UC Fundamentos de tuberías en equipos de refrigeración m.pdf
6.2Administracion_Equipo_SI.pptx
1. 6.2.- Administración y cierre de
contratos y matriz de abastecimiento
Integrantes:
Avendaño Cruz Carlos Andres
Ávila Palafox Alexis Aldahir
Estrada Castelán Samuel Yair
Gonzales Navarrete Roberto Jesús
Pineda Tirador Cesar
4. Se debe considerar:
• Revisión de la documentación contráctil e integración entre los pliegos
técnicos y administrativos para asegurar la coherencia de los documentos.
• Identificar los entregables que deben proveer
el respectivo contrato.
• Manejo de cambio.
• Reportes mensuales.
• Cierre del contrato.
5. Cierre del contrato
Comprende la verificación del producto o servicio
final contra las especificaciones del contrato y
además el cierre administrativo o formal del mismo.
El cierre se da cuando ambas partes están
conformes, es decir, cuando el comprador recibe
conforme a sus especificaciones la mercancía; y
cuando el vendedor recibe el pago solicitado.
6. Compra de un servicio
Los requerimientos para
la aceptación formal y
cierre, están usualmente
definidos en el contrato.
Ejemplo de un contrato con un proveedor.
¿Cómo podemos determinar si el proceso de compras esta
verdaderamente contribuyendo a los objetos de la
empresa o proyecto?
7. Auditoria Interna
Es la medición del cumplimiento de la labor. Es una clase de
control que funciona midiendo y evaluando la eficiencia de
otras actividades de control. Es una herramienta valiosa que
permite determinar las áreas que requieren atención, a fin
de que se tomen las medidas pertinentes.
8. Para realizar una auditoría se pueden tomar en cuenta
las siguientes preguntas:
¿Son conocidas los objetivos de la empresa o
proyecto?
¿Tiene compras sus propios objetivos y políticas?
¿Se cumple con el programa general de compras?
¿Hay conciencia del valor del proceso de compras?
¿Se preparan informes sobre los ahorros y someten al
conocimiento de la gerencia?
9. Limitaciones de la Auditoria Interna
Es difícil medir compras con exactitud, puesto que es prácticamente imposible
determinar si la labor se ha llevado a cabo de la mejor manera posible.
Durante el cierre de las adquisiciones ( o cierre externo), se
lleva a cabo lo siguiente:
•Verificación de los entregables con el cliente.
•Cierre de los acuerdos legales firmados.
•Cierre de los contratos individuales.
•Carta de finalización del contrato (libre deuda).
•Aceptación formal o acta de recepción del producto.
•Cancelación de garantías.
•Evaluaciones de satisfacción del cliente.
10. Cierre del proyecto
Este proceso implica verificar que la totalidad del proyecto
y los entregables sean aceptables.
Administrativamente hablando, implica finalizar algún tipo
de reclamo, actualizar registros, abordar lo concerniente a
contratos, aplicar auditorias para determinar el éxito o
fracaso de la organización y que sirva de información base
para lecciones aprendidas en áreas de mejorar las
adquisiciones futuras.
11. Los contratos establecen y definen los derechos y obligaciones de las
partes (contratante y contratado) en función de un determinado
alcance.
- Los contratos establecen la manera de cómo
las partes se relacionarán durante la ejecución
del alcance definido para el contrato. Se
establece la forma operativa de cómo las partes
van a interactuar dentro de su relación
contractual.
- Los contratos definen el nivel o grado de
riesgo que es asignado para cada una de
las partes con objeto de la
materialización del servicio o alcance.
- Definen y establecen los marcos legales aplicables
a la implementación del contrato y su
interpretación.
- Se definirá el nivel de diligencia que el
contratista debe aplicar en su actuar durante la
materialización del servicio o alcance.
12. En el CMBOK en su tercera edición, establece que las principales
áreas de conocimiento para la gestión de contratos son:
1. Pre-Adjudicación
2. Estrategia y Planificación de la Adquisición
3. Post-Adjudicación
Estas áreas se caracterizan en términos generales por:
1. Pre-adjudicación: definición de las estructuras y marcos contractuales, leyes y
normas aplicables, y principios de contratación para la formación de los contratos.
2. Estrategia y Planificación de la Adquisición: planificación y metodologías para la
adquisición, negociación y adjudicación de contratos.
3. Post-Adjudicación: administración de contratos, manejo de cambios, gestión de
subcontratos, administración de la propiedad, disputas y cierre de contratos.
13. Matriz de abastecimiento
Sirve para definir como será contratado
cada paquete de trabajo asegurando que
todo el WBS este cubierto.
Nos permite ver gráficamente (mediante un cuadro)
las diferencias actividades que tenemos en nuestro
proyecto, además nos permite ver una descripción
de costos implícitos.
14. • Optimizar la adquisición de bienes y servicios externos a
la organización a cargo del proyecto
• Herramienta a utilizar: Matriz de abastecimientos
Objetivos
15. Pocos Contratos Muchos Contratos
La responsabilidad total recae en un
solo proveedor
La responsabilidad total recae en
el cliente
Menor control ejercido por el cliente Mayor control ejercido por el
cliente
Posible mayor costo Posible menor costo
Menor administración por parte del
cliente
Mayor administración por parte
del cliente
Número de Contratos:
¿Cuánta participación y control requiere el
Cliente?
¿Qué grado de riesgo está dispuesto a asumir o
transferir el cliente?
