Como conformar un expediente administrativo

1. FORMACIÓN DE
EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

2. BASE LEGAL
• CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
• LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
• LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y EL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL FISCAL.

3. DEFINICIÓN
DE EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
• Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que reflejan lo actuado
en un procedimiento administrativo. “La necesidad de aportación del
expediente administrativo al procedimiento contencioso-administrativo es
incuestionable pues se trata de una medida que, además de reforzar el
derecho de defensa de los ciudadanos frente a la actuación de los
poderes públicos administrativos, favorece el derecho a un proceso con
todas las garantías, posibilitando al órgano jurisdiccional, que de modo
efectivo puede ejercer plenamente el control jurisdiccional de la actividad
de la Administración Pública” Véase. (STS. 3.A,11-II-2013,rec. 951/2010).

4. ARTÍCULO 49: El debido proceso se aplicará a todas las actuaciones
judiciales y administrativas; en consecuencia:
1. La defensa y la asistencia jurídica son derechos inviolables en todo
estado y grado de la investigación y del proceso. Toda persona tiene
derecho a ser notificada de los cargos por los cuales se le investiga, de
acceder a las pruebas y de disponer del tiempo y de los medios
adecuados para ejercer su defensa. Serán nulas las pruebas obtenidas
mediante violación del debido proceso. Toda persona declarada culpable
tiene derecho a recurrir del fallo, con las excepciones establecidas en
esta Constitución y la ley.
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA

5. ARTÍCULO 141: La Administración Pública está al servicio de
los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios
de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia,
transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el
ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y
al derecho.
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA

6. ARTICULO143: Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a ser informados e
informadas oportuna y verazmente por la Administración Pública, sobre el estado de
las actuaciones en que estén directamente interesados e interesadas, y a conocer
las resoluciones definitivas que se adopten sobre el particular. Asimismo, tienen
acceso a los archivos y registros administrativos, sin perjuicio de los límites
aceptables dentro de una sociedad democrática en materias relativas a seguridad
interior y exterior, a investigación criminal y a la intimidad de la vida privada, de
conformidad con la ley que regule la materia de clasificación de documentos de
contenido confidencial o secreto. No se permitirá censura alguna a los funcionarios
públicos o funcionarias públicas que informen sobre asuntos bajo su responsabilidad.
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA

7. LEY ORGÁNICA
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 32: Los documentos y expedientes administrativos deberán ser uniformes de modo que
cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales características.
El administrado podrá adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime necesarios para
la aclaración del asunto.
La administración racionalizará sus sistemas y métodos de trabajo y vigilará su cumplimiento.
A tales fines, adoptará las medidas y procedimientos más idóneos.
Los expedientes administrativos, deben llevar un estricto orden de foliatura, incorporándose en este,
en orden cronológico, todos aquellos actos, documentos, tramites, que se vayan realizando. La
foliatura debe ser consecutiva, siguiendo el orden en que los actos y tramites del procedimiento se
van cumpliendo. Es un requisito necesario para garantizar el debido proceso ya que un expediente
sin foliar produce inseguridad jurídica y administrativa, debe indicarse tanto en números como en
letras, preferiblemente con bolígrafo negro o azul. AUTOR PABLO COLINA/PROPUESTA: EL
PONENTE DEBE INFORMAR ESTO CUANDO EXPLIQUE LA PARTE PRÁCTICA

8. Artículo 51: Iniciado el procedimiento se procederá a abrir expediente en el cual se recogerá toda la
tramitación a que de lugar el asunto. De las comunicaciones entre las distintas autoridades, así como
de las publicaciones y notificaciones que se realicen, se anexara copia al expediente.
Artículo 52: Cuando el asunto sometido a la consideración de una oficina administrativa tenga
relación íntima o conexión con cualquier otro asunto que se tramite en dicha oficina, podrá el jefe de
la dependencia, de oficio o a solicitud de parte, ordenar la acumulación de ambos expedientes, a fin
de evitar decisiones contradictorias.
Artículo 59: Los interesados y sus representantes tienen el derecho de examinar en cualquier estado
o grado del procedimiento, leer y copiar cualquier documento contenido en el expediente, así como
de pedir certificación del mismo. Se exceptúan los documentos calificados como confidenciales por el
superior jerárquico, los cuales serán archivados en cuerpos separados del expediente. La calificación
de confidencial deberá hacerse mediante acto motivado.
LEY ORGÁNICA
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

