Planificacion y organizacion de eventos y banquete

DIAGRAMA DE GANT (ESTA HERRAMIENTA NOS PERMITE PLANIFICAR EL EVENTO)

JULIO AGOSTO
CLAVE ACTIVIDAD RESP DIAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ESTATUS % ejecución PRESUPUESTO
Logistica del Evento
I INVITADOS
A Definir Lista de invitados 30
B Hacer lista de invitados 2 70
C Diseñar lista de invitado 3 70
D Enviar lista de invitados 1 80
2 100
1 100
II PLANTA FISICA PARA EL EVENTO:
E Definir el lugar para evento 1 100
G Fecha y hora del evento 2 100
H Contratación de otro sitio 1 0
I Apartado de otro lugar 1 0
J Decoración del lugar 2 40
2 0
ALQUILER DE EQUIPO DE
III OPERACIÓN
K Muebles (sillas, mesas, mesón) 1 50
L Cristalería (copa, vasos) 2 10
M Platería (platos, bandejas) 2 20
N Cubertería 3 30
O Blancos (manteles y servilletas) 1 50
P Equipo de cocina 3 70
2 90

ESTATUS
1-SIN INICIAR
2-EN
PROCESO
3-TERMINADO

IV ALIMENTOS
Q Pasa palos 2 100
R Plato fuerte 3 50
S Tortas 1 80
T postres 2 70
U Frutas 3 30
V Definición tipo de servicio 2 70
V BEBIDAS
W Alcohólicas 1 40
X No alcohólicas 2
Y definición tipo de servicio 3

VI ENTRETENIMIENTO
Z Sonido 2
W Animador 2
AA listas de juegos 1
AB Banda musical 3
AC Hora loca 3

ESTATUS
1-SIN INICIAR
2-EN
PROCESO
3-TERMINADO

VII RECURSOS HUMANO
AD Anfitriona
AE Mantenimientos
AF Mesoneros
AF Porteros
AG Seguridad

VIII INSUMO PARA OPERAR
AH Servilleta
AI Pitillo
AJ hielo
AK vasos
AL Platos Plásticos 1
2
3

IX OTROS SERVICIOS

ESTATUS
1-SIN INICIAR
2-EN
PROCESO
3-TERMINADO

CUADRO DE COSTO DE EVENTO PARA 50 PERSONAS (COSTO UNITARIO 250,94)

CLUB A 50
LOCAL PARA EL EVENTO P/U PERSONAS TOTAL
Alquiler De Salón 14 50 700
Decoración Del Salón 10 50 500
TOTAL SALON 1200 10
EQUIPOS DE
OPERARACION
Cheffandish 90 2 180
Copas de Vino 5 50 250
Mesa Redonda vestidas 30 5 150
Sillas Vestidas 5,1 50 255
Vasos De Vidrio 5 50 250
TOTAL EQUIPOS DE OPERARACION 1085 9
SONIDO Y ENTRENIMIENTO
Hora locas 10 50 500
Música Bailable 30 50 1500
TOTAL SONIDO Y ENTRETENIMIENTO 2000 16
RECURSOS HUMANOS
Anfitriona 200 1 200
Mantenimientos 200 1 200
Mesoneros 300 2 600
seguridad 300 1 300
TOTAL RECURSOS HUMANO 1300 10
ALIMENTOS
Hallacas 50 50 2500
Perniles 0 50
Pavos 0 50
Jamón Planchado 0 50
Ensalada De Gallina 0 50
Pan De Jamón 5 100 500
TOTAL ALIMENTOS 3000 24
POSTRES
Dulce De Lechosa 3 50 150

Torta negra 7 50 350
TOTAL POSTRES 500 4
BEBIDAS
Agua De Botellón 3 8 24
Refresco 2 litros 10 15 150
vino tinto 40 10 400
TOTAL BEBIDAS 574 5
INSUMO PARA OPERAR
agua botellitas 42 4 168
Bolsas de hielo 9 50 450
pasa palo 140 3 420
Pitillos 10 2 20
Soda 110 3 330
TOTAL INSUMO OPERACIÓN 1388 11
OTROS GASTOS
GASTOS IMPREVISTOS 30 50 1500
TOTAL OTROS GASTOS 1500 12
COSTO TOTAL 12547 100
COSTO POR PERSONAS 50 250,94
310
VENTA 15500 100
COSTO
VENT 12547 80,9
2953 19,1


