Informe de diagnostico dre

1
GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO
GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO,
PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO
TERRITORIAL
SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS
UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
PARA DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN
Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena
Huánuco – 2013

2
INDICE
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 4
1. ASPECTOS GENERALES.................................................................................................... 6
1.1. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN - HUANUCO ....................................... 6
1.2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA DRE-HUANUCO............................................. 6
1.3. OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO............................................................................. 6
1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.............................................................................. 7
1.5. VISION .............................................................................................................................. 8
1.6. MISION ............................................................................................................................ 8
2. MARCO TEORICO ............................................................................................................... 10
2.1. PROCESO...................................................................................................................... 10
2.2. MACRO PROCESOS................................................................................................... 11
2.3. METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES............................................................. 14
2.4. ESTANDARES ISO ...................................................................................................... 19
3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE
EDUCACIÓN – HUANUCO......................................................................................................... 22
3.1. PROCESOS IDENTIFICADOS................................................................................... 22
3.2. CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO .................................................. 26
3.3. ANALISIS E INTERPRETACIÓN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA DRE-
HCO 26
3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS................... 26
3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PROCESO
DE LAS UNIDADES ORGANICAS........................................................................................ 28
3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS
ESTRATEGICOS ...................................................................................................................... 29
OPERATIVOS............................................................................................................................ 31
3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE
APOYO 33
3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS
ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO................................................................ 34
3.4. APORTACIÓN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES
INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO 15489, etc.)
35
3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR........................................................... 36
3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO ............................... 36

3
CONCLUSIONES.......................................................................................................................... 37
RECOMENDACIONES................................................................................................................. 38
BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................. 39
ANEXO............................................................................................................................................ 39

4
INTRODUCCIÓN
En el presente informe se desarrollará el estado situacional de avance de
implementación del Proceso de Simplificación Administrativa de la Dirección
Regional de Educación de la Región de Huánuco, con detalle de diagnóstico de
su sistémica organizacional, para lo cual se utilizó el método de la Arquitectura
Orientada a Regulaciones basado en la Metodología de Sistemas Viables AOR-
MSV, analizando la Clasificación de sus Macro Procesos, Tipos de Procesos y
Priorización de cada uno de los procesos identificados en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos (TUPA), Manual de Procedimientos
Administrativos (MAPRO) u Texto Único de Servicios No Exclusivos (TUSNE) de
cada Unidad Orgánica de la entidad pública en Estudio.
También se realizó un Análisis de los resultados encontrados en el
desarrollo del Cuadro de Simplificación Administrativa de la Dirección Regional
del Educación de la Región de Huánuco. Así mismo se realizó la propuesta de
creación de nuevos procesos de acuerdo a las Leyes y Estándares ISO vigentes,
con el fin de aportar en el mejoramiento de sus Macro Procesos de la Institución.

5
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

6
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN - HUANUCO1
La (DRE2
) Dirección Regional de Educación del Gobierno Regional de
Huánuco, como Organismo Público es un órgano desconcentrado con
dependencia técnica y normativa del Ministerio de Educación, y
presupuestalmente y administrativamente depende del Gobierno Regional
de Huánuco comprendiendo el ámbito territorial de la Región de Huánuco.
La finalidad de la Dirección Regional de Educación de Huánuco, es
promover la educación, la cultura, el deporte, la recreación, la ciencia y la
tecnología.
La DRE asegura los servicios educativos y los programas de atención
integral con calidad y equidad de su ámbito jurisdiccional, para lo cual
coordina con las Unidades de Gestión Educativa Local y convoca la
participación de los diferentes sectores, teniendo en cuenta los planes de
desarrollo regional y las características peculiares de la jurisdicción.
1.2.UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA DRE-HUANUCO
Departamento : Huánuco
Provincia : Huánuco
Distrito : Huánuco
Entidad : Dirección Regional de Educación - Huánuco
Dirección : Jr. Progreso N°462 - Huánuco
1.3.OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO3
1
Información obtenida del portal web “http://www.drehuanuco.gob.pe”
2
DRE. Siglas de: Dirección Regional de Educación - Huánuco
3
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Educación -
Huánuco

