trabajo de investigación del curso operadores logísticos.

1. SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO
INDUSTRIAL
SISTEMAS DE INFORMACION APLICADOS AL TRANSPORTE DE
CARGA
TEMA : SISTEMA DE INFORMACION – DMS
CURSO : SELECCIÓN DE TRANSPORTE Y EMBALAJE
ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SEMESTRE : III
INSTRUCTOR : CHICATA QUISPE NESTOR
PRESENTADO POR :
 MALDONADO CHUPA YAKELYN KARINA
 CRESPO QUISPE MAYLI ADELIS
 PAMPA SUCAPUCA ELIAS
 FERNADEZ QUISPE GUERSON SERVANDO

2. 1
INDICE GENERAL
1. INTRODUCCIÓN 2
2. MARCO TEÓRICO 4
2.1 Tema
2.2 Antecedentes
2.3 Bases teóricas
2.4 conceptos clave
3. MARCO CONCEPTUAL 7
3.1 características u opciones
4. IMPLEMENTACIÓN, DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 9
5. CONCLUSIONES 15
6. RECOMENDACIONES 15
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 18
8. ANEXOS

3. 2
1. SISTEMA DE INFORMACION – DMS
INTRODUCCION
En la actualidad existe un creciente aumento de los volúmenes de información que se manejan
en las empresas. Como consecuencia del avance de las tecnologías y la globalización, existen
cada vez más medios de almacenamiento de información y disímiles fuentes de propagación de
esta. Las tecnologías de la información y las comunicaciones juegan un papel indispensable en la
sociedad moderna, donde ya no se concibe el mundo sin los constantes flujos de información que
a diario se generan y transmiten. El llamado sector cuaternario de la economía, la información, va
a determinar un cambio tanto en las estrategias empresariales como en la estructura de dirección
de las empresas, ya que brinda una mayor capacidad para la introducción de cambios en diseños
de productos y procesos, al tiempo que integra las diferentes funciones de las empresas y permite
crear un servicio interno (por ejemplo, mediante intranet) de consultoría en las relaciones
horizontales que propicia todo lo anterior. En este sentido la información como fuente y manejo
del conocimiento, es de vital importancia para sobrevivir y mantener los logros sociales con un
esquema diferente al esquema neoliberal del mundo globalizado de hoy.
Las empresas de distintos sectores económicos han concebido el sistema de información DMS
como un proceso estratégico para mantener su actividad y garantizar la eficiencia de las
operaciones de producción y su competitividad en el mercado. La logística empresarial integra de
forma coordinada distintas operaciones y áreas de decisión como son los inventarios, las
instalaciones, la producción, el empaquetamiento y especialmente el transporte y distribución de
los productos a los distintos puntos de venta. Las operaciones de transporte y la distribución de
los productos representan unos costes significativos para estas empresas y en muchos casos las
redes propias de transporte son demasiado rígidas a las variaciones de la demanda producidas por

4. 3
el mercado. Este hecho ha producido el nacimiento de los operadores logísticos y empresas de
paquetería: empresas especializadas cuyo objeto de negocio es el servicio de transporte y
distribución de productos a gran número de clientes. De este modo, el fenómeno de
externalización y subcontratación de la distribución de productos a empresas de paquetería es un
fenómeno muy común al ofrecer unos precios más competitivos, una mayor flexibilidad y una
mejor gestión de los envíos con relación al transporte con flota de vehículos propia. El mercado
exige una organización eficiente de los recursos utilizados para poder ofrecer un servicio
adecuado a unos precios competitivos. Sin embargo, la configuración y operativa óptima del
sistema de distribución están afectadas en muchos casos por la complejidad asociada a la
multiplicidad de orígenes y destinos servidos por la red de distribución, la variabilidad espacial y
temporal de la demanda y los plazos temporales reducidos de distribución.

