Herramientas para la administración de recursos y proyectos

1. 2. Herramientas para la
administración de recursos y
proyectos

2. Índice
2. Herramientas para la administración
de recursos y proyectos
2.1 La administración y colaboración de un
proyecto.
2.2 El manejo de portafolios de proyectos.
2.3 La administración de recursos
2.3.1 Humanos.
2.3.2 Materiales.
2.3.3 Tiempo.
2.4 La administración del proyecto.

3. Competencia
Emplea herramientas de software que son útiles para la administración de
proyectos y administración para enfocarlas en proyectos productivos.

4. Duración de la Unidad (2 semanas)
Horas teóricas 0
Horas prácticas 5
Total de Créditos: 5
Créditos
Del 11 al 17 de febrero

5. Horario de clases:
Sábados: 8:00 a 10:00 horas

6. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
La gestión de proyectos también conocida como gerencia, administración o dirección
de proyectos es una disciplina que sirve para guiar e integrar los procesos necesarios
para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar proyectos con el fin de culminar todo
el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance estipulado
dentro de los límites de tiempo y presupuesto definidos.

7. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Definiciones
La gerencia de proyectos emplea cierta terminología que es importante conocer. Los
siguientes son algunos de los términos de uso frecuente.
• Proyecto:
Es un conjunto de actividades coordinadas y relacionadas entre sí que buscan cumplir
un objetivo específico (resultado, producto o servicio) dentro de un tiempo, con un
costo y un alcance definidos. Cabe destacar que completar con éxito un proyecto
significa cumplir con los objetivos dentro del alcance propuesto, el costo determinado y
el plazo pautado. El éxito de un proyecto también se mide por la calidad y el grado de
satisfacción de los interesados, lo cual implica que se den los beneficios para los cuales
fue emprendido el proyecto.

8. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Definiciones
Gestión de proyectos:
Se define como el uso de una combinación de herramientas y técnicas derivadas de
buenas prácticas y estándares internacionales para asegurar el logro de los objetivos
específicos (resultado, producto o servicio) del proyecto dentro del tiempo
(cronograma), el costo (presupuesto), el alcance y la calidad planificados.

9. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Definiciones
Programa:
Es un conjunto de proyectos que tienen características en común y que se ha decido
agruparlos para obtener un resultado mejor que el que podría dar cada proyecto de
manera individual. De esta manera, se logra una mejor coordinación, optimización de
recursos y menos duplicidades.

10. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Definiciones
• Portafolio:
Es un grupo de proyectos y programas llevados a cabo bajo por una organización. La
gestión del portafolio se enfoca en identificar, priorizar, autorizar, administrar y
controlar proyectos, programas u otro tipo de trabajos para lograr los objetivos
estratégicos de la organización.

11. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Definiciones
• Gestión para resultados en el desarrollo:
Es una estrategia focalizada en los resultados y en las mejoras de sostenibilidad de
estos resultados en los países. Provee un marco coherente en el cual la información
sobre el rendimiento de proyectos, programas y portafolios es usada para optimizar
la toma de decisiones.

12. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.

13. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Los proyectos nunca existen de forma aislada y siempre se ven influidos por dos
factores:
• El entorno interno: Son las circunstancias relativamente controlables por las
entidades u organizaciones responsables de la formulación y la ejecución del
proyecto, tales como la cultura organizacional, las capacidades técnicas y
gerenciales, la solvencia financiera, las competencias del personal y el análisis del
portafolio.

14. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Los proyectos nunca existen de forma aislada y siempre se ven influidos por dos
factores:
• El entorno externo: Son las condiciones no controlables por los responsables del
proyecto, por ejemplo, los fenómenos naturales, la incertidumbre y la inestabilidad
política, o las percepciones y expectativas no expresadas por los interesados del
proyecto.

15. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.
Las restricciones del proyecto
Según la conceptualización más comúnmente conocida en el ámbito de la gestión de
proyectos, todo proyecto está sujeto a una triple restricción: el alcance (productos),
el tiempo (cronograma) y el costo (presupuesto).

16. 2.1 La administración y colaboración de un proyecto.

