Este documento describe los beneficios del trabajo flexible para las empresas y los empleados. Propone que el trabajo flexible puede reducir los costos de las empresas en un 30-40% al mismo tiempo que mejora la productividad y retención de talento. También mejora la calidad de vida de los empleados al permitir una mayor flexibilidad y conciliación entre el trabajo y la vida personal. Se requiere una plataforma tecnológica y cambios en los espacios de trabajo para apoyar este modelo.

1. Flexible Working en la empresa

2. Hacia dónde vamos… el mundo laboral
“El reto para los profesionales de IT responsables de dar
soporte, o incrementar el rendimiento del valor añadido de las
personas de la compañía va a cambiar: de los paradigmas de
los 80 (Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y el
2000 (Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo caracterizado por
una mayor volatilidad, la híper-conectividad, el trabajo “en
enjambre” y otros.
“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020”
Tom Austin (Gartner) 2010

3. ¿Que necesitan las personas?
 Mas espacio para el creciente incremento del trabajo en
equipo, en el año 2000 el trabajo en equipo representaba
el 20%, hoy representa un 60% frente al trabajo individual.
(fuente McKinsey 2009).
 Espacios para realizar actividades como el trabajo
concentrado o trabajo confidencial que el diseño actual
tradicional en espacios abiertos no lo cubre.
 Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de comunicación. El 80% de las
reuniones dentro de una organización no son confidenciales y el 60% de ellas son de menos de cuatro
personas. (fuente 3Goffice 2010)
 Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad del espacio de trabajo.
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4. Y sobre todo…
 Conciliación de vida laboral y personal.  Acceso a la tecnología que les facilite su
Flexibilidad de horarios es algo que ya existe trabajo en movilidad y flexibilidad: PDA,s,
en la mayor parte de las organizaciones, en 3G, ADSL, Portátil,….. Para las nuevas
algunas de ellas, cada vez más, también se generaciones estas tecnologías y las que
está desarrollando la posibilidad de tele puedan ir apareciendo son un MUST, dejan
trabajar desde casa. La demanda actual va de ser un articulo de lujo solo para
mas allá, busca la posibilidad de elegir “directivos y directivas” para ser una
trabajar desde cualquier lugar y en cualquier herramienta básica de trabajo.
momento.
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5. ¿Qué buscan las empresas? (1/2)
 Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un elemento diferenciador,
ya que dentro de unos años será una obligación (MUST).
 Incremento de la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de una manera
intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del espacio, de las herramientas
tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el espacio que mejor se adapte en cada momento
a sus necesidades generara una mayor productividad.
 Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y movilidad genera mayor
flexibilidad para la organización, permite fáciles reorganizaciones internas y crecimientos de
entorno al 30%. Contribuye al concepto de Disaster Recovery Plan.
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6. ¿Qué buscan las empresas? (2/2)
 Optimización de los costes de explotación para ganar en competitividad. Una media de entre un
30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados están permanentemente vacíos.
 Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la integración de personal
con minusvalías, padres o madres con hijos, personal que tenga a su cargo alguna persona mayor o
con minusvalía,…
 Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al trabajo y la
dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que genera, además de otras ventajas una
reducción considerable de las emisiones a la atmosfera.
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7. La solución: el flexible working
Trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes localizaciones: en casa, remoto “on the
move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en las oficinas centrales.
Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque no esta
“oficialmente reconocido”.
Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.
Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.
Genera una mayor calidad de vida para las personas trabajadoras.
Retiene al mejor talento
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8. Plataforma Tecnológica Básica
Portátil
Smartphone Web Conferencing
Acceso Anytime, Dispositivos
Anywhere adaptados
Seguridad en acceso
Presencia y
Comunicaciones
Unificadas
Periféricos
accesibles
Entornos de colaboración
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9. Ahorro tangible de costes
 Costes de explotación: reducción de 10.000€/persona/año a 5.000 €/persona/año, lo
que supone un ahorro de 5.000 €/persona/año.
 Incremento de productividad y retención del talento. Solo se podrá
medir y valorar después de la implantación del modelo.
 Reducción del commuting: número de traslados de las personas al
trabajo y por tanto del tiempo empleado. Una media de una hora diaria
mas coste de energía. Dato habitualmente no cuantificado.
Ahorro total año: 5.000 €/año
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10. “Kit flexible worker”
Ordenador portátil. Coste entre 600 y 800 €. Se amortiza en
tres años y hay que compensar el coste con la diferencia del
plan renove de terminales fijos o móviles que ya se tenga.
Considerado esto, su coste es despreciable.
Blackberry o PDA. Coste terminal gratuito con los planes de
fidelización y coste de la tarifa de datos 20€/mes Coste total año:
(240€/año). 840 €/año
Estos costes dependen de los
Conexión móvil 3G. Coste 20 €/mes (240€/año). acuerdos actuales con operadoras. Se
deberá descontar el personal que
actualmente cuente ya con alguno de
estos elementos
ADSL en su domicilio. Coste 30 €/mes (360€/año).
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11. Análisis económico. Resumen por persona
Reducción costes de explotación 5.000 €/año
Costes anuales “Kit Flexible worker” 840 €/año
Inversión en rediseño de espacios
4.000€ solo primer año, una amortización a 8 años nos da 500 €/año
un valor de 500 €/año , aunque la amortización real es en 22
meses
Ahorro total año 3.660 €/año
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12. Los 3 retos de la Oficina Flexible
Tecnología Personas y Habilidades Espacio
Poder hacer lo mismo en la oficina Aunque la tecnología es Las oficinas y las casas del personal
que desde cualquier punto con imprescindible no servirá de nada si deben rediseñarse para permitir el
conexión a Internet supone un reto no formamos a nuestro personal en trabajo flexible
en comunicaciones y seguridad y las habilidades necesarias para
requiere de tecnologías clave para aprovecharla y en las buenas
la comunicación y colaboración de prácticas que requiere esta nueva
las personas trabajadoras forma de trabajo

