• Definir e implementar una manera eficaz para presentar y cumplir las estrategias y necesidades del proyecto, copilando información que nos ayude a orientar las ideas más claras y veraz

1. SENA CUR
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GENERAL SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
INTRUCTOR
CARLOS AUGUSTO RICO
INTEGRANTES
VANESA ARBOLEDA TAMAYO
LAURA MONSALVE ZULETA
DEISY YESSENIA MORALES

2. INTRODUCCION
La administraciónrequiere diariamente elaborardocumentosyaseande carácter administrativou
oficiales,desde unacartade una sola página,hasta un informe de grancontenido;pero
desafortunadamentemuchosde ellosnocumplenconsucontenido,porquefueronescritosde
formaincorrecta.Es vergonzosoleerdocumentosque nose sabe cuál es el propósitoomás
vergonzosoaunlafaltade ortografíao redacción.
Este manual se hace con el propósitode ayudaral lectora corregirlos erroresanterioresyfacilitar
la elaboraciónde losescritosenel ámbitoempresarial,llevandoacabo unprocesode redacción
adecuado,proporcionandorecomendacionesopautascon laredaccióny creación.

3. OBJETIVOS GENERALES
 Definire implementarunamanera eficazpara presentary cumplirlasestrategias y
necesidadesdel proyecto,copilandoinformaciónque nosayude aorientarlasideasmás
claras y veraz
 Aprenderaredactar documentosya seade carácter administrativouoficial conlos
elementosesencialesenel campode la administración
 Construirunmanual con la finalidadde enseñarydivulgarlainformación,clarayobjetiva
para un fácil entendimientode hacerundocumentoadministrativouoficial
 Expresarpor escritoloscontenidosadministrativosde formacorrectaprecisay ordenada
 Dar a conoceralgunasnormaspara larecolecciónde documentos, lograndodespertarla
atenciónlacreatividadyel interésde loslectoresenlaproducción de losmismos.

4. OBJECTIVOS ESPECIFICOS
 Mejorar laforma en cómo se redacta losdocumentosadministrativosde unaformafácil y
eficaz,dandomejoroperaciónyproductividadenel ámbitoempresarial
 Facilitarlagestióndocumental de lasempresasparaque laspersonasnaturalespuedan
amplificarsuconocimientoylascomunicacionesempresariales
 Ayudarde una forma,más fácil y sencillalaelaboracióndocumental

5. Tabla de contenido
INTRODUCCION......................................................................................................................... 2
OBJETIVOS GENERALES.............................................................................................................. 3
OBJECTIVOS ESPECIFICOS........................................................................................................... 4
REDACCION............................................................................................................................... 6
EL TECLADO Y LA ERGONOMIA................................................................................................... 7
SIGNOS DE PUNTUACION........................................................................................................... 9
LA COMA .............................................................................................................................. 9
PUNTO Y COMA..................................................................................................................... 9
DOS PUNTOS......................................................................................................................... 9
COMILLAS SIMPLES Y DOBLES................................................................................................10
SIGNOS DE INTERROGACION.................................................................................................10
SIGNOS DE EXCLAMACION ....................................................................................................10
PUNTOS SUSPENSIVOS..........................................................................................................10
GUION .................................................................................................................................11
RAYA....................................................................................................................................11
CONSTANCIA Y CERTIFICADO ....................................................................................................12
Constancia...........................................................................................................................12
Certificado...........................................................................................................................12

6. REDACCION
Es expresarporescrito,la informaciónimportanteque deseamoshacerconocerparalogar un
objetivo
La redacciónde un texto,requiere de unordenamientológicode lasideasque se piensan
plantear.Pararedactar se necesitatenerunplande redacciónque permitapartirde la idea más
general ala ideamás específicayluegopriorizardesde lade mayortrascendenciaalade menos
importancia
Tiposde Redacción
 RedacciónCientífica
 Redacciónperiodística
 Redaccióncomercial
 Redaccióninformal
 Redacciónliteraria
Para redactar se necesitatenerencuenta
 Adecuaciónde lasideas
 Coherencia
 Cohesión
 CorrecciónGramatical
 Ortografía
 Morfo sintaxis
 Buenléxico
Redactar undocumentoindicamuchode la personaoinstitución.Esporlo tantomuy importante
sercuidadosocon lapresentaciónyel orden.

