Avances anteproyecto- Seminario de Investigación

1. MAGNOLIA MORENO OSPINA
Carrera: Ciencia de la Información- Bibliotecología
Asignatura: Seminario de Investigación.
Docente: Aida Julieta Quiñones Torres.
VIII semestre. Periodo 1510 - 05/03/2015
“ANTEPROYECTO”
1. DELIMITACIÓN DE LA PROPUESTA:
En el contexto actual, que autores especialistas refieren como la sociedad del
conocimiento, la era de la información o la economía del conocimiento es evidente el
crecimiento exponencial de la información - y con ella su tendencia electrónica- , el
desarrollo de entornos de comunicación en red y la incorporación de nuevas tecnologías
en todos los sectores de la actividad humana.
Lo anterior representa por un lado, la ruptura de paradigmas de actuación social y laboral
por parte de los profesionales de información (desde la perspectiva archivística), y por el
otro, la importancia que la información adquiere como recurso o bien para la producción y
gestión del conocimiento, como garante desde el enfoque estratégico organizacional, en la
toma de decisiones y la mejora continua de productos y servicios que propenden por la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios o clientes.
De acuerdo con ese orden actual, las organizaciones caminan hacia la modernización de su
administración y surge un interés particular por hacer de su fondo de archivo documental,
un activo que permita el flujo de información, apoye procesos de transferencia, apueste
por la calidad, la eficiencia y la normalización de la gestión documental.
En consecuencia, el presente estudio se enmarca en la comprensión de la gestión del
documento electrónico como nuevo desafío en la archivística, y cuyo alcance se reflejará
en el diseño de un Programa de Gestión (en adelante PGDE), que efectivamente evidencie
los procesos relacionados con el ciclo vital de esta tipología de documento, su estructura,
sus propiedades y principios archivísticos inherentes.
Cabe señalar que el anterior objeto de estudio se ubica en la línea de investigación de la

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Carrera de Ciencia de la Información- Bibliotecología de la PUJ, relacionada con la
organización, gestión de la información y el conocimiento. De igual forma se delimita la
presente investigación en el conjunto de operaciones técnicas y administrativas de la
Dirección de Innovación, área circunscrita a la Vicerrectoría de Investigación de La
Pontificia Universidad Javeriana.
2. TEMA: Gestión del documento electrónico de archivo y diseño de un PGDE en la
Dirección de Innovación de la Pontificia Universidad Javeriana.
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1 ANTECEDENTES
No podemos desconocer que alrededor de este eje temático se ha formulado y existe un
conjunto de iniciativas nacionales e internacionales en materia de normalización y
motivación hacia las buenas prácticas en la gestión documental, tal es el caso de la ISO
15489, Ley 594/2000 y su Decreto reglamentario 2609/2012, el Acuerdo 003 de 2015,
entre otras políticas, lineamientos y normativa. Sin embargo, llevar a la práctica dichas
directrices, sólo es posible en la particularidad misma de la organización, entidad, empresa
o institución que desee asumir el compromiso con la dinámica que exige la sociedad en su
conjunto en materia de acceso ciudadano y democratización de la información.
Ahora bien, en la línea de diseño de Programas de Gestión Documental, se conocen
iniciativas en el sector financiero; en entidades estatales con funciones públicas, como el
caso de la Contraloría General de la Nación; en el área cultural y en el industrial;
tendientes a la búsqueda del buen gobierno y de la administración transparente. Aunque
la información oscura no deja de permear las estructuras organizacionales, también existe
la posibilidad de contrarrestar esa problemática como profesionales de la información, si
de manera responsable abordamos el tratamiento y organización de los recursos
documentales y en gran medida frente al aumento en volumen del documento en formato
electrónico.
3.2 SITUACIÓN ACTUAL
La Dirección de Innovación de la Vicerrectoría de Investigación en la Pontificia Universidad
Javeriana, es un área donde “se promueven las actividades de fomento a la innovación; el
emprendimiento y la transferencia de conocimiento y tecnologías surgidos en la
universidad; el impulso de una cultura hacia la innovación, el estímulo, la protección y la
comercialización del conocimiento generado en actividades de investigación e innovación,
y la gestión de la propiedad intelectual de los conocimientos y tecnologías producidos”
(Tomado de la página web de la universidad).

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Ésta ha tomado ha tomado la iniciativa de organizar su fondo de archivo de manera
centralizada y asumiendo políticas de eficiencia y calidad que redunden en el ejercicio de
sus funciones y en la mejora continua de sus procesos y/o actividades. Para ello ha hecho
énfasis en organizar su repositorio de documentos electrónicos para permitir el flujo de la
información, apuntando a los principios y propiedades de accesibilidad, confiabilidad,
autenticidad, integridad y seguridad de los mismos. Esto dice de su necesidad de avanzar
en la cultura institucional donde se adjudica sentido para el mejoramiento continuo de la
gestión de la información.
En ese orden de ideas este estudio tiene un enfoque práctico, en la medida que pretende
consolidar un Programa de Gestión de Documentos Electrónicos en la mencionada
Dirección de la PUJ que se ajuste a las necesidades y requerimientos de ésta unidad de
información.
3.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
¿Cuáles son los componentes en el diseño de un Programa de Gestión del Documento
Electrónico, para la organización del fondo de archivo de la Dirección de Innovación de la
PUJ, a la luz de la Ley 594/2000, su Decreto reglamentario 2609/2012 y el Acuerdo 003 de
2015?
REFERENCIAS