5. 4
2. MARCO TEÓRICO
Un sistema de gestión documental o DMS (en inglés Document Management System) es,
según la asociación alemana digital Bitkom, un concepto similar al de ECM (Enterprise Content
Management) o gestión de contenido empresarial y uno de los tantos términos utilizados para
designar a todo tipo de sistema diseñado con la intención de gestionar documentos. En sentido
amplio, este término incluye tanto a los sistemas de archivos como también otros programas que
administran los diferentes documentos durante todo su ciclo de vida: desde su concepción y la
gestión de versiones, hasta el archivado del documento conforme a las garantías técnicas y de
trazabilidad en formatos que no puedan ser adulterados.
2.1 Antecedentes
Durante la década anterior a los 90's, la información no era considerada como un activo
importante, la forma de obtenerla, procesarla y distribuirla, no tenía la menor importancia para
los administradores, sin embargo con la transformación de las economías industriales y el
surgimiento de la economía global, nos encontramos en estos momentos en un mundo donde todo
tiende hacia la globalización, la economía no se escapa de ella, actualmente los países dependen
mucho de su comercio, es decir de las exportaciones como de las importaciones, el éxito de los
negocios, por lo tanto dependerá de que tan rápido se tenga disponible la información para la
toma de decisiones y aprovechar cualquier oportunidad en el comercio.
Tenemos ante nosotros una tercera revolución económica, donde los países están basando su
economía en el conocimiento y la información, de ahí la importancia de los sistemas de
información y de la tecnología.

6. 5
2.3 Bases teóricos
La gestión documental es una actividad que data de los mismos inicios de la escritura, la
necesidad de mantener documentos de todo tipo de transacciones e investigaciones iba de la
mano con la producción de conocimiento en la historia, y como se hacía esa información
duradera para el futuro.
Dentro del entorno empresarial, en primera instancia, se habló de la gestión documental a
cargo de ciertos individuos dentro de la compañía que administraban los repositorios físicos de
documentos, tales como los archivadores, las estanterías y los libros de registro.
Se empezó a hacer uso de ellos en los años de 1960 para apoyar la actividad de administración
de documentos por primera vez en las grandes bibliotecas nacionales de Estados Unidos e
Inglaterra, por medio de sistemas conocidos como MARC, por sus siglas en ingles que traducen
Catalogación leíble por computador.
Más adelante, cuando se intensifica aún más las tecnologías de la información y comunicación
en el sector empresarial, se empieza a hablar de bases de datos y documentos electrónicos, un
nuevo concepto que revolucionaria el tratamiento de información dentro las empresas.
Igualmente, entran en juego las aplicaciones para gestión de documentos físicos y fotografías.
Cuando estos documentos electrónicos aumentan su popularidad, nacen a mediados de 1982
los gestores de documentos electrónicos, conocidos por sus siglas en inglés EDM. Estos sistemas
eran capaces de administrar tipos de archivos del propietario y un número limitado de formatos
de archivos.
Su evolución hacia los 90’s permitió la administración de cualquier tipo de formato que pueda
ser almacenado en la red, herramientas de colaboración, seguridad, flujos de trabajo y

7. 6
capacidades de auditoría. A esto se le conoce formalmente como un Sistema de Gestión
Documental, el protagonista de la administración de documentos en el entorno moderno.
Como vemos, la conciencia que nació cuando la gestión de documentos se convertía en un
caos y una fuente de costos importante en las compañías, obligó a buscar otras herramientas que
facilitaran esta labor, y en pleno auge de la computación y las soluciones informáticas los
sistemas digitales para administrar estos contenidos se convirtieron rápidamente en la solución.
De ahí que empezaron a acoplarse nuevas utilidades en el cuidado y la manipulación de
documentos para facilitar las nuevas exigencias. Todos manejamos diariamente el explorador de
archivos de nuestro sistema operativo, y a sorpresa de muchos éste es una clase de DMS, aunque
muy básico claro, pero sabiendo esto ya podemos saber de qué trata la gestión documental y su
importancia histórica.
2.3 Concepto clave de sistemas de información - DMS
Es una aplicación capaz de recolectar, organizar, visualizar y analizar, en tiempo real,
información referida a la actividad de distribución.
Esta aplicación permite planificar y ejecutar las operaciones del sistema de distribución para
aumentar su eficiencia, optimizar los flujos de materiales y productos de modo eficiente y
óptimo.
Pueden interactuar con otros sistemas de información como el GPS (Sistema de Localización
Digital), CIS (Sistema de Información de Clientes) o RFID (Identificación por Radiofrecuencia),
para obtener una visión global de las operaciones de distribución.