7
a. Formar ciudadanos y ciudadanas con capacidad para formular su
proyecto de vida basado en valores éticos, mediante la participación
activa de la familia, la escuela y la sociedad civil.
b. Reorientar el rol de los medios de comunicación mediante acciones
de sensibilización relacionadas a la recuperación de valores y
difusión de programas educativos adecuados a la realidad local,
regional y nacional.
c. Desarrollar en el educando actitudes emprendedoras, competencias
técnico productivas y habilidades empresariales, articulando las
instituciones educativas con los centros de producción e
implementando talleres laborales.
d. Fortalecer la participación activa del educando en la gestión escolar
a través del Municipio Escolar, Consejo Educativo Institucional y
otras formas de participación.
e. Mejorar la calidad de la educación mediante la gestión eficiente y el
buen desempeño pedagógico acorde con el avance científico
tecnológico, promoviendo una cultura de evaluación.
f. Promover conductas y estilos de vida saludables mediante acciones
educativas de promoción y prevención, actividades deportivas y
socio culturales, y el fortalecimiento del núcleo familiar a través de
las Escuelas Promotoras de Salud e implementación de
Departamentos de Orientación Psicopedagógicas en las
instituciones educativas de la región.
g. Mejorar los hábitos de nutrición, fomentando una adecuada cultura
nutricional aprovechando la existencia de productos de la zona con
alto valor nutritivo.
1.4.ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL4
Figura 1.4.1: Organigrama Estructural de la Dirección Regional de Educación - Huánuco
Fuente: Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de
Educación - Huánuco.
4
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Educación -
Huánuco

8
1.5.VISION5
Nuestra visión es generar una educación accesible, equitativa, humanista,
integral, sostenible y de calidad de niños, niñas, adolescentes, jóvenes y
adultos saludables, con autoestima, líderes, emprendedores, asertivos,
democráticos, críticos, competitivos, que valoran y se identifican con su cultura
y lengua, utilizando adecuadamente los recursos y adelantos científico-
tecnológicos en el desarrollo de la Región.
1.6.MISION 6
Promover el desarrollo competitivo y sostenible de la actividad educativa, en
concordancia con la política nacional, regional y local, impulsando la calidad
educativa, con enfoque curricular internacional en forma gradual, para mejorar
la calidad de vida del poblador rural.
5
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Agricultura -
Huánuco
6
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Agricultura -
Huánuco

10
2. MARCO TEORICO
La motivación de contar con una herramienta metodológica que nos permita
encontrar las deficiencias en la estructura organizacional, se parece a
descubrir los huecos de una red de tuberías de agua, en el cual, si no
parchamos los huecos de la tubería, se desperdiciará parte del flujo de agua
en el trayecto. Lo mismo sucede con las unidades orgánicas, las cuales están
interconectadas a través de los procesos, cuyos enlaces necesitan ser
validados en concordancia con los estándares internacionales ISO, para ello
se desarrolla el marco teórico de la AOR-MSV y luego se aplica este enfoque
para un análisis exhaustivo de las limitaciones y deficiencias estructurales.
Figura 2.1: Detalle de una Tubería Rota.
Fuente: Internet.
2.1.PROCESO
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente)
bajo ciertas circunstancias. Es habitual hablar de proceso, de secuencia de
actividades, de que involucran inputs y outputs y todo ese conjunto de
conceptos conocidos por muchos. Para el analista, la identificación de sus
elementos es más útil que el concepto en sí. Aquí presentaré una definición
básica de lo que es un proceso y de los elementos que lo componen, a la
luz de la óptica con la que se viene trabajando en este tratado.
Proceso es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas
entre sí que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al
inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o

