paralelo de los archivos que existen

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA NÚMERO-3
“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”
FICHA: 2395270
INSTRUCTOR:
ALBA LUCIA QUINTERO ZULUAGA
PRESENTADO POR:
YONATAN JAVIER CANO BLANDON
CALI - VALLE DEL CAUCA
SEPTIEMBRE DE 2021

2. TABLA DE CONTENIDO
CLASE DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 1
DOCUMENTOS SONOROS ................................................................................................ 1
DOCUMENTOS AUDIOVISUALES .................................................................................... 2
DOCUMENTOS TEXTUALES............................................................................................. 2
DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS ...................................................................................... 2
DOCUMENTOS DIGITALES .............................................................................................. 2
DOCUMENTOS ELECTRONICOS ...................................................................................... 3
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS ................................... 3
TABLA DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS .............................................................. 6
SERIES, TIPS DOCUMENTALES, VALORACION DOCUMENTAL Y DISIPOSICION FINAL8
LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 11
LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN............................................................................ 11
LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN........................... 11
CONCLUSION.................................................................................................................. 12
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .................................................................................. 12
TRABAJOS CITADOS ...................................................................................................... 12
TABLA DE ILUSTRACION............................................................................................... 12

3. 1
“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”
Evidencia de producto documento paralelo clases de documentos.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el
aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con
respecto al otro y explicar el uso de cada documento.
Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o
justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con Tal propósito, los mismos, por su naturaleza se
pueden clasificar en públicos o privados. El documento público, que el otorgado o autorizado, con
las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro público
competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en
que se producen. En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo
o sin ellos, pero sin ser intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o
autoridad. En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de Administración y la forma
externa de dicho actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte
material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia,
sus efectos y sus posibles errores o vicios, así Como el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
CLASE DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el
lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o
privada, en razón de sus actividades o funciones.
Los documentos constituyen escritos, información registrada o contenida en cualquier forma o
medio utilizado, también encontramos que los documentos de archivo se clasifican según la función
que cumplen, el principal objetivo radica en la rápida, oportuna y efectiva localización de la
información que contiene. Se considera que el documento por su estructuración es un medio de
comunicación, información y conocimiento así de tal manera que su mayor caracterización lo
conforman en las siguientes dimensiones. Su soporte físico o material el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, se pueden identificar en
dos clases de documentos. Documentos de archivo y documentos electrónicos.
DOCUMENTOS SONOROS
Este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte magnetofónico o

4. 2
que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan
principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita
de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos
EJEMPLO:
Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se
pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden
ser música, entrevistas, historias de vida, etc.
DOCUMENTOS AUDIOVISUALES
Este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en
imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de videos
donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de video.
EJEMPLO:
En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las
televisoras, videos caseros, etc.
DOCUMENTOS TEXTUALES
como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje
escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los
documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles
de almacenar
EJEMPLO:
libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos
documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS
Es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado
mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital.
Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información
relacionada con algún evento o hecho concreto.
EJEMPLO:
fotos publicitarias, fotos y mensajes virtuales etc
DOCUMENTOS DIGITALES
Debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de
que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio
de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con
cámaras digitales. Es por ello por lo que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy
popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más
fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

5. 3
EJEMPLO:
correspondencia virtual, etc
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo
soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido mediante
sensores electrónicos (magnéticos, ópticos o mecánicos).
EJEMPLO:
información generada enviada, recibida o almacenada en algún medio electrónico. estos
documentos son correos electrónicos, enlaces de páginas web, publicidad electrónica etc.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS
CLASES DE DOCUMENTOS:
DOCUMENTO DE ARCHIVO
DEFINICION:
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como documento de archivo, el registro de
información producida o recibida por una organización pública o privada, en razón de sus funciones
y/o actividades. También podemos decir que el documento de archivo se refiere al resultado de una
acción y es definido por distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o
individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y
conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es cumplir con alguna gestión. Los
Documentos de Archivo nacen debido a los procesos administrativos. Esto ocurre porque los
autores de dichos procesos han de justificar documentalmente sus decisiones, expresando el
cumplimiento de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia del
procedimiento seguido. Parte importante de los documentos de archivo son sus valores
documentales mismos que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital, estos valores
denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental que
se da en el archivo de concentración
USOS:
• Son el conjunto de documentos que se usan de manera frecuente por la
organización emisora y/o receptora y por las entidades públicas,
privadas y/o personas naturales interesadas.
• Los documentos de archivo y los electrónicos son un testimonio material
que se constituye en soporte y fuente para la gestión administrativa de
las entidades que lo generan, por lo cual se procura su conservación y
almacenamiento adecuado para facilitar su búsqueda o consulta.
• Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una
actuación administrativa.

