ITDC Consulting Group es una empresa dinámica enfocada en crear y ejecutar poderosas soluciones de negocios a través de la Consultoría en Innovación y Estrategia, Dirección de Proyectos, Gestión de Procesos, Gestión de Mercadeo (Electrónico) y Desarrollo Organizacional, ofreciendo servicios personalizados que le permitan ejecutar sus estrategias y proyectos, alineados a las mejores prácticas a nivel mundial. Nuestro enfoque integrado combina conocimiento y la innovación de múltiples disciplinas, con conocimiento del negocio y experiencia en la industria, lo que nos permite ayudar a nuestros clientes a superar sus expectativas. Contamos con un equipo de profesionales capacitado, certificado y con amplia experiencia en las diversas áreas de servicio que brindamos, lo que nos permite ofrecerles a nuestros clientes la continuidad del servicio brindado en todo momento. Ofrecemos servicios de: consultoría, asesoramiento, capacitación y outsourcing de personal.

1. Errores Comunes en la Gestión de
Proyectos y Cómo Evitarlos
Por: Lic. Marlen Haayen – MBA, PMP.
Socia Fundadora ITDC

2. Errores Comunes
Organización
Gestión
Comunicación
Ejecutante
Tiempo
Recurso
Alcance
Riesgos

3. Errores de Gestión
Errores
Seleccionar al PM
con Inmediatez o
Conocimientos
escasos en Gestión
de Proyectos
¿Cómo evitarlos?
•Elija un Gestor de Proyectos cuya experiencia, conocimiento y
habilidad esté acorde con los requisitos del proyecto.
Carencia de
Habilidades Blandas
•Seleccione a un gestor de proyectos que combine los conocimientos
técnicos y de gestión con el liderazgo, la negociación y comunicación
fluída y honesta.
Uso de
Microgestión
• En lugar de vigilar al equipo del proyecto, infórmeles desde el inicio
el procedimiento de actualización, progreso del proyecto y que
espera de ellos; cree un ambiente de confianza en todo momento.
Falta de
Conocimiento de
los Poderes
•Identifique entre los interesados claves, su nivel de poder e influya
de manera positiva en ellos para el logro de los objetivos del
proyecto. Obtenga el respaldo de alguien a nivel superior e
involúcrelo personalmente en el proyecto.

4. Errores de la Alta
Dirección
Errores
¿Cómo evitarlos?
Escaso Apoyo de la
Organización
Ejecutante
•Sensibilice a la organización con la cultura de proyectos, empodere
al Gerente de Proyectos y logre el compromiso a todo nivel. No
realice acciones que le quiten autoridad al Gerente de Proyectos.
Falta de Ejecución
de Múltiple
Proyectos
•Establezca un Portafolio de Proyectos enfocados al logro de
Objetivos Estratégicos y aplique un Método de Priorización de
Proyectos para evitar varios proyectos abiertos al mismo tiempo.
Falta de Flexibilidad
Objetivos Difusos
• Evalúe periódicamente el comportamiento del proyecto y lo que
está por venir, busque mejores formas de hacer el trabajo futuro.
Escuche sugerencias a lo largo del camino y no se aferre
estrictamente al plan inicial.
•Desarrolle el EDT/WBS en forma conjunta con el equipo. El PM
deberá detectar el problema, su impacto, buscar posibles soluciones
y alertar al cliente interno (y externo) si es necesario.

5. Errores en la
Comunicación
Errores
Retroalimentación
a Todo el Equipo
No se informan
adecuadamente los
avances
¿Cómo evitarlos?
•Gánese la confianza de los integrantes del equipo y cree sentido de
pertenencia, para que informen cada vez que ven un posible
problema venir. Fomente actividades de integración y escuche
empáticamente. Elija un día y hora para reunirse cada semana que
se adecue al equipo y aférrese a él, prográmelas con anticipación,
para que todos se mantengan en la misma sintonía. Si empieza una
nueva fase, informe a los nuevos integrantes.
•Establezca un formato de informe consensuado con los receptores…
Elija el software de gestión de proyectos con lo que todos los
miembros del equipo se sientan cómodos de usar, capacítelos en su
uso y establezca el procedimiento de seguimiento de los proyectos.