11
autorregulan bajo modelos de gestión particulares para obtener elementos
de salida o resultados esperados . Las entradas al proceso pueden ser
iniciales o intermedias. Asimismo, los resultados o salidas a lo largo del
proceso pueden ser intermedios o finales. La presencia e interacción de los
elementos que lo componen conforman un sistema de trabajo, al cual
puede denominarse “Sistema de gestión del proceso”.
En el sector público pueden haber tres clases de procesos: TUPA, MAPRO
y TUSNE, los cuales pueden clasificarse en tres categorías de sub
procesos: Estratégicos, Operativos y Apoyo.
2.2.MACRO PROCESOS
Son supra sistemas que están representados por los procesos más
grandes que engloban a un conjunto de sub procesos más importantes de
una organización. Dependiendo del tipo de organización, son esbozados
para representar lo más resaltante desde el punto de vista de perspectivas
organizacionales.
De acuerdo a la AOR-MSV, para el caso de análisis del Gobierno Regional
Huánuco, se han definido 10 tipos de Macro Procesos, de acuerdo al rol
que desempeñan y que a continuación me permito definir:
Figura 2.2.1: Detalle de los Macro Procesos del Modelo AOR-MSV.
Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV (ver Anexo).
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad Sistémica
Sistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio
Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional
Sistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional
Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional
Sistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua
Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación Organizacional
Sistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas
Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura
Sistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario
N°
Ente Humano Ente Institucional
Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos

12
A continuación se precisan cada uno de los Macro Procesos para la
adecuada clasificación de los procesos (TUPA, MAPRO, TUSNE) en una
de las familias de los Macro Procesos esbozados:
Macro Proceso AOR-MSV Modo de Identificación
M1: Macro Proceso de
Servicio al Usuario,
representa la analogía con el
Sistema Muscular Humano.
Procesos orientados a la razón de ser de la
institución cuyo servicio se brinda
principalmente a los usuarios externos.
Mejoramiento de
Infraestructura, representa la
analogía con el Sistema
Óseo.
Procesos orientados a mejorar la
infraestructura existente de la organización
(mobiliario, inmobiliario, equipamiento,
etc.), clave para dar soporte a los servicios
operativos.
Comunicación
Organizacional, representa la
Respiratorio.
Procesos que permiten brindar una
adecuada comunicación entre la
organización y el entorno externo,
principalmente con los Actores
multisectoriales involucrados.
Gestión de Capacidades
Humanas, representa la
Digestivo.
Procesos que permiten mejorar las
habilidades técnicas, metodológicas, éticas,
etc., del personal de la institución, de modo
tal que permita transformar la organización
en base al conocimiento de avanzada.
Gestión de Legajo
Institucional, representa la
Excretor o Urinario.
Procesos orientados a gestionar los
documentos, con énfasis al legajo
institucional basado en estándares de
calidad de gestión documentaria.
M6: Macro Proceso de Mejora
Continua, representa la
Circulatorio.
Procesos orientados a implementar mejoras
a todo nivel, organizativo, metodológico,
tecnológico, de recursos, etc., en todas las
unidades orgánicas.

13
Evolución Cibernética
Organizacional, representa la
Hormonal o Endocrino.
Procesos orientados a regular la asignación
de recursos económicos a las unidades
orgánicas basadas en objetivos, metas y
lineamientos institucionales.
Coordinación Organizacional,
Sistema Nervioso.
Procesos orientados a garantizar una
adecuada respuesta de sobrevivencia frente
a eventos inesperados, de riesgo u
desastres.
Recursividad Sistémica,
Sistema Reproductor.
Procesos que garantizan la creación y
gestión de sedes desconcentradas a menor
escala en la zona de intervención territorial
de la organización.
Monitoreo Regulatorio,
Sistema Inmunológico.
Procesos orientados al cumplimiento de la
normativa vigente de la organización para
las diversas unidades orgánicas.
Cuadro 2.2.1. Identificación de los Tipos de Macro Procesos
Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)
SUB PROCESOS
Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia
lógica para cumplir un propósito. Un Subproceso es un Proceso por sí
mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande. También
Conjunto de actividades de un proceso que, a su vez, constituyen procesos
diferenciados y cuya identificación es útil para aislar los problemas que
pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un
mismo proceso.
Sub Procesos Estratégicos: Destinados a establecer y controlar las
metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los demás
procesos, es decir, indican cómo se deben realizar para que se pueda