6. 4
• Nos permite comunicación a otros órganos o unidades de la
administración a terceros interesados, ya sean estas personas jurídicas
públicas y privadas o a personas naturales.
• Permite la comunicación a otros órganos administrativos o a terceros
interesados.
• Son el conjunto de documentos que usan de manera frecuente por la
organización emisora o receptora y por las entidades públicas, privadas
o personas naturales interesadas.
• Consta la comprobación del desarrollo de una actuación administrativa.
DIFERENCIAS:
• Pueden hacer parte de ellos los documentos electrónicos, pero también
hacen parte los documentos textuales que se trasmiten a través de
medios magnéticos o evidencias físicas.
• El valor documental se determina de acuerdo a su autenticidad y el
contenido de los documentos debe permanecer con sus soportes, esto
permite que se mantenga la integridad de la información que reposa en
el documento.
• Los documentos de archivo son todos aquellos que se encuentran en
forma física, los cuales se encuentran archivados dentro de carpetas.
• El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a
través de la escritura manual y se mantiene en papel.
• El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza
la integridad de la información en el documento.
• El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas
por la firma. Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se
archivan en archivadores.
CLASES DE DOCUMENTOS:
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DEFINICION:
Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulado por una organización pública o privada, por medio magnético, los cuales
pueden hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. Debe ser
entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física
o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo En el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten
también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una
selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de
preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin

7. 5
de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también
mediante las tecnologías de la información.
USOS:
• Su diseño y creación se realiza, en la mayoría de los casos para ser
interpretados visual, auditiva e incluso manualmente y como reflejo y/o
prueba de lo plasmado de manera escrita.
• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y
conservación a largo plazo.
• Permite fácil acceso a la información.
DIFERENCIAS:
• Puede ser que no todo documento electrónico se convierta en un
documento de archivo, además que no son físicos, si no que se hacen
visibles u oídos a través de herramientas como pantallas (computadores,
Tablet, iPhone, tv) o de audio (grabadoras, celulares, computadores,
entre otros).
• Su contenido solo puede ser leído mediante un dispositivo electrónico,
ya sea iPad, ordenador o móvil. Su autenticidad depende del hardware o
software utilizado para su creación, además que solo se podrá mantener
si se conserva en su estructura original.
• El contenido es inseparable de su soporte.
• Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, ente
ellas la firma o sello seco.
• El registro esta acogido en un medio cuya información se hace accesible
a través de símbolos implícitos en él.
• Los documentos electrónicos permiten un fácil acceso a la información
y están conservados en discos duros o dentro de computadores
protegidos por software de seguridad.
• Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser
transferido a otros.
• Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado.
Y solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.
• Recoge información en un medio cuyo símbolos solo pueden ser leídos
por un ordenador u otro dispositivo que tenga las características de un
ordenador.
• La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser
leídos por medio de la computadora.
• Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a
otro documento, siendo así más fáciles de vulnerar su contenido
alterándolos o perdiendo la información.
• Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se
conservan en formatos digitales.

