Tema: Creacion de Registros Bibliográficos de Artículos de Revistas

2. Descripción bibliográfica de artículos de
revista en el sistema FI-Admin según
Metodología LILACS
Publica meta: bibliotecarios
Capacitación en Metodología LILACS
Sesión 02- Creación de Registros Bibliográficos de Artículos
de Revistas
São Paulo 03 de Abril de 2019
Laís Aparecida Silva
Sueli Mitiko Yano Suga
Supervisora FIR/PFI
BIREME/OPAS/OMS

3. Objetivos
Conocer y aplicar la metodología LILACS
para descripción bibliográfica de
artículos de revistas
Orientar al centro cooperante en los
procedimientos realizados en el sistema
FI-Admin para:
1. Crear registros bibliográficos de
artículos de revista;
2. Revisar e indizar registros con status
LILACS-Express

4. Metodologia
Calidad de
datos
Calidad de
contenido
Tecnología
¿Que es Metodología LILACS?
Es un conjunto de reglas, flujos y sistemas
desarrollados por BIREME basados en principios
y estándares internacionales
Arbitraje por pares
International Clinical
Trials Registry Platform
Declaração de Singapura
Reprodutibilidad de la investigación
UNISIST INDEXING
Servicio de
OAI-PMH
U.S. National
Library of
Medicine
International
Standard
Bibliographic
Description (ISBD)

5. Metodologia
Calidad de
datos
Calidad de
contenido
Tecnología
¿Que es Metodología LILACS?
Es un conjunto de reglas, flujos y sistemas
desarrollados por BIREME basados en principios
y estándares internacionales
Arbitraje por pares
International Clinical
Trials Registry Platform
Declaração de Singapura
Reprodutibilidad de la investigación
UNISIST INDEXING
Servicio de
OAI-PMH
U.S. National
Library of
Medicine
International
Standard
Bibliographic
Description (ISBD)
Guias y manuales:
Manual de descripción bibliográfica LILACS
Manual de indización de documentos LILACS
Guia de selección de documentos LILACS
Criterios de selección y permanência de revistas en LILACS
Diccionario de datos de la metodologia LILACS
Sistemas vigentes:
FI-Admin (Administración de Fuentes de Información)
BIREME Accounts
Sistemas en proceso de descontinuidad:
LILACS Submission
LILDBI-Web

6. La descripción bibliográfica de Metodología
LILACS empieza con la definición de:
• Tipo de literatura
– Seriados
– Tesis y disertaciones
– Monográficos
– Documentos no convencionales (literatura gris)
• Nivel de tratamiento
– Monográfico (registro fuente - fascículo)
– Analítica (parte)

7. Procedimentos generales de
descripción bibliográfica
1. Realizar el análisis del documento identificando el “Tipo
de Literatura”
2. Identificar en el primer análisis el autor, título, año y país
de publicación y enlace al texto completo
3. En un segundo analisis del documento identificar detalles
específicos de este “tipo de literatura”
4. Buscar en el FI-Admin o en la base de datos para saber si
este registro bibliográfico ya existe – evita duplicación y
optimiza el tiempo
5. Realizar la descripción de acuerdo con lo que está
presente en el documento
6. Realizar la descripción de manera a tornarlo único, o sea,
que sea posible diferenciar de otras ediciones

8. Características específicas de Seriados
Registro Fuente (fascículo)
• Título abreviado de la revista de acuerdo con
ISSN
• Presencia de volumen, fascículo y año de
publicación
• Número de ISSN

9. Características específicas de Seriados
Registro de Analítica (artículo de la revista)
• Múltiples autores
• Afiliación institucional de los autores
• Número de ORCID u outro número persistente de autor
• Número del DOI – Digital Object Identifier
• Título del documento en por lo menos 2 idiomas (original e inglés)
• Resumen estructurado en por lo menos 2 idiomas
• Registro del ensayo clínico en bases específicas
• Palabras-clave en por lo menos 2 idiomas
• Paginación de la parte (inicial y final) o e-location
• Enlace o carga del texto completo
• Presentación del documento en conferencias y eventos
• Parte de proyectos financiados por agencias de financiación de
investigación

10. ¿Donde encuentrar estas
características especiales?
• Registro del ensayo clínico en bases específicas
Fuente ej.1: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-11692019000100301
Fuente ej.2: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-35552012000300011
Generalmente al final del resumen