14
lograr la visión de la empresa. Son conocidos también como
procesos visionarios y son liderados por la alta dirección.
Sub Procesos Primarios u Operativos: Son aquellos que impactan
directamente sobre la satisfacción del cliente y cualquier otro aspecto de la
misión de la organización. Son procesos operativos típicos como los de
venta, producción y servicio post- venta. También se les conoce como
procesos misionales porque son los sustentan la razón de ser del negocio.
Sub Procesos de soporte: Son procesos que no están ligados
directamente a la misión de la organización, pero resultan necesarios para
que los procesos primarios y estratégicos puedan cumplir sus objetivos.
Son procesos transversales a toda la organización.
De alguna manera los procesos estratégicos son procesos de soporte,
pues deben estar igualmente apoyando que los procesos primarios se
diseñen y realicen para satisfacer el mercado objetivo y responder a las
estrategias de diferenciación o de valor agregado.
Entonces podemos precisar que los procesos de una unidad orgánica
pueden ser clasificados en uno de los tres tipos de sub procesos:
estratégico, operativo o de apoyo, y que éstos a su vez pertenecen a una
familia de macro procesos ancestrales a nivel de supra sistemas de
procesos.
2.3.METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES
El origen y significado actual de los conceptos de “Metodología del Sistema
Viable”, es de algunos autores que se inician oficializando una comparación
desde la biología hacia las organizaciones. Para hablar del modelo MSV
debemos remontarnos a la Ley de la Variedad Requerida, establecido por
W. Ross Ashby. La diversidad interna de cualquier sistema de
autorregulación debe coincidir en variedad y complejidad con las de sus
entornos. Cualquier sistema de control debe ser tan variado y complejo
como el entorno que va a ser controlado.

15
Figura 2.3.1: Modelo MSV propuesto por Stafford Beer.
Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo SGDIS.
Uno de ellos, Stafford Beer, bosqueja la idea de la existencia de un
abecedario de la gestión. Esta idea se basa en la conceptualización de
términos clave para la explicación de la misma en expresiones más
biológicas. Acústica, Biología, Cibernética, Demografía, Ingeniería, Fluidos
y Genética son algunos delos aspectos en los que enfatiza este autor para
explicar la forma de adaptación de las organizaciones a sus diferentes
entornos, específicamente el del medio ambiente.
Beer utilizo los conceptos de cibernética para desarrollar un modelo
conocido como Sistema viable en el que representa: la estructura, las
actividades, las interrelaciones y flujos de información en las
organizaciones.
Estos criterios son un conjunto de principios y leyes de organización,
usando como referencia la Ley de Requisito de Variedad, en la que
se plantea la capacidad para mantenerse dentro de un conjunto de
objetivos deseados.
El método de diseño se hace mediante el establecimiento de la Identidad
Organizacional, el Modelamiento de los límites organizacionales
del sistema y de los niveles estructurales, el estudio de discreción y
autonomía y el estudio de los mecanismos de control.

16
Lo que permite la realización óptima de este modelo dentro de las
empresas está basado en que es una herramienta de complejidad que
rompe el esquema jerárquico de entenderse dentro dela organización e
involucra la realización de identidad organizacional.
Figura 2.3.2: Tipos de Procesos dentro de la Estructura Organizacional Tradicional.
Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo SGDIS.
En base a la tesis Doctoral de la AOR-MSV, se definen seis funciones por
cada tipo de procesos tal como se detalla en la Figura 03. Para clasificar
los procesos dentro de una de las seis funciones establecidas por AOR-
MSV, se debe de tener en cuenta lo siguiente (ver Cuadro 1):
Función AOR-MSV Modo de Identificación
F1: Función Operativa, procesos que
se refieren a la implementación de
tareas básicas; aquellas que
componen las actividades primarias y
definen la razón de ser de la
institución.
Generalmente son procesos que se les
ingresa un insumo y genera un producto o
servicio y apoyan de manera directa a la
misión de la organización.
F2: Función de Coordinación, Aquellos
procesos, actividades o mecanismos que
permiten lograr armonía en la realización
de las tareas básicas. Regula la operación
a través de planes, procedimientos,
requisitos, programas, etc.
Son procesos que coordinan
distribución de recursos, homogenizan
o estandarizan procedimientos,
articulan operaciones en el área
(alinean esfuerzos).

