Funciones del Servicio del Profesional del Secretariado

1. FUNCIONES DEL SERVICIO DEL PROFESIONAL DEL
SECRETARIADO
INTRODUCCIÓN
Las funciones del servicio del secretariado varía en función de:
Los requerimientos de la empresa para la que presta sus servicios, de su política,
del sector al que pertenezca,
del tamaño de la misma, etc.;
No obstante, lo deseable es que el profesional del secretariado domine distintas áreas
comunes, esto le permitirá adquirir los conocimientos suficientes para
posteriormente adaptarse al entorno de la empresa para la que trabaja.

2. La empresa actual demanda cada vez más profesionales
altamente cualificados con un amplio abanico de
conocimientos, de entre ellos los siguientes:
Economía de empresa,
Contabilidad,
Tratamiento de la información escrita,
Procesos de comunicación oral (atención interna y externa),
Eventos y reuniones,
Planificación y organización de viajes,
Atención al cliente,
Ofimática,
Internet,
Correo electrónico,
Idiomas, etc.

3. LAS PRINCIPALES TAREAS A DESARROLLAR POR EL
PROFESIONAL DEL SECRETARIADO
Política de empresa: será
necesario conocer la política
y cultura de la empresa en la
que prestará sus servicios,
ello conlleva a un
fortalecimiento de la imagen
de la empresa tanto interna
como externamente.
Atención a visitas: se
encargará de la recepción y
atención de visitas, bien sean
clientes, o cualquier otra
persona ajena a la empresa.
Confección de la información
escrita: deberá reconocer los
distintos documentos que
intervienen en una empresa
( oficiales y no oficiales), su
formato, el uso ademado del
lenguaje en cada uno de ellos
que le permitan una correcta
confección de los mismos:
cartas, memorandos,
informes, oficios, instancias,
Arcahcitvaos,: ectco.nocer los distintos
métodos de clasificación de la
documentación, para poder
usar aquellos que resulten
más óptimos, pero además,
deberá mantener y controlar
el archivo de forma eficiente.
Atención telefónica: se
encargará de recibir llamadas
de forma efectiva y educada,
filtrar las mismas y asignar las
prioridades a cada una de
ellas.
Gestión de la información:
se encargará de la
confección de documentos
mercantiles, tales como:
pedidos, albaranes,
facturas, abonos, así como
del control de la tesorería a
través de sus documentos
de pago y cobro, tales
como: cheques, letras de
cambio, recibos, etc.

4. Organización de la agenda de trabajo:
deberá organizar correctamente la
agenda de trabajo, tanto la suya como
la de su superior.
Levantamiento de actas: Participará
en reuniones y se encargará de
levantar actas en las mismas,
redactando y comprobando los
acuerdos tomados en ellas.
Realización de tareas: en ausencia de
su superior, éste podrá delegar
determinadas tareas que tendrá que
desempeñar de la mejor manera
posible, aceptando la responsabilidad
que ello implica.
Organización de eventos: Es
necesario conocer los distintos
protocolos de actuación y
preparativos que sean necesarios
según aquellos que se desee
organizar: reuniones, actos sociales,
viajes, etc.

5. ÁREAS DE ACTUACIÓN Y SUS FUNCIONES
FUNCIONES: Colaboración en la redacción y
presentación de los distintos balances ( Balance
Anual, de Sumas y Saldos, etc.).las cuentas de
resultado (pérdidas y ganancias), los libros
contables (libro diario y libro mayor) la memoria,
los inventarios y presupuestos.
Control de la facturación (pedidos, albaranes,
facturas, abonos, etc.), contratos de leasing
(arrendamiento financiero), impuestos o
arbitrios municipales (impuestos sobre
sociedades, IVA, IRPF, etc.), etc.
Deberá conocer aquellos documentos que
intervienen en el ámbito económico-financiero,
los modelos oficiales, como por ejemplo el
modelo que permite realizar la declaración y
Liquidación trimestral de IVA, también
deberá manejar hojas de cálculo.
Área económico-financiera:
Debe contar con conocimientos
sobre economía de empresa,
contabilidad, fiscalidad de la
empresa, tributos, sistema
financiero español, productos
financieros, gestión de cobros y
pagos, hojas de cálculo, etc.