6. Errores en el Alcance
Errores
Cambios Frecuentes
Gestión Inadecuada
para Aprobación y
Seguimiento de
Cambios
¿Cómo evitarlos?
•Obtenga un profundo conocimiento del alcance del proyecto
desarrollar el EDT/WBS con el equipo de proyecto. Divulgar desde el
inicio el Procedimiento de Gestión de Cambios y la Configuración que
deberán seguir todos los integrantes de Equipo del Proyecto.
•Cuando surja un posible cambio, siga el procedimiento establecido
para asegurar los detalles pertinentes del cambio –posibles
alternativas de solución, cuánto va a costar, por qué es necesario, su
impacto al proyecto, niveles de autorización- antes de su aprobación.

7. Errores de Tiempo
Errores
Optimismo en las
Estimaciones
No involucrar al
equipo de proyecto
en las estimaciones
iniciales
¿Cómo evitarlos?
•Utilice herramientas tecnológicas que permitan ver claramente las
sobrecarga de trabajo y disponibilidad de recursos. Planificar el
trabajo de los recursos a un 80% de capacidad, para contar con
tiempo extra de contingencia en el proyecto. El 20% de contingencia
deberá ser manejado exclusivamente por el Gerente de Proyectos.
Después de finalizada una etapa, analice las causas de las variaciones
en tiempo y haga los ajustes para planes de proyectos similares para
el futuro.
•Incluya a los integrantes del equipo que realizarán las actividades,
en las estimaciones iniciales, porque ellos son los que hacen el
trabajo. Al equipo realizar las estimaciones, se obtendrá mayor
entendimiento del trabajo a realizar, se fortalecerá el sentimiento de
pertenencia y compromiso hacia el proyecto.

8. Errores de Tiempo
Errores
No se involucró a la
gente adecuada
Prioridad del
proyecto vs
operación
¿Cómo evitarlos?
•Defina con anticipación el perfil de las personas que requiere el
proyecto. Es importante que las personas posean habilidades de
liderazgo, trabajo en equipo, comunicación y toma de decisiones;
profundo conocimiento del negocio, la cultura de la organización y
los procesos relacionados.
•Sensibilice a los integrantes del equipo en la importancia del
proyecto y en los beneficios que recibirá tanto la organización como
cada uno de los integrantes del equipo. Logre que sientan orgullo
por formar parte del equipo y ejecuten las actividades de acuerdo a
las fechas planeadas. En algunos casos, dependiendo de la
envergadura del proyecto, cree una oficina propia del proyecto, para
separar a las personas de la operativa normal del proyecto.

9. Errores de Riesgo
Errores
No se identificaron
los riesgos
adecuadamente
Falta de Planes de
Contingencia por
fallas o situaciones
que puedan detener
el cierre del proyecto
¿Cómo evitarlos?
•Elabore un procedimiento de gestión de riesgos. Revise cada
paquete de trabajo al inicio y analice los posibles problemas que se
puedan presentar a futuro con sus impactos. Cada semana, al iniciar
la reunión de revisión de avance del proyecto, revise los riesgos
identificados al inicio y nuevos posibles problemas, impactos y
soluciones, y anticípese, planee como responderá.
•Establezca Planes de Contingencia con fechas de entrega, ante
cualquier situación que pueda detener el avance durante la fase final
de Puesta en Producción y Cierre del Proyecto, y que pueda
resolverse durante el período de garantía o post-producción.

10. Conclusiones
Los errores y los problemas en los proyectos son inevitables. Es importante
que cuente con una herramienta que le permita identificar la raíz del
problema, busque alternativas de solución en equipo, analice sus ventajas y
desventajas, seleccione la más conveniente y ejecute de manera proactiva su
solución. No asuma, busque ayuda en su equipo y con los expertos.
Recuerde que el proyecto es el Jefe y todos debemos trabajar en función de
él y para él, para el logro de los objetivos del proyecto.
Errar es de humanos, lo importante es apegarnos lo más posible al plan para
evitar desviaciones y aprender de los errores. Documente las lecciones
aprendidas y compártalas con su equipo y con el resto de la organización
para aprendan de su experiencia.

11. Contáctenos
Cuando…
•
•
•
•
•
•
•
Tenga que realizar proyectos críticos…
Necesite contar con el mejor recurso en gestión de
proyectos…
Desee desarrollarle competencias a sus
empleados…
Requiera la asesoría experta sobre proyectos y
procesos…
Necesite implementar sistemas rápidos y
eficientes…
Requiera que realicen el mejor trabajo con usted…
Quiera hacer que las cosas pasen…