Control interno para las operaciones de cuentas por cobrar

1. CONTROL INTERNO PARA LAS OPERACIONES DE CUENTAS POR COBRAR
CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR
Las Normasde InformaciónFinancieraensuBoletínC-3,mencionaque lasCuentasporCobrar representanderechos
exigiblesoriginadosporventas,servicios prestados,otorgamientode préstamosocualquierotroconceptoanálogo.
La formamás usual de créditoacorto plazo,sonlas cuentaspor cobrar, cuyo usogeneralizadoesel créditocomercial
otorgado a los clientes u otras personas o instituciones.
Pormediode ellase puedecontabilizartodoslosingresosobtenidosenunperiodo determinadoyse analizael grado
de morosidad de cualquier empresa.
Las cuentas por cobrar representan las decisiones de concesión de crédito.
Contribuyenaelevarel volumende las ventasy a la generaciónde fondos para el financiamientode lasoperaciones
corrientes de la empresa.
CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
Es un procesoefectuadopor la Junta de Directoresde una entidad,gerenciay otro personal,diseñadoparaproveer
razonable seguridad, respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de
operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Es el plan de organización y todos los métodosy procedimientos que adoptanlaadministraciónde unaentidadpara
ayudar al logro sus objetivos.
Es unaherramientamuyimportante enunainstituciónoempresaparael logrode losobjetivos,lautilizacióneficiente
de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes.
Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informaciónfinanciera y administrativa, promover
laeficienciaenlasoperaciones,estimularlaobservaciónde laspolíticasprescrita ylograrel cumplimientode lasmetas
y objetivos programados.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
 Proteger los activos
 Asegurar la exactitud y la confiabilidad de la información
 Asegurar el cumplimiento de las políticas
 Promover la eficiencia del personal
a. ENFOQUE DE LAS CUENTAS POR COBRAR
 CONTABLE: Son la parte del activo circulante originadas por operaciones comerciales.
 ADMINISTRATIVO: Son el total de créditos a corto plazo otorgados y no recuperados.
 FINANCIERO: Constituyen fondos comprometidos.
 ECONOMICO: Representan un elemento con efectos decisivos en todos los tipos de negocios.
b. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
 Clientes
 Documentos por cobrar
 Funcionarios y empleados
 Anticipos a proveedores
 Deudores diversos
 Intereses por cobrar
 Impuestos a favor
 Corto plazo: Aquellascuyadisponibilidadesinmediatadentrode unplazonomayor de un año.
 Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.
Las cuentaspor cobrar a corto plazo,debenpresentarse enel Estadode SituaciónFinancieracomoactivocorriente y
las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente.

2.  Provenientes de ventas de bienes o servicios
 No provenientes de venta de bienes o servicios
c. EL CONTROL INTERNO, SUS ELEMENTOS
 Organización: Elementosqueintervienenenlaorganizaciónson:direccióncoordinación,divisiónde laboresy
asignación de responsabilidades.
 Procedimiento:laexistenciade control internonose demuestrasóloconunaadecuadaorganización,pueses
necesarioque susprincipiosse apliquenenlapráctica mediante procedimientosque garanticenlasolidezde
la organización. Los elementos que intervienen en el procedimiento son: planeación y sistematización,
registros y formas, e informes.
 Personal:Porsólidaque este laorganizaciónde unaempresayadecuadoslosprocedimientosimplantados,el
sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no se
encuentrana cargo de personal capacitado.Los elementosde personal que intervienenenel control interno
son: entrenamiento, eficiencia, moralidad, retribución.
 Supervisión: No es únicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia
constante para que el personal desarrolle los procedimientosa su cargo de acuerdo con los planes de la
organización. La supervisión se ejerce en diferentesniveles, por diferentes funcionarios y empleados y en
forma directa e indirecta.
Una buenaplaneaciónysistematizaciónde procedimientosybuendiseñode registros,formase informes,permitela
supervisión casi automática de los diversos aspectos del control interno.
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
 Ambiente de Control: consiste enel establecimientode unentornoque se estimule e influencie laactividad
del personal con respecto al control de sus actividades.
 Evaluación de Riesgos: Es la identificación y análisisde riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados.
 Actividadesde Control:Son aquellasque realizalagerenciaydemáspersonalde laorganizaciónparacumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos.
 Información y Comunicación: Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y
plazoque permitancumplira cada empleadoconsus responsabilidades.Lossistemasinformáticosproducen
informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que
permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
 Supervisión:Los sistemasde control interno requierensupervisión,esdecir,unprocesoque compruebaque
se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
1. Debe fijarse claramente las responsabilidades.
2. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
3. Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud.
4. Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.
5. Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados.
6. Si es posible,debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo. La rotación reduce las
oportunidades de cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por
resultado nuevas ideas para la empresa.
7. Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito.
8. Los empleados deben tener póliza de fianza.
9. No deben exagerarse las ventajas de protección que brinda el sistema de contabilidad de partida doble.
10. Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible.

