienen como destinatarios - Existe un vínculo laboral entre externo.
el público en general o los el auditor y la empresa
socios accionistas de la auditada,
De cualquier forma, las auditorías internas, externas o
empresa, los donantes, - Sus resultados están dirigidos
de otra índole, cobran importancia precisa, pues
etc. al consumo interno, los
mandos de la empresa. expresan opiniones o ideas pertinentes sobre el
- Da fe pública de dichos
resultados. - La auditoría interna no da fe funcionamiento de los sistemas institucionales o
pública de los resultados. empresariales, ya sea para el desarrollo, información y
mejoramiento solo a nivel interno o para dar fe pública
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4. La auditoría administrativa, por su parte es: de los diversos resultados.
Un examen detallado de una organización,
realizado por un profesional (auditor), para evaluar De ahí, que, la utilidad de realizar una auditoría
la eficiencia y eficacia de metas, objetivos fijados , administrativa en una institución educativa es porque
recursos humanos, financieros, materiales, se pueden descubrir deficiencias o irregularidades en
métodos, controles, forma de operar o
desempeñarse y obtener resultados con el fin de algunas de las partes de la institución examinadas y
precisar las oportunidades de mejora. apuntar sus probables soluciones o condiciones de
mejora continua.
Se considera, además de la información presentada, que la La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una
Auditoría Administrativa es un examen completo y constructivo administración más eficaz. Su intención es examinar y
de la estructura organizativa de una empresa, institución o
valorar los métodos y desempeños en todas las áreas.
departamento gubernamental; o de cualquiera otra entidad y
de sus métodos de control, medios de operación y empleo que
Los factores de la evaluación abarcan el panorama
dé a sus recursos humanos y materiales”. (William P. Leonard.
Auditoria Administrativa.1989). económico, lo apropiado de la estructura organizativa,
la observancia de políticas y procedimientos, la
La auditoría financiera. Tiene por objetivo distinguirla de otros
exactitud y la confiabilidad de los controles, los
tipos de auditoría. Este se lleva a cabo para determinar si el
conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a los métodos, técnicas y estrategias adecuadas, las causas
principios de contabilidad generalmente aceptados. de variaciones, la adecuada utilización de personal y
equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
Las diferencias entre la auditoría administrativa y financiera se
concentran en el siguiente esquema:
Por lo tanto, la realización de una Auditoría
Administrativa en una institución educativa se puede
enfocar también en los siguientes elementos:
a.- Planes y objetivos de la institución.
b.- Estructura orgánica.
c.- Políticas y prácticas.
d.- Sistemas y procedimientos.
Elementos de
la Auditoría
e.- Métodos de control.
administrativa
f.- Formas de operación y/o desempeño.
g.- Recursos materiales y humanos.
h.- Medición de los resultados para
condicionar la mejora continua.
Los objetivos de una auditoría administrativa son:
 Auditoria de control: evalúa los comportamientos La aplicación de un procedimiento para realizar una
administrativos y organizativos de una empresa dentro de los
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5. estándares preestablecidos. auditoría administrativa es un proceso importante que
 De productividad: encauza las acciones para optimizar los permite apreciar la organización en su conjunto,
recursos y procedimientos.
partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo
 De organización: analiza las estructuras, las
competencias, las funciones, los procesos, la delegación de e integral de sus funciones administrativas, con el fin
autoridad y el trabajo en equipo. de comprobar los ajustes o cambios que deben
 De servicio: estudia y promueve la satisfacción de los
realizarse dentro de su contexto estructural y con
clientes.
 De calidad: facilita el alcance de productos relación a las perspectivas de trabajo presentes y
significativamente competitivos. futuras.
 De cambio: la auditoría como dinámica de transformación
de la organización. Todo lo anterior, derivado de una actitud reflexiva y
 De aprendizaje: refuerza las dinámicas de aprendizaje
crítica por parte de sus integrantes, como una vía para
institucional de manera que la empresa asimile sus
experiencias y las convierta en oportunidades de mejora. conocer la realidad y poder transformarla, como
 De toma de decisiones: Traducen sus propuestas, respuesta a las necesidades, intereses y
prácticas y resultados en instrumentos de soporte a la
requerimientos del contexto.
gestión gerencial.
El auditor administrativo en las escuelas públicas y/o
Los alcances de una auditoría son variados y múltiples, tanto
es así que una empresa suele determinar diferentes auditorías colegios privados debe ser una persona líder, otros
con diferentes alcances y diferentes instrumentos en varios auditores y/o técnicos, de la misma institución
períodos: (preferentemente), que deben asegurar una conducta
 Naturaleza jurídica de la empresa. eficiente y efectiva de la auditoría dentro de sus
 Criterios de funcionamiento.
 Estilos de administración. alcances; independientes de la actividad auditada;
 Procesos administrativos. capaces de planear y desarrollar las actividades de
 Sector de actividad.
 Ámbitos de operación. manera objetiva y competentes en relación al grado de
 Número de empleados.
 Relaciones de coordinación.
correspondencia entre la información cuantificable y los
 Desarrollo tecnológico. criterios establecidos.
 Sistemas de comunicación e información.
 Niveles de desempeño.
 atención a clientes internos y externos. Según las características planteadas en el texto teórico
 Entorno y ambiente laboral.
de la izquierda, se presenta otro detalle muy claro
 Productos y servicios.
