Ejemplo

1. ELABORACION DEL MANUAL
SECRETARIAL

2.  Toda secretaria tiene deberes fundamentales que
realizar como practica, es conveniente preparar un
manual que le permita controlarlos.
Cada puesto tiene mas o menos actividades, pero todas
deben ser anotadas en el manual para no olvidarlas
esto seria de gran ayuda para la persona que la
sustituya durante las vacaciones o cuando cambie de
puesto.

3. Nombre del puesto:
Cada empresa denomina de diferente manera el puesto
secretarial, se debe anotar el que le corresponda.
Jefe inmediato superior:
Nombre completo y puesto que desempeña a la
empresa.
Jefe a quien reportar en ausencia del jefe:
Nombres o nombre de las personas y del puesto que
desempeñan en caso de ausencia para autorizar, firmar o
consultar
DESCRIPCION GENERAL

4. EJEMPLO:

5.  Organigrama de un departamento:
Un organigrama es la representación grafica de acuerdo con
los niveles jerárquicos de una empresa, donde se ubican los
puestos existentes y las personas que los ocupan
 Datos generales de cada uno de los ocupantes:
Anexa un curriculum vitae o una hoja de información vital
 Lista de ocupantes con su domicilio, teléfonos,
extensiones, fechas en que festejan su onomástico y
cumpleaños:
Aparecerán el nombre de sus esposas o esposos.
 Control de vacaciones del personal del departamento
UBICACIÓN DEL PUESTO

6. EJEMPLO:

7. 1. DESCRIPCION GENERAL DE SUS FUNCIONES COMO
SECRETARIA:
Bajo la función del jefe del departamento de personal
se deben realizar las siguientes actividades:
Atiende en persona a los solicitantes que desean
ingresar a la empresa.
Concertar citas con su jefe o jefes que requieran
ocupar un puesto vacante.
Archivar las solicitudes de empleo por sistema
alfabético por actividades.
DESCRIPCION DEL PUESTO

8. Establece el contacto telefónico con bolsas de trabajo
gratuitas o de escuelas y universidades.
Selecciona varias solicitudes que satisfagan los
requisitos solicitados por los jefes.
Envía las solicitudes de las personas seleccionadas
por los jefes que tienen un vacante, acompañándolas
de los reportes de entrevista, calificaciones de
exámenes técnicos y evaluaciones en general.
Contesta las llamadas telefónicas de las personas que
solicitan informes sobre la solicitud de empleo en la
empresa.

9. 2.Tareas que realizar por su periodicidad, diario, semanal,
quincenal, mensual, trimestral, bimestral , semestral , anual, o
esporádicamente:
«DIARIO»
Fotocopiar documentos
Recordar reuniones, comidas ,desayunos o cenas.
Abrir, leer y clasificar correspondencia.
Mecanografiar escritos
Tomar dictado y trascribirlo
Redactar documentos
Envió de telegramas por onomástico, cumpleaños, pésame.
Atención al publico
Recepción de facturas a revisión
Comunicar , contestar, informar, reservar, concertar,
cancelar y pasar comunicaciones a otras extensiones del
teléfono directo

10.  «SEMANAL»
Acuerdo con jefe sección nominas
Acuerdo con jefe sección contratación
Acuerdo con jefe sección relaciones publicas
«QUINCENAL»
Entrega de los cheques de pago al personal.
Solicitud de papelería al almacén.
Prepara itinerario de viajes
Deposito de sueldo del jefe en su cuenta de cheques.

11.  «MENSUAL»
Grafica de rotación interna del personal.
Grafica de rotación externa de personal.
Cotejar recibo telefónico con el control de llamadas
de larga distancia.
Grafica de utilización de la maquina copiadora
«TRIMESTRAL»
Reporte de personal contratado por departamento
Actualizar directorio de fuentes de reclutamiento
Reporte de mantenimiento preventivo y correctivo de
maquinas de oficina.

12. «SEMESTRAL»
Actualizar directorio internos.
Actualizar tarjeteros.
Renovación de expedientes del archivo del jefe.
«ANUAL»
Renovación de suscripción a la Revista TIEMPO
Renovación de suscripción a la Revista SIEMPRE
Cambiar directorio telefónico personal del jefe.
Reporte de rotación personal
Reporte de contratación de personal y fuentes de
clutamiento.
 «ESPORADICO»
Elabora graficas de control de programas
Transcribir dictado directo en una grabadora

13.  3 .RESPONSABILIDAD SOBRE EL EQUIPO,
DOCUMENTOS, PERSONAS O DINERO.
«EQUIPO»
Maquina de escribir eléctrica marca IBM
5 Esferas
Calculadora con papel impresor
Casete para reproducir copias fotostáticas.

14. «DOCUMENTOS»
o Quincenalmente los cheques del personal del
departamento ( son guardados a la bodega).
o Facturación de pedidos.
«PERSONAS»
o Mensajero de departamento.
«DINERO»
o Manejo y control de caja chica de cualquier cantidad
de dotación mensual.

