La carta de encargo es una opción en los procesos de desarrollo gerencial

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LA CARTA DE ENCARGO COMO OPORTUNIDAD EN EL PLAN DE DESARROLLO
PROFESIONAL
Por: JOSE MANUEL VECINO P.*
Una de las mayores expectativas de los colaboradores en la organización es la posibilidad
de ascender y crecer en la pirámide organizacional. Igualmente para la organización es de
gran importancia asegurar la retención del talento que marcará la diferencia a la hora de
alcanzar los propósitos estratégicos.
Quizá hemos escuchado, en las áreas comerciales, por ejemplo, la frase que dice: “perdimos
un gran vendedor y ganamos un mal jefe” y en consecuencia al final es preciso despedirlo
porque ya no es posible regresarlo a la posición anterior donde era tan exitoso en su gestión
y resultados, al punto que se le consideró y otorgó la posibilidad de ser jefe del área. Esta
situación ocurre en todos los puntos de la organización, contamos con colaboradores
competentes que evidencian cada día su capacidad de ofrecer más y mejores resultados y
por tanto es posible que los planes de carrera le permitan avanzar y crecer en la línea de
mando de la empresa.
El plan de carrera es una estrategia que se orienta a diseñar un proceso de crecimiento que
permite a los colaboradores en la organización identificar un camino que va hasta los
niveles estratégicos y se nutre se actividades diseñadas y establecidas intencionalmente por
los responsables del crecimiento profesional de los colaboradores tales como “semilleros
de talento” “cuna del Management”, “Semillero de líderes” y otros nombres que pueden
resultar exóticos pero que se orientan finalmente al mismo resultado. Lo importante es
reconocer la ruta que cada empresa debe seguir al momento de identificar y valorar las
competencias tanto del cargo vacante como de los aspirantes a ocuparlo.
Un buen plan de carrera representa beneficios tanto para el colaborador como para la
empresa y por tanto requiere también una estructura de capacitación y entrenamiento para
que sea una experiencia que represente y agregue valor agregado para todos los
participantes.(Sobre esto recomiendo el artículo de Myriam Astrid Ramírez López y Diego Fernando Sánchez Marín
que encuentran en http://www.ceipa.edu.co/lupa/index.php/lupa/article/view/135/265)
El propósito de esta reflexión puntualiza en la importancia que tiene la carta en encargo
como mecanismo para asegurar que el plan de carrera tendrá éxito en el colaborador
seleccionado para ocupar un cargo vacante. En primer lugar es preciso identificar los
requisitos del cargo en términos de conocimientos, experiencia, competencias, etc., de tal
manera que puedan reconocerse internamente los posibles candidatos a ocupar dicha
vacante. Los candidatos a ocupar el cargo deben pasar por un proceso de evaluación que
incluya entrevistas por parte de sus futuros jefes y compañeros de trabajo; algunas pruebas
psicotécnicas e incluso alguna sesión de assesment que permita valorar las habilidades que
tiene el futuro ocupante del cargo.

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Una vez definido el colaborador que asumirá, en encargo, el nuevo puesto de trabajo es
preciso darle a conocer de forma amplia y detallada las funciones y responsabilidades de su
nuevo cargo, presentarle las principales actividades que debe realizar y los resultados que
espera el área y la empresa de su nuevo trabajo. Formalmente se entrega el documento
escrito donde se aclaran los principales aspectos del encargo, algunos de los cuales son:
1. Debe expresar claramente el tiempo que dura el encargo, fecha de inicio y fecha de
terminación.
2. El documento debe mencionar que al finalizar el tiempo del encargo la empresa
realizará una evaluación de adaptación al nuevo cargo y de desempeño verificando
los logros y los aspectos en los cuales debe aún crecer y mejorar.
3. Se informa quien será su jefe inmediato al cual debe reportar.
4. Para que tenga éxito en el encargo, el área de gestión humana o de formación,
diseñará y desarrollará un plan de entrenamiento y capacitación en los aspectos
clave para asegurar una gestión sobresaliente.
5. Se menciona también en el documento que el nuevo cargo se hará oficial una vez
termine el encargo y sus evaluaciones sean satisfactorias de acuerdo con los
indicadores asignados para el desarrollo y gestión del mismo.
Es importante mencionar que mientras dure el encargo el colaborador no recibirá ningún
valor monetario adicional en lo salarial y en la nómina aparecerá con el mismo cargo; todas
las modificaciones de nombre de cargo y de salario ocurrirán luego que se oficialice al
colaborador en el nuevo puesto de trabajo.
El tiempo que normalmente se acostumbra para el encargo es de tres meses, tiempo
suficiente para que los jefes inmediatos, el equipo de trabajo y el mismo colaborador
identifiquen si responde y atiende las expectativas por las cuales fue nombrado. Es posible
que ocurran situaciones donde el jefe o incluso el mismo colaborador o ambos en conjunto
lleguen a la conclusión que lo mejor es quedarse en la posición que venía desempeñando,
de tal manera que el colaborador asume nuevamente las funciones de su cargo original y la
empresa seleccionará un nuevo candidato para el desarrollo de las funciones del puesto de
trabajo.
La carta de encargo permite al colaborador y a la empresa reconocer una oportunidad en
el plan de desarrollo profesional del colaborador y un reto en el fortalecimiento de las
competencias requeridas para desarrollar con éxito el puesto de trabajo donde se generó
la vacante. Al oficializar al colaborador en el nuevo puesto de trabajo finaliza el encargo
pero no significa que no deba tener un proceso de acompañamiento que le permita
consolidarse en la gestión que realiza, es responsabilidad del jefe inmediato programar y
realizar una retroalimentación que le permita al colaborador identificar los aspectos que
debe mantener, los que de mejorar y los que debe adquirir mediante procesos de formación
y entrenamiento.

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En los casos en que es preciso devolver al colaborador al puesto de trabajo anterior se
requiere un especial acompañamiento, especialmente del jefe inmediato, que le permita
nuevamente adaptarse a la gestión que venía desarrollando y preparar al equipo de trabajo
para que lo reciba nuevamente como parte de su grupo ya que es posible que los
sentimientos que acompañen al colaborador puedan estar relacionados con el fracaso o
con la sensación de no haber respondido a las expectativas que la empresa puso en él o en
resentimiento por no estar de acuerdo con las decisiones que llevaron a dejar el encargo.
Espero que estas ideas nos permitan reconocer la importancia que tiene descubrir,
desarrollar y consolidar los talentos que tenemos en nuestros equipos de trabajo y de igual
manera podamos aclarar las expectativas de quienes ven en la escalera del organigrama
una opción para continuar avanzando hacia nuevas posiciones que les permitan mejorar su
contribución a los resultados empresariales.
* José Manuel Vecino P.* Magister en Gestión Ambiental, Especialista en Gestión Humana,
Gerente de Gestión humana, Consultor empresarial y Docente Universitario.