Este documento describe los objetivos y contenidos de tres tipos de manuales administrativos: manual de organización, manual de procedimientos y manual de procedimientos de calidad. Explica que el manual de organización debe incluir la estructura orgánica, misión y funciones de la organización, mientras que el manual de procedimientos describe los procedimientos específicos de la organización a través de diagramas de flujo e instrucciones. Por último, el manual de calidad establece la política, objetivos, responsabilidades y procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad

1. Mary Carmen Barrera Vargas

2. Manuales administrativos
Sus objetivos son los siguientes:
 Visualizar con precisión la imagen documentada de una
organización.
 Comprender 10 que significa la información sistematizada para
el quehacer cotidiano de una organización.
 Entender en que medida los manuales administrativos
contribuyen a mejorar el desempeño de una organización.
 Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.
 Valorar la importancia que tienen los manuales de
organización, de procedimientos y de gestión de la calidad.
 Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales
administrativos.
 Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear
valor en una organización.

3. Manual de organización
Este manual debe incluir los siguientes datos para
su identificación; Logotipo de la organización y su
nombre, denominación y extensión del manual,
lugar y fecha de elaboración así como el número
de páginas, sustitución de páginas, unidades
responsables de su elaboración revisión y
autorización, por último la clave de la forma. El
manual también debe contener un índice un
prólogo, introducción o ambos, debe ser breve y
explica su estructura, sus propósitos, su ámbito de
aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
Debe contar con los antecedentes históricos que
es la descripción del origen evolución y cambios
significativos de la organización, debe contener
una legislación o base legal agregando títulos de
los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización, debe
existir una transcripción textual y completo del
artículo de atribuciones, cláusula, considerando un
punto que explica las facultades conferidas de la
organización.

4. Su estructura debe ser orgánica
permitiendo una correspondencia
con la representación gráfica de
su organigrama en función de
sus relaciones de jerarquía, debe
estar codificada de forma en la
que sea posible visualizar
claramente los niveles de
jerarquía relaciones de
dependencia existentes en la
organización, el organigrama es
la representación gráfica de las
estructuras orgánicas de una
organización o bien de alguna de
sus áreas mostrando sus
unidades administrativas, sus
relaciones con los niveles
jerárquicos, sus canales de
comunicación, las líneas de
autoridad supervisión y asesoría.
Manual de organización

5. La misión es otro elemento importante de qué
sirve la organización como guía o marco de
referencia para orientar sus acciones, en ella
se debe mencionar la razón de ser de la
organización.
El manual también incluye un apartado de
funciones en las que se especifican las tareas
inherentes de cada unidad administrativa que
forma parte de la estructura.
Otro elemento fundamental en el manual es el
de descripción de puestos, incluye la
información siguiente: identificación del
puesto, relaciones de autoridad indicando los
puestos subordinados y facultades de
decisión así como sus relaciones de línea y
asesoría, funciones generales y específicas,
responsabilidades, relaciones de
comunicación con otras unidades y puestos,
también se incluye la especificación del
puesto en cuanto a conocimientos experiencia
iniciativa y personalidad.

6. Finalmente debe contener un
directorio donde se conocen
los nombres, puestos,
números telefónicos y correo
electrónico de las personas
comprendidas en el manual,
dependiendo de las
necesidades del servicio, se
pueden agregar los horarios
de atención y la dirección de
las instalaciones.

7. Manual de procedimientos
El manual de procedimientos debe contener una ficha de identificación, con los
siguientes datos: logotipo de la organización y nombre, denominación y
extensión del manual, lugar y fecha de elaboración y su número de páginas,
actualización de información, unidades responsables de su elaboración, revisión
y/o su autorización, clave del formulario.
El siguiente de los elementos del manual es el prólogo, introducción o ambos, al
igual que en el manual de organización, se debe exponer lo que es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

8. También debe tener un índice y en su contenido se debe
agregar una lista de los procedimientos que integran el
contenido del manual, si es un manual general debe incluir
todos los procedimientos de la organización, si es
específico solo los procedimientos de un área o unidad
administrativa, en particular cada procedimiento debe
contener la información siguiente:
 Objetivo,
 áreas de aplicación o alcance de los procedimientos,
 responsables (área unidad administrativa o puesto
que tiene a su cargo la preparación, aplicación o
ambas cosas del procedimiento),
 políticas o normas de operación,
 concepto (palabras términos de carácter técnico
formatos que se emplean en el procedimiento),
 procedimiento (descripción de las operaciones,
presentación por escrito en forma narrativa y
secuencial, anotando el número de operación nombre
de las áreas responsables explicar en qué consiste,
cómo, dónde y qué se lleva a cabo).
Manual de procedimientos

9. Este manual debe contener un
diagrama de flujo en el que representa
de manera gráfica la sucesión en que
se realizan las operaciones de un
procedimiento, su recorrido o materiales
o ambas cosas, se deben presentar de
forma sencilla y accesible con una
descripción clara de las operaciones se
recomienda utilizar símbolos, gráficos
simplificados o ambos.
Los formularios o impresos también son
importantes y se utilizan en un
procedimiento, los instructivos en los
cuales se debe incluir un número de
referencia que corresponde el número
consecutivo encerrado en un círculo en
las formas (formularios o impresos), y
las instrucciones para su llenado.
Manual de procedimientos

10. Finalmente se debe anexar un
glosario de términos,
corresponde a una lista y
explicación de los conceptos
de carácter técnico
relacionados con el contenido.
Manual de procedimientos

11. Manual de
procedimientos de la calidad
El manual de gestión de la calidad
contiene los siguientes elementos:
 Identificación donde se incluyen datos
como: logotipo y nombre de la
organización, nombre del manual y
código que lo identifica, nivel o número
de revisión, página y edición, unidades
responsables de su elaboración,
revisión y autorización.
 Índice o contenido, relación de los
capítulos o apartados que constituyen
el cuerpo del documento que debe
incluir la sección o capítulo,
referenciando su contenido específico.

12. Se deben incluir la introducción y el alcance, qué es el
área de influencia establecida para la aplicación del
sistema de gestión de la calidad, así como sus
directrices de calidad que incluye dos elementos;
 Política de calidad, es la declaración que establece
el compromiso de lograr la satisfacción de clientes y
una buena relación con proveedores a través del
mejoramiento continuo.
 Objetivos de calidad es la explicación de los
propósitos específicos que la organización establece
para lograr.
Su estructura organizacional debe contar con un
organigrama y una matriz de responsabilidades que son
enunciados que fórmula cada unidad administrativa de la
organización en los que establece en forma general la
responsabilidad que asume en relación con el sistema de
gestión de la calidad.
Manual de
procedimientos de la calidad

13. Otro elemento es la interacción de
procesos es la interrelación de procesos
clave con procesos estratégicos y con
procesos de soporte. También debe
existir la representación de procesos y
procedimientos es decir las matrices
escritas y gráficos con simbología que
refieren y explican cómo interactúan la
gestión de los procesos con los
procedimientos, es importante incluir los
requisitos generales y de la
documentación que sustenta el sistema
de gestión de la calidad.
Manual de
procedimientos de la calidad

14. Finalmente respecto a la gestión
de recursos, se habla de los
recursos humanos infraestructura
y ambiente de trabajo es aquí
donde se deben asignar los
recursos de acuerdo con su
disponibilidad competencias y
condiciones de higiene y
seguridad que implica garantizar la
adecuación de las condiciones, los
espacios, el mobiliario y equipo y
los servicios de apoyo necesarios
para el logro de objetivos de la
calidad.
Manual de
procedimientos de la calidad