17
F3: Función de Monitoreo, son
procesos alternos para recolectar
información fresca y confiable
directamente de la fuente que permite
realizar seguimiento de lo que está
sucediendo.
Procesos u Actividades que tienen
como objetivos asesorar, evaluar y
comunicar aspectos relevantes al
mecanismo de adaptación (Funciones
6, 5 y 4) para evidenciar posibles
pérdidas de control en la organización.
F4: Función de Dirección, procesos
que representa a los entes
encargados de velar por la
administración diaria de las
actividades primarias. Establecen tres
canales: Negociación de recursos,
comportamiento corporativo y
rendición de cuentas.
Generalmente son procesos cuyas
instancias que tienen capacidad de
decisión en las actividades primarias.
F5: Función de Inteligencia, son
procesos que representan a los entes
encargados de desarrollar modelos
del ambiente, explorar nuevos
servicios, productos, tecnologías,
entre otros, con el objetivo de
mantener la viabilidad de la institución
en el ambiente.
Generalmente son procesos cuyas
instancias se reúnen debatir y
comentar nuevos elementos que
pueden mejorar y actualizar prácticas y
procesos en la organización.
F6: Función de Política, es el encargado
de definir la identidad de la organización,
dar clausula a los ciclos de aprendizaje y
garantizar buenas comunicaciones entre
los sistemas de control e inteligencia.
Generalmente son procesos que
generan instancias que dictan las
políticas y directrices globales de la
organización
Cuadro 2.3.1. Identificación de las Funciones de los Tipos de Procesos
Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

18
Figura 2.3.3: Desglose de las seis funciones del MSV para los Tipos de Procesos.
Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV.
INDICADORES DE GESTION
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito
de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen
establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son
posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para
evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen
estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o
reducción de costos en manufactura.
Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestión.
Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores
de gestión se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de
desempeño financiero, de flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad
de servicio y de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los

19
otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.
Otros los clasifican en tres dimensiones: económicos (obtención de
recursos), eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los
recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u
objetivos).Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el
Tablero de Control de Mando (Balanced Score Card), que plantea la
necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores
financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los
procesos y perspectiva de mejora continua. Tradicionalmente, las
empresas han medido su desempeño basándose exclusivamente en
indicadores financieros clásicos (aumento de ventas, disminución de
costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar
un seguimiento mucho más amplio, que incluya otras variables de interés
para la organización.
Criterios para establecer indicadores de gestión
Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con
una serie de características, entre las que destacan: Relevante (que tenga
que ver con los objetivos estratégicos de la organización), Claramente
Definido (que asegure su correcta recopilación y justa comparación), Fácil
de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre
organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo),
Verificable y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos
para obtenerlo).
2.4.ESTANDARES ISO
La Organización Internacional de Normalización o ISO (del griego, ἴσος
(isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de
1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas
internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios),
comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de
la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la

20
estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u
organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.
La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 164 países,
sobre la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en
Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organización Internacional de
Normalización (ISO), con sede en Ginebra, está compuesta por
delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una
serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al
mejoramiento.
A continuación se listan los principales estándares metodológicos revisados
en el análisis de los Procesos por parte de la Unidad de Desarrollo
Institucional de la SGDIS:
• ISO 27001 - Seguridad de la Información
• ISO 14001 - Sistemas de Gestión Ambiental
• ISO 9001 - Sistemas de Gestión de la Calidad
• ISO 20000 - Sistemas de Gestión de la Calidad en Servicios de TI
• ISO 15489 - Sistema de Gestión Documentaria en las
Organizaciones
• OHSAS 18001 – Sistema de Seguridad y Salud Laboral
• PMI - Metodología de Gestión de Proyectos
• BPM - Metodología de Gestión de Procesos
• EFQM - Metodología Europea de la Excelencia
• ITIL - Metodología de Gestión de Servicios de TI
• AOR-MSV - Metodología de Arquitectura Orientada a Regulaciones