6. Área científica: el profesional que
se encuentre dentro de este campo
podrá formar parte del departamento
I+D (Investigación y Desarrollo) de
la empresa (investigar o desarrollar a
largo plazo nuevos productos o
materiales potencialmente más
avanzados.
FUNCIONES:
Redacción de los distintos documentos e
informes que se vayan produciendo
(informe técnico).
La gestión de documentos oficiales con
la Administración Pública, la
correspondencia, el control y el
mantenimiento del archivo .
Conocimientos sobre las ayudas y
subvenciones por parte de la
Administración en materia de I+D, así
como los requisitos formales o los
trámites burocráticos que se deberán
seguir para solicitarlas.
Deberá contar con unos amplios
conocimientos en materia de ofimática e
Internet que le permitan localizar
información o realizar trámites por este
medio, también se hace muy patente el
uso correcto del archivo para la guardia y
custodia de los documentos que afectan
a la investigación y el desarrollo de un
determinado proyecto o proyectos sobre los que se
esté trabajando.

7. Área jurídica: El profesional del
secretariado presta labores de
apoyo y, por tanto, deberá poseer
conocimientos en materia de
derecho también es importante
conocer los diferentes documentos
y comunicados oficiales
(instancias, oficios, etc.), pero lo
que resulta fundamental, es la
clasificación correcta de los
documentos y la absoluta
seguridad y confiabilidad de los
mismos( extensible a todas las
áreas del secretariado). Es muy
importante una adecuada
planificación y control de la
agenda.
FUNCIONES: Atención al cliente,
planificación de la agenda de trabajo,
elaboración de documentos y su
posterior control, mantenimiento,
confidencialidad y seguridad en la
clasificación de los mismos,
mantenimiento y actualización de las
bases de datos, planificación de
reuniones, etc.
Deberá disponer de buenas dotes
organizativas, habilidades
comunicativas y de relación con el
entorno, ya que a menudo podrá
mantener contactos en mayor o menor
medida con profesionales como
abogados, notarios, peritos, etc., estos
contactos podrán ser internos o
externos a la empresa.

8. Área de la Administración
Pública: existen dos tipos de
profesionales del secretariado:
los vinculados con la alta
dirección (conocimientos sobre
Derecho Administrativo) y los
que desempeñan distintas
tareas dentro de la
administración pública.
En cualquier caso, se hace
necesario que este tipo de
profesionales aporte unos
conocimientos sobre: jerarquía
de normas, conocimientos de
organigramas de la
Administración Pública, actos y
procedimientos administrativos,
entre otros, comunes a
cualquier profesional del
secretariado.
FUNCIONES: En la alta dirección, dar
apoyo administrativo, gestionar la agenda,
mantener el archivo, planificar eventos,
reuniones y viajes, asistencia en materia de
protocolo, etc.
Si hablamos del profesional que desarrolla
diversas tareas dentro de la Administración
Pública, al ser éstas muy variadas, las
funciones también lo serán y tendrán un
alto grado de especialización.