8. 6
• La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya
creado.
SIMILITUD:
• Comparten los mismos objetivos, los cuales son el mantener y preservar
la información de manera organizada y preservada.
• En ambos casos se debe contar con el personal idóneo para su
manipulación al igual que con los equipos para su mantenimiento.
• El proceso de clasificación documental se desarrolla de igual forma para
ambos tipos. Se deben realizar archivos para su clasificación.
• Similitud en la organización de los documentos.
• Tiene el mismo objetivo el cual es mantener la información organizada y
protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que
sea requerida la información.
• Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y
personal para el desarrollo de la función archivística. Igualmente se
deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se
produce como la que se recepciona.
• Se realiza la misma clasificación documental.
• Tiene el mismo objetivo el cual es mantener la información organizada y
protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que
sea requerida la información.
• Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y
personal para el desarrollo de la función archivística. Igualmente se
deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se
produce como la que se recepciona. Se realiza la misma clasificación
documental.
TABLA DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

9. 7
CLASES DE DOCUMENTOS
CLASE DIFERENCIA USO
SEGUN SU
SOPORTE
TEXTUALES
Todo aquel que
contiene un texto y
son los más
utilizados por todos
los ámbitos.
Memorandos ,
circulares, cartas,
informes etc.
GRAFICOS
IMAGEN CINTA,
ETC
Nos permiten
visualizar,
evidenciar, y
almacenar todo
documento, a través
de los diferentes
tipos de medios.
Los gráficos como los
mapas, las imágenes
como fotografías,
diapositivas y los
medios audiovisuales
como los videos,
microfilm, etc.
SEGÚN SU
PRODUCTO O
AUTOR
DOCUMENTO
PUBLICO
Son aquellos
emitidos por
funcionarios
públicos en ejercicio
de sus funciones.
En los edictos,
resoluciones, decretos,
ordenanzas, etc.
DOCUMENTO
PRIVADO
Son los documentos
producidos o
recibidos por
entidades privadas o
personas naturales.
Son las cartas
comerciales, facturas,
orden de compra,
devoluciones, etc.
SEGÚN SU
CONTENIDO
DOCUMENTO
DISPOSITIVO O
IMPERATIVO
Son aquellos en que
la autoridad asienta
su voluntad con
intención de ser
obedecida.
Son los documentos
tales como decretos,
leyes , resoluciones,
etc.
DOCUMENTOS
TESTIMONIALES
O
APROBATORIOS
Son los cuales la
autoridad acepta una
información, de
modo que haga fe y
tenga valor real.
Contamos con las
siguientes registro
civil, patentes,
diplomas ,
certificados,
autenticaciones, libros
contables,contratos,etc

10. 8
SERIES, TIPS DOCUMENTALES, VALORACION DOCUMENTAL Y DISIPOSICION FINAL.
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
VALORACION
DOCUMENTAL
DISPOSICION FINAL
ADMINISTRACIÓN
TIPO
ACTAS
Estas se conservan
porque allí se plasman
las principales
decisiones que
cambian el rumbo de
la empresa. Por eso
tiene valor
administrativo
,fiscal, legal y
contable
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
X X
Conservación total ,
microfilmación o
digitalización
COMERCIAL TIPO
FACTURAS
RECIBIDAS
Se conservan en
archivo de gestión
por un año y después
a archivo central por
5 años
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
X X
Se digitalizan o
escanean y se elimina
el soporte de papel

11. 9
LIBROS
CONTABLES
Tienen valor
contable,
administrativo,
técnico, legal y
fiscal, se
conservan porque
son un
requerimiento de
las entidades de
control.
HISTORIAS
LABORALES
Son unidades
documentales
complejas, en su
interior hay
afiliaciones a
seguridad social,
memorandos
contratos ascensos
entre otros, por ello
tiene valores de todo
tipo administrativo,
fiscales, legales, etc.
INFORMES
Contiene
información, de valor
administrativo,
jurídico legal, fiscal
y contable, por
cuanto informan los
estados de la
empresa.
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
X
El código de
comercio dispone
que los empresarios
deban conservar
estos libros durante
6 años.
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
X
Luego de su última
consulta se pueden
conservar hasta por
noventa años.
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
X
Una vez cumplido el
tiempo de retención,
se transfiere al
archivo histórico.