9. Artículo 81. “De las actuaciones realizadas de conformidad con
el artículo 77 de esta Ley, se formará expediente y se dejará
constancia de sus resultados en un informe, con base en el cual
el órgano de control fiscal, mediante auto motivado, ordenará el
archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del
procedimiento previsto en el Capítulo IV de este Título, para la
formulación de reparos, determinación de la responsabilidad
administrativa o la imposición de multas, según corresponda”.
LEY ORGÁNICA
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y EL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL

10. REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y EL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
Artículo 74. Cada expediente que se forme con ocasión del ejercicio de la potestad de
investigación se identificará con un número y los documentos que lo integren deberán estar
foliados, en orden numérico ascendente, a partir del folio uno. Dichos expedientes podrán
estar compuestos de varias piezas, las cuales también se identificarán en orden numérico
ascendente, a partir de la pieza número uno, y estarán integradas cada una con un número
no mayor de doscientos cincuenta (250) folios. Los documentos consignados por los
interesados legítimos o sus apoderados, serán incorporados al expediente mediante un
auto que deberá expresar: el nombre, apellido y número de la cédula de identidad de la
persona que consigna la documentación, número de folios de la documentación
consignada y la orden de incorporación de dicha documentación al expediente. En caso de
errores en la foliatura de dichos expedientes, se deberá estampar un auto ordenando la
corrección e indicando a partir de cuál folio se hace la misma.

11. BASE LEGAL
• El artículo 135 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia (LOTSJ), contempla que en la oportunidad
del auto de admisión, así como otras actuaciones, se solicitará “...si fuera necesario, (…) al demandado o
demandada los antecedentes administrativos del caso”.
• La Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia (LOTSJ), se refiere a los antecedentes administrativos en los
siguientes términos: En los procesos ante la Sala Constitucional el artículo 135 establece que en la oportunidad
del auto de admisión, además de otras actuaciones, “...si fuera necesario, se solicitará al demandado o
demandada los antecedentes administrativos del caso.” CECILIA SOSA SE PROPONE ELIMINAR
• El artículo 79 de la Ley Orgánica de la Jurisdicción Contencioso Administrativa (LOJCA), consagra que en los
procedimientos concernientes a las demandas de nulidad, interpretación y controversias administrativas, se
deberá con la notificación ordenar “…la remisión del expediente administrativo o de los antecedentes
correspondientes, dentro de los diez días hábiles siguientes. El funcionario o funcionaria que omita o retarde
dicha remisión podrá ser sancionado por el tribunal, con multa entre cincuenta unidades tributarias (50 U.T.) y
cien (100 U.T.)”.
• “La Ley Orgánica de la Jurisdicción Contencioso Administrativa (LOJCA), en el procedimiento común a las
demandas de nulidad, interpretación y controversias administrativas, consagra el expediente administrativo en
el artículo 79: “Con la notificación se ordenará la remisión del expediente administrativo o de los
antecedentes correspondientes, dentro de los diez días hábiles siguientes. El funcionario o funcionaria que
omita o retarde dicha remisión podrá ser sancionado por el tribunal, con multa entre cincuenta unidades
tributarias (50 U.T.) y cien (100 U.T.).” CECILIA SOSA. SE PROPONE ELIMINAR

12. BASE LEGAL
• El artículo 184 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Justicia, prevé en la oportunidad
de dar cuenta del escrito de la demanda en procesos contenciosos electorales, la obligación
de conformar un expediente, remitiendo la Sala Electoral, “…copia de la demanda al ente u
órgano demandado y le solicitará los antecedentes administrativos, de ser el caso, así como
un Informe sobre los aspectos de hecho y de derecho relacionados con la demanda”.
• Establece el proceso contencioso electoral, el artículo 184 consagra la oportunidad de dar
cuenta del escrito de la demanda, y la obligación de formar expediente a cuyos fines
establece que “...la Sala Electoral remitirá copia de la demanda al ente u órgano demandado
y le solicitará los antecedentes administrativos, de ser el caso, así como un Informe sobre los
aspectos de hecho y de derecho relacionados con la demanda…SE PROPONE ELIMINAR
• La Ley Orgánica de la Jurisdicción Contencioso Administrativa (LOJCA), en el procedimiento
común a las demandas de nulidad, interpretación y controversias administrativas, consagra el
expediente administrativo en el artículo 79: “Con la notificación se ordenará la remisión del
expediente administrativo o de los antecedentes correspondientes, dentro de los diez días
hábiles siguientes. El funcionario o funcionaria que omita o retarde dicha remisión podrá ser
sancionado por el tribunal, con multa entre cincuenta unidades tributarias (50 U.T.) y cien
(100 U.T.).” SE PROPONE ELIMINAR PORQUE ESTÁ REPETIDO EN LA LÁMINA
ANTERIOR