17. 2.2 El manejo de portafolios de proyectos.
El propósito del portafolio es alcanzar uno o más objetivos estratégicos.
Una organización puede tener uno o más portafolios; cada uno de ellos establece
estrategias y objetivos únicos.
Usualmente habría un Director de Portafolio, o puede ser el mismo Director de la
Oficina de Dirección de Proyectos quién lo administre.

18. 2.2 El manejo de portafolios de proyectos.
Cada portafolio puede tener subportafolio, programas, proyectos u otros trabajos
operativos, que entre todos coadyuven al logro de uno o más de los objetivos
estratégicos.

19. 2.2 El manejo de portafolios de proyectos.
Otro punto importante de estructurar los proyectos y otros componentes en uno o
varios portafolios de proyectos, es la optimización de recursos (financieros,
materiales, humanos, sociales e incluso intangibles), a modo de utilizarlos lo más
adecuadamente posible, con base en la priorización de dichos componentes y cómo
se beneficia más la organización.

20. 2.2 El manejo de portafolios de proyectos.
Usualmente habría un Director de Portafolio, o puede ser el mismo Director de la
Oficina de Dirección de Proyectos quién lo administre.

21. 2.3 La administración de recursos
La Administración de Recursos en la Gestión de Proyectos no consiste sólo en
«asignar» un recurso a una tarea, sino que involucra además conocer las
características (destrezas, por ejemplo, en el caso de recursos humanos) de
esos recursos para realizar su asignación de la manera más inteligente de
forma tal de garantizar que la tarea pueda realizarse con los parámetros de
eficiencia ideales.

22. 2.3.1 Humanos.
Por razones obvias, en la Gestión de Proyectos el Recurso humano es el que
ofrece mayores “particularidades” y es por ello que resumimos a continuación
algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando tratamos con este
tipo de recurso en un proyecto:

23. 2.3.1 Humanos.
• Tomar en cuenta las destrezas y costo del Recurso para asignarlo a la tarea
adecuada.
• Mientras más experimentado sea el recurso mayor será su costo, por lo
tanto es importante considerar si la tarea se puede realizar, en el mismo
tiempo, empleando un recurso de alta experiencia o varios recursos de
mediana a baja experiencia, siempre tratando de optimizar los
costos/tiempo.
• Optimizar el número de recursos asignados a la tarea.

24. 2.3.1 Humanos.
• A mayor cantidad de recursos asignados a una determinada tarea, mayor
tenderá a ser el costo de ejecución de ésta.
• Evitar exceder las horas diarias de trabajo del Recurso, para no caer en el
pago de horas Extra. Recuerda que, generalmente, el costo de una hora
extra es mayor que el costo de una hora de trabajo «Normal» y, sin lugar a
dudas, la optimización de costos es otro de los aspectos a tomar en cuenta
en la Gestión de Proyectos.
• Durante la fase de seguimiento del proyecto realizar las reasignaciones de
recursos necesarias que permitan mantenerlos en el máximo de su
productividad.
• Evitar subutilizar al Recurso, asignándolo a otras tareas cuando esté
disponible.

25. 2.3.2 Materiales.
Por último, los recursos materiales se refieren a todo lo que el equipo del
proyecto va a necesitar para llevar a cabo el proyecto: las salas, los equipos
informáticos, los programas, etc. Siempre es necesario definir lo siguiente:
Lo que la empresa ya posee y lo que puede poner a disposición de tu equipo
Qué debe comprar la empresa
Lo que la empresa debe alquilar

26. 2.3.3 Tiempo.
Se trata de la duración que requieren todas las actividades para completar el
proyecto y es usualmente representado en un diagrama de barras (Gantt), un
diagrama de hitos o un diagrama de red. A pesar de su importancia, el tiempo,
a menudo, es la omisión más frecuente en proyectos de desarrollo. La
ausencia de control de los tiempos de un proyecto se refleja en plazos que no
se cumplen, actividades incompletas y atrasos en general.

27. 2.4 La administración del proyecto.

28. 1. Contexto general: es el fondo de la figura, el escenario que muestra cuáles son los
seis grandes bloques que dan por resultado la administración de proyectos,
entiéndase que este tema es un imperativo estratégico, pues todos los actos de la
vida son proyectos que deben entregar siempre los mejores resultados.

