Las mejores estrategias para la gestión del tiempo Averigua en qué pierdes el tiempo. ... Aprende a distinguir entre urgente e importante. ... Crea un plan diario. ... Diseña rutinas y cumple con ellas. ... Establece límites de tiempo para las tareas. ... Ordena y organiza tu entorno. ... No pospongas las tareas. ... No intentes ser multitarea.

1.
Contenidos
Introducción
Crea una rutina diaria de trabajo
Establece un cronograma para cada proyecto
Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes / proyectos y proyectar tu presupuesto
Cómo organizar tu día de trabajo ­ Herramientas útiles
Cronograma tu agenda, ¿cómo lograrlo?
Conclusión

2.
Introducción
Para un profesional freelance, el mayor reto es la inestabilidad de trabajos (y
consecuentemente ganancias) que tiene cada mes. Para esto es fundamental saber cómo
organizarse y planificar las acciones futuras a fin de mantener un caudal constante de
trabajo que permita ​
una mayor tranquilidad en los ingresos​
.
Mantener un caudal de proyectos interesante, y mantener a tus clientes satisfechos
demanda una minuciosa organización de tu dia, semana y mes de trabajo. Cualquier retraso
afectará negativamente tanto el proyecto que se retrasa como tambien los demas proyectos
que tengas en ejecucion. No saber organizar tu trabajo, trae acarreado otros inconvenientes
que repercuten directamente en todos tus clientes. Un retraso en un proyecto implica que,
para poder cumplir con otras entregas, deberás superponer tareas, trabajar más horas de
las previstas y acortar el margen de tiempo para cambios y alteraciones. Impactando así no
solo en el tiempo de entrega final, sino también en la calidad del trabajo y en tu calidad de
vida.
Ten presente que una mala organización puede tener innumeras desventajas: No solo
corres el riesgo de que tu proyecto no finalice correctamente generando un incumplimiento
en el perfil, sino que también, puede complicar tus otros proyectos y causar inconvenientes
con tus otros clientes.
Siempre ten en mente que, no solo se debe entregar un trabajo finalizado, sino que lo que
se ofrece es un servicio integral, donde se debe acompañar y asesorar a los clientes
durante todo el proceso, hasta la entrega final. Comprometer la calidad del servicio que
prestas, es comprometer tu relación con este cliente y con tu perfil, involucrando también las
oportunidades de nuevos negocios.
En este manual te mostramos algunos métodos para que puedas establecer tu estrategia
laboral, que te permita esa estabilidad y tranquilidad que necesitas.

3.
Crea una rutina de trabajo
Puede parecer extraño, pero el hecho de trabajar desde tu casa o con modalidad freelance
no significa (exclusivamente) no tener horarios. Seguramente tendrás mayor flexibilidad
pero ​
mantener una rutina y separar horas al día para esto, ayudará a optimizar tu tiempo,
entregar un trabajo de calidad en tiempo y forma, y también planificar qué pasará cuando
los proyectos actuales terminen.
Como en cualquier otra modalidad es indispensable que reserves x cantidad de horas al dia
para el trabajo y que cumplas con ese horario. Esto ayudará a que puedas organizar tu dia
de y planificar las semanas que siguen a fin de mantener ​
siempre constante tu caudal de
trabajo e ingresos.
Responde estas preguntas para establecer tu rutina:
● Cuántas horas al dia vas a dedicar a tu trabajo?
● Cual es el mejor horario para trabajar y estar en contacto con mis clientes caso
surjan dudas o necesite su feedback para poder avanzar?
● Cuántas horas al dia quieres disponer para otras actividades?
● Cuanto tiempo quieres reservar para conseguir nuevos proyectos?
Con estos datos puedes armar tu agenda diaria, definiendo cuántas horas serán dedicadas
a trabajar en proyectos actuales, cuántas horas dedicarás a la búsqueda de nuevos clientes
y cuánto tiempo libre tendrás para tus otras actividades. Intenta mantener siempre la misma
rutina, así irás adaptándote a los horarios (luego será lo más normal del mundo) y notarás
que mejoraras la concentración y enfoque durante tu día laboral ayudando a optimizar tu
trabajo.

