Fondo El proyecto de Sarah ahora se haba vuelto ms complejo de lo que haba anticipado. La empresa de Sarah tena la filosofa de que el director del proyecto sera asignado durante la preparacin de la propuesta, asistira en la preparacin de la propuesta y asumira el papel de director del proyecto despus de la adjudicacin del contrato, asumiendo que la empresa se adjudicara el contrato. Por lo general, la aprobacin del contrato tendra lugar dentro de una semana o dos despus de la adjudicacin del contrato. Eso hizo que la dotacin de personal del proyecto fuera relativamente fcil para la mayora de los gerentes de proyecto. Tambin permiti a la empresa incluir en la propuesta un detallado cronograma basado en los recursos que se asignaran tras la adjudicacin del contrato y el visto bueno. Durante la preparacin de la propuesta, los gerentes funcionales anticiparan quin estara disponible para ser asignado a este proyecto durante las prximas semanas. Los gerentes funcionales podran luego estimar con razonable precisin la duracin y el esfuerzo requerido en funcin del nivel de grado de los recursos que se asignarn. Dado que la fecha de visto bueno por lo general era dentro de las dos semanas posteriores a la adjudicacin del contrato y la adjudicacin del contrato por lo general dentro de una semana despus de la presentacin de la propuesta, el cronograma que apareca en la propuesta era generalmente el mismo cronograma para el proyecto real con muy pocos cambios. Todo este proceso se bas en la disponibilidad real de recursos en lugar de que los gerentes funcionales asumieran recursos ilimitados y usaran varias tcnicas de estimacin. Si bien este enfoque funcion bien en la mayora de los proyectos, el nuevo proyecto de Sarah tena una fecha de aprobacin tres meses despus de la adjudicacin del contrato. Para los gerentes funcionales, esto cre un problema al estimar el esfuerzo y la duracin. La estimacin ahora tena que hacerse sobre la base de la suposicin de disponibilidad ilimitada en lugar de la disponibilidad de recursos limitados. Los gerentes funcionales no estaban seguros de quin estara disponible dentro de tres o cuatro meses, pero tena que aparecer algn tipo de cronograma en la propuesta. Sarah conoca los riesgos. Cuando se estaba preparando la propuesta para la propuesta de Sarah, los gerentes funcionales asumieron que el trabajador promedio del departamento estara disponible y asignado al proyecto despus de la aprobacin. Luego se hicieron las estimaciones de esfuerzo y duracin con base en el empleado promedio. Si, despus de la aprobacin, se asignaran empleados por encima del promedio a su proyecto, posiblemente vera acelerado el cronograma, pero tena que asegurarse de que no se produjeran sobrecostos porque el salario completo de los trabajadores puede ser ms alto que lo que estaba previsto. estimado en la propuesta. Si se asignan trabajadores por debajo del promedio, podra ocurrir un retraso en el horario y Sarah tendra que buscar posibles tcnicas de c.

1. Fondo
El proyecto de Sarah ahora se haba vuelto ms complejo de lo que haba anticipado. La empresa
de Sarah tena la filosofa de que el director del proyecto sera asignado durante la preparacin de la
propuesta, asistira en la preparacin de la propuesta y asumira el papel de director del proyecto
despus de la adjudicacin del contrato, asumiendo que la empresa se adjudicara el contrato. Por lo
general, la aprobacin del contrato tendra lugar dentro de una semana o dos despus de la
adjudicacin del contrato. Eso hizo que la dotacin de personal del proyecto fuera relativamente
fcil para la mayora de los gerentes de proyecto. Tambin permiti a la empresa incluir en la
propuesta un detallado
cronograma basado en los recursos que se asignaran tras la adjudicacin del contrato y el visto
bueno. Durante la preparacin de la propuesta, los gerentes funcionales anticiparan quin estara
disponible para ser asignado a este proyecto durante las prximas semanas. Los gerentes
funcionales podran luego estimar con razonable precisin la duracin y el esfuerzo requerido en
funcin del nivel de grado de los recursos que se asignarn. Dado que la fecha de visto bueno por
lo general era dentro de las dos semanas posteriores a la adjudicacin del contrato y la adjudicacin
del contrato por lo general dentro de una semana despus de la presentacin de la propuesta, el
cronograma que apareca en la propuesta era generalmente el mismo cronograma para el proyecto
real con muy pocos cambios. Todo este proceso se bas en la disponibilidad real de recursos en
lugar de que los gerentes funcionales asumieran recursos ilimitados y usaran varias tcnicas de
estimacin. Si bien este enfoque funcion bien en la mayora de los proyectos, el nuevo proyecto de
Sarah tena una fecha de aprobacin tres meses despus de la adjudicacin del contrato. Para los
gerentes funcionales, esto cre un problema al estimar el esfuerzo y la duracin. La estimacin ahora
tena que hacerse sobre la base de la suposicin de disponibilidad ilimitada en lugar de la
disponibilidad de recursos limitados. Los gerentes funcionales no estaban seguros de quin estara
disponible dentro de tres o cuatro meses, pero tena que aparecer algn tipo de cronograma en la
propuesta.
Sarah conoca los riesgos. Cuando se estaba preparando la propuesta para la propuesta de Sarah,
los gerentes funcionales asumieron que el trabajador promedio del departamento estara
disponible y asignado al proyecto despus de la aprobacin. Luego se hicieron las estimaciones de
esfuerzo y duracin con base en el empleado promedio. Si, despus de la aprobacin, se asignaran
empleados por encima del promedio a su proyecto, posiblemente vera acelerado el cronograma,
pero tena que asegurarse de que no se produjeran sobrecostos porque el salario completo de los
trabajadores puede ser ms alto que lo que estaba previsto. estimado en la propuesta. Si se asignan
trabajadores por debajo del promedio, podra ocurrir un retraso en el horario y Sarah
tendra que buscar posibles tcnicas de compresin de horarios, con suerte sin incurrir en costos

