Manual de Funciones

1. MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES
DEPENDENCIA CARGO VACANTES PERFIL FUNCIONES REQUISITOS GENERALES
EXPERIENCIA ESTUDIOS
ADMINIS-
TRACIÓN
ADMINISTRADORDE
EMPRESAS
3 Encargado de la planeación,
organización, dirección y
control de actividades, maneja
óptimamente los recursos
materiales, humanos
financieros y tecnológicos que
le son confiados, con la
finalidad de conseguir los
objetivos que la empresa
previamente se ha fijado.
-planear a partir de la información sobre el
entorno y metas de la organización.
-gestionar la coordinación de os esfuerzos
y recursos de la empresa hacia las metas.
-administrar y gestionar el presupuesto
-liderar, dirigir y supervisar a el grupo de
personas que apoyan en su labor.
Más de 1 año de
experiencia
Profesional de
administración
de empresas
FINANZAS
DIRECTORFINANCIERO
1 Realizar labores gerenciales,
manejar información financiera,
documentar y levantar
informes, analizar tendencias y
evaluar el desempeño de la
empresa. Supervisar, Revisar y
desarrollar políticas para
regular las opciones financieras
de la empresa.
- Coordinar todas las tareas contables,
administrativas, financieras.
-Controles de efectivo: realizar una
adecuada previsión de pagos y cobros para
que exista suficiente liquidez, además,
debe supervisar las estrategias de gestión
de efectivo.
-Administrar informes financieros, carteras
de inversión, la contabilidad y todo tipo de
análisis financiero de la empresa.
-Lograr financiación bien con bancos,
proveedores (retrasando pagos) o de
clientes (adelantando cobros), etc…
-Analizar la política de inversiones cuando
el inmovilizado esté amortizado,
existencias, ampliar la red comercial,
nuevas instalaciones para captar nuevos
mercados, etc…
Más de 3 años
de experiencia
o Profesional en
Economía,
o Administración
y dirección de
empresas
o
o
o Especialización
en Financias o
contabilidad,
SECRETARIA
1 Construir y actualizar,
contribuyentes controlar el
cumplimiento de sus
obligaciones, promover,
organizar y realizar estudios con
el fin de incrementar los
ingresos y mejorar los sistemas
de control fiscal. Trabaja muy
de cerca con el tesorero y otros
oficiales financieros para
manejar los fondos de la
empresa
Además, mantiene un registro
de todos los fondos recibidos,
depositados y pagados de la
empresa, Preparar informes
financieros mensuales y
anuales.
-Atender oportunamente al público
general y darle la información que solicite
en cuanto a su ubicación de dependencia
donde atienden el asunto que motiva su
llamada ó su visita.
-Tomar los dictados y ejecutar
correctamente los trabajos de
mecanografía que le presente su jefe
inmediato.
-Redactar las comunicaciones que le
delegue el jefe inmediato. -Informarle a su
jefe inmediato sobre las llamadas, juntas,
reuniones y demás compromisos que deba
atender.
- Enviar la correspondencia y demás
documentos que se originen en la oficina
-Velar por la conformación, organización,
preservación y control del archivo de
gestión de su oficina.
Más de 6 meses
de experiencia
Técnicos en
Secretariado,
Secretariado
Gerencial.
Estudios
complementari
os:
Computación y
administración
CONTABILIDAD
CONTADOR
1 Es el que controla la
contabilidad financiera de la
compañía. Su función es
fundamentalmente la de
asegurarse que la actividad de
la empresa queda recogida
contablemente conforme a la
ley.
Desde un punto de vista
práctico, se encargan de que el
equipo contabilice toda la
actividad, los cierres mensuales,
cumplimiento de regulación, y
muchas veces de la preparación
y presentación de impuestos.
1. -Diligenciar y mantener actualizados los
libros de contabilidad.
2. -Mantener la información contable al día
con todos los soportes a través de
digitación en software (preferiblemente de
propiedad de la entidad).
3. -Elaborar y presentar los estados
financieros con sus correspondientes notas
y con la periodicidad acordada en el
contrato.