12. 10
Se conservan en
archivo de gestión
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
por 6 meses y se
SERIE
COMERCIAL
TIPO OFERTAS
dirigen a archivo
central por dos
años y solo se
soporta en medio
magnético. X X
Solo se conservan
las ofertas
aceptadas, el resto
se eliminan.
Convenciones:
CT: conservación
total
M/D: Microfilmación
o digitalización
E: Eliminación S: selección
Ilustración 1: Series Documentales

13. 11
LA INFORMACIÓN
(RAMÓN AGUILERA MURGUÍA, 2006) Nos dice en su libro “LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN” que:“ El tema de la información ha tomado un lugar
preponderante en la reflexión de la sociedad actual. En este sentido, la información es fundamental para el
ser humano y representa hoy en día un factor primordial en las perspectivas económicas de cualquier
organización; ya que el estar informado adecuadamente trae como resultado un mejor posicionamiento en
el mercado por las decisiones tomadas de manera oportuna. De acuerdo a lo antes dicho, la información es
considerada como un activo intangible que integra los llamados bancos de información y conduce al
conocimiento que es la base del capital intelectual con el cual debe contar cualquier institución. Así pues,
la administración de ese conocimiento presupone una buena estructura de información, que a su vez se
sustenta en una estructura 1 documental lógica y bien definida por las reglas de la archivística. Las ciencias
de la información entienden la información como el conjunto compuesto por la comunicación de masas, las
bibliotecas y los archivos. La información es producto de un proceso, de una valoración y de una selección.
El principio de la información es el deseo de transmitir y la necesidad de conocer.
La explotación de la información debe entenderse como una técnica que permite extraer el máximo jugo a
los documentos primarios y exprimir todo lo que haya de esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con
el fin de poderse hacer cargo de su contenido sin verse obligado a una lectura detallada, imposible en la
mayoría de los casos. Uno de los problemas en nuestros días, es la sobreabundancia de datos, situación
resuelta en parte por las computadoras con almacenamiento y espacio. Pero queda el problema de la
selección, clasificación y condensación de la información. Un almacenamiento que no lleve consigo una
previa e inteligente organización del material almacenado, es de muy escasa utilidad. Proceso del
documentalismo La ciencia de la documentación se encarga pues, del tratamiento y procesamiento de la
información. Transformar los datos sueltos en una información coherente y también presentarlos de tal
suerte, que resulten más fácilmente inteligibles y asimilables. Procesamiento de la información
LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
Obtención de la información tratada El documento La fuente primordial de la información, son los
documentos. Y éstos se encuentran en los archivos. Los documentos son todos aquellos que las
organizaciones o los individuos crean o reciben en el curso de los trámites administrativos y ejecutivos; los
documentos forman parte o proporcionan evidencia de dichos trámites. Son preservados por los que
generan los trámites para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Además, proveen la memoria
corporativa de la organización, un seguimiento contable en lo concerniente a sus transacciones financieras,
y evidencia aquellas actividades de las que son responsables desde el punto de vista político.
LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
En el contexto de una estrategia de desarrollo, los documentos del sector público constituyen información
que ha sido creada, procesada y conservada en el país y, por tanto, representa la memoria administrativa

14. 12
nacional, de forma independiente de los documentos paralelos de otros participantes en el proceso de
desarrollo, aunque complementaria a éstos. En su conjunto, los documentos son testimonios que
comprueban acciones pasadas, documentan los derechos colectivos e individuales de los ciudadanos. Son
evidencia de una responsabilidad social”.
CONCLUSION
Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de información y
conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su
soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir
ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
RAMÓN AGUILERA MURGUÍA JORGE, NACIF MINA: LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
https://qdoc.tips/queue/los-archivos-publicos-su-organizacion-y-conservacion-jorge-nacif-pdf-free.html
TRABAJOS CITADOS
RAMÓN AGUILERA MURGUÍA, J. N. (2006). LOS ARCHIVOS PÚBLICOS: SU ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACION. MEXICO: PORRÚA, SA de CV.
TABLA DE ILUSTRACION
Ilustración 1: Series Documentales ..................................................................................................10