Errores típicos en la gestión de proyectos y modos de solucionarlos. Percepción equivocada del problema a resolver. Diseño equivocado. Tecnología equivocada. Planificación demasiado optimista. Mala comunicación. Análisis deficiente de riesgos Sobrecostes. Pruebas insuficientes. Deficiente seguimiento y control periódicos del proyecto.

1. 1
ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
ALEJANDRO ALBERCA MANZANEQUE

2. 2
INFORME STANDISH
 31% Proyectos Cancelados
 53% Proyectos Problemáticos
 16% Proyectos Exitosos
 64% Funcionalidades no usadas
 16% Funcionalidades usadas rara vez
 20% Funcionalidades usadas

3. 3
PROBLEMAS FRECUENTES
 Percepción equivocada del problema a
resolver.
 Diseño equivocado.
 Tecnología equivocada.
 Planificación demasiado optimista.
 Mala comunicación.
 Análisis deficiente de riesgos.

4. 4
PROBLEMAS FRECUENTES
 Sobrecostes.
 Pruebas insuficientes.
 Deficiente seguimiento y control periódicos
del proyecto.

5. 5
Percepción equivocada del
problema a resolver
 Todo proyecto necesita resolver un problema
o una necesidad
 Causas:
– No se está tratando correctamente el problema
– Los pasos para solucionar el problema no se
abordan de forma realista.
– No se comprende la dimensión del problema
debido a que cada equipo implicado tiene su
propia visión de la misma o bien hay conflictos de
intereses entre ellos.

6. 6
Percepción equivocada del
problema a resolver
 Soluciones:
– Comprender bien la forma de resolver el
problema
– Realizar seguimiento periódico de lo que se
está haciendo, cómo se está haciendo y qué
resultados se están obteniendo
– Garantizar que el proyecto corresponde a las
necesidades del cliente.

7. 7
Diseño Equivocado
 Causas:
– Hay ocasiones en las que los equipos de trabajo
realizan el diseño de forma errónea.
– Si el cliente no se ha involucrado lo suficiente en
las fases iniciales del proyecto, puede ocurrir
que haya detalles que se hayan omitido e
invaliden el diseño.

8. 8
Diseño Equivocado
 Soluciones:
– Invitar a la participación del cliente.
– Ralentizar o parar el proyecto para asegurarse
de que el diseño cumple las expectativas y
necesidades del cliente.
– Utilizar prototipos para validar el diseño con
respecto al cliente.

9. 9
Tecnología equivocada
 Causas:
– Se utilizan tecnologías novedosas cuya
eficacia y/o rendimiento no haya sido
claramente demostrada en entornos de
Producción.
– Se utilizan tecnologías que no se integran
correctamente con la arquitectura actual del
sistema del proyecto.
– Se utilizan tecnologías en las que el personal no
tiene el manejo necesario para abordar el
proyecto.

10. 10
Tecnología equivocada
 Soluciones:
– Evitar tecnologías novedosas que no tengan
eficacia, seguridad y rendimiento probados y
contrastados.
– Garantizar que los paquetes de software cumplen
con las necesidades de la empresa.
– Asegurar que el personal que vaya usar la
tecnología tenga las aptitudes necesarias para
manejarla. En caso de que no, formarlos para
que sí las tengan.

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Planificación demasiado optimista
 Causas:
– Se realiza una planificación que no tiene el
suficiente nivel de detalle.
– Hay demasiado trabajo para abordar y por
necesidades del cliente y/o del mercado las
fechas son inamovibles.
– No se tienen en consideración el personal
necesario así como las dependencias entre las
tareas a realizar

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Planificación demasiado optimista
 Soluciones:
– Revisar periódicamente la agenda de ejecución del
proyecto con los miembros del equipo.
– Definir con claridad las tareas, el suficiente detalle
de éstas, el tiempo necesario para su ejecución así
como la interconexión entre ellas.
– Distinguir claramente la importancia y la urgencia
de las tareas teniendo cuenta las necesidades del
cliente así como la dependencia entre éstas.
– Realizar hitos periódicos para comprobar el avance
de las tareas.

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Conflictos en el equipo de trabajo
 Un equipo de trabajo bien organizado es
aquel en el que cada miembro comprende
su papel en la ejecución del proyecto y lo
desempeña de forma adecuada.
 Causas
– Las responsabilidades no están claras en el
equipo
– Hay problemas personales entre los miembros
del equipo.

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Conflictos en el equipo de trabajo
 Soluciones:
– Reunir a puerta cerrada a todo el equipo para que
la situación vuelva a la normalidad.
– Reunir a puerta cerrada a los miembros del
equipo problemáticos para que la situación vuelva
a la normalidad.
– Si fuera necesario, reunir a puerta cerrada a los
miembros del equipo problemáticos de forma
individual para que la situación vuelva a la
normalidad.