7. EL TECLADO Y LA ERGONOMIA
Al manipularunteclado,lasmanosadoptanuna posiciónforzadahaciaafuera.Losmovimientos
rápidosy repetitivospuedenprovocartendinitis,tenosinovitis,ocualquierlesiónasociadaadichos
sobreesfuerzos,especialmente si laestaciónde trabajonoestáorganizada adecuadamente.Cada
vezexistenenel mercadomáscomponentesque corrigenesto,comolostecladosergonómicoso
losreposamuñecas.
Tanto unoscomo otrospermitenunaccesoa las teclasen línearecta con respectoal antebrazo,
por loque la posturaque se adoptaes másnatural.El tecladoergonómicoofrece ademásotras
ventajascomola aperturade las partesacomodándoloal mejorángulode trabajo,yteclas
situadasdonde losdedostienen unaposiciónde descanso.Sonmáscaros que losnormalespero,
si se pasanmuchas horasante el ordenador,vale lapenaconsiderarlos.

8. La ergonomíaesel estudiodel trabajoenrelaciónconel entornoenque se llevaacabo (el lugar
de trabajo) y con quieneslorealizan(lostrabajadores).Se utilizaparadeterminarcómodiseñaro
adaptar el lugarde trabajoal trabajadora finde evitardistintosproblemasde saludyde aumentar
la eficiencia.Enotraspalabras,para hacer que el trabajose adapte al trabajadoren lugarde
obligaral trabajadora adaptarse a él.Un ejemplosencilloesalzarlaalturade una mesade trabajo
para que el operarionotenga que inclinarse innecesariamente paratrabajar.El especialistaen
ergonomía,denominadoergonomista, estudialarelaciónentre el trabajador,el lugarde trabajoy
el diseñodel puestode trabajo.

9. SIGNOS DE PUNTUACION
Los signosde puntuaciónsonlossignosauxiliaresque se usanparaseñalarlaentonaciónylas
pausasen todoescrito.Ayudan adar coherenciayfacilitanlacomprensiónde untexto.Sirven,
además,para dar la entonaciónapropiadacuandoleemos.
LA COMA
Es un signode puntuaciónque señalaunabreve pausadentrodel enunciado.Se empleapara
separarlos miembrosde una enumeraciónosucesión,yaseanpalabrasofrases,salvolosque
venganprecedidosporalgunade las conjunciones y, e,o, u o ni.Por ejemplo:
—María volvióacasa, hizolosdeberes,cenóyse fue a lacama.
—Mi casa tiene muebles,mesasycuatrocamas.
PUNTO Y COMA
El puntoy coma (;) esun signode puntuación;gramaticalmente,se utilizaparaunirdosoraciones
relacionadasenunasolafrase:
—María estabaapenadaporel examen. +María tendráque estudiarmás. = María estabaapenada
por el examen;tendráque estudiarmás.
—Estálloviendomucho. +Nopodemosircaminando. = Está lloviendomucho;nopodemosir
caminando.
Tambiénsirve parasepararloselementosde unaenumeracióncuandose tratade expresiones
que incluyencomas:
—Había que estaren contacto con la naturaleza;dejarentrarel cielo,el mary el viento;dormir
sobre tablones,sobre el suelo;sentarse ensillasmediorotas.
Además,se usadelante de lasconjuncionesolocucionescomo pero,más,aunque,sinembargo,
por tanto ypor consiguiente cuandolosperíodostienenciertalongitud:
—Creemosenlacreatividadylarupturade losopresorescánonesantiguoscomomediode vida;
no obstante,somosconscientesde que esnecesariomantenerunmínimode tradiciónen
nuestrostrabajos.
DOS PUNTOS
Este signode puntuación(:) representaunapausamayorque la de la coma y menorque la del
punto.Detiene el discursoparallamarlaatenciónsobre loque sigue,que siempre estáen
estrecharelaciónconel textoprecedente. Unusoimportante yfrecuente de este signoes
introducircitastextuales(usoque avecesse le atribuye incorrectamente alacoma).
Se emplean:

10. COMILLAS SIMPLES Y DOBLES
Son signosde puntuaciónque se colocanal principioyal final de lasfrases,palabrasescritascomo
citas, ejemplos,de aquellasque se quiere destacar,yaseapor importanciaque le dé el autoro por
su carácter irónico,vulgaroextranjeroe impropiode lalenguaque se estáusando.A pesarde que
estáverdaderamente extendidoel usode lascomillasinglesas (“”) es preferible emplearanteslas
angularesoespañolas(« ») yreservaraquellas,yfinalmente lassimples(‘ ’),paracuandodeban
entrecomillarse partesde untextoyaentrecomillado
PARENTESISCORCHETES Y LLAVES
Se usan enparespara separaro intercalaruntextodentrode otro o para hacer unaaclaración.Los
distintostiposson:
Los paréntesispropiamentedichos: ( )
Los corchetes:[ ]
Las llaves:{ }
Para distinguirambosparéntesisse usadecir:
Paréntesisque abre oparéntesisizquierdoal símbolo(.
Paréntesisque cierraoparéntesisderechoal símbolo).
Igual que las comillas,cuandose hande emplearvariasvecesenunmismofragmentose utilizan
de la siguiente manera:(…[…{…}…]…)
SIGNOS DE INTERROGACION
Es un signode puntuaciónque denotaunapregunta.Suorigense encuentraenel latín.
La palabra«cuestión» vienedel latín questio,o'pregunta',abreviadocomo«Qo».Estaabreviación
se transformóenel signode interrogación.
SIGNOS DE EXCLAMACION
se utilizanparaseñalarel carácter exclamativode unaoración.Se escribenparaempezary
finalizarunaoraciónexclamativa,exhortativaoimperativa.Tambiénvanentre signosde
exclamaciónlasinterjecciones:
—¡Siéntate!
—¡Qué lindaeres!
—¡Cuidadoconel perro!
—¡Peroqué buenaidea!
—¡Genial!
PUNTOS SUSPENSIVOS
Los puntossuspensivos(…) sontrespuntossinespaciosentre ellos,sonunúnicosignode
puntuaciónque se utilizaal final de unapalabra,frase uoración enlugardel puntou otro signo.Se

11. utilizanparadejarenduda, continuaciónoensuspensounaaccióny son alineados
horizontalmente al nivel de lalíneabase de escritura.
GUION
El guion(-),de menorlongitudque laraya,tiene tresusosprincipales.Se utilizacomosignopara
unirpalabras,muestraladivisiónde palabrasal final de unalínea,y se usa enobras
como diccionarios paramarcar la separaciónentre las sílabasque componenlaspalabras
RAYA
La raya (—),que nodebe confundirse conel guionbajo(_) —especialmenteencontextos
informáticos— ni conel guion(-) —el cual esmáscorto— ya que tienenusosysignificadosmuy
diferentes,se usaparaintroducirunincisodentrode un períodomásextensoypara señalarenlos
diálogoslaintervenciónde cadalocutory loscomentariose incisosdel narrador.Se escribendos,
una para abrir y otra para cerrar, exceptocuandoel diálogonoprosigue,que esrecomendable
suprimirlaúltimaysustituirlaporel obligatoriopunto;además,se escribenseparadasdel restode
la frase con unespacio,ypegadasal propio inciso.Enel caso de losincisospuede sustituirala
coma para mayor aislamientode losmismosytambiénalosparéntesis,peroparaexpresaruno
menor