8. 7
3. MARCO CONCEPTUAL
3.1 Características u opciones
 Interfaz intuitiva:
Un DMS, y en general cualquier herramienta destinada a ser utilizada en el seno de una
organización, será utilizada por un amplio conjunto de usuarios diversos, con diferentes
habilidades y destrezas tecnológicas, por lo que el Sistema de Gestión de Documentos no debe
ser difícil de aprender ni de usar. La interfaz, por lo tanto, debe ser intuitiva y fácil de aprender a
la hora de aproximarse a ella por primera vez.
 Estructura del directorio sencillo y fácil de comprender
Uno de los principios básicos en la gestión del DMS será la creación del árbol de directorios
de este en los que serán clasificados y organizados los documentos creados y utilizados por la
organización. El usuario de la herramienta debería poder comprender rápidamente cómo y dónde
los documentos son organizados y almacenados, y la estructura lógica del árbol de directorios.
 Adaptabilidad al etiquetado y nomenclatura de los documentos
Cada organización posee una idiosincrasia concreta a la que debe adaptarse el DMS, con una
nomenclatura concreta en función de sus procesos propios.
 Accesibilidad a través de diversas plataformas
Cada vez más el espacio de trabajo es más virtual y los miembros de la organización se
conectan a él a través de múltiples dispositivos en cualquier lugar del mundo y a cualquier hora
del día, por lo que nuestra herramienta DMS debe adaptarse a esta realidad y ser accesible desde
cualquier localización empleando para ello diversas plataformas.

9. 8
 Búsqueda avanzada
Debemos poder localizar un determinado documento del repositorio de muy diversa manera y
a través de múltiples campos.
 Capacidad de almacenamiento presente y futuro
A la hora de implementar un sistema de gestión de documentos, una de las cosas que más nos
cuesta determinar son las necesidades presentes y futuras de almacenamiento que tiene y tendrá
la organización. Por lo tanto, y ante la incapacidad en muchas ocasiones de prever dicha
necesidad, nuestro sistema debe ser lo suficientemente escalable en este sentido.
 Soluciones integradas de Chat y notificaciones por email
como parte del sistema de colaboración y los flujos de trabajo la herramienta debe ofrecer
herramientas de comunicación síncrona, como es el chat, o asíncrona como son los foros o los
mensajes por email.
 Archivo o archivado
Muchos marcos regulatorios obligan a la conservación de los (o algunos) documentos durante
un periodo de tiempo determinado, por lo que la herramienta que hayamos seleccionado para la
gestión de estos debe permitirnos establecer los periodos de conservación de los documentos y
programar las debidas y necesarias acciones de eliminación y expurgo. A este conjunto de
acciones las solemos conocer como funciones de archivo o archivado de documentos, dentro de
las cuales y con un papel importantísimo, se encuentra el metaetiquetado.

10. 9
 Funciones de soporte
La organización, ya sea a través de una organización externa o por miembros de la
organización, debe ofrecer soporte al usuario para que se puedan solucionar, de una manera
rápida y fiable, los diferentes problemas que puedan ir surgiendo. En el caso de las
herramientas open source muchas veces nos ocurre que no sabemos dónde acudir cuándo estos
problemas surgen, ya que el concepto de comunidad frecuentemente nos resulta etéreo y en
ocasiones ajeno. Lo mejor en este caso es que haya un miembro de la organización que
profundice en el uso y administración del DMS open source empleado por la organización y que
pueda servir de apoyo al resto de usuarios de la herramienta.
4. IMPLEMENTACION, DESCRIPCION DE LA EMPRESA
4.1 Implementación de un sistema de gestión documental - DMS
Para la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes
metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las
características de la organización y a las del programa que se haya adquirido.
 Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis
previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe
implementarse.
 Usuarios
Se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los
trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que

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éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los
trabajadores deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento,
informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de pruebas.
 Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental
son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.
La adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una
organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras
soluciones TIC. Pero sí requiere que los empleados cambien su manera de trabajar y adopten
nuevos hábitos.
Es por ello por lo que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e
implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum. Ya que
los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, tiene sentido que
participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación
del software.
 Automatiza y simplifica los procesos
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus
procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la
implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco
eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de

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documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un
documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos
que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de versiones
automático que incluyen la mayoría de los gestores empresariales, este problema desaparece.
 Integración
La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como ERP, CRM o
email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas
herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen
unidos. Los sistemas no integrados provocarán un aumento del coste y del uso de los recursos
empresariales. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo
de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información
de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con
los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible.
4.2 Descripción de la empresa
 Ejemplo
EMPRESA DE TRASPORTE DE CARGA PESADA TRANSELREYTRUCK SAC
1. DESCRIPCIÓN DE NEGOCIO
1.1 datos de la empresa
Definición de la empresa: transporte de carga pesada
Forma jurídica: sociedad anónima
Año de fundación: 2015
Localización: barrio la nueva Jerusalén