13. Un equipo de expertos en los 3 ejes
El MIC Productivity tiene una alianza con Aleph, 3G office y L.A. & Asociados,
formando un equipo multidisciplinar que integra los 3 elementos claves para llevar
a cabo con éxito una implantación de «flexible office»:
Tecnología
Espacios
Personas

14. La solución: Metodología
La puesta en marcha, exige un programa integral para su implantación, ya
que están involucradas muchas áreas de la empresa: Departamentos
operativos que serán objeto del programa, RRHH, Sistemas, Comunicación,
Facility Management y por supuesto el impulso y apoyo del Comité de
Dirección y de las mas altas jerarquías de la empresa.
El proyecto, en función de la dimensión de la empresa, debería partir de
una experiencia piloto que permita valorar los resultados antes de
implantarse con carácter generalizado.
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15. Primera fase: Análisis “Health Check”
1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH,
Facilities, Sistemas y comunicación.
2. Medición del grado de ocupación de sus espacios de trabajo.
Puestos de trabajo, salas de reunión y despachos.
Entrevistas.
3. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad del
proyecto.
4. Preparación y presentación de la propuesta al Comité de
Dirección. Importante que sea liderado y “comprado” el
proyecto por el más alto nivel de la compañía.
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16. Análisis “Health Check”
Estudio situación actual
Diseño del plan
Objetivos y antecedentes del
proyecto Implementación
Perfilado de usuarios Tecnología
Estudio escenarios afectados - Herramientas necesarias
- Puesta en marcha del plan.
Estudio plataforma tecnológica - Uso y Adopción
actual - Plan de comunicación interna y
Personas
formación.
Estudio espacios físicos y - Habilidades necesarias
utilización de los mismos - Rediseño o reubicación de
- Plan de comunicación espacios.
Definición de métricas
Espacios - Programa de mejora de la
- Propuesta nuevos espacios iProductividad
- Reordenación y mejor uso de
los existentes
3 semanas 3 semanas
4-6 semanas

17. Contacte con nosotros, tenemos las herramientas para
implantar una nueva forma de trabajar en su empresa.
Aleph Comunicación + MKT de Personas
Paula Mattio pmattio@alephcomunicacion.com
Tel.: +34 639 763 730 | 936 367 953