CLUB B 200
LOCAL PARA EL EVENTO P/U PERSONAS TOTAL
Decoración Del Club 5 200 1000
TOTAL SALON 4000 10
EQUIPOS PARA OPERAR
Bandeja Para Servir 6 20 120
Cavas para hielo 50 4 200
Cubertería 1 200 200
Mesa Redonda vestidas 30 20 600
Mesón Vestido 70 4 280
Platos para cena 3 200 600
Platos Para Postres 2 200 400
TOTAL EQUIPOS PARA OPERAR 6160 15
Hora Loca 10 200 2000
Música Bailable 7,5 200 1500
TOTAL SONIDO Y
ENTRETENIMIENTO 3500 8
RECURSOS HUMANOS
Mesoneros 300 10 3000
Porteros 300 1 300
ALIMENTOS
Hallacas 50 200 10000
Perniles 0 200
Pavos 0 200

Jamón Planchado 0 200
POSTRES
TOTAL POSTRES 2000 5
BEBIDAS
TOTAL BEBIDAS 2110 5
INSUMO PARA OPERAR
pasa palo 140 12 1680
Pitillos 10 8 80
Servilletas 4 100 400
Soda 110 12 1320
Vasos Plástico 8 0 0
OTROS GASTOS
COMIDAS DE PERSONAL 0
260
VENTAS 52000 100
COSTO DE
VE 41722 80
UTILIDAD 10278 20


CLUB C
LOCAL PARA EL EVENTO 50
Decoracion Del Club 20 50 1000
TOTAL SALON 4000 25
EQUIPOS DE
OPERARACION
Bandeja Para Servir 6 5 30
Cavas para hielo 50 2 100
Cubertería 1 50 50
Hielera Acero. C/ Pinzas 8 5 40
Manteles 6 26 156
Platos para cena 3 50 150
Platos Para Postres 2 50 100
TOTAL EQUIPOS DE OPERARACION 1736 11
Hora Loca 10 50 500
Música Bailable 30 50 1500
TOTAL SONIDO Y ENTRETENIMIENTO 1500 10
RECURSOS HUMANOS
Mesoneros 300 2 600
Porteros 300 1 300
seguridad 300 1 300
ALIMENTOS
Hallacas 50 50 2500

Perniles 0 50
Pavos 0 50
Jamon Planchado 0 50
POSTRES
TOTAL POSTRES 500 3
BEBIDAS
TOTAL BEBIDAS 534 3
INSUMO PARA OPERAR
Vasos Plástico 8 0 0
Soda 110 3 330
Pitillos 10 2 20
Bolsas Para Basura 2,5 0 0
pasa palo 140 3 420
OTROS GASTOS
390
VENTAS 19500 100
COST VE 15758 81
UTULID 3742 19

ALIMENTOS
FORMATOS DE SUMINISTRO DE ALIMENTOS
PASAPALO RONDAS 1era 2da 3era 4ta 5ta
Ronda Ronda Ronda Ronda Ronda
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
PLATO PRINCIPAL
1 HORA
2
3
POSTRES
1 tortas HORA
2
3
4
MESA DE DECORACION
1 Fuente de chocolate SI NO 7 SI NO
2 Mesa de frutas 8
3 Mesa de quesos 9
4 10
5 11
6 12
OBSERVACIONES

ALIMENTOS

BEBIDAS

FORMATO DE SUMISTRO DE BEBIDAS

BEBIDAS ALCHOLICA
TIPO DE SERVICIO CONDICIONES
BEBIDAS SI NO TRAGO BOTELLA 1 VACIA X 1 LLENA

1 whisky
2 Ron
3 cerveza
4 vino
5 vodka
6 champagne
7 aperitivo
8
9
10
11
SI NO BEBIDAS NO ALCHOLICAS
1 refrescos
2 agua
3 soda
4 Jugos naturales
5 jugo
6 Tizana
7 nestea
8 café
9 te
10
11
12
SUGERENCIA:

BEBIDAS

ENTRETENIMIENTO

ENTRETENIMIENTO SI NO ALTERNAR HORA

SONIDO SI NO A B C INICIO FIN NOTA
1 MINITECA
2 BANDA MUSICAL
3 SONIDO FONDO
4 BANDA SHOW
5 CONJUNTO MUSICAL
6 MARIACHI
7 ANIMADOR
8 LLANERO
9
10
11
HORA DE INICIO HORA LOCA HORA FINAL

SI NO QUE INCLUYE:

RIFAS

SI NO QUE SE VA A RIFAR HORA Y CONDICIONES: HORA

BAILE EN ESPECIAL H. INICIO H. FINAL
1
2
3
NOMBRES PALABRAS H.INICIO H.FINAL

OBSERVACIONES:

ENTRETENIMIENTO

NIMIENTO

SERVICIOS OPCIONALES

Servicio aNIMIENTO
los invitados
Tipo de Buffet A la mesa Otro:
servicio:

Personal adicional
Control de acceso Mantenimientos protocolo seguridad otro
al eventos: baños y áreas;
Si no Si no Si no si no

Servicios adicionales
Hospedaje Video proyector
Vehículo Lap top
Fecha iglesia Pantallas
Fecha prefectura Apuntadores
piñatas Sonidos
Atención especial Andamios
fotógrafos Alfombras
Coctel de bienvenida Tarima
Tarjetas de invitados Obsequios
Lista de invitados Lápiz
Papel
observaciones

SERVICIOS OPCIONALES

NIMIENTO
______________________ ___________________________

Solicitante coordinador del evento

CROQUIS DE EVENTOS

Bienvenido a mi fiesta

1

Estación Estación Estación Estación Estación

Ensalada Pan de Pavo Pernil Hallacas Cubiertos Platos
de gallina jamón

Plato principal (cena navideña)

Platos
Silla
Silla

Silla
Silla
Música bailable

Silla
Silla

Mesa
Mesa
Mesa
Mesa

Cubierto
Decoración

Silla
Silla
Silla
Silla

Estación

Postres tradicional
Salón

Torta negra
Insumo de

a
CROQUIS DE EVENTOS

Animador

Sill
operación

Silla
Mesón de Regalos

Lechosa
Pitillos

Estación

Dulce de
Silla

Silla
Agua bote
Mesas
Alquiler de Salón

a

Cavas a
Sill

Sill

Hielo Bebida
alcoholica Cava
Servilleta
MINITECA

Ron
Bebidas no
Vaso vidrio alcoholicas
Whiskies
Vasos plast Refrescos
Vino
Hielera Agua
Cerveza
Pinzas
Bebidas

Soda

CROQUIS DE EVENTOS

Bienvenido a mi BODA

BAÑOS

MESA DE QUESO MESA FRUTAS

BAÑOS

9 10 1 9 10 1 9 10 1 9 10 1
8 1 2 8 2 2 8 9 2 8 10 2
7 3 7 3 7 3 7 3
6 5 4 6 5 4 6 5 4 6 5 4

9 10 1 9 10 1 9 10 1 9 10 1
8 6 2 8 4 2 8 11 2 8 12 2
7 3 7 3 7 3 7 3
6 5 4 6 5 4 6 5 4 6 5 4

9 10 1 9 10 1 9 10 1
9 10 1 8 13 2 8 14 2
8 3 2 8 5 2
7 3 7 3 7 3
7 3 6 5 4 6 5 4
6 5 4 6 5 4

9 10 1 9 10 1
9 10 1 9 10 1 8 15 2 8 16 2
8 7 2 8 8 2 7 3 7 3 ENTRADA
7 3 7 3 6 5 4 6 5 4
6 5 4 6 5 4

LICENCIADO YSRAEL QUEREIGUA
Fecha de solicitud : Nombre y apellido :

Teléfono fijo ; Teléfono móvil : Correo electrónico:

Nombre de
la empresa:
Dirección:

Tipo de
evento:
Fecha tentativa del evento: Hora tentativa: N# personas: Genero:
Inicio: Fin : días Inicio Fin Caballero: Damas:

Tiene un Si: Dirección :
Lugar para
el evento :
Aéreas Abierta: Cerrada Otro Especifique:
del
evento:
sillas Meas Otros:
Equipada: si no si no