9. Área de Recursos Humanos: (se
encarga de captar, seleccionar y
contratar el personal de la empresa,
interviene en los procesos de
formación, resolución de conflictos
laborales, mediación y otras áreas. El
profesional del secretariado deberá
conocer la política de la empresa para
la que presta sus servicios en la
materia de Recursos Humanos, los
departamentos que integran la
empresa, así como las necesidades de
los mismos, se hace también apartar
aptitudes para las relaciones humanas,
ser un buen comunicador, tener una
gran capacidad organizativa, se hace
necesario disponer de los
conocimientos necesarios en lo que a
materia laboral se refiere: Derecho
Laboral, LET ( Ley del Estatuto de los
Trabajadores), convenios, modalidades
de contratación, nóminas, Seguros
Sociales, etc.
FUNCIONES: son fundamentalmente de
apoyo logístico, deberá clasificar la
información laboral de forma correcta y con
un alto grado de confidencialidad
( currículos, contratos, informes laborales,
etc.):además podrá colaborar en el proceso
de captación y selección de personal de la
empresa, dicha colaboración pasa por
efectuar las correspondientes gestiones de
captación, anuncios, prensa, gestiones en el
INEM (Instituto Nacional de Empleo), etc.,
también se podrá encargar de efectuar las
correspondientes llamadas telefónicas a los
posibles candidatos, así como preparar la
documentación necesaria para las pruebas
de selección, como por ejemplo, los test.
Otro aspecto a tener en cuenta es la
colaboración en la preparación de cursos de
formación de la empresa, manejado la
documentación que ésta precise,
planificando y organizando dicho evento
para que éste se desarrolle de forma
satisfactoria.

10. CONOCIMIENTOS QUE DEBERÁ APORTAR EL PROFESIONAL
Para poder abarcar todas y cada una de las tareas descritas anteriormente, el
profesional del secretariado deberá disponer de una serie de conocimientos
imprescindibles, entre los que podemos destacar:
FORMACIÓN ACADÉMICA
Estudios mínimos de bachillerato, aunque lo deseado sería titulaciones de
grado medio o superior, sin descartar la posibilidad de estudios
universitarios. Pero además se hace necesario disponer un buen nivel de
cultura general, entre los que cabe destacar, especialmente, un buen nivel
de lengua, ortografía, gramática o cálculo que permita desenvolverse en
entornos empresariales.

11. TÉCNICAS SECRETARIALES
Cumplimentación de documentos administrativos y de origen mercantil:
pedidos, albaranes, facturas, cheques, letras de cambio, recibos, etc.
Confección de otros documentos, tales como informes, actas,
memorandos, circulares, etc.
Confección y cumplimentación de documentos oficiales: instancias, oficios
y modelos oficiales para la presentación y liquidación de impuestos ( IVA,
IBI, IRPF, etc).
Correspondencia comercial. Envío de distintos tipos de cartas.
Mantenimiento del archivo. Gestión, clasificación y mantenimiento de los
documentos.
Gestión de la agenda de trabajo. Reuniones, citas, establecimiento y
prioridades, etc.
Organización y planificación de eventos corporativos y reuniones de
trabajo.
Organización y planificación de viajes.
Atención telefónica.
Mecanografía.

12. CONOCIMIENTOS INFORMÁTICOS:
Sistemas operativos.
Procesadores de texto.
Hoja de cálculo.
Bases de datos.
Presentaciones multimedia.
Internet y correo electrónico.
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
Economía de empresa.
Documentos oficiales que afectan a la empresa.
Tributación e impuestos que afectan a la empresa.
Conceptos generales sobre contabilidad.
Derecho civil, mercantil, administrativo y laboral.
Protocolo público y empresarial.

13. IDIOMAS
Deberá ser capaz de expresarse en al menos dos idiomas. Dentro del mundo
empresarial la lengua inglesa se hace imprescindible.
Otros idiomas. Podrá adaptarlo al puesto de trabajo o a la empresa en la que
presta sus servicios.

14. ACTITUDES DEL PROFESIONAL
Tener sentido de la lealtad, honradez, honestidad y dignidad profesional.
Buena educación, cortesía, simpatía y buenos modales.
Amplia capacidad de trabajo.
Responsabilidad en el desempeño de sus funciones.
Buena organización.
Discreción en todos aquellos aspectos que afecten a la empresa, a sus
superiores, a sus compañeros o al suyo propio.
Tener una buena imagen y decoro profesional.
Buena capacidad comunicativa, tacto, empatía y don de gentes.
Afán de superación intentando buscar siempre soluciones a los problemas.
Disponer de iniciativa propia. Anticiparse.
Capacidad de trabajo en equipo, asumiendo nuevos retos y compartiendo o
colaborando con el resto del equipo.
Continua adaptación a los cambios técnicos, como por ejemplo la aplicación
de nuevas tecnologías, para ello, será necesario actualizar y aumentar
progresivamente los conocimientos técnicos sobre las diversas áreas.

