El documento describe los procesos de gestión de tiempo, costos, riesgos, calidad, recursos y adquisiciones para un proyecto de implementación de un sistema de gestión documental. Se detallan 6 procesos clave para la gestión del proyecto: secuenciar actividades, estimar recursos y duración de actividades, desarrollar el cronograma, controlar el cronograma, estimar y determinar el presupuesto, y controlar los costos. También se presentan planes para la gestión de riesgos, calidad, recursos y adquisiciones para

1. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
6.3. GESTIÓN DEL TIEMPO

3. PROCESO 2: SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
• Como técnica para secuenciar actividades se usará el
Método de Diagrama de Barras, para lo cual se utilizará el
software de planificación Ms-Project.
• Como salida de este proceso se obtendrá el cronograma del
Proyecto con todas las actividades del proyecto y sus
relaciones lógicas.
PROCESO 3: ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES
• Como entrada la lista de actividades para identificar cuales
requerirán recursos, y el calendario de recursos para
identificar los recursos disponibles.
• Como práctica para la estimación de recursos de las
actividades se empleará la técnica del juicio de expertos y
experiencia en otras instituciones públicas.

4. PROCESO 4: ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Se utilizará como entrada la lista de actividades, así como los requerimientos de recursos de las
actividades, calendario de recursos y el Enunciado del Alcance del Proyecto.
Para el cálculo de la duración estimada se utilizará el software Ms – Project.
Como salida de este proceso se tendrá los estimados de la duración de las actividades.
PROCESO 5: DESARROLLAR EL CRONOGRAMA
Una vez obtenido el diagrama de red y la valoración del tiempo de las actividades, validados por el
Gerente del Proyecto, se consolida la información en el Ms Project para obtener el Cronograma
del Proyecto.
PROCESO 6: CONTROLAR EL CRONOGRAMA
Para controlar se utilizará como entrada el Plan de Gestión del Cronograma, el Cronograma del
Proyecto, los reportes diarios de trabajo y la información semanal del avance de actividades.
Como herramienta para el control del cronograma se utilizará la revisión del desempeño del
trabajo, el análisis de variación del cronograma.

6. CRONOGRAMA DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El proyecto tiene un tiempo de ejecución de 360 días.

7. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
6.4 GESTIÓN DE COSTOS

8. Gestión de Costos:
Planificar la Gestión de Costos
Para la planificación de la Gestión de Costos se define como
se debe estimar, presupuestar, gestionar, monitorear y
controlar los costos del proyecto. Como entrada se tiene
encuentra el acta de constitución, el cronograma de
actividades.
Para la estimación de costo se tendrá como referencia la
estimación de proyectos anteriores, asimismo el análisis de
ofertas de proveedores recaerá por parte del personal de
valor referencial de la oficina de Logística.
Estimar los Costos
Para la estimación del costo del proyecto se obtuvo a través
de la Oficina de Logística – Unidad de Valor Referencial de
acuerdo a los términos de referencia que elabora el área
usuaria.

9. Gestión de Costos:
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
ITEM RUBRO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
01 DESARROLLO DE SOFTWARE 50,000.00 50,000.00
02 LICENCIAS 100,000.00 100,000.00
03 TOKENS, LECTOR DE DNI ELECTRONICO Y CERTIFICADOS
DIGITALES
300,000.00 300,000.00
04 EQUIPAMIENTO 500,000.00 500,000.00
05 DESPLIEGUE E IMPLEMENTACIÓN 550,000.00 550,000.00
COSTO TOTAL EN S/. 1´500,000.00

10. Gestión de Costos:
Determinar el Presupuesto
Para determinar el presupuesto se utilizara los costos estimados
que fue realizado por la unidad de valor referencial, la cual será
aprobada por la Oficina de Presupuesto, Administración y Gerencia
General.
Controlar los Costos
Como herramienta para controlar los costos se dará con la
información del desempeño del proyecto.

11. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
6.5 Plan de Gestión de Riesgo

12. Sistema de Gestión Documentario (Cero Papel)
1. Objetivos:
 Realizar un diagnóstico sobre los riesgos del proceso de gestión documental, para conocer el estado actual de la
información.
 Identificar los riesgos del proceso de gestión documental para analizar las amenazas y vulnerabilidades que pueden
materializarse.
2. Metodología de Gestión De Riesgos
Esta propuesta constituye una metodología integral para la identificación del riesgo que combina diferentes enfoques
con énfasis en el de requisitos. Se encuentra alineada con la norma ISO 31000:2018 de gestión del riesgo y con la
norma ISO/TR 18128:2014 de apreciación de riesgos en procesos y sistemas de gestión documental. Es un referente
metodológico para la identificación de riesgos en la gestión documental.
Para desarrollar el alcance y los objetivos propuestos en el proyecto, la metodología a implementar enmarca las fases de
inicio, planificación, ejecución y cierre, donde cada etapa establece una serie de actividades encaminadas a lograr los
resultados del proyecto.
Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada:

13. R1
El equipo del proyecto cuenta con todas
las capacitaciones y conocimiento para la
ejecución de las tareas.
R2
Facilidad de adaptación de los funcionarios del
Gobierno Regional del Callao sobre la nueva
metodología del sistema de gestión documental.
R3
Limitación con la documentación para la
ejecución del proyecto.
R4
Fallas en Implementación del
SGD, Error de la herramienta,
fallas en la infraestructura de la
DRC.
R5
El no mejoramiento continuo en la
organización y el desinterés por adquirir
conocimientos y capacitaciones por parte
de los usuarios.
R7
Entrega de firma digital fuera de los
tiempos acordados con el usuario.
R8
Equipos de cómputo del Gobierno
Regional del Callao que no cumplan
con las características para la
instalación de la herramienta.
R10
Enfermedades, ácaros
R6
Contar con la suficiente
documentación para la correcta
ejecución del proyecto.
R9
Cumplimiento de la ejecución
del presupuesto del proyecto.
Matriz de Riesgo

14. Elaboración del
plan de gestión de
riesgos.
Determinar
riesgos que
pueden afectar al
proyecto.
Permite evaluar la
priorida de los
riesgos usando la
probabilidad de su
ocurrencia, la
tolerancia al
riesgo de las
restricciones del
proyecto cmo
cronograma,
costo, alcance y
calidad.
Permite dar una
apreciación
numérica y
cuantitativa del
impacto de riesgo
(tiempo y costo) y
de las alternativas
presentada.
Planificación Identificación
de riesgo
Análisis
cualitativo de
riesgos
Análisis
cualitativo de
riesgos.
Matriz de Riesgo

15. Permite
determinar
opciones para
mejorar las
oportunidades y
reducir las
amenazas de los
objetivos de los
proyectos.
Permite
desarrollar los
riesgos
incluyendo los
recursos y
actividades en el
presupuesto,
cronograma y plan
de gestión del
proyecto.
Permite realizar la
gestión del
control de los
riesgos durante el
desarrollo del
proyecto (tiempo,
costos, alcance,
calidad.).
Planificación
de respuesta
a los riesgos
Implementar las
respuestas a los
riesgos
Monitorear
los Riesgos
Análisis
cualitativo d
riesgos.

16. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
6.6 Plan de Gestión de Calidad

17. Sistema de Gestión Documentario (Cero Papel)
El Gobierno Regional del Callao es una Institución de organizar y conducir la gestión regional de acuerdo a sus
competencias exclusivas, compartidas y delegadas, en el marco de las políticas nacionales y sectoriales, para contribuir al
desarrollo integral y sostenible de la región. Para ello se ha establecido los siguientes compromisos:
• Asegurar la satisfacción del ciudadano.
• Cumplir con la calidad pactada para la ejecución del proyecto.
• Emplear las mejores prácticas en nuestros procesos de gestión y ejecución.
• Proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de esta Política y de los objetivos establecidos por medio de la
planificación de los mismos.
• Los compromisos descritos están enfocados en un marco de mejora continua, basado en la eficacia del sistema de
gestión. La política será distribuida a todos los trabajadores y público que lo requiera.
La Política de Calidad se sustenta con los siguientes estándares:
• ISO 8402 – Gestión de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad ‐ Vocabulario.
• ISO 9001 – Sistemas de la Calidad. Modelo para el Aseguramiento de la Calidad en el Diseño,
Cumplimiento del sistema de gestión de la calidad certificado de los estándares ISO 9001. Basado en buscar la
satisfacción del cliente, la mejora continua y el registro detallado de los procesos de trabajo.
.
I. POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO

18. El plan de gestión de la calidad establece los procesos y controles mediante el diagrama
causa – efecto o más conocido como espina de pescado, esto permitirá establecer las
causas de las no conformidades mayores y menores que se presentan por las auditorías
internas establecidas en el proyecto preguntándose ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Con qué?
¿Donde?. Permitiendo generar unas acciones correctivas al proyecto frente a la calidad
entregada.