4. -Preparar las declaraciones tributarias
nacionales y territoriales, con los
respectivos anexos.
5. -Elaboración de la información exógena
con destino a las autoridades tributarias.
6. -Expedir las certificaciones que se
requieran, con fundamento en los libros de
contabilidad.
Más de 2 años
de experiencia
Profesional
Contador
Público y
Auditor.
Estudios
complementari
os:
Computación,
finanzas

2. AUXILIARCONTABLE
1 Servir de apoyo al área o al
responsable de la contabilidad
en una empresa. Son
empleados en una empresa y se
encargan de su contabilidad
financiera.
-apoyar al contador en la realización de
operaciones ordinarias y extraordinarias
relacionada con las operaciones de la
empresa.
-gestionar pagos de los proveedores y
pagos de servicios públicos
-llevar el registro y control del inventario
de activos institucionales e insumos para
oficina.
-registrar las facturas que emite la
empresa
-redacta informes contables
Más de 6 meses
de experiencia
Técnico,
tecnológico o
en formación
profesional de
primeros
semestres,
certificados en
el área de
Contaduría
Pública.
SERVICIOSGENERALES
AUXILIARDESERVICIOS
GENERALES
1 Realizar las labores de aseo,
limpieza y cafetería, para
brindar comodidad a los
funcionarios en los sitios de
trabajo del área a la cual está
prestando los servicios,
conforme a las normas y
procedimientos vigentes.
-Asear las oficinas y áreas asignadas, antes
del ingreso de los funcionarios y velar que
se mantengan aseadas.
-Mantener los baños y lavamanos en
perfectas condiciones de aseo y limpieza y
con la dotación necesaria.
- Mantener limpios los muebles, enseres,
ventanas, vidrios, cortinas, paredes y todo
elemento accesorio de las áreas de las
oficinas.
-Prestar el servicio de cafetería a los
funcionarios en sus oficinas y atender las
reuniones que se lleven a cabo en las
oficinas de su área de trabajo.
Más de 6 meses
de experiencia
Primaria o
bachiller
académico
MENSAJERO
1 Entrega de documentos en
forma y tiempo tolerante al
trabajo bajo presión trámites
bancarios constante
comunicación con los clientes
apoyo en oficina para diversas
tareas trabajo en equipo
manejo de computadora de
correos.
-Entregar los documentos, cuentas,
correspondencia y efectuar las
consignaciones en los diferentes bancos
Cancelar las liquidaciones de las EPS y
reclamar todos los cheques girados a la
Empresa
-Distribuir la correspondencia y demás
documentos de la entidad
-Radicar la correspondencia de acuerdo
con procedimientos establecidos.
Más de un año
de experiencia
Bachiller
académico.
RECLUTAMIENTO
YSELECCIÓN
AUXILIARDE
RECLUTAMIENTO
2
-Excelentes habilidades de
comunicación.
-Organizado y capaz de manejar
su tiempo efectivamente.
-Capacidad analítica y habilidad
para resolver conflictos.
-Estar en la capacidad de
hacerle seguimiento al trabajo
para garantizar su calidad y
permanecer enfocado al
realizar tareas repetitivas.
-Leer e interpretar información
efectivamente.
-Estar en la capacidad de
trabajar sin supervisión y ser
proactivos.
-Verificar y registrar la documentación
pertinente a las actividades del personal.
-Recopilar, preparar y actualizar informes y
documentos vinculados con las actividades
del personal.
-Brindar asistencia en el proceso de
reclutamiento.
-Brinda asistencia en el proceso de
contratación.
-Llevar el registro de los archivos de los
empleados y de reclamos.
-Brindar asistencia en la coordinación de
eventos internos, sean recreativos o de
capacitación.
-Programar viajes para los ejecutivos de la
empresa.
Se debe contar
con una
experiencia
comprendida
entre uno (1) a
tres (3) años en
posiciones
administrativas.
