contabilidad financiera

1. Otorgamiento del crédito comercial
“Herramienta para asegurar la
recuperación efectiva de las cuentas
por cobrar”
1

2. FACILITADOR:
C.P.I. MARCO A. ZAPATA C.
E-mail: mzapata@accasesorias.com
Tel. 2272-2435 Cel. 8835-3696
2

3. OBJETIVO DE LA CHARLA:
Que el participante, determine la importancia que
tiene el debido y contaste análisis de los sujetos de
crédito, durante todo el ciclo de crédito y cobro
3

4. El efecto de vender a crédito
Vender a crédito implica un riesgo financiero,
por ende implica que debemos ser disciplinados,
en el proceso de otorgamiento, con el fin de que
cartera de crédito sea sana, mediante sujetos de
crédito calificados y a la vez, que la cartera se
administre bajo un debido y constante análisis
de su comportamiento.
4

5. 10 REGLAS DE ORO APLICABLES A
CRÉDITO Y COBRO
1. Conocer nuestra empresa
2. Conocer al cliente
3. Aplicar el trabajo en equipo
4. Tener una estructura departamental definida
5. Tener una vocación de servicio al cliente
6. Tener claro mi objetivo
7. Como otorgar
8. Como negociar
9. Como gestionar y como recuperar
10. Como volver a vender a crédito 5

6. IMPORTANCIA DE LA LABOR DE
CRÉDITO Y COBRO
Su importancia radica que es la estructura
organizacional de una empresa, que permite
apoyar las metas de ventas, su recuperación y
su rotación en nuevas ventas.
El cumplimiento de lo antes indicado,
produce un flujo de caja acorde a las
necesidades financieras de la empresa y a la
vez, produce resultados financieros positivos
6

7. Cobrar no implica solamente gestionar
y recuperar
Gestionar y recuperar no son los únicos elementos
requeridos para el lograr la cancelación de una
cuenta por cobrar
El adecuado y detallado análisis en el
otorgamiento de crédito, es la herramienta inicial
y de mayor importancia en el proceso de
recuperación
7

8. 8

9. TIPOS DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
DE MAYOR RELEVANCIA
1. Crédito comercial
2. Crédito financiero
9

10. Cuál es el error tradicional en la
gestión de cobro?
10

11. ¿Son culpables nuestros clientes
por su morosidad?
NOS PREPARAMOS PARA ESO
11

12. LA PREVENCIÓN ES VITAL EN EL
OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO
12

13. OTORGAMIENTO DE CRÉDITO COMERCIAL
Constituye el tipo de crédito que se da entre
personas físicas o jurídicas, mediante el cual, se
entregan uno a otro, un producto o servicio, con el
acuerdo de cancelarlo a una fecha determinada,
mutuamente pactada.
Su otorgamiento resulta “más ágil” ante la no
presentación de estados financieros por parte del
solicitante
13

14. OTORGAMIENTO DE CRÉDITO FINANCIERO
Constituye el tipo de crédito que se da entre
personas físicas y jurídicas con entidades financieras,
mediante el cual, se entregan uno a otro, productos
financieros, con el acuerdo de cancelarlo a una fecha
determinada, mutuamente pactada.
Su aprobación dependerá en muchos casos de la
presentación de estados financiero por parte del
solicitante del crédito, o bien de la investigación sobre
el historial financiero del solicitante
14

15. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO COMERCIAL
15

16. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
CAPACIDAD:
Es el juicio subjetivo acerca de la habilidad para
pagar las cuentas, habilidad gerencial y financiera
del gerente general o financiero del deudor
16

17. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
CAPITAL EN CRÉDITO COMERCIAL:
Se refiere al efecto financiero que establece, que una
empresa tiene la suficiente liquidez contable
Se determina por medio de razones financieras, pero se
debe contar con estado financieros certificados o
auditados, lo cual, reiteramos que es difícil que los
clientes los entreguen.
17

18. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
COLATERAL:
Se refiere a la capacidad del deudor de entregar una
garantía fiduciaria y/o aval o una garantía real.
Aplica para ambos tipos de crédito que estudiamos
18

19. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
CONDICIONES:
Se refiere a los propósitos que destinará el crédito
otorgado al deudor, sea financiero o comercial
Su aplicación se base en un adecuado análisis de
crédito por parte del acreedor y su equipo de análisis
financiero
19

20. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
COMPLACENCIA:
El buen comportamiento y capacidad del cliente en el
pasado, no implica certeza en la recuperación futura
del crédito otorgado.
El ser complaciente ante eventuales signos de declive
del comportamiento financiero del deudor, podría
genera incobrables en el futuro.
20

21. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
CONFIANZA:
El hecho de que un cliente tiene un buen
comportamiento de pago, no es motivo para no cumplir
con requisitos, tales como:
1. Renovación de garantías
2. Presentación de estados financieros periódicos
3. Aprobación de sobregiros sin el debido análisis
4. Aprobación de plazos desmedidos sin el debido análisis
21

22. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
COMUNICACIÓN:
Factor altamente indispensable en la administración del
crédito comercial y financiero y se debe de
implementar tanto de parte del acreedor como del
deudor.
Esta característica mal aplicado, provocaría
eventualmente problemas de gestión y recuperación
22

23. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
CONTINGENCIA:
Tanto en el crédito financiero como en el comercial, el
acreedor debe de estar al tanto de factores que pueden
incidir en el futuro de la cuenta tales como:
1. Comportamiento de la economía
2. Factores políticos
3. Comportamiento del mercado
4. Riesgos de la actividad del deudor
23

24. CARACTERÍSTICAS DEL CRÉDITO
COMPETENCIA:
No se debe de adaptarse a la competencia para
otorgar crédito, sino que se debe de analizar
sus fortalezas y debilidades para concederlo o
no y compararlo con la capacidad financiera
que nuestra empresa tiene
24

25. Organización del Dpto. de Crédito y Cobro
¿Que es un organigrama?
Un organigrama refleja de forma gráfica cuáles son
los diferentes departamentos que tiene la empresa y
quién está en cada departamento, al igual que las
relaciones que hay entre estos.
25

26. Ejemplo de organigrama empresarial
26

27. Ejemplo de un organigrama del depto. de crédito y cobro
GERENTE DE CREDITO Y
COBRO
EJECUTIVO DE CREDITO
ANALISTA DE CREDITO ANALISTA DE CREDITO
EJECUTIVO DE COBRO
GESTORES DE COBRO
27

28. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Definición de manual de políticas y procedimientos:
Se interpreta como un conjunto de políticas y
procedimientos que regularan la actividad operativa de un
área específica, en apoyo a los resultados corporativos o de
índole organizacional, productivo y financiero
28

29. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DPTO. DE CRÉDITO Y COBRO
Definición de política:
Son las reglas que establece la empresa para administrar la
cartera de crédito otorgada a los clientes y que son
aplicadas por el personal relacionado para la toma de
decisiones operacionales
29

30. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DPTO. DE CRÉDITO Y COBRO
Definición de procedimiento:
Es el medio de cómo aplicar las políticas de crédito y
cobro (reglas), en términos operativos
30

31. EJEMPLO DE POLÍTICA
El crédito otorgado a los clientes de la empresa, será
regulado por tres reglas fundamentales a saber:
1. Plazo
2. Límite de crédito
3. Garantía
31

32. Ejemplo de procedimiento
Aprobación de pedidos
Responsable de tarea Tarea a realizar
1- Agente de ventas Entrega pedido a facturador
2- Facturador Ingresa pedido a sistema y lo
envía a Dpto. de Crédito y Cobro
3- Asistente de crédito Recibe pedido, analiza el pedido
contra disponible de crédito,
(límite de crédito) verifica morosidad
(plazo), aprueba o rechaza 32

33. USO DE FORMULARIOS EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y EL COBRO
Los formularios son un complemento exigido en la
implementación de los manuales de políticas y
procedimientos.
Su importancia radica, en que permiten controlar ciertas
actividades y así obtener flujo de información adecuados
y que permitan toma de decisiones oportunas
33

34. USO DE FORMULARIOS EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y EL COBRO
Algunos formularios importantes en el ciclo de crédito y
cobro son:
Solicitud de crédito Firmas autorizadas
Aprobación de crédito Facturas
Notas de débito y crédito Notas de devolución
Trámite de facturas Procedimientos
Entrega y liquidación diaria de
documentos para el cobro
34

35. USO DE INSTRUCTIVOS EN LA ELABORACIÓN
DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
Son el complemento obligatorio de los formularios, ya
que cumplen con la misión de cumplir eficientemente
con su elaboración y minimizan los errores en su
formalización
35