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Cartera de servicio: trasporte de carga pesada y logística a nivel nacional
Herramientas de promoción: ofertas
1.1.1. ¿Quiénes somos?
TRANSELREYTRUCK es una empresa seria y profesional que busca satisfacer las
necesidades de los clientes, con estrategias claras, ofreciendo soluciones oportunas,
generando valor a cada cliente.
La compañía se dedica exclusivamente al trasporte de carga pesada a nivel nacional
con más sujetándose a las disposiciones de la ley orgánica de trasporte, tránsito y
seguridad vial.
2. PROPIEDAD DE LA COMPAÑÍA
La compañía está constituida por un capital social de $ 800.00 (ochocientos dólares
americanos) acciones ordinarias, nominativas e indivisibles de un dólar cada una. La
empresa está sujeta a las disposiciones de la ley de trasporte terrestre, tránsito y seguridad
vial de los reglamentos y disposiciones que emitan los organismos competentes.
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 Antecedentes
Se celebra la escritura pública y se afirma el contrato de constitución de la compañía
anónima de la empresa TRANSELREYTRUCK de nacionalidad ecuatoriana, en la ciudad
de Quito el día seis de agosto del año dos mil catorce, en la notaría decima cantón Quito.
 Misión
Brindar servicios logísticos comprometidos con calidad desde y hacia cualquier punto
a nivel nacional, plantear soluciones integrales, oportunas y efectivas para satisfacer

14. 13
plenamente las necesidades de nuestros clientes, mediante el correcto trasporte y
administración con la aplicación de sistema logística; anteponiendo la responsabilidad
social, seguridad ambiental y el manejo de riesgos.
 Visión
Ser una empresa competitiva a nivel nacional, en prestación de servicio de trasporte de
carga pesada origen, además de servicio de comercio exterior, desarrollando un servicio
integrado superando las expectativas del cliente, mediante optimización de procesos,
costos y recursos, como también minimizando impactos ambientales y generando más
fuentes de trabajo que brinde seguridad y un excelente servicio de nuestros clientes y
colaboradores.
 Objetivos generales
El objetivo principal de la empresa de trasporte de carga pesada
TRANSELREYTRUCK es brindar servicios que sean reconocidos, cumpliendo con
estándares de calidad e indicadores que satisfagan a nuestros clientes para lograr alianza
fuertes y perdurables para:
1. Conocer mejor y formalmente la oferta y demanda del mercado de trasporte de carga y
refrigerada vía terrestre.
2. Evaluar si hay oportunidad de entrar a nuevos dichos de mercado e incrementar la
participación en los que actualmente se compite.
3. Entender la oportunidad de la logística que mejora el proceso del trasporte de carga
pesada.
 Objetivo especifico
Planificar, organizar, distribuir y controlar, a través de las diferentes oficinas y
concesionarias, receptores, utilizando los formatos control a los mismos.

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 Política de calidad
TRANSELREYTRUCK es una empresa dedicada a la prestación de servicio en el área
logístico integral, trasporte de carga pesada, nos hacemos presente en el mercado
cumpliendo nuestros servicios bajo estándares altos de puntualidad, seguridad,
confiabilidad y calidad; preocupados siempre del mejoramiento continuo de nuestro
sistema de gestión de calidad y concientización en la responsabilidad social empresarial.
 Valores institucionales
 Compromiso
 Integridad
 Respeto
 Vocación del servicio
 Servicios
Con el propósito de cubrir las necesidades de nuestros clientes,
TRANSRLREYTRUCK, ha ido especializándose en el sector del trasporte de carga
pesada a nivel local como a nivel nacional y más recientemente, en todo tipo de trasporte
especial de mercancías por carreteras. Lo que busca la empresa es que los clientes lo
identifiquen por su buen servicio, atención, calidad y seguridad. Para la empresa es
importante tener una buena comunicación con sus empleados ya que esto hace que ellos
se desempeñen de una mejor forma y siempre buscando mejorar el servicio y atender al
cliente de la mejor forma para satisfacerlos.