Factores a considerar…
16. Tipo de Contrato:
¿Está completa la información para contratar?
¿Qué grado de riesgo está dispuesto a asumir o
transferir el cliente?
Precio Fijo Precio Variable
Precio Fijo Por Administración
Precio Alzado
Importe Total
Costo directo más un porcentaje de
indirectos
Menor riesgo para el cliente Mayor riesgo para el cliente
Información completa Información incompleta
17. Tipo de Contrato
¿Cómo administraremos los pagos?
Están bien definidos los entregables?
Menos detalle-Menor Administración Más detalle-Mayor Administración
Entregables Finales Recursos Ejercidos (materiales,
horas-hombre, herramientas)
Mayor compromiso con los objetivos
por parte del proveedor
Menor compromiso con los objetivos
por parte del proveedor
Menor riesgo para el cliente Mayor riesgo para el cliente
Mayor riesgo para el proveedor Menor riesgo para el proveedor
18. Incluye:
• WBS
• Paquetes de contratación
• Esquema de contratación
• Tipo de Contrato
• Relación contractual
• Criterio de selección
• Forma de pago
• Tipo de proveedor (interno/externo)
• Importe del contrato
• Anticipo aproximado
• Fecha planeada de concurso
• Fecha planeada de contratación
19. Como desarrollarla:
• Enlistar la estructura de Trabajo (WBS)
• Colocar los tipos de contratación en las columnas
• Marcar los trabajos que se incluyen en cada tipo de paquete de
contratación
• Se determina, para cada paquete, las modalidades de contratación:
Esquema de contratación, tipo de contrato, relación contractual, criterio
de selección, tipo de proveedor, importe del contrato. Anticipo
aproximado, fecha planeada de concurso y fecha planeada de
contratación.
24. Matriz Kraljic
Es una estructura que nos permite enlazar diferentes factores y de allí poder
hacer los primeros esbozos con respecto a la estrategia de abastecimiento.
La matriz de Kraljic gira sobre dos ejes; por un lado se ubica la
complejidad del mercado, mancándolo como alto o bajo; y en el otro eje el
impacto en el negocio, dando de la misma forma las dos opciones.
Esto significa que un producto con complejidad del mercado baja, es un
producto del cual nos podemos abastecer con facilidad, dada la amplitud
de oferta y facilidad de consecución de dichos productos.
25. Materiales No Estratégicos:
Estos materiales que se caracterizan por su facilidad de consecución y su bajo
impacto en el negocio, suelen ser abastecidos de manera sencilla, sin generar
elevados lotes de inventario. Su bajo impacto desde el punto de vista
económico y su amplitud de oferta, sugiere que existen múltiples oferentes y
unas características comunes, por lo que no es necesaria una mayor
investigación ni complejas labores de búsqueda de alianzas con proveedores.
26. Materiales Estratégicos:
Los materiales Estratégicos son aquellos que siendo de relativa
fácil consecución, hay que planear con mayor detenimiento,
dado que la participación de estos sobre el total del producto,
demanda un cuidado más exhaustivo con respecto a las
calidades del producto y del proveedor. Para estos casos es
pertinente el uso de las herramientas de preselección y
evaluación de proveedores y si se tratase de un producto de
consumo constante, se recomendaría el uso de herramientas
de administración de inventarios como lo es el “Lote Optimo
de Pedido”.
27. Materiales Especializados:
Dichos materiales son de difícil adquisición por su restringida oferta y por su
elevado valor. Se comprende que estos materiales tienen a ser la clave del
producto, pero es financieramente poco probable el abastecimiento en volumen
por su impacto financiero. Es por ello que con los Materiales Especializados,
después de identificar el proveedor que cumple 100% con las expectativas, se
generan acuerdos en el tiempo, los que apuntan a mantener el abastecimiento y la
demanda de productos según el rol de cada uno, y esto se solidifica con el uso de
fuertes pólizas de cumplimiento. Para este caso aparecen las pólizas de
cumplimiento, dado que el desabastecimiento por parte del proveedor al cliente,
no puede ser reemplazado ni por otro proveedor ni por otro material en la mayoría
de los casos.
28. Materiales Cuello de Botella:
Estos materiales en realidad no tienen un mayor impacto financiero en el
producto, pero su ausencia genera un entorpecimiento total para el avance
del proyecto. Suelen ser pequeñas piezas de dimensiones especiales,
etiquetas con información particular, corrugados específicos, todos ellos sin
ser de elevado valor, pero sin ellos el producto no podría ser terminado y/o
despachado. Para estos casos la estrategia de abastecimiento se orienta hacia
el abastecimiento en volumen, conociendo que se incurre en
almacenamiento, pero su reducido tamaño y su bajo valor monetario no
tienen mayor impacto sobre los costos de almacenamiento físico y financiero.
29. Referencias
Rivera Mtz. E (2013), Matriz de Abastecimiento.
https://prezi.com/bs4y3oxfg3hw/matriz-de-abastecimientos/
Olivares Ruiz N.(2015), Administración de abastecimiento.
BALLOU, Ronald H. Logística, Administración de la Cadena de
Suministro. Quinta Edición. Editorial Prentice Hall. México,
2.004
Diario Portafolio. BALANCE DE LA GESTIÓN DE
PROEXPORT. CasaEditorial El Tiempo. Bogotá, Colombia,
Diciembre 18 de 2.003