11. ¿Donde encuentrar estas
características especiales?
• ORCID
Generalmente en seguida del nombre del autor
Fuente ej.1: https://revistacuidarte.udes.edu.co/index.php/cuidarte/article/view/621/1085
Fuente ej.2: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-11692019000100301

12. Vamos a veer algunos ejemplos
de artículos:
Artículo original
• Resultados de
investigaciones clínicas
• Ensayos clínicos
Ejemplos:
• http://revistapediatria.com.ar
/edicion-271-eficacia-una-
tabla-referencia-drogas-una-
herramienta-reducir-errores-
la-medicacion-la-emergencia-
pediatrica/
• https://scielo.conicyt.cl/scielo
.php?script=sci_arttext&pid=
S0717-75182011000100002

13. Vamos a veer algunos ejemplos
de artículos:
Biografía
• Fatos históricos de la
vida de un
investigador que
destacan la
producción científica
en un área específico
• Ejemplos:
• http://www.circulomedicorosario.org
/Upload/Directos/Revista/7eb602A.E
.%20D-%C2%A6Ottavio.pdf
• http://www.scielo.br/pdf/hcsm/v22n
4/0104-5970-hcsm-22-4-1427.pdf

14. Vamos a veer algunos ejemplos
de artículos:
Reporte de caso
• http://www.scielo.edu.uy
/pdf/rmu/v31n1/v31n1a0
9.pdf

15. Otros tipos
• Conferencia de Consenso
• http://revistasladp.com/2018/07/01/consenso-argentino-diagnostico-de-rosacea-
en-la-infancia/
• http://www.insuficienciacardiaca.org/pdf/2/66_consensos.pdf
• https://acnweb.org/es/acta-neurologica/volumen-34-2018/193-volumen-34-2018-
no-1-enero-marzo-2018/1549-consenso-de-la-asociacion-colombiana-de-
neurologia-sobre-el-uso-de-apomorfina-en-la-enfermedad-de-parkinson.html
• https://nutrirejournal.biomedcentral.com/articles/10.1186/s41110-017-0033-2

16. Material acompanante
Audios y videos
Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=Hlk6zIzKj7g
Fuente:
https://revistacuidarte.udes.edu.co/index.php/cuidarte/article/view/621

17. Uso del FI-Admin para Registros Bibliográficos
Centro cooperante:
• Creación de nuevos registros de revistas que no participan de
LILACS-Express, y otros tipos de documentos (tesis, monográficos y
no convencionales);
• Revisión e indización temática de los registros LILACS-Express
enviados por los editores;
• Reutilización de registro en más de una base de datos (catalogación
cooperativa);
• Curadoria y mantenimiento de los registros que ha creado.
Editores de revistas:
• Inclusión de nuevos registros con status LILACS-Express (sin
indización temática).

18. Documentalista: perfil de uso del sistema FI-
Admin
Bibliotecarios de los CC, que revisan
la descripción, indizan y publican los
registros LILACS-Express y crían
nuevos registros.
No editan registros con status Publicado

19. ¿Cómo funciona el FI-Admin?
Adopta la Metodología LILACS para la
descripción e indización de
documentos, además de la carga de los
textos completos en formato PDF en
servidor de BIREME / OPS / OMS.
El FI-Admin, adopta las terminologías:
• Fuente para identificar los fascículos
• Analítica para identificar los
artículos del fascículo

20. Vamos a acceder al sistema
http://fi-admin.bvsalud.org/

21. Acceso al sistema y creación del registro fuente
Menú del sistema (barra verde) con las opciones:
• Registros bibliográficos: módulo donde creamos los registros
de los artículos de la revista
• Idioma del sistema (inglés, portugués o español)
• Nombre del usuario y código de la institución en la red BVS

22. Si el usuario contribui con a partir de 3 fuentes de información, el
menú cambia como se vé abajo:

23. En el primer acceso estará vacío
Panel de control
Área de comunicación y avisos a la redHistórico de cambios hechos por el usuario
Histórico de cambios hechos por otros
usuarios en sus registros
Registros pendientes de Revisión

24. Evitar la duplicación del
registro
Para ello hacer una
búsqueda en el
sistema FI-Admin y
confirmar en el
portal de revistas
http://portal.revistas.bvs.br/