2. adicionales.
La adjudicacin del contrato
La empresa de Sarah se adjudic el contrato. Sarah haba esperado en silencio que la empresa no
obtuviera el contrato, pero lo hizo. Como era de esperar, la fecha de aprobacin era dentro de tres
meses. Esto cre un problema para Sarah porque no estaba segura de cundo comenzar la
preparacin del cronograma detallado. Los gerentes funcionales le dijeron que no podan
comprometerse con un esfuerzo y una duracin basados en la disponibilidad real de recursos
limitados hasta alrededor de dos o tres semanas antes de la fecha real de aprobacin. Los recursos
ya estaban repartidos entre varios proyectos y muchos de ellos estaban teniendo problemas.
Sarah tema que se hiciera realidad el peor de los casos y que la fecha de finalizacin real fuera ms
larga que la propuesta. Sarah ciertamente no estaba feliz de explicar esto al cliente si fuera
necesario hacerlo.
Aproximando la fecha de inicio
A medida que se acercaba la fecha de aprobacin, Sarah negoci los recursos con los gerentes
funcionales. Desafortunadamente, sus peores temores se hicieron realidad cuando, en su mayor
parte, solo se le proporcionaron recursos promedio o superiores al promedio. Los mejores
recursos estaban en demanda en otros lugares y era obvio que no estaran disponibles para su
proyecto.
Utilizando los esfuerzos y las duraciones proporcionadas por los gerentes funcionales, Sarah
prepar el nuevo horario. Para su disgusto, llegara al menos dos semanas tarde al proyecto de
cuatro meses.
El cliente tendra que ser informado sobre esto. Pero antes de decrselo al cliente, Sarah decidi
buscar formas de comprimir el cronograma. Trabajar horas extras era una posibilidad, pero Sarah
saba que las horas extras podran provocar que los trabajadores se agotaran y aumentara la
posibilidad de que se cometieran errores. Adems, Sarah saba que los trabajadores realmente no
queran trabajar horas extras. Bloquear el proyecto agregando ms recursos era imposible porque
no haba otros recursos disponibles. La subcontratacin de parte del trabajo tampoco fue posible
debido a que la declaracin del trabajo identificaba informacin de propiedad provista por el cliente
y que el contrato no permita la subcontratacin del trabajo a un tercero. Debido a la naturaleza del
trabajo, no fue posible hacer parte del trabajo en paralelo y no en serie. Siempre exista la
posibilidad de que los recursos asignados pudieran hacer el trabajo antes de lo previsto, pero
Sarah crea que un retraso en la programacin era inevitable.
Tiempo para una decisin

3. Sarah tuvo que tomar una decisin sobre cundo y cmo informar al cliente del inminente retraso en
el horario. Si le dijera la verdad al cliente en este momento, el cliente podra entender pero tambin
podra creer que su empresa minti en la propuesta. Eso sera una vergenza para su empresa. Si se
retrasa en informar al cliente, existe la posibilidad de que se respete el programa original de la
propuesta, por mnimo que sea. Si el cliente es informado en el ltimo minuto sobre la demora,
podra ser costoso para el cliente e igualmente vergonzoso para su empresa.
Preguntas
Es esta situacin comn para la mayora de las empresas o una excepcin a la regla? (2 puntos)
Es posible convencer a un cliente de que el cronograma es solo una suposicin aproximada
durante
la licitacin pblica y la finalizacin del cronograma solo pueden hacerse despus de la aprobacin? (3
Marca)
Cules fueron las mejoras que se podran sugerir en la empresa de Sarah para evitar el horario?
demora? (3 puntos)
Los resultados del aprendizaje
? Definir el presupuesto del proyecto.
? Definir la programacin del proyecto.
? Definir la ejecucin del proyecto.
? Describir el seguimiento y control del proyecto.