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Conflictos en el equipo de trabajo
 Soluciones (cont.):
– La mejor solución para un conflicto en un equipo
es aquella que busca que ambas partes salgan
beneficiadas. Si no fuera posible, entonces que el
beneficio de una de las partes sea el mayor
posible teniendo en cuenta que el perjuicio de la
otra parte sea mínimo.

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Mala comunicación
 Causas:
– No se está comunicando adecuadamente dentro del
proyecto.
– Si frecuentemente se realizan preguntas que ya han
sido explicadas, algo falla en la comunicación.
– No se usan los medios más apropiados para
determinadas comunicaciones:
 Exceso de reuniones
 Uso de llamadas telefónicas para temas que podrían /
deberían solucionarse mediante correos electrónicos.
 Uso de correos electrónicos sin llamar por teléfono para temas
especialmente importantes.

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Mala comunicación
 Soluciones:
– Hay que definir un buen plan de comunicación.
– Hay que identificar el público objetivo y definir que es
lo que va a necesitar comunicar, con qué frecuencia y
cómo se le va a comunicar.
– Realizar una matriz de comunicaciones que
identifique el público objetivo, el tipo de
comunicaciones que va a recibir y realizar, el
propósito de la comunicación, quién la emite, quien la
recibe, la frecuencia de las comunicaciones y el medio
que se utilizará (e-mail, reunión u otros)

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Análisis deficiente de los riesgos
 Toda incertidumbre que pueda ser un
obstáculo para alcanzar los objetivos de
un proyecto se tiene que considerar como
un riesgo.
 Causas:
– Subestimar determinados riesgos.
– No realizar acciones para minimizar
determinados riesgos.
– No tener un plan de contingencia para
determinados riesgos.

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Análisis deficiente de los riesgos
 Soluciones:
– Realizar un Plan de Riesgos lo más completo y lo
más eficaz posible.
– Realizar acciones que minimicen o eliminen los
riesgos más peligrosos para la consecución de
los objetivos del proyecto.
– Realizar acciones que minimicen los riesgos
menos importantes.
– Preparar planes de contigencia para hacer frente
a los riesgos más importantes en el caso de que
sucedan.

20. 20
Sobrecostes
 Causas:
– Realizar trabajos imprevistos no planificados.
– Desglose de tareas planificadas deficiente.
– No contabilizar periódicamente qué cantidad del
fondo de emergencia ha sido ya invertida.

21. 21
Sobrecostes
 Soluciones:
– Aprender a decir 'no' a determinadas situaciones
que puedan poner en peligro la planificación y el
presupuesto del proyecto.
– Mayor detalle en los trabajos y las tareas que han
de realizarse para la consecución de los objetivos
del proyecto.
– Seguimiento y control periódicos del estado,
presupuesto y planificación del proyecto.

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Pruebas insuficientes
 Causas:
– A veces debido a una mala planificación no hay tiempo
suficiente para hacer las suficientes pruebas para garantizar el
buen uso del sistema resultante del proyecto.
– Los documentos de pruebas del proyecto no tienen el
suficiente nivel de detalle.
– Hay casos de prueba que faltan en los documentos de
pruebas.
– En ocasiones se asigna personal de forma adicional al
proyecto para realizarlas pero no tienen el suficiente
conocimiento para realizarlas adecuadamente.

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Pruebas insuficientes
 Soluciones:
– Hacer un Plan de Pruebas exhaustivo y detallado.
– Los documentos de Pruebas han de estar detallados y cubrir
todos los casos posibles.
– Dedicar todo el tiempo que sea necesario para las pruebas.
– Si el personal que va a realizar las pruebas no tiene el
conocimiento necesario, dárselo antes de que las realicen.
– Especificar en los documentos de pruebas el suficiente nivel de
detalle para que las pruebas se puedan realizar
adecuadamente.
– Relacionar los casos de pruebas con la persona que los va a
probar para aumentar el compromiso en la realización de las
pruebas.

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Deficiente seguimiento y control
periódicos del proyecto
 Por pequeño que sea el proyecto, se tiene que realizar un
seguimiento y control continuo y periódico para poder medir
los resultados del proyecto en plazos, costes y objetivos de
forma qué siempre se conozca el estado en el que se
encuentra.
 No realizarlo o realizarlo sin la suficiente periodicidad
implica empeorar las situaciones problemáticas anteriores
expuestas, pudiendo llegar a impedir la supervivencia del
proyecto si se detectan demasiado tarde.
 Realizarlo adecuadamente ayuda a anticipar, a minimizar y
a eliminar la mayor parte de los problemas que puedan
presentarse en el proyecto lo antes posible.

25. 25
Preguntas?
ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE
PROYECTOS

26. 26
Muchas gracias
por vuestra atención
ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE
PROYECTOS