4.
Establecer un cronograma para cada trabajo que estés realizando o vayas a realizar
Como recomendamos en el manual anterior, es indispensable que armes un ​
cronograma
para el proyecto que vas a realizar (esto debes armarlo junto a tu cliente para poder estar
alineados y evitar demoras y trabajos innecesarios).
1. Analiza el proyecto y estipula cada meta: Conversa con tu cliente sobre el proyecto,
analiza sus necesidades y propón que hacer para que el resultado sea el más satisfactorio
posible. Puede suceder que algunos clientes no conozcan la manera de desarrollar ciertos
proyectos, y las etapas que se deben atravesar para concretarlos.
Tómate el tiempo de recorrer el proyecto junto con tu cliente, de explicarle los pasos a
seguir y los tiempos que toma cada uno. Es tu deber como profesional experto en tu área,
indicarle todos los ítems que necesitarás realizar, y cual seria el mejor camino a tomar para
poder entregar lo que él necesita.
2. Acuerda con el cliente cómo y cuándo se hará cada entrega: Una vez que hayan
combinado todos los puntos a ser realizados, estipula (en orden lógico) que irás entregando
primero y cuando lo vas a entregar. Recuerda que, necesitas que el cliente avale cada
punto para poder continuar con el siguiente (así evitaras realizas puntos que no son
necesarios o que luego tengas que rehacer).
3. Establece un canal para la comunicación con tu cliente: Acuerda con tu cliente cada
cuánto estarás entrando en contacto con él para darle feedback sobre el avance del
proyecto y acuerden también el plazo que dispones para su respuesta a fin de no dilatar los
puntos que siguen (por ejemplo: combina que entrarás en contacto cada 2 dias y que
necesitarás que responda en no más de 4 días a fin de poder avanzar con el punto
siguiente y no retrasar todo el proyecto). Si han combinado contacto por otro medio,
además de los mensajes dentro de la plataforma, recuerda actualizar en Workana el
progreso del trabajo a fin de mantener completo el contrato.
4. Propón una fecha de entrega (anterior al plazo final del proyecto) para enviar al
cliente el trabajo realizado a fin de que pueda revisarlo y pedir cambios antes de la entrega
final: Al organizar tu cronograma, establece una fecha de entrega del proyecto unos días

5.
antes del plazo establecido dentro del proyecto. Por qué? Porque así podrás enviar el
trabajo completo al cliente para que analice y verifique que todo esté acorde ( o sugiera
algún cambio) y que puedas realizar cualquier ajuste y entregar el trabajo finalizado y
revisado en la fecha propuesta en el proyecto.
5. Establece la fecha de la entrega final​
: De acuerdo al punto anterior, establece la
entrega del trabajo completo (para verificación y pedido de cambios) y la fecha de entrega
final ya con los cambios realizados.
Si ya estás trabajando, ten en cuenta las horas disponibles que tienes en tu dia laboral para
organizar y establecer el cronograma del próximo proyecto​
. Luego, con los cronogramas
de cada proyecto armado, podrás sumarlos a tu agenda laboral diaria para estipular que
harás de cada proyecto ese dia.
Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes y proyectos
Para poder ​
planificar tu próximo mes​
, es necesario que hayas establecido algunas horas
al dia para el envío de propuestas y para las conversaciones con posibles nuevos clientes.
Con tu agenda armada y el cronograma de los proyectos en curso alineado en tu agenda,
sabrás exactamente cuando (y cuanto tiempo) tendras ​
disponible para tomar nuevos
proyectos. De esta manera sabrás qué tipo de proyecto podrás tomar y establecer una
fecha de entrega real para tu nuevo cliente. Este paso es muy importante para no
superponer tareas, poder trabajar tranquilo y cumplir con las expectativas de cada proyecto.
Ten siempre presente que la idea principal de toda esta planificación, es que puedas
enfocarte en cada proyecto, trabajar tranquilo, no retrasarte, no saturarte y mantener un
caudal equilibrado de proyectos. En este punto, algo muy importante a tener en cuenta es:
La proyección de tu presupuesto
Es imprescindible que puedas realizar un listado de gastos mensuales y así entender mejor
cuál es el ​
valor que necesitas mes a mes, y separar cuál es el ​
valor que realmente
deseas​
obtener.

6.
● Realiza un listado de gastos fijos
● Realiza un listado de gastos variables
● Estima un promedio de presupuesto mensual en base a los dos puntos anteriores
Si tienes proyectos por finalizar este mes, podrías proyectar estos valores en tu presupuesto
del mes próximo.
Ej: Tienes dos proyectos de 250USD y 350USD respectivamente para finalizar durante el
mes en curso. Sabemos que, para el primer ciclo del mes siguiente, contaremos con
600USD de ingresos.
Si tu presupuesto mensual fuera de $1000 USD, estarías necesitando cerrar 1 o 2 proyectos
extras, y de corto plazo, que sumen 400 USD. Para ello deberías estimar tu promedio de
propuestas que envías mes a mes, y el promedio de proyectos que ganas de acuerdo a
estos envíos, como para saber cuántas propuestas necesitas enviar.
Teniendo en cuenta que, en promedio general, el 15% a 20% de propuestas enviadas son
las que resultan en proyectos ganados, estarías necesitando enviar a razón de 15
propuestas para asegurarte el ingreso extra esperado.
Deberás evaluar en las propuestas que envíes, que los plazos de entrega sean cortos y
que, puedas desarrollarlos en los tiempos esperados (siempre teniendo en cuenta tu
agenda laboral​
)
Una buena opción para no desestimar proyectos, dar respuesta a todos clientes y aumentar
el caudal de trabajo es ​
armar un equipo​
. Puedes seleccionar otros profesionales
freelancers dentro de tu área (o de otra área donde quieras desarrollarte) para trabajar
juntos, tanto en proyectos grandes donde compartan el trabajo, o bien en otros proyectos a
los cuales no puedas dar atención en el momento. Así podrás ampliar tu espectro laboral,
atendiendo las demandas de actuales y futuros clientes.
Aca te dejamos un link con más tips para ​
Aumentar tu equipo de trabajo
No dejes de tener en cuenta también, el tiempo de demora que existe entre el envío de
propuestas y la aceptación de las mismas. Recomendamos siempre estar muy atento a los

