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Warehouse Management System
o Sistema de gestion de almacenes
Universidad Militar Nueva Granada
Sandra Ximena Trujillo
Efrain Figueroa
Marcela Camargo.
es la sigla de "Sistema
de Gestión de Almacenes". Se
denomina así a los programas
informáticos destinados a
gestionar la operativa de un
almacén. Proviene de la
traducción del término inglés
"WMS" (Warehouse
Management System).
F
U
N
C
I
O
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N
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O
Configuración de
almacén
Número pedido
de compra
Recepció
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to
Reposici
ón
Orden de re-
asignación
Embalaje
Digitar
orden
Recolect
ar
Embalaje
Enviar
Control de
inventario, conteo
de ciclos
¿Cundo debo implementar un WMS?
Tiene altos niveles de errores en el manejo (surtido o
recibo) de su mercancía.
Esto implica una falta de control en el material que se recibe,
almacena y procesa de alguna manera; causando que existan
surtidos incorrectos, “pérdida” de artículos dentro del mismo
almacén, aunque sean “perdidas” momentáneas.
Falta de conocimiento del estado y niveles de inventario
exactos en cualquier momento.
Este factor generalmente implica la carencia de un adecuado
manejo de la información que genera la operación del almacén y,
por ello, no se conoce la situación y estado real del mismo.
Tiene un alto volumen de operación y no tiene
suficiente personal y/o tiempo.
Seguramente requiere de una nueva forma de administrar su
almacén, nuevos métodos, procedimientos, reglas y controles. Un
WMS deberá ayudarle a implementar estos puntos.
• Requiere administrar de manera centralizada (desde una casa matriz u oficina
corporativa, por ejemplo) varios almacenes o bodegas, conociendo al minuto lo que entra
o sale del almacén, las existencias, órdenes por surtir, etc. Un WMS es la herramienta que
permitirá lograr dicha administración central.
• Tiene que cerrar su almacén o suspender operaciones durante largos
períodos para levantar un inventario físico. Con un WMS puede lograr la toma de
inventarios totales de su almacén de una manera inteligente, controlada y eficiente
usando técnicas como son, entre otras, los conteos cíclicos.
• Necesita ahorrar tiempo o dinero en su operación. Un WMS, implementado
correctamente, deberá proveer ahorros tangibles, ya sea en tiempo, dinero o recursos en
su operación. O bien, deberá incrementar de manera cuantitativa -perfectamente
medible- la eficiencia operativa (mayor volumen de operación en el mismo tiempo de
trabajo o mayor utilidad para el mismo tipo de operación o mejor uso de su espacio de
almacenaje).
• Sus clientes le piden información sobre productos que están en su almacén
y no puede proporcionarla eficientemente, con rapidez y precisión. Un WMS
le dará la capacidad de conocer y entregar toda la información relativa al funcionamiento
de su almacén; es más, será factible que sus clientes la consulten directamente -sin
molestarlo cada vez, como lo hacen ahora- a través de su portal web en internet (con
todas las restricciones y seguridad pertinentes, claro está).
Sistema de gestión de almacenes
Una solución WMS cubre generalmente 6
caracteres funcionales principales:
• Documentación y parámetros
• Recepción
• Gestión de las existencias
• Preparación de encargos
• Expedición
• Reporting e Indicadores llaves de realización
KPI
1. Documentación y parámetros
Muy importante, este carácter funcional permite al
responsable del almacén definir las reglas que rigen las
entradas, los movimientos, el almacenamiento y las
salidas de los productos de su almacén.
Documentación producto:
• Referencia producto
• Descripción producto
• Clasifica ABECEDARIO del producto
• Familia logística del producto
• Embalaje asociado al producto
Documentación almacén:
• Código o referencia del emplazamiento
• Dimensión del emplazamiento
• Tipo de embalajes / paletas permitidos
• Cantidad maxima permitido de embalajes / paletas
• Carga máxima permitida
• Tipo de clase ABECEDARIO permitido
• Tipo de familias de producto permitidas
• Umbral de reabastecimiento
Documentación embalaje:
• Tipo de embalaje
• Dimensiones del embalaje
• Peso máximo de carga soportada en el embalaje
• Peso máximo de carga soportada en apilado
2. Recepción
Primera función de la gestión de un almacén, la
recepción va a verificar que la mercancía recibida es
bien la mercancía esperada, corregir si llega el caso,
luego (cuando conectada a la gestión de las existencias)
encaminar la mercancía recibida hacia un
emplazamiento libre y adecuado en las existencias,
hacia una zona de preparación o directamente hacia
una zona de expedición según los parámetros
especificados
La recepción generalmente se hace por una lectura del
código de barra de la referencia producto y de su
cantidad.
