Este documento presenta el Sistema Integrado de Gestión (SIG) implementado en el Ministerio del Trabajo. Describe los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del SIG, así como el enfoque basado en procesos. Además, establece lineamientos sobre la elaboración, codificación, revisión y aprobación de documentos como políticas, manuales, procedimientos e instructivos para la gestión de los procesos. Finalmente, compromete la elaboración de los procedimientos aplicables al Ministerio siguiendo una metodolog
3. ENFOQUE EN PROCESOS
“EL PROCESO” es el conjunto de actividades
relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
4. PROCESOS ESTRATEGICOS
Cooperación y Gestión del
Direccionamiento Administración Comunicación
Relaciones Servicio a la
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE-CIUDADANO
Estratégico del SIG Institucional
Internacionales Ciudadanía
PROCESOS MISIONALES
Formulación Implementación Inspección,
de Políticas Seguimiento de
de Políticas Vigilancia y
Públicas Políticas Públicas
Públicas Control
PROCESOS DE APOYO
Administración de Bienes y Servicios
Gestión del Talento Humano Gestión Documental
Gestión Jurídica Gestión Ambiental
Gestión de Contratación Gestión Financiera
Gestión Tecnologías de Información y Comunicación
PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL
Evaluación Independiente Control Interno Disciplinario
5. PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de
revisión actual de los documentos.
Asegurase de que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en el punto de uso.
6. PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
para:
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo
y se controla su distribución.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
7. PIRAMIDE
DOCUMENTAL
POLITICA Y
OBJETIVOS SIG
MANUAL SIG
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS, GUIAS, FORMATOS,
MANUEALES, PROGRAMAS, OTROS
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
8. CODIFICACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS
Tipo de documento Codificación
Manual M
Proceso PR
Procedimiento PD
Instructivo I
Guía G
Programas P
Formatos F
Otros DC
documentos
9. ABREVIATURA DE
LOS PROCESOS
Proceso Sigla
Direccionamiento Estratégico DE
Cooperación y Relaciones CRI
Internacionales
Administración del SIG SIG
Comunicación Institucional CI
Gestión del Servicio a la Ciudadanía GSC
Formulacion de Politicas Publicas FPP
Implementacion de Politicas Publicas IPP
Seguimiento de Politicas Publicas SPP
Inspeccion, Vigilancia y Control IVC
10. ABREVIATURA DE
LOS PROCESOS
Proceso Sigla
Gestión de Talento Humano GTH
Gestión de Tecnología de Información y TIC
Comunicaciones
Gestión Documental GD
Administración de Bienes y Servicios ABS
Gestion Ambiental GA
Gestion Financiera GF
Gestion de Contratación GC
Gestion Jurídica GJ
Evaluación Independiente EI
Control Interno Disciplinario CID
11. CÓMO SE CODIFICA
UN DOCUMENTO
Ejemplo: Procedimiento Liquidación de Nómina
GTH – PD - 01
GTH - PD - 01
Abreviatura del Codificación del Número
proceso documento Consecutivo
12. MATRIZ DE
ELABORACIÓN,
REVISIÓN, APROBACIÓN
DE DOCUMENTOS
TIPO DE ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
DOCUME NTO
Política del SIG, Servidor público Representante de la Comité de Dirección
objetivos de SIG, asignado por el Jefe Dirección para el SIG
mapa de procesos de la Oficina Asesora
de Planeación
Manual de del SIG Servidor público Jefe Oficina Asesora Representante de la
asignado por el Jefe de Planeación Dirección para el SIG
de la Oficina Asesora
de Planeación
Caracterización de Gestor de cada Representante de la Responsable del
procesos proceso Dirección para el SIG proceso
Procedimientos, Gestor de cada Representante de la Responsable del
instructivos, guías, proceso y servidor Dirección para el SIG proceso
formatos, manuales público asignado por
el responsable del
proceso
13. QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO ?
Forma especificada para llevar a cabo una o
más actividades de un proceso.
14. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Encabezado:
Código
PROCESO XXX
Versión
PROCEDIMIENTO YYY
Fecha
Página
15. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Cuerpo
1. Objetivo: Describir el propósito del procedimiento. El objetivo debe ser
medible. Su redacción debe iniciar con verbo en infinitivo.
2. Alcance : Indica el inicio y fin de procedimiento, cobertura.
3. Definiciones: Se relacionan los términos que requieren ser descritos a fin
de facilitar el entendimiento del procedimiento. Puede incluir términos
técnicos, siglas, abreviaturas, extranjerismos
4. Generalidades del procedimiento: incluye políticas de operación del
procedimiento.
16. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Cuerpo
5. Descripción de las actividades: presenta la relación de las actividades
necesarias para cumplir con el objetivo del procedimiento.
Nro. Actividad Responsa Registro
ble /documento
1
2
n
Nro: Número consecutivo de la actividad.
Actividad: Describe la actividad y cómo realizarla.
Estas actividades deben:
•Cubrir el ciclo PHVA completo
•Tener una secuencia lógica.
•Redactarse iniciando con verbo en infinitivo.
17. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Cuerpo
Responsable: Cargo o rol responsable de ejecutar la actividad.
Registro/ Documento: Documento o registro que evidencia o es el
resultado de una actividad.
6. Requerimientos técnicos del procedimiento: se incluyen aquellos
requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación
eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la
identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos.
Se redacta haciendo referencia al numero de la actividad y sus
correspondientes requerimientos.
18. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Cuerpo
7. Anexos: se relacionan los documentos que hacen parte integral del
procedimiento. Ej. Tablas, matrices, diagramas y los documentos asociados:
formatos, guías, instructivos, programas.
19. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
Control de cambios y registro de aprobación:
No. Item del Cambio Motivo del Fecha
versión Cambio realizado Cambio del
cambio
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
Firma
20. FORMATO DE
PROCEDIMIENTO
(Instrucciones de forma)
•Redactarse en tercera persona.
•Uso de lenguaje claro y suficiente para que otras
personas puedan entender el documento.
•Evitar el uso de abreviaturas, en caso de requerirse se
incluirán en la sección "Definiciones".
•Tipo de letra Arial
•Tamaño de letra: 12
22. Cómo lo haremos?
1 Asistir explicación metodológica. Gestores y equipos de trabajo
Entregar los procedimientos existentes en el Ministerio
2 de Protección Social. Corporación DeCiDe
Generar listado preliminar de procedimientos del
proceso con base en la revisión de la caraterización y
de los procedimientos existentes en el Ministerio de
3 Protección Social Gestores y equipos de trabajo
4 Elaborar o ajustar los procedimientos Gestores y equipos de trabajo
5 Revisar la propuesta de procedimiento. Equipo de trabajo gestor
Persona asignada (Corporaciôn
DeCiDe, Oficina Asesora de
6 Revisar el procedimiento Planeaciôn)
Ajustar el procedimiento con base en las
7 observaciones. Gestor
8 Revisar el contendio temático del procedimiento Oficina Asesora de Planeacion
9 Revisar el contendio temático del procedimiento. Responsable proceso
Revisar el contendio temático y cumplimiento requisitos
10 SIG del procedimiento Oficina Asesora de Planeaciôn
11 Aprobar y publicar el procedimiento Ver Control de Documentos