15. Deontología Profesional
La deontología es un conjunto de normas de comportamiento de los
profesionales que tienen por objeto establecer un marco ético para su
actuación. Un profesional lo es no sólo en base a su ciencia o
conocimientos, sino también a su conciencia y conducta
El profesional del secretariado también dispone de un código que marcará la
conducta a seguir, y por tanto, todo profesional de este gremio deberá
conocer.
PRINCIPIOS GENERALES
Los principios generales están relacionados con los siguientes aspectos:
● Dignidad: el profesional del secretariado deberá realizar su trabajo con honor y
dignidad, no debiendo realizar comportamientos que vayan a suponer un descrédito
para su persona.
● Integridad: deberá actuar con honradez, lealtad y buena fe en todas y cada una de
sus actuaciones.
● Secreto profesional: deberá seguir de forma escrupulosa el principio de
confidencialidad ante cualquier hecho o noticia que pueda llegar a conocer en el
ejercicio de sus funciones, ya que además de un deber, se considera una obligación
que está amparada por leyes que protegen el cumplimiento del secreto profesional.

16. El secreto profesional comprende los siguientes elementos:
Cualquier información o confidencia que realice un superior o a la que
pudiese acceder por su cargo o por su actividad profesional.
Cualquier hecho de carácter confidencial o restringido que afecte a la
organización para la que el profesional presta sus servicios o a algún
miembro de dicha organización.
Cualquier información de la índole que sea cuando ésta se considere
confidencial.
La documentación de carácter confidencial deberá ser guardada en los
archivos correspondientes, sin que exista duplicidad de la misma y en el
caso de que ésta se duplique, siempre deberá ser con el consentimiento
de su superior.
Deberá comunicar a su superior cualquier información que pueda causar
perjuicio o beneficio, tanto a las personas integrantes de una organización
como a la empresa para la que presta sus servicios. La limitación de
aquello que se puede o no divulgar vendrá marcado por el sentido de
lealtad, no debiéndose confundir éste con el secreto profesional.

17. OBLIGACIONES CON LA EMPRESA
Éstas son algunas de las obligaciones que el profesional del secretariado deberá
cumplir con la empresa.
Deberá evitar cualquier tipo de competencia desleal con sus compañeros.
La discreción deberá tener una importancia capital para el profesional del
secretariado, dado que ésta es una característica inherente en el ejercicio de
sus funciones, por tanto, deberá evitar comentar aspectos que afecten a su
trabajo o a sus superiores con el resto de sus compañeros o con personas
ajenas a la empresa.
Deberá prestar su cooperación o apoyo a todos sus compañeros de trabajo,
siempre que dicha colaboración sea necesaria para evitar pérdidas de tiempo
o retrasos en el trabajo, salvaguardando siempre los intereses de su empresa
con un conocimiento de su política y los objetivos que ésta persigue.
No deberá aceptar ningún tipo de gratificaciones o contraprestaciones
económicas por transmitir información, sólo aceptará su salario o los
incentivos que la empresa le pueda satisfacer por motivos estrictamente
laborales.
Deberá colaborar en todo lo posible para agilizar el trabajo.

18. OBLIGACIONES PROFESIONALES
Estas son las obligaciones profesionales que tendrá que tener el
profesional del secretariado.
Deberá fomentar y actualizar sus aptitudes y conocimientos,
adaptándose a las nuevas tecnologías con el objetivo de alcanzar
un mayor rendimiento.
No deberá realizar práctica alguna que pueda suponer un descrédito
para su profesión.
No deberá usar cualquier tipo de influencia, amistad o
recomendaciones de sus superiores para conseguir ascensos o
cualquier otra ventaja inmerecida.
Deberá defender y enaltecer al colectivo que representa.
Deberá respetar y difundir el Código Deontológico que afecta a su
profesión, difundiendo los valores contenidos en el mismo.