3. Gestión de las existencias
La función gestión de las existencias permite contabilizar las
entradas y las salidas producidas. Y así tener la visión del estado
de las existencias en cualquier momento: al nivel de productos,
cantidad, localización en el almacén.
La gestión de las existencias permite también encaminar la
mercancía recibida hacia el emplazamiento adecuado.
También, según los plazos de reabastecimiento, las cantidades en
existencias y los umbrales de existencias definidos, esta función
permite poner en marcha las peticiones de aprovisionamiento.
Una función de inventario es generalmente asociada.
4. Preparación de encargos
Esta función de la solución WMS permite asegurar la
gestión de la preparación de encargos, es decir cuando
el producto recibido debe sufrir una operación de
selección (por cliente por ejemplo), de reagrupaje, de
reembalaje.
Esta función le señala a los preparadores cuales
productos o artículos deben escoger, donde escogerlos
y en cual embalaje/paleta debe reagruparlos. El WMS
registra todas estas informaciones una vez la
preparación efectuada y abastece los documentos
asociados: etiquetas, lista de bultos interna…
5. Expedición
Última función física del almacén, la expedición va a
controlar los productos que salen, su preparación,
luego va a destinar cada mercancía cargada a un medio
de transporte identificado por un código
(matriculación o número de contenedor marítimo)
La función expedición registra estas informaciones,
edita los documentos transporte y envía al sistema de
facturación las informaciones logísticas necesarias
para el establecimiento de la factura.
6. Reporting e Indicadores llaves de
realización
Esta función permite pilotar el almacén y verificar
el atentado de los objetivos: nivel de existencias,
optimización
Ayuda a:
1. Reducir las existencias en el inventario de 5 a 20%
2. Aumentar la productividad de trabajo en el
almacén de 15 a 40%
3. Mejorar la exactitud de envío a los clientes de 2 a
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Warehouse management system

  • 1. Warehouse Management System o Sistema de gestion de almacenes Universidad Militar Nueva Granada Sandra Ximena Trujillo Efrain Figueroa Marcela Camargo.
  • 2. es la sigla de "Sistema de Gestión de Almacenes". Se denomina así a los programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés "WMS" (Warehouse Management System).
  • 3. F U N C I O N A M I E N T O Configuración de almacén Número pedido de compra Recepció n Guardar Orden de asignación Ventas, trabajo y empaquetamien to Reposici ón Orden de re- asignación Embalaje Digitar orden Recolect ar Embalaje Enviar Control de inventario, conteo de ciclos
  • 4. ¿Cundo debo implementar un WMS? Tiene altos niveles de errores en el manejo (surtido o recibo) de su mercancía. Esto implica una falta de control en el material que se recibe, almacena y procesa de alguna manera; causando que existan surtidos incorrectos, “pérdida” de artículos dentro del mismo almacén, aunque sean “perdidas” momentáneas. Falta de conocimiento del estado y niveles de inventario exactos en cualquier momento. Este factor generalmente implica la carencia de un adecuado manejo de la información que genera la operación del almacén y, por ello, no se conoce la situación y estado real del mismo. Tiene un alto volumen de operación y no tiene suficiente personal y/o tiempo. Seguramente requiere de una nueva forma de administrar su almacén, nuevos métodos, procedimientos, reglas y controles. Un WMS deberá ayudarle a implementar estos puntos.