12. CONSTANCIA Y CERTIFICADO
Constancia
Una constanciaes un documentoenel que se hace constar algúnhecho,enocasionesde modo
auténticoofehaciente.Existendiversostipos,segúnqué clase de hechoconstaten,el formato,
quiénloconstata,entre otros.
Un reciboo constanciade pago:sirve para constatar que se ha pagadopor un serviciooproducto.
Segúnsuformato,puede serunafactura, una boleta,unticketuotro.
Una constanciade alumnoregular:sirve paraconstatar que unapersonaeso ha sidoun(a)
alumna(o) oun(a) estudianteregularde unainstitucióneducacional,esdecir,que asiste oasistió
regularmente aclasesyestáo estuvodebidamente registrado(a).
Una constanciade empleooconstanciade trabajoo constanciade servicios:sueleserelaborada
por una instituciónysirve parahacerconstar que una personahaestadotrabajandoo trabajóen
esainstituciónenunoomás puesto(s) yporun tiempoespecíficoyporsalariosdeterminados.
Certificado
El certificadoesuntipode textoadministrativoempleadoparaconstatarun determinadohecho.
En el procesode solicitudde unpuestode trabajo,enespecial si se tratade una instituciónoficial,
loscertificadossonfundamentalesparademostrarlaformaciónyla experiencia.Esuntipode
textoque se produce normalmente ainstanciasde quienlorecibe,yporuna personacon
autoridadsuficiente dentrode lainstituciónparaestablecerque se hacumplidoconloafirmado
enel documento.Si llegahaberalgunairregularidadofalsedadenlodeclarado,puede serpenado
por la ley.
Partesdel certificado,de laconstancia
•Encabezado Empresa:Entidadde la organizaciónque emite el comunicado,LemayLinkse deja
de 03 – 04 interlineados
•Referenciaonúmerode laconstancia:consecutivoenel cual se llevael soporte,03Interlineados
•Fecha: Ciudad,díamesaño, donde se expide.04Interlineados
•Cargo: Mayúsculasostenida,centradosinnegrilla.03o 04 interlineados
•Identificación:Que tipode documentose vaa realizar,certificadooconstanciasinnegrilla,
mayúsculasostenida,centrado03interlineados
•Cuerpoo texto:Justificado,
EJEMPLOS

17. CARTA
Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. Las características del texto
contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. Así, es posible
encontrarse con estilos distintos. Así, el estilo puede ser informal, para relacionarse con
los afectos, o formal, para el tratamiento de asuntos comerciales, públicos u oficiales.
Partes de una carta
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.

18. MEMORANDO
Comunicación escritobreve de carácterinternode unaempresaporel que se utilizapara
intercambiarinformaciónentre distintosdepartamentosde una organización paracomunicar
algunaindicación,recomendación,instrucción,disposición.
En algunospaíses,tambiénesutilizadoparaincluirunasanciónofaltade un empleadoy figurar
ensu currículo, loque puede reducirsusposibilidadesde conseguirotrotrabajoyafectar suvida
laboral.
El memorandotambiénesuna formade comunicaciónbreve,comoloesla carta y la
correspondencia,tambiénesuntextoque se redactageneralmentede manerainternaenlas
empresas,esmenosformal que unacarta y puede utilizarse pararecordaralgúnevento,dar
avisos,indicaciones.
PARTES QUE CONFORMANUNMEMORANDO
 El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Cuerpo.
6. Despedida.
7. Firma.
8. "Con copia".
9. Pie de página.
 Y las siguientes complementarias:
1. Membrete
2. Nombre del año.
3. Referencia.
4. Sello
5. Anexo.

19. ESTRUSTURA
Generalmente,unmemorandocuentaconlasiguienteestructura:
El nombre de la personaa quienvadirigido.
El nombre del remitente.
La fecha.
El asunto.
El texto.
Y la firmadel remitente.
Su redaccióndebe serbreve,clarayprecisa;aun cuandoen este tipode comunicaciónnose
acostumbrausar la despedida, hayocasionesenque se debe utilizarparadarle untoque personal
y cortésal mensaje.