Tiene una no Sugerencia :
lugar para el
evento:
Montaje Otros:
de mesas

Tipo de Especifique:
sillas:

Tema de
decoración:

Desea
incluir una
decoración
en especial

ESPACIO FISICO E INVITADOS

NOMBRE Y TELEF. CEL:
APELLIDO: FIJO:
REGALOS SOBRES
LUGAR DE TIPO DE
RESIDENCIA: EVENTO:
FECHA CUANATOS HOM. MUJ. NIÑO. ADOLE.
TENTATIVA DEL INVITADOS:
EVENTO:
DISPONE DE UN SI NO ESPECIFIQUE: DISPONE SILLAS MESAS
LOCAL Y PARA EL SI NO SI NO
EL EVENTO: SALON D:
REQUIERE SI NO SUGERENCIA: LE UBICAMOS UN LOCAL:
ALQUILAR UNA
LOCAL:
HORA DEL DE: TIPO DE FORMAL: CASUAL: INFORMAL: OTROS:
EVENTO: HASTA: VESTIDO:

MONTEJE REDONDA: RECTANG: DECORACION DE LA MESA Y CENTRO DE MESA:
DE LAS
MESAS:
TIPO DE TIFANI JARDIN VESTIDO DE LAS SILLAS:
SILLA:

DECORACION DEL SALON: AMBIENTE DEL ESPACIO
CERRADO ABIERTO

DESEA INCLUIR SI NO ESPECIFIQUE:
UNA ATENCION
ESPECIAL
PERSONAL CUANTOS CHICA DE SUGERENCIA O ALGO QUE AGREGAR
CONTROL DE PROTOCOLO
ACCESO AL
CUANTAS
EVENTO :
PERSONAL DE CUANTOS
MATTO Y BAÑOS

ESPACIO FISICO E INVITADOS

N#
NOMBRE APELLIDO MESA CODIGO
1 RICHARD BLANCO 4 4-3-A1
2 JOSEFINA CHACON DE BLANCO 4 4-3-A2
3 ROMON GONZALEZ 4 4-3-A3
4 ROSA GIL 4 4-3-B4
5 GERARDO DELGADO 4 4-3-B5
6 PATRICIA MANRIQUE 4 4-3-B6
7 JOSE AVILEZ 4 4-2-C7
8 JUDITH NEGRIN 4 4-2-C8
9 NATACHA JIMENEZ 3 3-2-A1
10 MARLENE SIFONTES 3 3-2-A2
11 CARLOS SANCHEZ 3 3-3-B3
12 ODALIS CARRASQUEL 3 3-3-B4
13 CARLOS CARRASQUEL 3 3-3-B5
14 SARITA ESPINOZA 3 3-3-C6
15 FABIO FARIÑA 3 3-3-C7
16 ZAIDA AGUILAR 3 3-3-C8
17 NELSON CABRERA 2 2-2-A1
18 MARIA URBINA 2 2-2-A2
19 ANTONIETA BRITO 2 2-2-B3
20 JESUS GONZALEZ 2 2-2-B4
21 MARIA NOLASCO 2 2-2-C5
22 LUIS PIMENTEL 2 2-2-C6
23 CARLA ANGOLA 2 2-2-D7
24 FRANCISCO BAUTISTA 2 2-2-D8
25 ROLAN CARREÑO 1 1-7-A1V
26 ADRIANA GARCIA 1 1-7-A2V
27 MARLIN BRTIO 1 1-7-A3V
28 JUAN CABELLO 1 1-7-A4V
29 ROBERTO ALOMAR 1 1-7-A5V
30 JOB STEVE 1 1-7-A6V
31 NICOLAS MACHIAVELO 1 1-7-A7V

CODIGO 2-2-B3 MESA(2).PERSONAS (2).AGRUADAS A LA (B ) PUESTOS( 3)

Planear un evento exitoso requiere las mismas estrategias que ganar una guerra. Para
triunfar, hay que prever las adversidades, visualizar la victoria y planear el camino para
alcanzarlas”.