Título
universitario
en recursos
humanos,
Relaciones
Industriales,
Administración
de Empresas,
Finanzas o
Demás
carreras a fines
AUXILIARDE
SELECCIÓNDE
PERSONAL
2
ADMINISTRACIÓN
DELPERSONAL
COORDINADORDE
CONTRATOSY
DOCUMENTACION
1
- Excelentes habilidades de
comunicación.
-Organizado y capaz de manejar
su tiempo efectivamente.
-Leer e interpretar información
efectivamente.
-Controlar y verificar el nuevo personal
estableciendo los tipos de contrato con el
mismo.
-Revisar la documentación de los
candidatos.
-Supervisar y coordinar el pago de
contratos
Se debe contar
con una
experiencia
comprendida
entre uno (1) a
tres (3) años en
posiciones
administrativas.
Profesional en
administración
de empresas.
AUXILIARDENOMINAS
1
-Estar en la capacidad de
hacerle seguimiento a su
trabajo y garantizar su
eficiencia.
-Garantizar el cumplimiento de
los parámetros definidos,
revisando minuciosamente cada
documento.
-Ingresar y mantener
actualizada la información de la
base de datos.
-Permanecer enfocado.
-Brindar asistencia en la administración de
la nómina y beneficios.
-Tener conocimiento en manejo de
software contable.
-Efectuar la liquidación de nómina de los
diferentes centros de costos.
-Mantener actualizado el sistema de
nóminas.
-Generar archivo plano para pago.
Se debe contar
con una
experiencia
comprendida
entre uno (1) a
tres (3) años en
manejo de
nómina y
seguridad social.
Técnico o
tecnólogo en
Contabilidad o
áreas afines.

3. CAPACITACIÓN
AUXILIARDECAPACITACION
1
-Capacidad de comunicación
clara, tanto de manera escrita
como oral, para garantizar un
ambiente armónico con
empleados y demás miembros
del equipo de RRHH, así como
durante presentaciones o
reuniones.
-Tener vocación de servicio y
estar en la capacidad de
trabajar en equipo.
-Identificar y resolver conflictos
de manera eficiente y rápida.
-Tener experiencia en la toma
de nota durante reuniones.
-Análisis y detección de las necesidades.
-Planificar y organizar.
-Ejecutar el plan de formación.
-Evaluar y hacer seguimientos en la
formación y el desarrollo el personal.
Se debe contar
con experiencia
de un año como
formador o
capacitador y
trabajo en
equipo.
Haber recibido
recientemente
cursos de
formación y
capacitación
del enfoque
por
competencias
profesionales
en recursos
humanos o
administración
de empresas.
COMUNICACIONES
EXPERTOENREDES
SOCIALES
1
-Saber manejar MS Office.
-Estar en la capacidad de
realizar la convalidación de
información o investigar
utilizando internet.
-Tener experiencia en la
creación de tablas,
organigramas, informes y
demás documentos.
-Saber manejar todo tipo de
redes sociales.
-Tener conocimiento técnico de
las herramientas informáticas.
-Preparar y planificar la estrategia de una
marca o empresa en los medios sociales.
-Mantener actualizadas las bases de datos.
-Estar actualizado en el manejo de las
redes sociales.
Se debe contar
con una
experiencia
comprendida
entre uno (1) a
tres (3) años
como
desarrollador de
redes sociales
para empresa
comercial.
Profesional en
social media.
EXPERTOENTIC´S
1
-Responsable del suministro y uso de las
TIC’s.
-Asistencia técnica.
-Administradores de redes y bases de
datos
Contar con
experiencia
como mínimo
de un año como
ingeniero en
sistemas
especializado en
la parte de las
tics en empresa
comercial
Profesional en
ingeniería de
sistemas o
ingeniería
informática de
sistemas.
DISTRIBUCIÓN
SUPERVISORDEDISTRIBUCIÓN
1 -Excelente habilidad de manejo
de personal.
-responsabilidad que garantice
el cumplimiento de las
actividades designadas.
-capacidad de comunicación
-buen manejo y conocimiento
de Excel.
-organizado y eficaz con el
tiempo.