13. SENTENCIAS DEL
TRIBUNAL SUPREMO DE JUSTICIA
• La Sala Político-Administrativa de la extinta Corte Suprema de Justicia, dejó sentada la relación del expediente
administrativo con la legalidad de la actuación de la Administración Pública, señalando que la inexistencia de dicho
expediente es “…una presunción negativa acerca de la validez de la actuación administrativa carente de apoyo
documental, que permita establecer la legalidad de su actuación”, además precisó que “El expediente administrativo
constituye una de las piezas indispensables para que la jurisdicción contenciosa-administrativa juzgue con acierto el
recurso planteado, a fin de cumplir con las garantías al delicado deber de administrar justicia en las controversias que
se plantean entre la Administración y los administrados, pero no se agota ahí la función del expediente administrativo
en el procedimiento contencioso de anulación, pues éste al reflejar el recorrido de formación de la voluntad del acto
que se emite, es fuente de las alegaciones del administrado a través de la impugnación en vía jurisdiccional y puede
así mismo ser objeto del debate probatorio en la oportunidad correspondiente”. (Véase. Sentencias SPA de fechas 27
de octubre de 1987 y 12 de diciembre de 1989).
• La Corte Suprema de Justicia, en Sala Político-Administrativa, en sentencia de 27 de octubre de 1987 estableció la
relación del expediente administrativo con la legalidad de la actuación de la Administración. Señaló lo siguiente: “La
inexistencia del expediente administrativo establece una presunción negativa acerca de la validez de la actuación
administrativa carente de apoyo documental, que permita establecer la legalidad de su actuación”. SE PROPONE
ELIMINAR
• En sentencia de fecha 12 de diciembre de 1989, la Sala Político-Administrativa de la –entonces– Corte Suprema de
Justicia, precisó el significado del expediente administrativo cuando afirma: “El expediente administrativo constituye
una de las piezas indispensables para que la jurisdicción contenciosa-administrativa juzgue con acierto el recurso
planteado, a fin de cumplir con las garantías al delicado deber de administrar justicia en las controversias que se
plantean entre la Administración y los administrados, pero no se agota ahí la función del expediente administrativo en
el procedimiento contencioso de anulación, pues éste al reflejar el recorrido de formación de la voluntad del acto que
se emite, es fuente de las alegaciones del administrado a través de la impugnación en vía jurisdiccional y puede así
mismo ser objeto del debate probatorio en la oportunidad correspondiente”.

14. • El máximo Tribunal de Justicia dejó sentado que el expediente administrativo debía ser anunciado, en
dos fases, a saber, la fase de promoción de pruebas y, producido en la fase de evacuación, es decir,
dentro del lapso probatorio, con fundamento en el principio de la contradicción y concentración de la
prueba, con fundamento en el respeto del equilibrio procesal entre los participantes en un litigio (Vid.
Sentencia SPA de fecha 28 de mayo de 1998).
• En fecha 28 de mayo de 1998, la Sala Político-Administrativa de la Corte Suprema de Justicia resolvió,
visto los distintos criterios que existían hasta ese momento sobre la oportunidad en que la Administración
podía consignar en juicio el expediente administrativo, disponiendo que el expediente administrativo
debía ser anunciado en la fase de promoción de pruebas y producido en la etapa de evacuación, esto
es, dentro del lapso probatorio, con fundamento en el principio de la contradicción y concentración de la
prueba, con fundamento en el respeto del equilibrio procesal entre los participantes en un litigio.
• En nuestro país, si bien la LOPA no establece definición alguna de “expediente administrativo” la
característica esencial de un expediente administrativo es la ordenación de los documentos,
una disciplina que la ciencia administrativa califica de articulación formal de los mismos con
la debida conexión entre ellos, características uniformes que permiten lograr una secuencia
lógica de modo, tiempo y manera. Esta actuación es garantía de eficacia administrativa y
protección de los derechos e intereses de los administrados que se ventilan en el
procedimiento. SE PROPONE ELIMINAR DE LA LÁMINA Y QUE EL PONENTE EMITA ESTA
INFORMACIÓN VERBALMENTE.
SENTENCIAS DEL
TRIBUNAL SUPREMO DE JUSTICIA