29. 1. Contexto general: La administración de proyectos debe ser más que un conjunto de herramientas;
es un estilo de administración, orientado a resultados, se da una importancia especial a la
consolidación de relaciones de colaboración, entre una diversidad de caracteres (Garay, C. y Larson,
E., 2009:3);es saber aplicar la administración clásica, tanto como la administración contemporánea,
con particular énfasis en los puntos y temas que amerita administrar un proyecto en específico y no
una organización en lo general.

30. 2. Ciclo de vida: todos los objetos reales del enfoque de la teoría general de sistemas tienen un
inicio, una permanencia y un final. En este mismo sentido, los proyectos como objetos reales
tienen un ciclo de vida con principio y final. El ciclo que mejor representa la vida de un
proyecto se integra por cinco fases, a saber: inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y
cierre.

31. 3. Corazón de la administración de proyectos: una vez que una nación,
organización o individuo decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los
administradores deben terminar el plan del proyecto. Este plan debe incluir como
parte medular de éxito a tres componentes, que bien podrían representarse en las
dimensiones cartesiana de alcance, costo y tiempo.

32. 4. Procesos: cualquier parte de una organización que recibe insumos —y mediante
herramientas y técnicas— los transforma en productos o servicios, mismos que se
espera sean de mayor valor para la organización que los insumos originales.

33. Unidad 6: Administración de proyectos.
5. Herramientas para el administrador de proyectos: toda herramienta es un
medio o dispositivo que sirve para realizar mejor una operación cualquiera. Un
martillo, por ejemplo, es una herramienta que sirve para golpear y facilitar la
introducción de un clavo, así como un serrucho es un medio que utiliza el carpintero
para cortar madera. Sin embargo, existen otros tipos de herramientas que no son
tangibles como:

34. Cultura y política: el administrador de proyectos tiene una cultura propia que debe
utilizar y tener la capacidad para hacerla compatible con otras culturas, tanto de los
individuos con quienes se relaciona, como de las organizaciones e incluso de las
culturas nacionales o regionales donde tiene contacto.
Negociación: Todo buen administrador de proyectos debe poseer, en términos
coloquiales se podría decir que negociación es “el arte de hacer que otros se salgan
con la nuestra”. Más específicamente negociar significa conferenciar, hablar o
discutir a efectos de alcanzar un acuerdo.

35. 6. Temas selectos de proyectos: este bloque de temas se refiere a instrumentos de
distintos tipos que apoyan de manera directa al proyecto, más que al propio
administrador del mismo. Entiéndase que decir apoyo al proyecto se refiere a
reforzamientos en el ciclo de vida y la estructura o eje del proyecto que se mantiene
en el alcance, costo y tiempo.

36. 4.Cuadro comparativo
Realiza un cuadro comparativo de software de gestión de proyectos gratuitos y de pago, describe
sus características y enlace de descarga o compra.
Valor de la actividad: 35 puntos
Fecha de entrega: 10 de febrero del 2023

37. 5. Foro
Instrucciones
1. Complementa la información expuesta en la plataforma sobre los portafolios en proyectos
empresariales, busca sus ventajas y desventajas y coméntalo en éste foro. Deberás realizar
mínimo 3 aportaciones o replicas a tus compañeros.
Valor de la actividad: 30 puntos
Fecha de entrega: 10 de febrero del 2023

38. 6. Trello herramienta de gestión de
proyectos
Valor de la actividad: 35 puntos
Fecha de entrega: 11 de febrero del 2023

39. 6. Trello herramienta de gestión de
proyectos
1. Se formaran equipos por afinidad
2. Se registraran en trello http://www.trello.com
3. Definirán un proyecto simulado de responsabilidad social.
4. Secuenciaran en la plataforma trello los siguientes aspectos:
• Lluvia de ideas para elección del proyecto
• Descripción del proyecto
• Investigación y/o antecedentes sobre el tema a elegido
• Realiza un pequeño programa simulando el proyecto incluye cronograma de actividades.
Sube en un documento de Word con portada la impresión de pantalla de como evidencia de cumplimiento de
cada una de las tareas indicadas.

40. Referencias:
• https://connectamericas.com/sites/default/files/articles_files/Guia%20de%20Aprendizaje
%20PMA%20SPA.pdf

41. Mtra. Miriam Monroy Álvarez
Correo electrónico: miriam.monroy@lahuerta.tecmm.edu.mx
Tel: 357-38-4-18-85 ext: 239
Cel: 3171048466