36. TIPOS DE POLÍTICAS DE CRÉDITO
ESCENARIO No. 1
TIPO DE
POLITICA
VENTAS
(millones
de ¢)
UTILIDAD
(millones de
¢)
INCOBRABLE
S (millones
de ¢)
EXTRICTA 50 15 2
FLEXIBLE 75 22 5
CONVENCIONAL 60 18 4
36

37. TIPOS DE POLÍTICAS DE CRÉDITO
ESCENARIO No. 2
TIPO DE
POLITICA
VENTAS
(millones de ¢)
UTILIDAD
(millones de ¢)
INCOBRABLES
(millones de ¢)
EXTRICTA 50 15 2
FLEXIBLE 75 12 5
CONVENCIONAL 60 17 4 37

38. TIPOS DE POLÍTICAS DE CRÉDITO
ESCENARIO No. 3
TIPO DE
POLITICA
VENTAS
(millones
de ¢)
UTILIDAD
(millones de
¢)
INCOBRABLE
S (millones
de ¢)
EXTRICTA 50 15 2
FLEXIBLE 75 19 6
CONVENCIONAL 60 16 5
38

39. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN APLICADAS
AL DEPTO. DE CRÉDITO Y COBRO
Uno de los mayores errores que se pueden cometer en la
administración del departamento de Crédito y Cobro, es
no aprovechar las bondades que tienen los sistemas o
programas informáticos, independientemente de su
estructura o base de programación
39

40. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN APLICADAS
AL DEPTO. DE CRÉDITO Y COBRO
Los sistemas informáticos, contienen una serie de
reportes que generan flujo de información, que nos
permite tomar decisiones eficientes en los momentos de
mayor dificultad en el proceso de otorgamiento y gestión
de cobro
Uno de los procesos de mayor importancia en la
administración de las cuentas por cobrar, es el adecuado
y constante análisis de su comportamiento.
40

41. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN APLICADAS
AL DEPTO. DE CRÉDITO Y COBRO
Analizar constantemente las cuentas por cobrar y su
comportamiento, evita errores administrativos y permite
prevenir la morosidad, así como lograr una recuperación
eficiente con base a las condiciones de crédito pactadas.
41

42. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
Efectos en la administración del flujo de caja:
Definición de flujo de caja:
En finanzas y en economía se entiende por flujo
de caja o flujo de fondos los movimientos de
entradas y salidas de caja o efectivo, en un
período dado
42

43. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
Efectos en la administración del flujo de caja:
Tomando en cuenta la definición de flujo de caja,
podemos entonces analizar el efecto de la administración
del departamento de Crédito y Cobro en el mismo.
El departamento de Crédito contribuye en el flujo de
caja, en el rubro de movimientos de entrada de efectivo,
producto de la recuperación de las cuentas por cobrar
43

44. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
Efectos en la administración del flujo de caja:
Cuando los niveles de eficiencia en la recuperación de
las cuentas por cobrar, son deficientes, se provoca en
forma automática, una disminución de entradas de
efectivo, lo que a la vez, provoca menos recursos para el
flujo de caja y este no cumplirá con su objetivo de cubrir
las obligaciones de la empresa
44

45. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
Servicio al cliente en el área de Crédito y Cobro
Su aplicación eficiente provocaría lo siguiente:
1. Clientes de crédito, satisfechos
2. Buena comunicación con los deudores
3. Buena coordinación con los deudores
4. Lealtad de los deudores
5. Recuperación en base a las condiciones pactadas
45

46. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
INTELIGENCIA EMOCIONAL
DEFINCIÓN: Robert Cooper
La capacidad de sentir, entender y aplicar eficazmente el
poder y la agudeza de las emociones como fuente de
energía humana, información, conexión e influencia.
46

47. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
INTELIGENCIA EMOCIONAL
Análisis de su aplicación:
• En el mundo actual es más importante el control
emocional, que el control intelectual
• Para triunfar en la vida la Inteligencia emocional es más
importante que TODO lo aprendido en la escuela y en la
Universidad.
47

48. ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y COBRO
INTELIGENCIA EMOCIONAL
Características de las empresas actuales:
• Entorno cada vez más turbulento
• Impredecible y agitado
• Alta velocidad y profundidad de los cambios
• Procesos tremendamente vertiginosos
• Procesos de transformación que afectan a todos
los ámbitos: individual, familiar y profesional
• Ambiente altamente competitivo
con fuerte presión por resultados y eficiencia
• La mayoría de los cambios y transformaciones
escapan al control de las personas y de las organizaciones
La inteligencia
emocional es
útil en tiempos
de bonanza,
imprescindible
en época de
crisis
48

49. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
• Conocimiento de la actividad
– Conceptos técnicos del área de Crédito y
Cobro
– Conceptos técnicos de otras áreas técnicas
– Leyes y Normativa relacionada
– Conocimientos de sistemas
– Conocimiento del producto de la empresa
– Conocimiento de la estructura de la empresa
49

50. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Conocimiento de la actividad
• Conceptos técnicos del área de Crédito y Cobro
– Concepto de crédito
– Formularios a utilizar, su uso y efecto
– Función del área de crédito y cobro
– Efecto en la empresa de la labor de crédito y cobro
– Conocimiento de títulos ejecutivos y valores
– Conocimiento de procesos cobratorios
50

51. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Liderazgo
No se puede ser funcionario de crédito y cobro,
si no se cuenta con aptitudes de líder,
independientemente del puesto que se ocupe en
el área.
51

52. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Actitud
Característica fundamental, para el logro de
resultados.
Actitud para aceptar, coordinar, organizar,
apoyar, lograr.
52

53. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Inteligencia emocional
Estrategia elemental en crédito y cobro
53

54. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Conocimiento de otras áreas:
– Derecho
– Mercadeo
– Finanzas y contabilidad
– Relaciones Humanas
– Negociación
– Comunicación oral y escrita
54

55. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Actitudes y cualidades:
– Organización
– Asertividad
– Inteligencia emocional
– Seguridad en sí mismo
– Firmeza
– Constancia
– Tranquilidad
– Iniciativa
– Baja emotividad
– Resistencia a las presiones y al estrés55

56. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Habilidades especiales:
– Saber escuchar
– Saber negociar sin discutir
– No dar imagen de prepotencia
– No generar sensación de agresividad
– Controlar la ansiedad
– Controlar las frustraciones
56

57. El perfil del funcionario de Crédito y Cobro
Formación del funcionario:
Los procesos de capacitación del
funcionario de crédito y cobro deben ser
constantes y oportunos y constituyen una
inversión inteligente de la organización
57

58. LA SOLICITUD DE CRÉDITO
Contenido básico de la solicitud de crédito
1. Datos generales del solicitante
A. Nombre completo
B. Cédula física o jurídica
C. Ubicación geográfica
D. Límite de crédito solicitado
2. Referencias comerciales
3. Autorización de funcionarios
4. Firma de representante legal
58

59. 59

60. FORMATO DE SOLICITUDES DE CRÉDITO
REFERENCIAS COMERCIALES
60

61. FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO
Autorización de funcionarios y firma de representante legal
61

62. FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO
Es importante que el Dpto. de Ventas, coopere con el Dpto. de
Crédito y Cobro, con el flujo de información para el adecuado
análisis de los sujetos de crédito solicitantes.
Los representantes de ventas, pueden aportar información
valiosa, como complemento a la solicitud de crédito presentada
y firmada por el cliente
62

63. Análisis de sujetos de crédito
REPORTES COMPLEMENTARIOS
a) Nombre de productos que expende el cliente en
su establecimiento
b) Nombre de proveedores visibles en el
establecimiento
c) Volumen de inventario visible en el
establecimiento
d) Flujo de visitantes
63

64. EVALUACIÓN DE SOLICITUDES COMO
HERRAMIENTA FUTURA DE COBRANZA
Fuentes de información crediticia:
El análisis de una solicitud de crédito y los reportes del
Dpto. de Ventas, se complementa con el flujo de
información externa, que se pueda obtener por medio de:
1. Estudios de las protectoras de crédito
2. Información circulante en el sector comercial
3. Instituciones públicas
4. Internet
64

65. EVALUACIÓN DE SOLICITUDES
COMO HERRAMIENTA FUTURA DE COBRANZA
Verificación de la información del sujeto de crédito:
La obtención del flujo de información, es tan importante como
su análisis detallado, por lo que se debe de verificar al máximo
El proceso de verificación constituye una herramienta de alto
valor, en el otorgamiento o no de un crédito solicitado
En nuestro medio, la verificación inteligente de las
referencias crediticias e información complementaria, otorgan
un alto de grado de eficiencia en el proceso de otorgamiento 65