15. • Considera esta Sala como procedimiento idóneo aplicable para asegurar la regularidad y coherencia de
los expedientes administrativos, lo dispuesto en el artículo 25 del Código de Procedimiento Civil, el cual
es del tenor siguiente: “Artículo 25: De todo asunto se formará expediente separado con un
número de orden, la fecha de su iniciación, el nombre de las partes y su objeto. Las actuaciones
deben observar el orden cronológico, según la fecha de su realización y la foliatura del
expediente se llevará al día y con letras, pudiéndose formar piezas distintas para el más fácil
manejo, cuando sea necesario”. SE SUGIERE QUITARSE DE AQUÍ E INFORMARLO
VERBALMENTE A LOS PRESENTES.
• Una consecuencia para la Administración en un proceso contencioso administrativo ocurre, cuando la
Administración a quien se le ha notificado para que remita al Tribunal el expediente administrativo no lo
hace “...lo que constituye una grave omisión que pudiera obrar en contra de la Administración y crear
una presunción favorable a la pretensión de la parte accionante”. SE SUGIERE ELIMINARLO
• Desde 1998 la Sala Político-Administrativa (sentencia Nº 300) estableció la especialidad del
documento administrativo, configurándolo como una tercera categoría de prueba instrumental, por
tanto su carácter auténtico deviene del hecho de ser una declaración emanada de un funcionario
público, con las formalidades exigidas en el artículo 18 de la LOPA.
SENTENCIAS DEL
TRIBUNAL SUPREMO DE JUSTICIA

16. CARACTERÍSTICAS DE UN
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
• El expediente administrativo deberá estar conformado por todos los
documentos que recojan actuaciones o diligencias, arrojados desde el
inicio de un procedimiento, bien sea, de oficio o a instancia de parte.
• Se está impulsando que este expediente sea electrónico y no en papel.
QUIEN IMPULSA
• La organización del expediente administrativo debe ser de forma
cronológica e individualizada.
• Los documentos deben foliados y cada folio tiene que estar rubricado.
• Los actos que conformen un expediente administrativo pueden ser
recurridos ante los órganos jurisdiccionales, es por ello que, sirve como
prueba para su posible revisión ante la respectiva la jurisdicción.

17. CONCLUSIONES
1. El expediente administrativo es la materialización del procedimiento del que se
trate.
2. Constituye la prueba natural judicial, más no la única, pero sí la central, dentro
del proceso administrativo y contencioso administrativo.
3. Califica como requisito para la búsqueda de la verdad material, prueba de
importancia medular para el juez contencioso administrativo.
4. Desde la Constitución de 1999, el derecho a la defensa y a la tutela judicial
efectiva aplica tanto para actuaciones judiciales como administrativas, es decir
acceder ante los órganos administrativos para hacer valer los derechos e intereses
estaría garantizado en sede administrativa y en la actividad que se despliegue en
la instancia judicial.

18. CONCLUSIONES
5. La finalidad del expediente administrativo es constreñir a la Administración a
mantener un cuerpo ordenado de documentos, de cada una de las actuaciones
que se realicen en el marco de cualquier procedimiento administrativo.
6. La conformación del expediente administrativo garantiza el derecho a la defensa
de los interesados durante la participación en el procedimiento administrativo y su
respectiva impugnación si fuere el caso en sede administrativa o jurisdiccional.
7. El expediente administrativo es la principal prueba que sustenta la decisión de la
Administración.
8. El orden, exactitud, coherencia y secuencia de los expediente dependerá de la
fuerza probatoria que se desprenda del conjunto de actas que integran el mismo.