¡¡¡¡¡¡¡ DÉJELO EN MANOS DE PROFESIONALES

Y SEA PARTE DE LOS INVITADOS¡¡¡¡¡¡

Permítanos organizar sus CELEBRACIONES especiales: sociales,
corporativos o algún otro, de manera exitosa. Lo Hacemos todo por usted
desde la planificación hasta la ejecución del EVENTO. Empleando la
metodología gerencial en cada faces operativa del evento.

(Boda, Bautizo, Quince Años, Aniversario, Viaje en Grupo, Reencuentro, Hospedaje,
Banquetes, Agasajos, cumpleaños, Fiesta de Fin de Año o lo que Ud. Necesite.)

Responsabilidad Contactos Lcdo. Ysrael :0426-147-48-63
y (consulte sin compromiso) 0281-277-13-22
seriedad Faceboock organizaciondeevento
organizaciondeevento@hotmail.com

Simplemente atendemos sus ideas

DATOS A CONSIDERAR
POR CADA 5 MESAS O 20 PERSONAS SE
ASIGNA MESONERO
PERSONAS RATA MESONEROS
50 20 2,5 solo modificar el color verde
PORCION DE PERNIL (100 GRS) POR
PERSONAS
RATA
PERSONAS GRS KILOS
50 200 10
PORCION DE PAVO (100 GRS) POR
PERSONAS
RATA
PERSONAS GRS KILOS
50 100 5
PORCION DE REFRESCO (350 MLT) POR PERSONA
RATA
PERSONAS MLT LITROS
50 350 17,5
COPAS DE VINO ( UNA COPA) POR PERSONA
PERSONAS 1 COPA BOTELLA
5 COPAS POR
50 0,2 10 PERSONAS
PLATOS PARA CENA
RATA* TOTAL
PERSONAS PL PLATO
50 3 150
PLATOS PARA POSTRES
RATA* TOTAL
PERSONAS PL PLATO
50 2 100
JUEGOS DE CUBIERTOS ( TENER,CUCH,CUA
RATA* TOTAL
PERSONAS CUB CUBIERTOS
50 1 50
BRAZALETE PARA LOS CLIENTES
RATA* TOTAL
PERSONAS BRL CUBIERTOS
205 2 410

PORCION DE PAN DE JAMON (DOS DEOS) POR PERSONAS
PORCION DE ENSALDA DE GALLINA UNA TAZA DE CAFÉ GRANDE
UN VASO DE VINO DA PARA 6 COPAS
UN KILO DE PERNIL VALE 20 BS
HORNEAR UN PERNIL 100
EN PLATO NAVIDEÑO VENEZOLANO NO SE REPARTE PAVO
MESA REDONDA SE SIENTAN 10 PERSONAS

.

Representante: Licenciado, Quereigua Ysrael
Contactos: 0416-899-04-47
0416-749-9180
Ysraquere@hotlmail.com

EL PLATO NAVIDEÑO VENEZOLANO:
1.1. Contenido del Plato navideño venezolano:
 Hallacas
 Pernil
 Pavo
 Pan de jamón
 Ensalada de gallina

1.2. Postres:
 Dulce de lechosa
 Torta negra navideña

1.3. Bebidas:
 Agua
 Refrescos
 Vinos
ENTRETENIMIENTOS Y OTROS

1. Grupos musicales
2. Mini tecas
3. Animadores
4. Mesoneros
5. Seguridad
6. Control de acceso al evento
7. Decoración

Dentro del banquete para la cena de navidad se ofrece lo descrito arriba o
cualquiera modificación o sugerencia que se requiera es flexible para el tipo de
gusto que desee el cliente.

NOTA: el evento debe ser notificado con varios días de antelación, para planificar
todas las actividades.

“El talento, la destreza, la experticia y la confianza en si mismo son los
pilares fundamentales del éxito y la excelencia”

