Tema: Metodologia LILACS: Creación de Registros Bibliográficos de Monográficos y Documentos no Convencionales el sistema FI-Admin Sueli Mitiko Yano Suga Fecha 13/05/2020 Página de la documentación: http://red.bvsalud.org/capacitacao/es/capacitacion-sobre-las-fuentes-de-informacion-bvs-para-la-red-latinoamericana-y-caribe-de-informacion-ciencias-salud-mayo-2020/

1. Capacitación en Metodología LILACS - Sesión 03- Creación de Registros Bibliográficos
de Monográficos y Documentos no Convencionales el sistema FI-Admin

2. Creación de registros bibliográficos de
Monográficos y Documentos no
Convencionales el sistema FI-Admin
Publica meta: bibliotecarios
Capacitación en Metodología LILACS
Sesión 03- Creación de Registros Bibliográficos de Monográficos y
Documentos no convencionales
São Paulo 13 de maio de 2020
Sueli Mitiko Yano Suga
Supervisora FIR/PFI
BIREME/OPAS/OMS

3. Objetivos
Conocer y aplicar la metodología LILACS
para descripción bibliográfica de
Monográficos y Documentos no
Convencionales
Orientar al centro cooperantes en la
creación de registros de Monográficos y
Documentos no Convencionales en el
sistema FI-Admin

4. ¿Qué debería ser registrado
en una base de datos de
literatura científica y técnica
en salud?
Temas de interese de:
• Mis usuarios en la biblioteca e
institución
• Investigadores, gestores de
salud, profesionales de salud,
estudiantes y población de
América Latina y el Caribe
• Investigadores extranjeros
interesados en atender
necesidades de ALyC

5. 30 países que consultaron LILACS y BVS entre 06 – 12 de mayo de 2020
LILACS Portal Regional de la BVS

6. ¿Como llega esta
producción a mi?
Esta Foto de Autor Desconhecido está licenciado em CC BY-NC-ND
• Uno seleciona el
material para
registro
(investigadores o
expertos)
• Hago la búsqueda
activa

7. Publicaciones que me enviaron:

8. ¿Vamos a
analisar algunos
ejemplos
concretos
cuando hacemos
la búsqueda
activa?

9. Sitios web:
Registrar en “Recursos de
Internet” ( LIS)

11. ¡Probablemente esta
es la más importante
de las dudas!
¿En cual tipo de
literatura debo
registrar esta
publicación?

12. La descripción bibliográfica de Metodología
LILACS empieza con la definición de:
• Tipo de literatura
– Seriados
– Tesis y disertaciones
– Monográficos
– Documentos no convencionales (literatura gris)
• Nivel de tratamiento
– Monográfico (registro fuente - todo)
– Analítica (parte - capítulo)

13. Tipo de registro: Monográficos y
Documentos não convencional
De acordo com a metodologia LILACS
Monografia:
Documento não-convencional:
Fuente: Manual de descripción bibliográfica LILACS

14. Material registrado en
“Registros bibliográficos”
NO ES material bibliográfico.
Es una página institucional en internet.
Para los recursos de Internet, tenemos la
Fuente de información, LIS- Recursos de
Internet

15. https://fi-admin.bvsalud.org/bibliographic/edit-
source/1096171
Pode ser um Pré-printFoi registrado em Fontes de
informação “Registros Bibliográficos”
como Tipo de material “Não convencional” e fez o
upload do PDF do artigo
http://revistaacorl.org/index.php/acorl/article/view/477

16. http://www.msal.gob.ar/images/stori
es/bes/graficos/0000001886cnt-
covid-19-recomendaciones-salud-
mental-ninos-ninas-adolescentes-
contexto-pandemia.pdf
¿Documento Monografico?
Documento insertado en el registro
bibliográfico, como Tipo de documento
"Monográfico"
Fuente de información: Registro
bibliográfico
Tipo de Documento: Não convencional
1. Documento institucional
No tiene;
2. *ISSN
3. *ISBN
4. Editora
*son dos siglas creadas para identificar libros, revistas.
El objetivo es simple: con ellos, cada documento adquiere
autenticidad y facilita su identificación en cualquier lugar del
mundo
https://fi-
admin.bvsalud.org/bibliographic/edit-
source/1096033

17. ¿Qué tipo de
literatura es
esto
documento?
http://bvs.minsa.gob.pe/lo
cal/MINSA/4570.pdf

18. ¿Qué tipo de
literatura es
esto
documento?
http://www.ipea.gov.br/po
rtal/images/stories/PDFs/T
Ds/td_2439.pdf

19. Monografía
http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/
4610.pdf
https://www.ministeriodesalud.go.cr/index.
php/biblioteca-de-archivos/centro-de-
informacion/material-publicado/dialogo-
nacional/2354-dialogo-nacional-para-el-
fortalecimiento-del-seguro-de-salud-
costarricense-en-el-contexto-de-la-salud-
publica/file