66. GARANTIAS CREDITICIAS EN COSTA RICA
TIPOS DE GARANTÍAS
La normativa de Costa
Rica y los procesos de
formulación de
créditos, establecen
dos tipos de garantías
crediticias a saber
1. Garantías de títulos
ejecutivos o valores
2. Garantías reales
• Garantías de títulos ejecutivos
o valores
Representan a las que
establecen una obligación,
pero no la soportan con un
bien mueble o inmueble
directamente
• Garantías Reales
Representan a las que
establecen una obligación,
soportado por un bien mueble
o inmueble
66

67. GARANTIAS CREDITICIAS EN COSTA RICA
Garantías de títulos
ejecutivos o valores
1. Firma autorizadas de
facturas de crédito
2. Letras de cambio
3. Pagaré
4. Contrato mercantil
5. C D P
6. Cheque XX
• Garantías reales
1. Contrato de prenda
2. Hipoteca
3. Cédulas hipotecarias
67

68. GARANTIAS CREDITICIAS EN COSTA RICA
FORMALIZACIÓN DE GARANTÍAS
Es el proceso, que implica elaborar adecuadamente
cada una de las diferentes tipos de garantías existentes
Cada garantía, tiene sus propios requisitos de
formalización
La formalización, debe de ser contemplada en el
Manual de Políticas y Procedimientos de la empresa,
para un mayor control de las mismas 68

69. GARANTIAS CREDITICIAS EN COSTA RICA
LAS FIRMAS AUTORIZADAS
Al formalizar cualquier tipo de garantías, se
debe de tener la certeza de que la persona que
las va a firmar, sea la autorizada y que tenga la
representación legal de la sociedad o bien que
sea realmente la persona física que contrae la
obligación
69

70. PRESCRIPCIÓN DE GARANTIAS
Una garantía prescrita, es simplemente un papel
sin valor, por lo que la empresa, debe de
establecer los controles necesarios para que las
garantías no lleguen a vencer y que no prescriban
durante el periodo de relación comercial.
Por el valor que representan en la administración y
recuperación de cuentas por cobrar, su custodia
debe de ser muy estricta y así evitar pérdida de las
mismas y a la vez para sentar responsabilidades 70

71. REGISTRO, CONTROL Y REPORTES EN EL DPTO. DE
CREDITO Y COBRO
SOFTWARE REQUERIDO Y SU APROVECHAMIENTO
Cada una de las opciones contenidas en la
estructura del software utilizado por la
empresa, deben de ser aprovechados al
máximo con el fin de lograr un mayor
aprovechamiento del mismo y a la vez para
lograr una administración eficiente de las
cuentas por cobrar 71

72. REGISTRO, CONTROL Y REPORTES EN EL DPTO. DE
CRÉDITO Y COBRO
FUNCIONES DEL PERSONAL
Es importante una buena definición de las
funciones del personal del Dpto. de Crédito y
Cobro, mediante la elaboración de un
manual de funciones, que permita
desarrollar las labores de control, gestión y
análisis en forma eficiente 72

73. REGISTRO, CONTROL Y REPORTES EN EL DPTO. DE
CRÉDITO Y COBRO
PROCESAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
El proceso de registro, de la documentación
crediticia, debe de ser:
1. Inmediata
2. Con aplicación de normas de control interno
3. Autorizada debidamente
4. Comunicada a los interesados
5. Tramitada inmediatamente ante el cliente 73

74. GESTIÓN DE COBRO
La tasa de interés moratorio y su efecto
en la recuperación
Es una herramienta de gestión y su finalidad no
es aumentar los ingresos de la empresa (no
financieras), sino, aumentar la recuperación y
apoyar la gestión de cobro
74

75. RECUPERACIÓN EFECTIVA
Diferencia entre gestión de cobro
y recuperación efectiva
Gestión de cobro: Todas aquellas gestiones y estrategias
utilizadas para convencer al deudor para pagar
Recuperación efectiva: Lograr el ingreso real y efectivo de
la cuenta por cobrar al cliente
75

76. Todo aquello que puedas o sueñes hacer,
comiénzalo. La audacia contiene en si
misma genio, poder y magia.
Goethe
76