19. Métricas de Calidad
El proyecto cuenta con las siguientes métricas de calidad que permitirán tener un análisis desde los costos, cronograma,
satisfacción de la Dirección Regional del Callao en cumplimiento de la entrega de la documentación y cumplimiento de las
entregas de capacitaciones que se pueden observar.
Documento de prueba y evaluación
A continuación, se puede observar los documentos y evaluaciones con los cuales se
trabajará en el proyecto, con la descripción de las herramientas y técnicas que serán
utilizadas para cumplir con este objetivo.
Auditorías Internas.
Diagrama de flujo.
Lista de chequeo.
Diagrama de Causa.

20. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here
6.7 Plan de Gestión de Recursos

21. El plan de gestión de recursos pretende presentar los roles, responsabilidades y características del
equipo que se encargará de desarrollar cada uno de los procesos del proyecto, así como el alcance
de cada recurso dentro del proyecto, la planificación del equipo del proyecto requerido para
ejecución del proyecto, se realizó mediante reuniones entre el director del proyecto y el jefe del área
de proyectos y procesos, quienes a través del juicio experto analizaron las habilidades de cada rol
requerido y su nivel de esfuerzo, roles, responsabilidades y autoridad definidas para el proyecto;
por otra parte, se detalla el proceso de selección, capacitación y contratación que requiere el
proyecto para alcanzar sus objetivos dentro del tiempo y el costo establecido.

22. You can simply impress
your audience and add a
unique zing and appeal to
your Presentations. .
Your Text Here Your Text Here
6.8 Plan de Gestión de
Adquisociones

23. Ítem Adquisición Descripción
1 Software SGD
Software de gestión documental con el cual se realizará la
gestión y control de las tablas de retención documental y loscuadros de
clasificación
2 Equipos de computo
Compuesto por la compra de un scanner empresarial para realizar la
digitalización de los documentos almacenados en el área de archivo
delimitado en el alcance del proyecto, al igual que un laptop para el
analista de gestión documental
3 Papelería
Manejo de papelería membretada para la entrega de Actas
de inicio y seguimiento del proyecto al igual que tóner parala impresión
de documentos
4 Recurso Humano
Contratación directa del por parte de la Institucion del Gobierno
Regional del callao, del cargo de Técnico del archivo, el cual apoyara las
tareas operativas del proyecto
5 Transporte
Alquiler de Camioneta 4x4 para paratransportar al grupo detrabajo del
proyecto, cuando así se requiera, a las
instalaciones del usuario.
6 Capacitador
Se contrataráun capacitador,experto en programación,conmás de 10
años de experiencia en desarrollo de Sistemas
de Gestión Documental.
7
Pruebas SGD
Se contratará un consultor experto, con el fin de realizar las pruebas de
servicio y funcionamiento del sistema de gestión
Documental.

24. Ítem Adquisición Control
1 Software SGD
Confirmar entrega del Software 3 días antes de la fechade
entrega
Seguimiento de la entrega en la fecha establecida
3 Cotizaciones
2 Equipos de computo
Confirmar entrega de los equipos de cómputo 3 días
antes de la fecha de entrega
Seguimiento de la entrega en la fecha establecida
Verificación de las características de los equipos de
computo
3 cotizaciones
3 Papelería
Confirmar entrega de la entrega de papelería 3 días
antes de la fecha de entrega
3 cotizaciones
4 Recurso Humano
Verificar el perfil del cargo que se está solicitando al áreade
compras y recursos humanos
Realizar evaluaciones de conocimientos
3 cotizaciones
5 Transporte
Documentación al día
Transporte que sea mínimo un modelo 2015 Conductor
que cumpla con todas las documentaciones3 cotizaciones
6 Capacitador
3 cotizaciones
Cumplimiento con las certificaciones de la herramienta
Experiencia
3 cotizaciones

25. Inicio
Conforme
?
NO
Conforme
?
NO
FIN
Gestiona
EntregaOrden
Compra /
Servicio
SI
Aprueba
Orden
Compra /
Servicio
SI
Aprueba
Orden
Compra /
Servicio
Emite Orden
Compra / Servicio
Realiza
Requerimiento
decompra /
servicio
Gerente General
Jefe de Logistica
Encargado Adquisición
Ingeniero Procura
Adjudicación
PROCESO DE COMPRA
Aprueba
requerimiento
Emite Contrato
Modificación
Requerimiento
decompra /
servicio