Gestión de las adquisiciones del proyecto

1. Gestión de las Adquisiciones
Procesos de compra o adquisición de
los productos, servicios o resultados
que es necesario obtener fuera del
equipo del proyecto.

2. Gestión de las Adquisiciones
Implican:
Contratos Documentos legales que se establecen entre
un comprador y un vendedor.
 Representa un acuerdo vinculante.
 El vendedor se obliga a proveer.
 El comprador se obliga a proporcionar dinero o
alguna otra contraprestación.
 Incluye términos y condiciones.
 También se denominan como acuerdos, convenios

3. Planificar las adquisiciones
Documentar las decisiones de compra para el
proyecto, especificar la forma de hacerlo e
identificar posibles vendedores.

4. Planificar las adquisiciones
Identifica:
 Necesidades que deben satisfacerse con la
adquisición de productos, servicios o resultados.
 Necesidades del proyecto que debe satisfacer el
equipo del proyecto.
Determinar:
 Obtener apoyo externo.
 ¿Qué adquirir?
 ¿De qué manera?
 ¿Qué cantidad?
 ¿Cuándo hacerlo?

5. Planificar las adquisiciones -
Entradas
Línea base del proyecto
Describe la necesidad, justificación, requisitos y límites actuales del
proyecto.
Documentación de requisitos
Estimaciones de costos
Se utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y
propuestas hechas por los vendedores potenciales.
Factores ambientales de la empresa
Condiciones del mercado, productos, servicios y resultados
disponibles, , proveedores.
Activos de los procesos de la organización
Políticas, procedimientos, guías y formatos.

6. Planificar las adquisiciones -
Herramientas
Análisis de Hacer o Comprar
Determinar si un trabajo particular debe ser realizado
por el equipo del proyecto o por una fuente externa.
Tipos de contrato
Contratos de precio fijo
Se establece un precio total fijo para un producto o
servicio definido que se va a prestar; obligando a los
vendedores a cumplir con dicho contrato pues, de lo
contrario, afrontarían perjuicios financieros; y los
compradores deberán definir con exactitud el servicio
o producto requerido.

7. Planificar las adquisiciones -
Herramientas
 Contratos de precio fijo cerrado: El precio de
los bienes no está sujeto a cambio. El
aumento en el costo es responsabilidad del
vendedor.
 Contratos de precio fijo más honorarios con
incentivo: El precio final se determina luego
de terminar todo el trabajo sobre la base de
desempeño del vendedor. Se fija un precio
tope, y todos los costos que superen dicho
precio tope son asumidos por el vendedor.

8. Planificar las adquisiciones -
Herramientas
Contratos de costos reembolsables
Se efectúa un pago al vendedor por todos los costos
legítimos y reales en que incurriera para completar el
trabajo, más los honorarios.
 Contratos de costos más honorarios fijos: Se
reembolsan los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato.
 Contrato de costos más honorarios con incentivos:
Similar al anterior, los incentivos se basan en el logro
de los objetivos de desempeño.

9. Planificar las adquisiciones -
Herramientas
 Contrato de costos más honorarios por cumplimiento
de objetivos: Se reembolsan todos los costos
legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es
obtenida basándose en la satisfacción de criterios de
desempeño definidos e incorporados en el contrato.
Contrato por tiempo y materiales
Tipo híbrido de acuerdo contractual, contiene aspectos
de contratos de costos reembolsables y de precio fijo.

10. Planificar las adquisiciones -
Salidas
Plan de gestión de las adquisiciones
Describe como se gestionarán los procesos de
adquisición , desde la elaboración de los documentos
hasta el cierre del contrato. Entre otras cosas incluye:
 Tipos de contratos.
 Gestión de proveedores.
 Restricciones y asunciones.
 Manejo de plazos requeridos.
 Identificar vendedores.
 Establecer instrucciones para los vendedores.
 Métricas de evaluación de vendedores (referencias,
capacidad, garantía, etc.).

11. Efectuar las adquisiciones
Obtener respuestas de los vendedores,
seleccionar un vendedor y adjudicar un
contrato.

12. Efectuar las adquisiciones -
Entradas
Lista de vendedores calificados
Vendedores preseleccionados en base a sus
calificaciones y experiencia pasada y que se
encuentran en condiciones de ejecutar
cualquier tipo de contrato que resulte.
Propuestas de los vendedores
Información que se utilizará para evaluar a los
vendedores a fin de seleccionar a uno o más.

13. Efectuar las adquisiciones -
Herramientas
Conferencias con oferentes, evaluaciones
de propuestas, Negociación de
adquisiciones (Licitaciones)
Se aclaran la estructura, requisitos y otro
términos relativos a las compras,
logrando establecer un acuerdo mutuo
antes de firmar el contrato.

14. Efectuar las adquisiciones -
Herramientas
Sistema de ponderación
Método para cuantificar información cualitativa
para minimizar el efecto de los prejuicios
personales en la selección de los vendedores.

15. Efectuar las adquisiciones -
Salidas
Vendedores seleccionados
Aquellos que se encuentran en condiciones competitivas y han
negociado un contrato preliminar.
Adjudicación del contrato de adquisición
 Periodo de ejecución
 Precio
 Condiciones de pago
 Lugar de entrega
 Criterios de inspección y aceptación
 Sanciones
 Incentivos
 Entre otros

16. Administrar las adquisiciones
Gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeño del contrato y efectuar cambios y
correcciones según sea necesario.

17. Administrar las adquisiciones
 Garantizar el adecuado desempeño del
vendedor.
 Que exista una estrecha relación entre
los pagos realizados a proveedores y el
trabajo realizado por los mismos.
 Se revisa el desempeño del vendedor
basándose en el contrato.
 Se establecen acciones correctivas
cuando sea necesario.

18. Cerrar las adquisiciones
Finalizar cada adquisición para el
proyecto.

19. Cerrar las adquisiciones -
Salidas
Adquisiciones cerradas
El comprador notifica formalmente y por escrito que el
contrato ha sido completado.
Archivos de los procesos de la organización
 Archivos de los contratos: Registros ordenados con la
documentación final del proyecto.
 Aceptación del producto entregable: El responsables
de la administración de contratos notifica los
productos aprobados.
 Documentación sobre lecciones aprendidas.