3. d. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Es estimularlas ventas y ganar clientes.Se tiende aconsiderarlascomo un medio para vender productos y superar
la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para
favorecer a sus clientes.
Está relacionadadirectamenteconel girodelnegocioylacompetencia.Cuandonoexiste competencia,generalmente
la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.
Es utilizadocomo herramientade mercadotecniaparapromoverlasventasy lasutilidades,paraprotegersuposición
en el mercado.
e. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
1. TENER POLÍTICAS DE COBRANZA.- Es importante que la empresa tenga establecido como se va a cobrar
asimismo, las restricciones que va a implementar.
2. REGISTRAR LAS COMPRAS Y PAGOS EN LA CUENTA INDIVIDUAL DE CLIENTES.- Esto maximizara un mejor
control de los clientes morosos.
3. HACER PERIÓDICAMENTE UN ANÁLISIS DE LAS CUENTAS.- Consiste en clasificarlas de acuerdo al tiempo
durante el cual han sido vigentes
4. CONTROLAR LACONCESIÓNDE CRÉDITOS.- Desarrollarmediosparavigilarlasactividadesde quienesconceden
crédito.
5. ESTABLECER UN PERIODO DE COBRANZA.- Ayudará que sea más factible el pago de las cuentas.
6. HACER UNA ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.- debe estimarse la probabilidad que existe de no
recuperar los montos de todas las cuentas por cobrar.
7. Analizar la conveniencia de otorgar descuentos por pronto pago y/o ampliar términos y condiciones.
8. Implementar el cobro de intereses moratorios.
9. No descuidar la oportunidad de la facturación y entrega.
10. Utilizar sistemas automatizados para administrar la cartera.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
 Debenefectuarse arqueossorpresivosa la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.
 Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el
establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
 Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
 Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas
por un funcionario responsable.
 Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.
 Debe prepararse mensualmente unreporte de antigüedad de saldos que muestrenel comportamientode los
clientes, en especial los morosos.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
 Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los
estados financieros.
 Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación
soporte.
 Las cuentascanceladasporincobrablesdebenserautorizadasporlaaltaadministración;además,se debetratar
de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal.

4. f. OPORTUNIDADES DE REGISTRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
En términosgenerales,lascuentasporcobrarse registranenel momentoenquese hace el traspasode propiedaddel
bienvendidooenque se prestael serviciocontratado.Sinembargo,enlasventasa plazocon reservade dominio,el
registrode lacuentasporcobrardebe hacerse enel momentoenque se entregalamercancíavendida,apesarde que
el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagada.
Los derechosporcobrarprovenientesde ventasde bienesoserviciosalasubsidiaria,debenserregistradosdentrode
"cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán
presentadas en el activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.
Registro de cuentas por cobrar.
Las transaccionesque conmás frecuenciaafectanlascuentasporcobrar son: Las ventasa crédito,Las cobranzas,Las
devoluciones,rebajasydescuentos.
g. LA FUNCIONDE LA CONTABILIDAD Y SU IMPORTANCIAEN EL CICLO DE LAS CUENTASPOR COBRAR
Las cuentaspor cobrar representanlosactivosadquiridosporlaempresaprovenientede lasoperacionescomerciales
de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los
movimientosreferidosaestascuentas, ya que constituyenparte de suactivo,ysobre tododebe controlarque éstos
no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y
procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. Las Cuentas por
Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de
clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.
Es importante conocer que el proceso de cuentas por cobrar se compone básicamente de dos fases o pilares
fundamentales. Por un lado, está lo que sería la facturación, y por otro, los pagos.
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTASPOR COBRAR
Ya se hacomentadoque el grupomásimportante de cuentasporcobrar esaquel proveniente de lasventasde bienes
o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se
denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de:
 Ventas.
 Despacho.
 Facturación.
 CréditoyCobranzas.
 Cuentasporcobrar.
 Caja.
Es esta larazón por la que se recomiendaque cuandose implantael control interno,se haganosólopara controlar
lorelacionadoconcuentaspor cobrar sinoque,simultáneamente,debenquedartambiénresguardadasel restode
lasoperacionesmencionadas.
Se sugiere acontinuación,algunasmedidasde control internoque debenponerseenprácticaentomoal ciclode
ingresos:
Con respectoa cuentaspor cobrar:
1. Mensualmente,comomínimo,debensercuadradoslosauxiliaresde cuentas porcobrarcon el mayor general.
2. Es una práctica muysana, enviarmensualmente estadosde cuentaalos clientes.
3. Personasindependientes del departamentode ventas,facturaciónycaja,deben:
a. Comparar losestadosde cuentamensualesconel balance de comprobaciónyenviardirectamenteporcorreo
losestadosde cuenta,investigandolasdiferenciasencontradas.
b. Compararel balance de comprobacióny el análisis porantigüedadconel saldoenel mayor.
4. Los empleadosque llevanlosmayoresauxiliaresde cuentasporcobrardebenserrotadoscon frecuencia.
5. Los despachosde mercancías enconsignacióndebensermanejadosseparadamente de lasventasylascuentas
por cobrar.

5. h. RIEGOS DE CONTROL Y FRAUDE
Riesgode control
Es el riesgode queunarepresentaciónerrónea,quepudieraserdeimportanciarelativaindividualmenteoenconjunto
con otras, no sea prevenida o detectada y corregida oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control
interno.
Aquí influye de maneramuyimportante los sistemasde control interno que esténimplementados enla empresa y
que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de
irregularidades.Esporestolanecesidady relevanciaqueunaadministracióntengaenconstante revisión,verificación
y ajustes los procesos de control interno.
Cuandoexistenbajosnivelesde riesgosde control esporque se estánefectuandooestánimplementadosexcelentes
procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la organización.
Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los sistemas de información, contabilidad y
control.
En cuentas por cobrar:
 El saldo no incluye todas las cuentas por cobrar a las que la empresa tiene derecho.
 El saldoencuentas por cobrar refleja saldos por los que la empresa no tiene derecho a recuperar efectivo.
 Las cuentas por cobrar tienen un deterioro en su valor derivado de problemas de cobranza.
 La empresa no ha registrado el cambio en el valor de las cuentas por cobrar denominadas en monedas
diferentes a la de registro.
 No se ha revelado en la información financiera todos los aspectos relevantes a considerar en su análisis.