Croquis tentativito de banquete navideño

Música bailable MINITECA

Animador
Platos

Decoración Salón Alquiler de Salón
Plato principal (cena navideña)
Cubiertos

Mesón de Regalos

Cava

Bebidas no

Refrescos
alcoholicas
Silla Silla

Agua

Soda
Estación

Hallacas

Mesa Sill
Silla Silla Sill
Mesas a
a
Mesa
Estación

Silla Silla Sill Bebidas
Pernil

Silla
a
Mesa Silla
Silla
Silla
Estación

alcoholica

Whiskies

Cerveza
Vino
Ron
Bebida
Pavo

Mesa
Silla Silla
Estación

Pan de

Silla
jamón

Vasos plast
Vaso vidrio
Insumo de
operación

Agua bote

Servilleta

Hielera

Pinzas
Pitillos

Cavas

Hielo
de gallina
Ensalada
Estación

Estación Estación

Platos Cubierto Torta negra Dulce de
Lechosa

Postres tradicional

Feliz navidad

DOTOS PARA PLANIFCAR Y PRESUPUESTAR EL EVENTO

FECHA TENTATIVA DEL EVENTO: HORA
NOMBRE DEL REPRESENTANTE:
TELFS: E-MAIL
CUANTOS TRAEN CUANTOS TRAEN SU VIENEN CUANTOS
TRABAJADORES INVITADOS INVITADOS POR PAREJA NIÑOS NIÑOS POR
TRABAJADOR TRABAJADOR
N° SI NO N° SI NO SI NO N°

DESEA INCLUIR UNA ESPECIFIQUE:
ATENCION
ESPECIAL
SI NO
TIPO DE BUFFET PLATEADO TIPO REDONDA CUADRADA ARREGLO DE MESA
SERVICIO ARREGLO ESPECIAL
A LA DE LAS SI NO
MESA MESAS

DENTRO DE LAS ESPACIO ESPECIFIQUE:
INSTALACIONES SUGERIDO
LUGAR DEL
EVENTO SI NO

ALIMENTOS
CENA SI NO POSTRES SI NO
HALLACAS DULCE DE LECHOZA
PERNIL TORTA NEGRA
PAVO
PAN DE JAMON
ENSALADA DE GALLINA

OBSERVACIONES:

BEBIDAS
BEBIDAS NO ALCOHOLICAS SI NO BEBIDAS ACOHOLICAS SI NO
REFRESCOS VINO EN LA CENA
AGUA RON
SODAS WHISKY
CERVEZA

OBSERVACIONES:

TIPO DE SERVICIO BOTELLA POR MESA SERVIDO POR TRAGO OTROS
SI NO SI NO

ENTRETENIMIENTOS
TIPO SI NO OBSERVACION
MINITECA
GRUPO BAILABLE
RIFAS
HORA LOCA
ANIMADOR
INTERCAMBIO REGALO

PEDIDOS ESPECIALES U
OTROS:__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_______________________________________________

El potencial de bebidas es el siguiente:

 Whisky: 15 tragos por botella.
 Vinos, champagne y espumosos: 6 tragos por botellas.
 Aguardientes: 17 tragos por botella.
Aperitivos y digestivos: 16 tragos por botella

Potencial de bebidas

Capacidad N° Onzas / botella N° Tragos / botella

Bot 1000 cc 35,27 23 ó 24

Bot 750 cc 26,45 17 ó 18

Bot 700 cc 24,69 15 ó 16

Fuente: Sección de Costos de A & B – Hotel Tamanaco InterContinental Caracas. 2.005.

Fórmulas de potencial:

*No de tragos por Botella = No de onzas de la botella

Tamaño del trago

*No de tragos = 35,27 onzas = 23,51 tragos =

Botella 1 Litro 1,5 onzas

= 23 o 24 tragos

*No de tragos = 26,45 onzas = 17,63 tragos

Botella 0,750 Litro 1,5 onzas

= 17 ó 18 tragos

*No de tragos = 24,69 onzas = 15,46 tragos =

*Botella 0,700 Litro 1,5 onzas

= 15 ó 16 tragos

*Costo por trago = Costo por onzas x No de onzas del trago.

*Costo por trago = Bs. 1.512,28 x 1.5 onzas = Bs. 2.568,42.

*Potencial de venta = No tragos por botella x P.V.P. del trago (1 botella).

*Potencial de venta = 18 x Bs.6000 = Bs. 108.000

*% costo del trago = costo del trago x 100

P.V.P del trago

*% costo del trago = Bs. 2.568,42 x 100 =

Bs. 6.000

= 42,80 %

ESPERO QUE ESTE MATERIAL SEA UTIL PARA EL QUE LO ENCUENTRE GRACIA

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