  • 5. • Requiere administrar de manera centralizada (desde una casa matriz u oficina corporativa, por ejemplo) varios almacenes o bodegas, conociendo al minuto lo que entra o sale del almacén, las existencias, órdenes por surtir, etc. Un WMS es la herramienta que permitirá lograr dicha administración central. • Tiene que cerrar su almacén o suspender operaciones durante largos períodos para levantar un inventario físico. Con un WMS puede lograr la toma de inventarios totales de su almacén de una manera inteligente, controlada y eficiente usando técnicas como son, entre otras, los conteos cíclicos. • Necesita ahorrar tiempo o dinero en su operación. Un WMS, implementado correctamente, deberá proveer ahorros tangibles, ya sea en tiempo, dinero o recursos en su operación. O bien, deberá incrementar de manera cuantitativa -perfectamente medible- la eficiencia operativa (mayor volumen de operación en el mismo tiempo de trabajo o mayor utilidad para el mismo tipo de operación o mejor uso de su espacio de almacenaje). • Sus clientes le piden información sobre productos que están en su almacén y no puede proporcionarla eficientemente, con rapidez y precisión. Un WMS le dará la capacidad de conocer y entregar toda la información relativa al funcionamiento de su almacén; es más, será factible que sus clientes la consulten directamente -sin molestarlo cada vez, como lo hacen ahora- a través de su portal web en internet (con todas las restricciones y seguridad pertinentes, claro está).
  • 6. Sistema de gestión de almacenes Una solución WMS cubre generalmente 6 caracteres funcionales principales: • Documentación y parámetros • Recepción • Gestión de las existencias • Preparación de encargos • Expedición • Reporting e Indicadores llaves de realización KPI
  • 7. 1. Documentación y parámetros Muy importante, este carácter funcional permite al responsable del almacén definir las reglas que rigen las entradas, los movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos de su almacén. Documentación producto: • Referencia producto • Descripción producto • Clasifica ABECEDARIO del producto • Familia logística del producto • Embalaje asociado al producto
  • 8. Documentación almacén: • Código o referencia del emplazamiento • Dimensión del emplazamiento • Tipo de embalajes / paletas permitidos • Cantidad maxima permitido de embalajes / paletas • Carga máxima permitida • Tipo de clase ABECEDARIO permitido • Tipo de familias de producto permitidas • Umbral de reabastecimiento Documentación embalaje: • Tipo de embalaje • Dimensiones del embalaje • Peso máximo de carga soportada en el embalaje • Peso máximo de carga soportada en apilado
  • 9. 2. Recepción Primera función de la gestión de un almacén, la recepción va a verificar que la mercancía recibida es bien la mercancía esperada, corregir si llega el caso, luego (cuando conectada a la gestión de las existencias) encaminar la mercancía recibida hacia un emplazamiento libre y adecuado en las existencias, hacia una zona de preparación o directamente hacia una zona de expedición según los parámetros especificados La recepción generalmente se hace por una lectura del código de barra de la referencia producto y de su cantidad.
  • 10. 3. Gestión de las existencias La función gestión de las existencias permite contabilizar las entradas y las salidas producidas. Y así tener la visión del estado de las existencias en cualquier momento: al nivel de productos, cantidad, localización en el almacén. La gestión de las existencias permite también encaminar la mercancía recibida hacia el emplazamiento adecuado. También, según los plazos de reabastecimiento, las cantidades en existencias y los umbrales de existencias definidos, esta función permite poner en marcha las peticiones de aprovisionamiento. Una función de inventario es generalmente asociada.
  • 11. 4. Preparación de encargos Esta función de la solución WMS permite asegurar la gestión de la preparación de encargos, es decir cuando el producto recibido debe sufrir una operación de selección (por cliente por ejemplo), de reagrupaje, de reembalaje. Esta función le señala a los preparadores cuales productos o artículos deben escoger, donde escogerlos y en cual embalaje/paleta debe reagruparlos. El WMS registra todas estas informaciones una vez la preparación efectuada y abastece los documentos asociados: etiquetas, lista de bultos interna…
  • 12. 5. Expedición Última función física del almacén, la expedición va a controlar los productos que salen, su preparación, luego va a destinar cada mercancía cargada a un medio de transporte identificado por un código (matriculación o número de contenedor marítimo) La función expedición registra estas informaciones, edita los documentos transporte y envía al sistema de facturación las informaciones logísticas necesarias para el establecimiento de la factura.
  • 13. 6. Reporting e Indicadores llaves de realización Esta función permite pilotar el almacén y verificar el atentado de los objetivos: nivel de existencias, optimización
  • 14. Ayuda a: 1. Reducir las existencias en el inventario de 5 a 20% 2. Aumentar la productividad de trabajo en el almacén de 15 a 40% 3. Mejorar la exactitud de envío a los clientes de 2 a 5% 4. Incrementar la exactitud de existencias a un 99 % a nivel de ubicación 5. Reducir costos de explotación directos e incrementar el ingreso neto. 6. Integrarse con los ERP de Infor u otros