20. Monografía
multivolumen
Nivel de
tratamiento:
• Un registro de
documento
monografía:
– 2 volúmenes
juntos
– Cada uno de
los
volúmenes

21. Colección
Un conjunto de libros planeado para
determinado objetivo, con inicio y
fin, con diferentes temas
relacionados pero que constituye
una unidad en si mismo.
Formas de Tratamiento:
• Colección (todos los libros – ej. 8
volúmenes)
• Un libro de la colección (volumen
3)
• Capítulo de uno de los libros –
analítica (capítulo 3 del volumen
3)

22. Colecciones
Ejemplos
https://www.conass.org.br/biblioteca/

23. Monografia seriada
http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publ
icacoes/manual_tecnico_tratamient
o_protesis_completa.pdf
http://www.ms.gba.gov.ar/ssps/repositorio/lib
ros/elec120.pdf
Libros publicados sob un
determinado tema sin la previsión
de fin

24. Monografia seriada
https://www.conass.org.br/biblioteca/
Formas de Tratamiento:
• Serie (todos los libros – ej. 8 volúmenes)
• Un libro de la serie (volumen 3)
• Capítulo de uno de los libros – analítica
(capítulo 3 del volumen 3)

25. Documento no convencional
(literatura gris)
http://repositorio.conicyt.cl/b
itstream/handle/10533/2071
42/INICIATIVA_INDAGA_INFO
RME_FINAL.pdf?sequence=1
&isAllowed=y
https://www.ministeriodesalu
d.go.cr/gestores_en_salud/der
echos%20humanos/derechos
%20humanos/declarderechsal
ud.pdf
https://www.paho.org/bra/index
.php?option=com_docman&view
=download&slug=guia-
prioridades-transversais-2018-
final2&Itemid=965
https://portalarquivos.saud
e.gov.br/images/pdf/2020/
May/11/PlasmaConvalescen
te-COVID19.pdf

26. Cuando cada capítulo
constituye una unidad en si
misma (contenido con inicio,
medio y fin) y tienen título,
autor, referencias
bibliográficas propias.
¿Cuando creamos
analíticas para estos
tipos de literatura?

27. Cuidados necesarios con estos tipos de
literatura
Control de autoridad:
• Títulos de colección y series
• Autores institucionales
Problema: registros no relacionados/conectados por los títulos y nombres
Recomendación: seguir CCAA2 y buscar en catálogos de autoridades del país
o en Library of Congress
https://authorities.loc.gov/

28. Control de autoridad

29. Cuidados necesarios con estos
tipos de literatura
Acceso al contenido
• Enlaces al texto completo que cambian con
frecuencia
Problema: enlaces rotos en el registro
bibliográfico
=>cambios de servidor o sitios/páginas sacadas
de línea
Recomendación: incluir enlaces a documentos
de repositorios institucionales o hacer carga en
FI-Admin si hay la permisión institucional para
esto.

30. Cuidados necesarios con estos
tipos de literatura
Actualización del contenido
• Obsolencia del contenido
Problema: documentación divulgada no es más
valida
Recomendación: incluir las nuevas ediciones los
más pronto posible
Ejemplos de documentos que son actualizados
con frecuencia:
Guías de práctica clínica, informes/estadísticas
periódicas, planes estratégicos y otros

31. Crear un registro para describir su totalidad, o sea,
el registro fuente
Crear analíticas sólo si cumple con los requisitos
informados anteriormente
Es obligatorio el llenado de uno de los campos de
datos, "autor personal" o "autor institucional"
Se registra el nombre de la editorial de forma
abreviada
Se registra la edición utilizando números cardinales
Se registra el ISBN de forma completa, incluyendo
los rasgos y omitiendo la sigla ISBN
autor
personal
o autor
institucio
nal
¿Qué más debo saber antes de iniciar la
catalogación?

32. Procedimientos generales de descripción
bibliográfica
1. Realizar el análisis del documento identificando el “Tipo de Literatura”
2. Identificar en el primer análisis el autor, título, año y país de publicación y
enlace al texto completo
3. En un segundo análisis del documento identificar detalles específicos de este
“tipo de literatura”
4. Buscar en el FI-Admin o en la base de datos para saber si este registro
bibliográfico ya existe – evita duplicación y optimiza el tiempo
5. Realizar la descripción de acuerdo con lo que está presente en el documento
6. Realizar la descripción de manera a tornarlo único, o sea, que sea posible
diferenciar de otras ediciones

