1. Organización de Eventos
El proceso administrativo
Planificar y Coordinar todos los recursos
disponibles
(humanos, materiales y financieros)
objetivos establecidos
máxima eficiencia mínimo costo

2. Organización de Eventos
El proceso administrativo
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE
UN EVENTO
PLANIFICACIÓN: previsión y
planeación.
ORGANIZACIÓN: integración y
coordinación.
IMPLEMENTACIÓN: puesta en
marcha y dirección.
CONTROL: evaluación, resultados.

3. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
Previsión: ¿qué se puede hacer?
Acciones a desarrollar:
desarrollar
f) Determinar objetivos
g) Analizar eventos anteriores o parecidos
h) Tomar decisiones

4. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
A- Previsión: Determinación de Objetivos
 Objetivos Generales: deben estar claramente
definidos.
1. Educativos
2. Informativos
3. Comerciales
4. De difusión
5. Motivacionales, etc.
 Objetivos particulares:
1. Objetivos del Ente que lleva lo adelante.
2. Objetivos de los participantes.
3. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.

5. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
B - Previsión: Análisis y evaluación de eventos anteriores
¿Qué información?
 Cantidad y procedencia de participantes
 Preferencia geográfica.
 Nivel socio económico.
 Temas de mayor interés.
 Costos de eventos anteriores.
 Referentes interesantes para invitar.
 Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc.
 Relación pre-inscriptos - inscriptos totales.

6. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
C - Previsión: Primeras decisiones
Nos permitirá desarrollar la organización del evento:
 Nombre del evento: Número de edición, Tipo de evento,
Regionalidad, Especialidad, Entidad organizadora
 Tema principal
 Isotipos / logotipos
 Ciudad
 Fecha
 Sede

7. Organización de Eventos
El proceso administrativo
V Encuentro Nacional de
Gestión Hotelera
Organizado por UNQ - UNSL
“Excelencia en la Gestión hotelera y
turística.
Estrategias para la adecuación, formación y
empleo.”

8. Organización de Eventos
El proceso administrativo

9. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
- Previsión: Tomar decisiones
Fecha, lugar y sede
La fecha del evento debe estar relacionada con la
ciudad en que se desarrolla la reunión, asegura:
 la disposición de plazas hoteleras,
 las disponibilidad gastronómica,
 lugares en medios de transporte,
 espacios, salones para reuniones,
 Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios,
etc.

10. Organización de Eventos
El proceso administrativo
1. PLANIFICACIÓN
- Planeación de actividades
El plan general de trabajo: implica
confeccionar el listado de tareas
El presupuesto: nos permitirá saber
anticipadamente cuales serán los costos que
deberemos afrontar
La calendarización: debemos otorgar a
cada acción especifica en el plan de trabajo “el
tiempo”

11. Organización de Eventos
El proceso administrativo
2. ORGANIZACIÓN
Responde a: ¿cómo se va hacer?
Se determina la estructura de acciones:
 Funciones,
 Asignación de Jerarquías, y
 Puestos de trabajo.
Nos permitirá realizar el organigrama y
definir los cargos y/o perfiles.

12. Organización de Eventos
El proceso administrativo
2. ORGANIZACIÓN
Integración y coordinación: ¿con qué – con
quién?
Acciones a desarrollar:
desarrollar
f) Determinar recursos: técnicos, humanos,
económicos.
g) Nombrar autoridades y comités (en grandes
eventos)
h) Contratar personal: funciones durante la
organización y durante el evento

13. Organización de Eventos
El proceso administrativo
3. IMPLEMENTACIÓN
 Es la puesta en marcha del evento.
 Verificar que lo planificado se haga en la
forma prevista.
 Articular la calendarización con el
presupuesto.

14. Organización de Eventos
El proceso administrativo
4. CONTROL
- Evaluación: ¿cómo se hizo?
 Posterior a la finalización del evento
 Medición de resultados
 Definir estrategias de recolección de datos
 Encargados de la evaluación
 Aprovechar los resultados