21
CAPITULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

22
3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIONAL DE
EDUCACIÓN – HUANUCO
3.1.PROCESOS IDENTIFICADOS
A continuación se listará los procesos identificados en el entorno de
simulación de laboratorio SGDIS, realizado en cada Unidad Orgánica de la
Dirección Regional de Educación – Huánuco, la misma que deberá ser
actualizado y validado por dicha unidad orgánica descentralizada, para
afinar los parámetros de diagnóstico preliminar AOR-MSV.
Dirección Regional de Educación
Proceso de Autorización del Funcionamiento de Instituciones Educativas
Públicas y Privadas
Proceso de Formulación del Presupuesto Educativo de la Región
Proceso de Evaluación del Presupuesto Educativo de la Región
Proceso de Suscripción de Convenios Para el Mejoramiento de Calidad
Educativa en la Región
Proceso de Identificar Prioridades de Inversión de Infraestructura Educativa
Proceso de Incentivar la Creación de Centros de Recursos Educativos y
Tecnológicos en la Región
Proceso de Cumplimiento de la política y normatividad educativa en su ámbito
jurisdiccional
Proceso de asesoramiento y asistencia técnico pedagógico, institucional y
administrativa a las Instituciones y Programas Educativos de su jurisdicción
Proceso de Implementación Para Modernizar, Desconcentrar y Fortalecer la
Gestión Administrativa de las Instituciones, Centros y Programas Educativas
Proceso de Formulación de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo,
Cultural, Deportivo y Recreacional
Proceso de Ejecución de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo,
Proceso de Evaluación de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo,
Proceso de Evaluación de los servicios en los centros educativos, culturales,
recreacionales y deportivos
Consejo Participativo Regional
Proceso de Canalizar la Participación de la Sociedad Civil en la Gestión
Educativa del Gobierno Regional
Proceso de Desarrollo de mecanismos de vigilancia social y de rendición de
Cuentas que Aseguren la Transparencia de la Gestión Educativa Regional.

23
Proceso de Establecer canales de información, comunicación y dialogo en
materia educativa entre la población y el gobierno regional.
Proceso de Coordinación entre los Consejos Participativos Locales de
Educación y el Consejo Nacional de Educación.
Proceso de Promover Convenios Entre la Dirección Regional de Educación y las
Organizaciones Regionales en Beneficio del Servicio Educativo.
Oficina de Gestión Administrativa
Proceso de formulación del Presupuesto de Bienes y Servicios en Coordinación
con la Dirección de Gestión Institucional
Proceso de Evaluación de Suministros y de los Inventarios de Bienes Muebles
e Inmuebles
Proceso de formulación Proyectos de Resoluciones Sobre Aspectos Financieros
y Contables.
Proceso de Verificación de las conciliaciones bancarias y extractos bancarios
Proceso de Participación en las comisiones de licitación pública, concurso
público de precios y de adquisiciones directas
Proceso de Coordinación con los Directores de Centros y Programas
Educativos Sobre la correcta aplicación de la acciones del personal
Proceso de Autorización de las planillas de remuneraciones
Proceso de Supervisión del Cumplimiento de las Normas y Procedimientos de
los Sistemas a su Cargo.
Proceso de Programación de capacitación y actualización de personal directivo
y administrativo de la Sede de la Dirección Regional de Educación
Proceso de Evaluación de capacitación y actualización de personal directivo y
administrativo de la Sede de la Dirección Regional de Educación
Oficina de Control Institucional
Proceso de Control Interno Posterior a los Actos y Operaciones de la Entidad,
Sobre la Base de los Lineamientos y Cumplimiento del Plan Anual de Control
Proceso de Fiscalización de los estados financieros y presupuestarios de la
entidad, así como la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que
señale la Contraloria General
Proceso de Ejecución de acciones y actividades de control a los actos y
operaciones de la entidad, que disponga a la Contraloria General
Proceso de Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de
más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y
mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno
Proceso de Atención de denuncias que formulen los funcionarios y servidores
públicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad
Proceso de Formulación del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría
General.
Proceso de Ejecución del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría
General.
Proceso de Evaluación del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría
General.