-dirigir y controlar el cumplimiento de
reparto a clientes finales
-analizar la rentabilidad del servicio de
distribución y transporte.
-coordinar capacitación para nuevo
personal de transporte y empaque
-autorizar reprogramación de despacho de
pedidos.
-Recepcionar devoluciones y liquidaciones
de productos
-coordinar despachos de los auxiliares de
empaque
-organizar y verificar su que su lugar de
trabajo se encuentre en orden.
-verificar que los tiempos de despacho y de
transporte estén al día sin retrasos.
-llevar registro de empleados y que
actividad tienen que desarrollar
diariamente.
-experiencia de
mínimo 3 años
realizando
labores de
programación y
seguimiento de
rutas.
-
mantenimientos
vehicular.
-capacidad para
liderar un
equipo, trabajar
bajo presión y
por resultados.
Conocimiento
en elaboración
de reportes y
manejo de
incidencias.
Profesional en
ingeniera
industrial,
administración
y/o afines.
CONDUCTOR
3 -oportuna disponibilidad de
tiempo.
-responsabilidad conduciendo
-tener vocación se prestar el
servicio y de trabajar bajo
tiempos estipulados.
-adecuada comunicación hacia
compañeros de trabajo.
-entregar pedidos y recaudar los recibos de
entrega.
-efectuar las entregas de pedidos dando
cumplimiento a los horarios estipulados y
las salidas a tiempo.
-entregar informe de cada entrega.
-verificar que los productos estén bien
acomodados dentro del vehículo.
-recibir y verificar las guías.
-portar siempre el uniforme completo de la
empresa, papeles de conducción e
identificación de la empresa.
Tener mínimo
un año de
experiencia en
conducción de
vehículos de
servicio de
distribución ,
vehículos
livianos y de (2)
años en
conducción de
vehículos
pesados
-Ser bachiller
-contar con
licencia de
conducción c2
o c4.
-tener papeles
al día.

4. AUXILIARDEEMPAQUE
10 -capacidad de comunicación y
trabajo en equipo.
-responsabilidad y honestidad
en el manejo de productos.
-trabajar bajo presión y
tiempos.
-conocimiento de Excel.
-buena disposición laboral.
-tener control de cargue y descargue de los
vehículos que ingresen con mercancía.
-controlar la cantidad y calidad del
producto.
-control, organización y aseo del área
asignada.
-conteo de inventario de empaque.
Registro de devoluciones.
-registro y documentación de cantidades
recibidas y empacadas.
Porte de uniforme completo de la
empresa.
-verificar cada empaque antes de cargar,
que quede bien empacado y lleve su
respectiva guía.
-Experiencia en
picking y packing
mínimo de (6)
meses.
-manejo de
bodega e
inventarios.
-bachiller
académico
/técnico.
PUBLICIDADYCOMUNICACIONES
INGENIERODESISTEMAS
1 -contar con disponibilidad de
tiempo.
-excelente manejo de tics
-trabajar bajo presión.
-capacidad de comunicación
rápida y adecuada.
-Trabajar en equipo.
-tener conocimiento a
profundidad de ayudas
tecnológicas.
-contar con creatividad e
innovación.
-administrar las funciones inherentes a la
mercadotecnia.
-planificar programas de mercadeo,
integrando los diferentes factores del
marketing dentro de un enfoque de
calidad total.
-analizar los factores que influyen en el
proceso de decisión de compra industrial y
la publicidad de un producto final.
-diseñar, organizar e implementar el
marketing y la comunicación.
-verificar el funcionamiento diario de los
elementos tecnológicos de trabajo.
-modificar, verificar, configurar, actualizar
la página web.
Experiencia de
(2) años en
diseño,
planificación y
organización de
marketing en la
comunicación.
-manejo de
todas las tics.
Profesional en
ingeniería de
sistemas.
PUBLICISTA
1 -tener comunicación asertiva.
-capacidad para trabajar en
equipo.
-fluidez verbal.
-toma de decisiones.
-buena disposición para
trabajar.
-disponibilidad de tiempo.