15. 1) Procedimiento y frecuencia para surtir la existencia
de su departamento.
2) Cantidades mínimas y máximas de existencia.
Donde se encuentra y el orden general.
3) Formas impresas. Explicación de cada una, cuando y
como usarlas, numero de copias y forma de
tramitación.
PAPELERIA

16. 1. A que juntas convoca su jefe, periodicidad y
asistentes regulares (incluye los numero telefónicos
y/o dirección para envió de memoranda o
recordatorios).
2. Como prepara los antecedentes de las juntas
3. Tipo de juntas a las que asiste la secretaria para
tomar notas y conclusiones de las mismas
4. Modelos de minutos u ordenes del día.
5. Juntas a las que asiste su jefe, periodicidad y el
material que bebe prepararse para que concurra a
ellas.
JUNTAS

17. 1. Cuales debe recabarse, periodicidad y datos
imprescindibles de su contenido.
2. Cuales elabora el departamento o secciones, a quien
debe entregarse el original, numero de copias y a
quienes enviarlas, quien proporciona los datos para
su elaboración y contenido general.
3. Modelos de reporte
REPORTES

18. 1. Descripción de agendas y procedimientos para
manejarlas. Planeación de vistas.
2. Diversos registros de asuntos que se turnan a otras
secciones para su control.
3. Listado de fechas importantes para el jefe, orden
cronológico de onomásticos, cumpleaños,
aniversarios , eventos especiales.
4. Programar, concertar , confirmar y recordar citas de
negocios y juntas.
SISTEMAS DE RECORDATORIO

19. 1. Hora de recibido, si se sella y se registra , como hacerlo.
2. Criterio para seleccionar las cartas que atiende el jefe y de
las que son turnadas a otros departamentos .Forma de
control.
3. Ejemplos de síntesis de documentos.
4. Modelos de cartas que se utilizan para correspondencia
de rutina.
5. Información que debe incluirse cuando se pasa la
correspondencia.
6. Numero de copias en la correspondencia diaria.
7. Orientación sobre el control y envió de la
correspondencia externa.
CORRESPONDENCIA

20. 1. Sistema adoptado , personas con acceso a el.
2. Periodicidad para archivar, tamaño de carpetas
significado de colores. Descripción del control de
prestamos.
3. Descripción del archivo personal del jefe. Guía de cada
archivo.
4. Lista de libros que permanecen en la oficina(una de los
libros de la empresa y otra de los libros del jefe que a
traído para su consulta. Se debe anotar en donde se
encuentran y si se han catalogado, su ubicación y
colocación en el librero.
5. Expediente de las guías del archivo muerto enviados al
archivo general.
6. Forma y control de consecutivo del departamento.
SISTEMAS DE ARCHIVO

21. 1. Descripción de cuantos existen, donde se encuentran y
como se maneja.
TELEFONO
1. Frases recomendables para contestar cada uno de los
aparatos que se manejan.
2. Lista de las personas a quienes siempre atenderá sin
demora ya las que no.
3. Distintas frases para posibles negativas.
4. Como controlar las llamadas telefónicas tanto las
solicitadas por el jefe como las que lo reciben.
5. Procedimiento para controlar llamadas de larga distancia.
DIRECTORIOS

22. 1. Indicaciones sobre desalojo de charolas de salida, atención a
visitantes, etc.
2. Revisión de periódicos y revistas .Forma de subrayar, marcar o
sintetizar artículos periodísticos y cartas.
3. Empleo de otras maquinas de oficina. Tramites de préstamo y uso.
4. Como cobrar cuentas de gasto, anticipo de viaje , prima de
vacaciones y otras prestaciones de la empresa.
5. Rutina para el mantenimiento de equipo y mobiliario de la oficina.
6. Incluir días festivos o especiales que otorga la empresa
7. Lista de prestaciones y recomendaciones generales para el buen
uso de ellas .
8. Cuidar el aspecto de la oficina.
9. Organización de comidas, banquetes. Lugares recomendables y
personas con las que se ha de tratar para contratar el servicio.
VARIOS

23. 1. Elaborar un curriculum vitae.
2. Tener vigente una hoja de información vital.
3. Lista de las agrupaciones a las que pertenece y puesto
que ocupan. (Dirección, teléfono, fechas de reunión de
las personas con las que tienen mayor contacto.)
4. Calendario de onomásticos, cumpleaños y aniversarios de
sus familiares y amistades.(ordenar y enviar regalos o
arreglos florales).
5. Lista de felicitaciones o regalos navideños.
6. Directorio familiar.
7. Elementos con los que viaje y que deben estar en su
portafolio de viajes.
8. Gustos (café, te, horas en que los toma, cigarros ,
medicamentos , aficiones, etc.)
PERSONALES DEL JEFE