 Sistemas de calidad. sobre el perfil del auditor:
CONDICIONES BÁSICAS QUE
PERFIL VALORES IMPORTANTES DEBE OBSERVAR
PRINCIPIOS DE LA
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
 FORMACIÓN  INDEPENDENCIA-  TENER ENFOQUE
A ACADÉMICA AUTONOMÍA SISTÉMICO DE LA
ESPECIALIZADA.
ORGANIZACIÓN
 LIDERAZGO DE LA
 CUALIDADES INSTITUCIÓN.
PERSONALES.
 OBJETIVIDAD
 EXPERIENCIA
 CONTAR CON
(COMPETENCIA INFORMACIÓN
 CONFIDENCIALIDAD
PROFESIONAL). HISTÓRICA.
 RESPONSABILIDAD  INICIATIVA  TENER ACCESO
PROFESIONAL DIRECTO A LAS
(COMPROMISO,
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6. DILIGENCIA,  RESPONSABILIDAD DIFERENTES
IMPARCIALIDAD). ÁREAS DE LA
Otro campo relevante de la auditoría es la metodología para  INTEGRIDAD ORGANIZACIÓN.
 INDEPENDENCIA DE
realizarla: CRITERIO.
 CONTAR CON
METODOLOGÍA PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA  SUPERACIÓN PERSONAL
MEDIOS DE
1.- Identificación de Planes y Objetivos de la 5.- Análisis de Sistemas y Procedimientos.  CONOCIMIENTOS
MULTIDISCIPLINARIOS.
INFORMACIÓN
institución.  TRANSPARENCIA EXTERNA.
 Estudiar los sistemas y procedimientos
 Examinar y discutir con la dirección el estado (docentes, administrativos, etc.)para verificar  ÉTICA.
 SINCERIDAD  ORIENTADO A
actual de los planes y objetivos. si muestran deficiencias o irregularidades,
idear métodos para lograr mejorías. CREAR VALORES
6.- Verificación de Controles y evaluaciones. DE LA
2.- Análisis de Organización. INSTITUCIÓN.
a) Estudiar la estructura de la organización en  Determinar si los métodos de control y de
el evaluación son adecuados y eficaces.
área que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que 7.- Análisis de Operaciones.
aparece en el organigrama.
 Evaluar las operaciones con objeto de
c) Asegurarse de si se concede o no una
precisar qué aspectos necesitan de un mejor
La necesidad de establecer una metodología específica
plena
estimación a los principios de una buena control, comunicación, coordinación, a
organización, funcionamiento y efecto de lograr mejores resultados. para auditar es determinante porque permite
departamentalización.
8.- Análisis de Personal. sistematizar y diseñar correctamente los
3.- Análisis de Políticas y prácticas.
 Estudiar las necesidades generales de procedimientos a seguir en la evaluación de las
personal y su desempeño.
9.- Equipo Físico y su disposición.
 Hacer un estudio para ver qué acción (en el principales áreas del sistema de actividades
caso de requerirse) debe ser emprendida
 Determinar las mejorías en la disposición del
para mejorar la eficacia de políticas y las
equipo para una mejor o más amplia utilidad seleccionadas para garantizar seguimiento, desarrollo y
prácticas.
del mismo.
4.- Verificación de Reglamentos.
aplicación significativa, consignando realmente las
10.- Informe final.
 Determinar si la institución se preocupa de
 Preparar un informe de las deficiencias
reformas pertinentes.
cumplir con la reglamentación local,
encontradas y consignar en él los remedios
nacional o regional correspondiente.
convenientes.
Finalmente, las herramientas son primordiales en todo
momento en tanto se hace necesaria una recuperación
Por último y no menos importantes son las herramientas de
crítica de perspectivas y detalles que permiten una
aplicación, tales como:
1. Entrevista con los responsables y usuarios de los evaluación integral, es decir, que involucre los distintos
procedimientos (administrativos, docentes, implicados, procesos y propósitos que están presentes
organizativos, etc.)
en las organizaciones.
2. Estudio de documentos (administrativos, escolares,
educativos).
3. Entrevista con grupos focales (de estudiantes, de
docentes, de responsables familiares, de empleados, No hay duda que los procesos cuantitativos de
etc.). evaluación de una organización, son válidos porque de
4. Revisión de procesos (administrativos, docentes,
cierto modo dan una proximidad a las perspectiva
organizativos, etc.)
Los indicadores que miden estas herramientas pueden ser cualitativa, es decir en una organización, que no existe
tanto cuantitativos como cualitativos. una eficiencia aceptable. En ese sentido, se pueden
proponer como hipótesis primarias, que el trabajador
Fuentes de consulta: no está a gusto con lo que realiza , que labora en un
ambiente conflictivo, que hay duplicidad de tareas , en
 Clase 9: Estructura y Diseño de Herramientas
Administrativas. Profesor Martín Ulises Aparicio Morataya. fin variabilidad de acciones que por ende son de
Equipo expositor N° 5: La auditoría. 17/04/2012. 5:00-8:00pm. aspecto subjetivo (cualitativos), los más difíciles de
 En línea, tomado de: http://pitmanveracruz.blogspot.com/2011/06/auditoria-
administrativa_18.html, consulta del 24/05/2012. determinar con relación al grado de eficiencia.
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