-controlar la eficacia de la publicidad.
-mantenerse al día con los nuevos avances
de la industria.
-organizar eventos corporativos para
obtener la atención de los clientes.
-estar actualizado en cuanto a la nueva
publicidad y promoción de la empresa.
-organizar la publicidad correspondiente a
cada punto de venta.
-organizar y verificar su lugar de trabajo.
-experiencia de
(2) años como
publicista en
una empresa de
ropa o
productos a
fines.
Profesional en
publicidad y
diseño.
DISEÑADORDE
PUBLICIDAD
1 -tener creatividad e innovación.
-buen trabajo en equipo.
-rápido y eficaz.
-buen manejo de comunicación.
-planificar y diseñar campañas
publicitarias.
-diseñar todo tipo de publicidad que sea
necesaria para la organización.
-ayudar en las investigaciones publicitarias.
-diseñar publicidad de punto de venta
mensual y actualizarse semanalmente.
-organizar y verificar funcionamiento de su
lugar de trabajo y equipos.
Experiencia de
un año en
diseño de
publicidad o
diseño de
marketing.
Experiencia en
diseño para
productos de
ropa y
semejantes.
-Profesional en
diseño gráfico.
-Técnico en
diseño
audiovisual.
SELECCIÓNDE
PRODCTOS
COORDINADORDEPRODUCTOS
1 -capacidad de responsabilidad y
calidad de su trabajo.
-buen manejo de trabajo en
equipo.
-contar con liderazgo.
-manejar Excel.
-organizado y capaz de manejar
su tiempo correctamente.
-gestionar con los proveedores las
garantías, precios, tiempos de entrega del
producto y visitas técnicas.
-elaborar reportes de ventas, productos,
que producto debe tener participación en
el mercado.
-verificar la calidad del producto que se
venderá a futuro.
-coordinar el cumplimiento de los
almacenistas y auxiliar.
-dirigir y controlar que los productos estén
debidamente seleccionados, organizados,
clasificados y etiquetados.
-verificar y ordenar el área de trabajo.
-experiencia
mínima de (3)
años como
supervisor o
coordinador de
ventas o
productos.
-posiciones
similares
-profesional
técnico o
universitario
en marketing,
administración
o carreras
afines.
-
especialización
en gestión de
ventas o
marketing
-manejo de
Excel nivel
intermedio-
avanzado

5. ALMACENISTAS
4 -ser organizado en su trabajo
-capacidad de trabajo en equipo.
-conocimiento de Excel.
-capacidad de hacerle seguimiento a
su trabajo y garantizar su eficiencia del
mismo.
-organizar el área de trabajo.
-cumplir con el uniforme completo y su
identificación.
-planear y programar las actividades propias de
almacén.
-solicitar las cotizaciones de adquisiciones cuando
estas sean requeridas.
-suministrar los elementos que le sean requeridos
por el personal autorizado.
-recibir e inventariar todos los productos que
entren a bodega.
-actualizar lista de faltantes en almacén.
-elaborar balance mensual de comprobantes de
entrada y salida de elementos y respectivo boletín
diario.
-experiencia de 1 a
3 años en logística,
planeación de
inventarios.
-también como
almacenista o
manejo de bodega.
-Bachiller
académico o
técnico en
comercio o afines.
-manejo de Excel.
AUXILIAR
SELECCIÓ
NDE
PRODUCT
OS
1 -disponibilidad de tiempo sin que se
cruce con actividades personales.
-responsabilidad en las actividades.
-capacidad de comunicación.
-mantener organizado su lugar de trabajo.
-apoyar aislamiento de bodega y organización de
producto en stand.
-verificar la calidad del producto exhibida.
-confirmar la entrega de los reportes de los
productos.
Experiencia de (3)
meses como
auxiliar de selección
en empresa o
almacén de ropa.
-bachiller o
estudiante
universitario.
DIRECTOR
COMERCIAL
AUXILIA
R
COMER
CIANTE
5 Persona proactiva cumplidora de sus
funciones con ánimo de trabajar y que
genere un buen ambiente laboral
Control de cargue y descargue de mercancía
Controlar la calidad y cantidad del producto.