7.
nuevos proyectos publicados y enviar propuestas lo más rápido posible​
, encontrarás al
cliente aún en línea, y podrás sorprenderlo gratamente con tu contacto.
Recuerda que tu reputación siempre se verá afectada si tomaras compromisos que no
puedes cumplir, lo que disminuye a futuro tus posibilidades de crecer.
Herramientas de ayuda para organizar tu dia de trabajo
A lo hora de organizarte y de organizar a tu equipo, algunas herramientas como asana y
trello pueden serte de gran ayuda. Estas aplicaciones te ofrecen la posibilidad de organizar
y dar seguimiento a todo el proyecto (y a todas las personas involucradas en el mismo) para
que puedas lograr una entrega perfecta. Puedes definir el proyecto, las tareas, subtareas,
plazos de entrega de cada una, asignar tareas a diferentes personas, acompañar el
desarrollo de cada una, agregar adjuntos y documentos que necesites compartir, enviar
mensajes a los involucrados y muchas cosas más.
Asana y Trello son aplicaciones que funcionan muy bien tanto para organizar y resolver
trabajos individuales como también para equipos de trabajo. Ambas son sencillas de usar,
compartir contenidos/comentarios y visualizar el estado de progreso de cada tarea.

8.
Asana:
La herramienta ofrece un dashboard inicial donde se crea una tarea, se le asigna una fecha
de entrega, se suman la/las personas involucradas y se agrega toda la descripción del
trabajo a ser realizado. Asimismo, sobre esta tarea se pueden crear subtareas (en este
punto también se asigna la persona encargada de resolverlo y la fecha de entrega).
También se puede visualizar (en el sector de notificaciones) las actualizaciones que se
hicieron en cada tarea o subtarea, comentar, agregar y compartir más informaciones,
permitiendo un acompañamiento total del trabajo que se está realizando en cada punto.

9.
Trello:
Por su parte, Trello ofrece un sistema parecido, donde se crea un tablero de trabajo y varias
tarjetas para las subtareas. Esta aplicación también ofrece la posibilidad de agregar
contenido, seguidores, comentarios y plazos de entrega.
Ambas permiten sincronizar calendarios, enviar tareas desde tu email y hacer seguimiento
de las actualizaciones desde tu celular. Te invitamos a que revises las páginas de ​
Asana y

10.
Trello para que veas todo lo que pueden ofrecerte para organizar tu dia a dia y el de tu
equipo.
Arma una agenda laboral unificando el cronograma de los trabajos actuales y
proyectos futuros
Ya con todos estos puntos establecidos estás en condiciones de armar la agenda real de tu
mes en curso y del próximo. Con esto en manos podrás enfocarte en el trabajo específico
de cada proyecto y en establecer contacto con nuevos clientes a fin de mantenerte siempre
activo y con proyectos en curso.
Es importante no organizar ni estipular horarios muy estrictos. Con esto nos referimos a que
es necesario dejar siempre un margen de tiempo (flexible) entre tareas para eventuales
inconvenientes que puedan surgir. Así tendrás tiempo para solucionarlos sin saturarte o
sobreponer tareas.

11.
Conclusión:
Como podrás ver, la base de tu éxito como profesional freelance está en la ​
organización​
.
Si tienes en claro las tareas que debes desarrollar, qué tiempo te tomará realizarlas y
cuentas también con una herramienta para poder acompañar tanto tu trabajo como el de tu
equipo, promover una estrategia para mantenerte activo y conquistar varios proyectos se te
hará mucho más fácil.
Organizarte servirá tanto para tu tranquilidad como para la de tus clientes. Podrás enfocarte
en cada trabajo en particular, sin descuidar la atención y el servicio que ofrecerás a cada
uno, obteniendo más y mejores resultados y ​
fidelizando a tus clientes​
.
Establece tus cronogramas y horarios y comienza ya mismo! No hay tiempo que perder :)
Estamos a tu disposición para ayudarte!