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5. CONCLUSIÓN
Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar
de la compañía. Pero antes de comenzar con el proceso de implementación es recomendable
estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado. Algunas compañías analizan el
mercado en busca del sistema más adecuado para sus organizaciones, pero no prestan atención al
proveedor que lo va a implantar.
6. RECOMENDACIONES
 Añadir documentos y archivos
Ya sea mediante la inserción manual y automática, permitiendo la creación directa a través de
alguna herramienta propia o de terceros de edición de textos, mediante correo electrónico, en
diferentes formatos y pudiendo al mismo tiempo establecer las pertinentes restricciones de acceso
que consideremos necesarias.
 Integración con otras herramientas de la organización
Principalmente, con la suite ofimática empleada por nuestros trabajadores, como puede
ser Microsoft Office, Libre Office, Salesforce o el Sistema de Gestión de Contenidos CMS.
 Control del flujo de trabajo:
el sistema debe permitir la adición, edición y compartición de los documentos, de manera
colaborativa y entre los miembros de la organización siguiendo un proceso reglado hasta la
publicación o almacenamiento de estos.

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 Gestión de proyectos
La herramienta debe permitir que los documentos creados, capturados o generados puedan ser
organizados, etiquetados y almacenados con relación a proyectos o etapas de proyectos, junto con
las funcionalidades necesarias que nos permitan asignar los permisos necesarios para que sólo los
miembros del proyecto puedan realizar acciones de un proyecto/s determinado/s, configurar
sistemas de alertas o notificaciones para los miembros del equipo, etc.
 Colaboración
El sistema debe permitir el trabajo en cualquier lugar y a través de múltiples dispositivos, de
manera simultánea entre los miembros del equipo y poniendo a disposición de estas diferentes
herramientas de comunicación, tanto síncrona como asíncrona.
 Control de versiones
De los procesos de colaboración y flujos de trabajo, en los que en un mismo documento /
contenido pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, pueden surgir diversos problemas a
la hora de gestionar las modificaciones que se hacen sobre éstos de manera simultánea o la
posibilidad de revertir algún cambio realizado a una versión anterior. Un editor del DMS con los
permisos pertinentes, debe poder, de una manera sencilla, identificar la última versión de un
documento, los últimos cambios realizados en éste y volver a una versión anterior del mismo
anulando dichos cambios.

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 Seguridad y control de permisos
Uno de los factores de seguridad más importantes de nuestro DMS será la posibilidad de
controlar de una manera eficiente, estricta y precisa qué y cuándo puede hacer cada uno de los
usuarios de la herramienta.
Otro de los elementos de seguridad que más debemos vigilar a la hora de administrar nuestro
sistema de gestión de documentos son los factores de autenticación, es decir, la forma en la que
los usuarios se identifican a la hora de acceder a la herramienta.
 Cumplimiento con la legislación y otros estándares
Muchos sectores se encuentran estrictamente regulados y por lo tanto el sistema de gestión de
documentos empleado por organizaciones que realicen su actividad dentro de los mismos deben
estar preparados para que la documentación generada y gestionada por dichas organizaciones
pueda cumplir con dicho marco regulatorio. No debemos dejar de tomar en consideración, de
manera general, las leyes de protección de datos y en especial la última la actualización de la
GDPR (General Data Protection Regulation) realizada por la Unión Europea y que ha supuesto
un importante avance en la regulación de los datos de los usuarios en Internet.

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7. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS
 https://www.scribd.com/document/527470923/GESTION-DOCUMENTAL-DMS
 https://www.sergroup.com/es/temas/que-es-dms.html
 https://es.scribd.com/presentation/461417822/SISTEMAS-DE-INFORMACION-DE-
TRANSPORTE-DE-CARGA-1-pptx
 https://www.novasystems.it/esp/funcionalidades-integradas/document-management-
system.html
 https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/15827/GonzalezBarreroJulian
aCristina2017.pdf?sequence=1&isAllowed=y
 A Brief History of Document Management Systems. Ahmed, Nafid. Marzo 10, 2013.
http://tenthline.com/blog?blg_cat=Document+Management%2F&blg_beid=The-History-
of-Document-management-systems.html&blg_v=blge
 Document Management System. Wikipedia.
http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system
 Gestión Documental.
Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
 https://prezi.com/k-tcrj06glsi/antecedentes-de-los-sistemas-de-informacion/?fallback=1
 https://dmsosw.wordpress.com/2013/08/24/un-poco-de-historia/