Conteo de inventario por referencia. Verificación de
lo recibido.
Experiencia de
mínimo un año en
manejo de bodega
archivo e
inventarios
Bachiller
académico
/técnico o a fines
comerciales.
SECRETARIA
1 Pensamos en una persona con
Formación de Secretariado, que
aporte a la organización de manera
íntegra y eficaz.
1-Gestión de agenda.
2- Atención al público.
3- Gestión de documentos.
4- Manejo de información sensible (interna y
externa)
5- Organización de la oficina.
6- Elaboración de presentaciones.
7- Vigilancia administrativa.
8- Organización de desplazamientos.
Una experiencia
mínima aproximada
de 2 años en
funciones similares
de secretariado
Técnico o
tecnólogo en
auxiliar
administrativo
DIRECCIÓNDE
VENTAS
ORIENTADO
R
4 Se busca un profesional que sea capaz
de mejorar la experiencia en ciertas
áreas comerciales. Persona capaz de
acompañar a los empleados en el
proceso de toma de decisiones sobre
su proyecto de vida y profesional que
gira entorno a la organización.
Tiene por objetivo ayudar a personas
pertenecientes al departamento a lograr sus metas
laborales Su tarea principal es la de dar
información, asesorar y ayudar a desarrollar
competencias
Experiencia mayor a
un año en el sector
comercial.
Perfecto manejo
en el área que se
orienta con título.
SECRETARI
A
1 Persona capaz de realizar todas las
tareas administrativas en la oficina
que sea proactiva y responsable.
Las funciones de la secretaria son las de la gestión
de la agenda, manejar información confidencial de
la empresa, comunicación telefónica y atender al
público asistente, etc... También es aquella persona
encargada de realizar todas las tareas
administrativas en la oficina.
Experiencia de mas
de un año en
labores
administrativas de
fin comercial
Carreras con fines
administrativos y
comerciales.
AUXILIARDEVENTAS
1 Buscamos una persona capaz de
Tener nociones de cálculo básico y
facilidad para las matemáticas.
Además Tener conocimientos de las
principales herramientas ofimáticas
(procesador de texto, hoja de cálculo,
bases de datos, etc.)
Ser una persona organizada,
metódica y cuidadosa en su trabajo.
Que Tenga la capacidad de síntesis y
sepa Saber trabajar en equipo.
-Atención de llamadas telefónicas.
-Atender visitas.
-Recibir documentos.
-Custodiar los documentos.
-Realizar cálculos básicos.
-Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al
departamento al que pertenece.
Experiencia de más
de un año
Técnico en
atención al
público y
recepción de
personas
SUPERVISIÓNY
CONTROL
SUPERVISOR
1 Persona capaz de orientar y vigilar al
equipo en aquellas áreas que
necesiten mejorar, con el fin de
alcanzar de mejor manera las metas
propuestas
- Preparar los Pronósticos de Ventas.
-Preparar los Pronósticos de Gastos.
- Buscar y elegir otros Canales de Distribución y
Venta.
- Investigar, sugerir y elaborar Planes
Promocionales: Regalos, Ofertas, Canjes,
Descuentos, Bonificaciones, etc.
-Capacitarse y buscar asesoramiento en tareas
específicas.
Experiencia mínima
de 2 años
Nivel intermedio
de conocimiento
de Microsoft
Office. Técnico o
tecnólogo en
supervisión y
control del área
comercial
SECRETARIA
1 Pensamos en una persona con
Formación de Secretariado.
1-Gestión de agenda.
2- Atención al público.
3- Gestión de documentos.
4- Manejo de información sensible (interna y
externa)
5- Organización de la oficina.
6-Elaboración de presentaciones.
7-Vigilancia administrativa.
8-Organización de desplazamientos.
Experiencia mínima
aproximada de 3
años en funciones
similares y dominio
del idioma y cultura
Franceses, además
de Inglés.
Técnico o
tecnólogo en
auxiliar
administrativo