33. FI-Admin
• Registros bibliográficos
• Recursos de internet
• Eventos
• Multimedia
• Legislación
• Recursos educacionales
Sistema integrado, en línea, para gestión de fuentes de
información (F.I.)
1. ARGMSAL - Argentina. Ministerio de
Salud y Desarrollo Social de la
Nación
2. BBO – Odontología Brasileña
3. BDENF - Enfermería
4. BDNPAR - Base de Datos Nacional
de la Biblioteca Virtual en Salud de
Paraguay
5. BIGG - Base Internacional de Guias
GRADE
6. BINACIS - Bibliografía Nacional en
Ciencias de la Salud Argentina
7. Bioética e Diplomacia em Saúde
8. BRISA - Base Regional de Informes
de Evaluación de Tecnologías en
Salud de las Américas
9. CidSaúde - Cidades Saudáveis
10. ColecionaSUS
11. COLNAL - Colombia-Nacional
12. CONASS - Produção Científica e
Técnica
13. CUMED - Cuban Literature on Health
14. Base ECOS - Economia da Saúde
15. Educa - Educação em Saúde
16. HomeoIndex - Homeopatia
17. RHS - Recursos Humanos en Salud
18. IBECS - Índice Bibliográfico Español
en Ciencias de la Salud
19. IndexPsi - Psicología
20. LIBOCS - Bolivia
21. LILACS
22. LIPECS - Peru
23. LIVECS - Venezuela
24. MEDCARIB - Caribbean Health
Sciences Literature
25. PrevCan - Base de Dados de
Prevenção e Controle de Câncer
26. Repositorio sobre la BVS
27. RSDM - Rede de Documentação
sobre Saúde em Moçambique
28. SES-SP - Sec. Est. Saúde SP
29. SMS-SP - Sec. Munic. Saúde SP
30. SOF - Segunda Opinión Formativa
31. MOSAICO – Medicina Tradicional y
Terapias Complementarias e
Integrativas
32. VetIndex - Veterinaria

34. Perfil de uso no sistema FI_Admin
Srs. coordinadores de red
Crear el perfil de acuerdo con la
contribución del usuario
Atención

35. Documentalista: perfil de uso del sistema FI-
Admin
Bibliotecarios de los CC, que hacen la
revisión, indexación y publicación de
los registros LILACS-Express y crean
nuevos registros.
No pueden editar los registros
publicados

36. Vamos a acceder al sistema
http://fi-admin.bvsalud.org/

37. Acceso al sistema y creación del registro
En la pantalla inicial, tenemos:
Menú del sistema (barra verde) con las opciones:
Registros bibliográficos: módulo donde creamos los registros de los
artículos de la revista.
Idioma selecionado para o sistema (disponível em inglês, português ou
espanhol).
Nome do usuário e código da instituição na rede BVS.

38. En el menú del sistema las opciones se mostrará de acuerdo con el
perfil del usuario

39. En el primer acceso estará vacío
Panel de control
Área de comunicación y avisos a la redHistórico de cambios hechos por el usuario
Histórico de cambios hechos por otros
usuarios en sus registros
Registros pendientes de Revisión

40. Evitar la duplicación del registro
Hacer una
búsqueda en el
sistema FI-Admin
Si el documento
tiene un título muy
largo, busque por
parte de el título
sigue el ejemplo en
slide siguiente…

41. Búsqueda de Documento no convencional en el
sistema FI-Admin
Ejemplo: Protocolo sanitario de urgencia para el reforzamiento de la vigilancia entomológica
del vector Aedes aegypti mediante el uso de ovitrampas para establecimientos de salud: R.M.
Nº 010-2015/MINSA
http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/3817.pdf
Búsqueda por: ovitrampas
En este caso el registro fue creado y publicado, NO creamos otro

42. Descripción Bibliográfica de Monográfico y
Documento no convencional en FI-Admin
Para el caso que hicimos la investigación y no recuperó el documento vamos a
crear un nuevo registro
Seleccione el tipo de documento
Monográfico o Documento no Convencionales
Es importante seleccionar el tipo de
documento correcto, porque algunos campos
cambiam de acuerdo con el tipo de literatura

43. Pestaña
Metadatos:
Nota: grabar como borrador para revisión final.
Tipo del Registro: Siempre será "Material textual"
Forma de ítem: seleccione "Electrónico" cuando hay
link para texto completo

44. Pestaña
Metadatos
En “Base de datos” siempre selecionar “LILACS” si de acuerdo con los
criterios.
Si necesario, eligir otras bases si ya tenga definido su cooperación con
el coordinador.