25. Procedimiento para buscar título abreviado en el
Portal de revistas científicas en Ciencias de Salud
haga clic en el
título
Copiar título
abreviado
La búsqueda en el sistema y bien
sensible si tiene, espacio o punto
más, no se recupera, por eso,
orientamos la recuperación a la
abreviatura correcta en el portal de
revistas
http://portal.revistas.bvs.br/

26. Confirmar si el registro fuente ya existe
Siempre tendremos sólo un registro Fuente
que puede contener varias analíticas

27. Creación del registro fuente
Rev. Hosp. Clin. Univ. Chile
Después de comprobar que el registro no está duplicado, clic en “Novo registros
bibliográfico”
Clic

28. Creación del registro fuente
Clic
Seleccione "Revistas (Serie Periódica)

29. Nueva Fuente
Clic

30. Nueva Fuente
En el campo "Nivel serie" elija el título que se
va a crear, algunas instituciones son
responsables por más de un título
Al seleccionar el "Título" el campo "ISSN" es de
llenado automático
Llenar volumen y número del fascículo
La fecha de publicación debe estar de acuerdo
con la fecha de publicación normalizada.
Clic en guardar Borrador

31. Fecha de publicación y Fecha de publicación
normalizada
haga clic en el campo
para obtener ayuda
Ejemplo

32. Creación de
analítica:
Pestaña
Metadatos
Si la revista es indizada
en LILACS en el campo
“Base de dados” este
valor ya va a ser
presentado.
Incluir las bases de datos
donde este registro debe
ser indexado.

33. Pestaña
Metadatos:
informaciones
generales
Nota: estoy grabando como borrador, así puedo
corregir o terminar el relleno en otro momento.
Tipo del Registro: Siempre será "Material textual"
Forma de ítem: seleccione "Electrónico" cuando hay
link para texto completo
Tipo de periódico: "Revistas" es valor automático

34. Pestaña
Metadatos:
autor personal
Si necesario incluir
más autores, pinchar
en este botón

35. Pestaña
Metadatos:
Título Guardar
¿Cuándo
llenar?Título traducido al inglés
Cuando no figura en el
documento, cuando el
documentalista hizo la
traducción
El título debe seguir la
convención ortográfica del
idioma, reservando la maiúscula
sólo para siglas, inicio de
nombres propios e inicio de
párrafos

36. Pestaña
Metadatos:
Páginas
¿Cuándo
llenar?
Identificador de localización
electrónico
Cuando el documento esté
disponible en medio electrónico
sin paginación tradicional.
ejemplo e: e0380015

37. Información descriptiva
Número del DOI
Llenar cuando se informa en el documento
Siempre que el texto tenga otros detalles
físicos incluir en este campo
Pestaña
Metadatos:
Informaciones
complementarias

38. Pestaña
Metadatos:
Otras notas
• Nota general
• Nota formateada de contenido
• Nota de disponibilidad de forma
física adicional
• Nota de reproducción
• Nota de versión original
Llenar los campos abajo
sólo si necessário a la
descripción

39. Pestaña
Metadatos:
Datos de
contenido
El registro de "Ensayo clínico" se refiere al registro de
la investigación en bases como ClinicalTrials.gov y
REBEC cuando ellos realizan una evaluación previa del
estudio que va a ser realizado.
Este tipo de registro da evidencias de que la
investigación realizada es confiable. Siempre que el
"Tipo de publicación" sea ensayo clínico, verifique el
número de registro en el documento.

40. Pestaña
Metadatos:
Palabras-clave
del autor
• Palabras definidas por
el autor que
complementan el
resumen y auxilian al
usuario en la
recuperación de la
información
• Incluir todas las
palabras clave en
todos los idiomas que
figuran en el texto
haga clic para incluir
más palabras
Guardar

41. Pestaña Metadatos: Resumen

42. Pestaña
Indización:
Descriptores
• Incluir tantos
descriptores cuanto
necesarios
Límite de descriptores:
• 6 descriptores primarios
• 20 secundarios
• Un mismo calificador
puede ser utilizado hasta
3 veces con diferentes
descriptores siendo uno
de ellos con descriptor
primario y los otros
secundarios
Para definir si un descriptor es primario, haga
clic en la casilla de verificación
Secundário
Primário
clic para incluir
más descriptores
Para saber más sobre la descriptores ver lo
video en Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=eZg6BmAs6uM&list=PL
ZkQ-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=2