20. CIRCULAR
Documentoadministrativouoficial parahacerllegarunainformaciónavariaspersonas,de la
entidadadministrativaopública.Siendode comunicación internayexterna,comunicandoun
mensaje idénticoaungrupo (círculo) de personaso al públicogeneral.conel mismotextoo
contenido,tienecomoparticularidadnotenersaludoni despedida,Se dirigede unaautoridad
superioratodos o aparte de sus subalternossimultáneamenteparadarle a conocerdisposiciones
o asuntosinternosparaque se cumplana cabalidad.
El temaa tratar enuna circularpuede sergeneralmente losiguiente:
- Movimientointernode losjefesde lainstitución
- Acuerdosodecisionesde laaltajerarquía.
Ascensosdel personal que elaboraenlaempresa.
FUNCIÓN.
Sirve para dictarórdenesytambiénparainformar.El mensaje que transmiteesespecíficoyde
interésgeneral paratodossusdestinatarios.
Por ejemplo,atravésde una circularse puede comunicar:
- Cambiosde horario.
- Rotaciónde jefes.
- Nombramientode comisiónreorganizadora.
- Ascensosdel personal.
- Aplicaciónde encuesta.
- Acuerdosydecisionesdeldirectorio,etc.
USOS.
Permite,dentrode unainstitución,unenlace vertical descendente(de superiorasubordinado) y
horizontal (entre personasdel mismorango).
Generalmente,se dirigeatodoel personal oa lasdependenciassubordinadas.
Cuandola circulartiene unbuennúmerode destinatariosse recurre ala impresiónmimeografiada
o a copias fotostáticas.
PARTES:
1. Numeración.Se escribe lapalabracircularconmayúsculaseguidadel númeroque le
corresponde,el añoylas inicialesde lainstituciónCIRCULARNº050-..
2. Fecha.Se escribe el día,mesy año.
3. Destinatario.Generalmente el documentoestádirigidoaungrupo de personas
interesadas.SeñoresJefesde DepartamentosPresente A todoslostrabajadoresdel Departamento
de Sistemas.
4. Asuntos.Se escribe conmayúsculas,seguidade dos puntosyluegoel temaenresumeno
síntesis.(ASUNTO:Cambiode horario.)
5. Cuerpoo texto:Es la parte donde se detallael mensaje que se quiere comunicar.Puedeestar
formadopor variospárrafosy para mayor ordense enumeracadapárrafo. (El cuerpoo textose
redacta enel estilobloque osemi bloque)
6. Despedida.Esmuysimple.Generalmente se utilizaunasolapalabra.(Atentamente,
cordialmente.)
7. Firma y cargo. La firmaes larúbrica a mano comose acostumbraa firmar entododocumento;
debajode ellase colocalosnombresyapellidos,ycargoque ostentalaautoridad.(Guillermo
Avilés,Gerente de ventas)

21. POLICIA NACIONAL
DIRECCIÓN CALLE 92B 88-28 MEDELLÍN
TELÉFONO: 237-42-21 422-03-22
CIRCULAR 052
CÓDIGO DE DEPENDENCIA:00142
Medellín 02 de Febrerode 2017
DESTINATARIOS:Ciudadaníadel ÁreaMetropolitana
ASUNTO:Informaciónala Ciudadanía
La policíaNacional informaque,apartirdel mesde diciembre del añoencurso,vaa estar
brindandomayorseguridadparatodael área metropolinadel valle de aburra,conel finde que la
ciudadaníadisfrute del alumbradonavideño,estableciendomayorcontrol yseguridadparatodos
loshabitantes.
La ideaeshacerextensivaestainformación,paragarantizarmás confianzaal salirde sus
residencias.
Cordialmente
JesúsAntonioZea
General PolicíaNacional.
Anexo:Calendariofestividadesenel áreaMetropolitana
DeisyM

22. JennosPizzas
CALLE 120ª # SUR 9-38 POBLADO
TELÉFONO: 526-00-20 539-66-22
|
Medellín02 de Febrerode 2017
CIRCULAR 022
Nuestraorganizaciónfelicitaalosempleadosde JennosPizzaporlosgrandeslogrosobtenidos
durante el año y deseamoscompartirunamuybuenanoticiaparael día 24 de diciembre,se
llevaráa cabola celebracióndel díadel empleado;este eventotendrá lugarenel teatroLIDOenel
parque Bolívara las03:00pm
Respetuosamente
AlonsoJiménez
Gerente General