45. Pestaña
Metadatos:
autor
institucional
Clic “Add Autor
Institucional” si hay
otros

46. Pestaña
Metadatos:
Título
¿Cuándo
llenar?Título traducido al inglés
Cuando no figura en el
documento, cuando el
documentalista hizo la
traducciónEl título debe seguir la
convención ortográfica del
idioma del texto, reservando la
caja alta sólo para siglas, inicio
de nombres propios e inicio de
párafos

47. Información descriptiva
Siempre que el texto tenga otros detalles
físicos incluir en este campo
Pestaña
Metadatos:
Informaciones
complementarias

48. Pestaña
Metadados:
Otras notas • Nota general
• Nota formateada de contenido
• Nota de disponibilidad de forma
física adicional
• Nota de reproducción
• Nota de versión original
Llenar los campos abajo sólo
si necessário a la descripción
Se registran en este
campo las informaciones
que sean de interés del
usuario

49. Pestaña Metadados: Imprenta
Cuando se trata de una editorial
institucional, se registra el nombre de la
institución de acuerdo con las reglas de
entrada de autores institucionales del
AACR2

50. Pestaña
Metadatos:
Asunto
Palabras-clave del autor
Palabras definidas por el autor que complementan
el resumen y auxilian al usuario en la recuperación
de la información
Incluir todas las palabras clave en todos los
idiomas que figuran en el texto

51. Pestaña Metadatos: Resumen
1. Copiar el resumen del documento.
2. Siempre realizar el processo de conversión de maiúsculas para minúsculas
(herramienta automática em Word)
3. Sacar todos los espacios em blanco, enter y caracteres estraños em Bloc de Notas.
4. Pegar em el campo Resumen.

52. Pestaña
Indización:
Descriptores
• Incluir tantos descriptores
cuanto necesarios
Límite de descriptores:
• 6 descriptores primarios
• 20 secundarios
• Un mismo calificador
puede ser utilizado hasta 3
veces con diferentes
descriptores siendo uno
de ellos con descriptor
primario y los otros
secundarios
Para definir si un descriptor es primario, haga
clic en la casilla de verificación
Secundário
Primário
clic para incluir
más descriptores
Para saber más sobre la descriptores ver lo
video en Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=eZg6BmAs6uM&list=PL
ZkQ-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=2

53. Pestaña
Indización:
Campos
adicionales de
indexación
Para seleccionar más de un tipo de publicación,
presione la tecla Ctrl, si no ha identificado el tipo
de documento, deje en blanco
Datos de contenido
https://www.youtube.com/watch?v=CU4SlKz2UbY&l
ist=PLZkQ-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=4
Para saber más sobre precodificado ver lo
video en Youtube

54. Pestaña
Indización:
Campos
adicionales de
indización
Descriptores precodificado
Para saber más sobre precodificado ver lo
video en Youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=8Q3ADuoQ_As&list=PL
ZkQ-JIKvi_0mmXi5YzmTq5t0FYy0iaeY&index=3
Buscar en el documento la descripción del
sujeto (género, edad, animales, etc.) y
seleccionar los descriptores adecuados.
Verificar si se han seleccionado todos los
descriptores pre-codificados.

55. Pestaña “Indización”> “Campos
adicionales de indización”
• Relleno al identificar aspectos históricos y
epidemiológicos en el documento
• Se rellenará con el nombre de la persona que
representa por sí misma el contenido del
documento, en general ocurre en documentos
históricos, biográficos u obituarios.
• Incluir ciudades, regiones o áreas geográficas
siempre que sea pertinente al documento y no
sea posible indexar utilizando el DeCS.
• Se rellenará con el nombre de la institución que
representa por sí misma el contenido del
documento.
• Sólo se rellena para revisiones de literatura.

56. Pestaña “Texto completo”
Instrucciones:
• Copiar y pegar el
enlace para evitar
errores de
digitación
• Probar el enlace
para ver si funciona
• Confirmar que el
vínculo coincide
con el documento
que se describe.
Incluir el enlace o cargar el texto completo en el sistema

57. Pestaña
“Texto
completo”
Guardar
si hay un enlace a
otros idiomas
Para "Tipo de archivo"
PDF "la extensión de
archivo siempre será"
PDF "
Para "Tipo de archivo"
HTML ESTÁTICO "la
extensión de archivo
siempre será" HTML "
Sólo utilizamos dos tipos de archivo "PDF o HTML"

58. Pestaña: Biblioteca
• Ubicación del documento en la estantería,
incluir datos del acervo físico de su
biblioteca
• Cuando necesario, incluir la base de datos
local en la que debe incluirse el registro.
Ejemplo:
Colección-XLS
EMS-Prod
• Incluir descriptores locales si la red a la
que contribuye utilizar otro glosario o
vocabulario controlado adicionalmente al
DeCS. Ejemplo:
Tesauro MS
Taxonomía del SUS
Terminología en Psicología

59. Página con todas las sesiones virtuales que están
ocurriendo en BIREME:
https://lilacs.bvsalud.org/es/sesiones-virtuales-lilacs/

60. ¡Gracias!
red-bvs@googlegroups.com

61. Referências
• Manual de Descrição Bibliográfica
• Tutorial: Criação de registros novos no FI-Admin
• Adesão ao Movimento de Acesso Aberto é
realidade em LILACS