43. Pestaña
Indización:
Campos
adicionales de
indexación
Para seleccionar más de un tipo de publicación,
presione la tecla Ctrl, si no ha identificado el tipo
de documento, deje en blanco
No, seleccione el tipo de publicación "artículo
clásico" para todos los artículos, lea la nota de
definición
Dados de contenido
https://www.youtube.com/watch?v=CU4SlKz2UbY&l
ist=PLZkQ-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=4
Para saber más sobre precodificado ver lo
video en Youtube

44. Pestaña
Indización:
Campos
adicionales de
indización
Descriptores precodificados
Para saber más sobre precodificado ver lo video
en Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=8Q3ADuoQ_As&list=PLZk
Q-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=3
Buscar en el documento la descripción del
sujeto (género, edad, animales, etc.) y
seleccionar los descriptores adecuados.
Chequear si se han seleccionado todos los
descriptores precodificados.

45. Pestaña “Indización”> “Campos
adicionales de indización”
• Relleno al identificar aspectos históricos y
epidemiológicos en el documento
• Se rellenará con el nombre de la persona que
representa por sí misma el contenido del
documento, en general ocurre en
documentos históricos, biográficos u
obituarios.
• Incluir ciudades, regiones o áreas geográficas
siempre que sea pertinente al documento y
no sea posible indexar utilizando el DeCS.
• Se rellenará con el nombre de la institución
que representa por sí misma el contenido del
documento.
• Sólo se rellena para revisiones de literatura.

46. Pestaña “Texto completo”
Instrucciones:
• Copiar y pegar el
enlace para evitar
errores de
digitación
• Probar el enlace
para ver si funciona
• Confirmar que el
vínculo coincide
con el documento
que se describe.
Incluir el enlace o cargar el texto completo en el sistema

47. Pestaña
“Texto
completo”
Guardar
si hay un enlace a
otros idiomas
Para "Tipo de archivo"
PDF "la extensión de
archivo siempre será"
PDF "
Para "Tipo de archivo"
HTML ESTÁTICO "la
extensión de archivo
siempre será" HTML "
Sólo utilizamos dos tipos de archivo "PDF o HTML"

48. Pestaña: Biblioteca
• Ubicación del documento en la estantería,
incluir datos del acervo físico de su biblioteca
• Cuando necesario, incluir la base de datos
local o colección. Estandarizar la sigla.
Ejemplo:
BIBLIOGRAFIA-SUS
EMSProd
EMSAcervo
• Incluir descriptores locales si la red a la que
contribuye utilizar otro glosario o
vocabulario controlado adicionalmente al
DeCS. Ejemplo:
Tesauro MS
Taxonomía del SUS
Terminología en Psicología
Por seguridad de datos otros usuários NO veen los datos de esta pestaña para evitar que otros us

49. Pestaña: Biblioteca
• Por seguridad de datos otros usuários NO
veen los datos de esta pestaña para evitar
que otros usuários hagan câmbios no
autorizados en los datos
• Sólo el propio CC puede veer los datos que
ha inserido
BIBLIOGRAFIA-SUS

50. Pestaña:
Evento/Proyecto
Cuando el artículo es presentado en
algún evento y es parte de un
proyecto financiado, incluir datos en
dichos campos
Orientamos a grabar como borrador
y revisar los campos rellenados
Después de revisar todos los campos
no olvide publicar el artículo

51. Nueva
Analítica
Antes de hacer clic en una "Nueva Analítica"
compruebe que el artículo ya existe en FI-Admin
Siempre confirmar los datos de la revista, el
título, volumen y fascículo, para NO incluir
artículos en volumen equivocado
Clic en nueva
analitica

52. Playlist sobre Uso de FI-Admin para
Descripción Bibliográfica
https://www.youtube.com/playlist?list=PLZkQ-
JIKvi_08PTfllO85asFMBDwhUi7p
Para Editores de Revistas
Nuevos registros creados en FI-Admin
Revisión de registros con status LILACS-Express
Para Coordinadores y usuarios de FI-Admin

53. Playlist del Youtube
Red BVS
Sesión virtual sobre indización de
documentos según Metodología
LILACS 2017:
Introducción a la indización de
documentos del área de salud
Sesión virtual sobre indización de
documentos según Metodología
LILACS 2018:
Indización de documentos de áreas
específicas de salud
Sesión virtual sobre indización de
documentos según Metodología
LILACS 2019:
Revisión del proceso de indización
y enfoque en áreas específicas de
salud

54. ¿Dudas?
red-bvs@googlegroups.com
¡Gracias!