24
Proceso de Ejecución del seguimiento de las medidas correctivas que adopte
la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control
Proceso de Verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y
normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas
y personal de ésta.
Proceso de Formulación del presupuesto anual del Órgano de Control
Institucional para su aprobación correspondiente por la entidad.
Proceso de Cumplimiento de los encargos, citaciones y requerimientos que le
formule la Contraloría General.
Oficina de Asesoria Juridica
Prestar asesoramiento jurídico - legal al Despacho Directoral y demás órganos
del sector educación.
Proceso de Ejecución de la defensa judicial preliminar y por delegación del
Procurador Público del Ministerio de Educación.
Proceso de Representación legal de la Dirección Regional de Educación de
Huánuco
Proceso Sistematizar y difundir la legislación del Sector Educación
Proceso de Absolver las consultas de carácter legal que le sean formuladas.
Proceso de asistencia técnica al Órgano de Dirección Regional, en el campo del
Derecho Laboral y otros procedimientos requeridos por la jurisprudencia
vigente.
Proceso de Validación de los Proyectos de Resolución que los órganos,
Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideración
Proceso de Reformulación de los Proyectos de Resolución que los órganos,
Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideración
Dirección de Gestión Pedagógica
Proceso de Coordinación de las actividades que desarrolla la Dirección a su
cargo.
Proceso de Elaboración de Políticas de Supervisión, Monitoreo y Verificación
de las Acciones Técnico pedagógicos del Ámbito Regional
Proceso de Coordinación para la Realización de Estudios de Investigación
Destinados al Desarrollo de la Educación
Procesos de Gestión para la Suscripción de Convenios para Lograr el Apoyo y
Cooperación de la Comunidad con las Actividades del Sector Educación en
Nuestra Región
Proceso de asesoramiento en Asuntos de Gestión Pedagógica.
Proceso de Elaboración de los Programas Especiales Escolarizados y No
Escolarizados.
Proceso de Elaboración de sistemas de Evaluación Curricular, Orientados al
Mejoramiento del Servicio educativo.
Proceso de Coordinación de acciones para la adecuación de los contenidos
curriculares y Programas Educativos acorde con las características del ámbito
regional.
Proceso de Programación de capacitación y actualización de docentes
Proceso de Evaluación del desarrollo de las actividades educativas

25
Proceso de Formulación de la Adecuación de Políticas educativo, cultural,
recreacional y de prevención a las realidades de su ámbito jurisdiccional
Proceso de orientación Para la preparación y Adecuación de Normas,
Directivas y Otros Instrumentos Técnico Pedagógicos.
Proceso de Formulación de los Planes Curriculares de los Diferentes Niveles y
Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones Educativas de su
Jurisdicción.
Proceso de Evaluación de la Ejecución de los Planes Curriculares de los
Diferentes Niveles y Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones
Educativas de su Jurisdicción.
Dirección de Gestión Institucional
Proceso de Coordinación de las actividades que desarrolla la Dirección a su
cargo.
Proceso de Formulación del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional
de la Dirección Regional de Educación.
Proceso de Elaboración del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional de
la Dirección Regional de Educación.
Proceso de Coordinación de los programas de cooperación técnica.
Proceso de Evaluación del avance de la Ejecución Presupuestaria y las Metas
Proceso de Autorización de Proyectos de Resoluciones que Impliquen
Afectación y Modificación Presupuestaria
Proceso de Coordinación de las Acciones de Racionalización en los Aspectos
Administrativos
Proceso de Evaluación de los Aspectos de Infraestructura, Equipamiento
Educativo e Inversión Sectorial
Proceso de Coordinación de la Planificación a nivel regional
Proceso Evaluación del estudio sobre la distribución de plazas docentes y
administrativas de los Centros y Programa Educativos Estatales
Unidad de Gestión Educativa
Proceso de Formulación de la Política Educativa Regional y la nacional
Proceso de Ejecución de los Proyecto Educativos en concordancia con los
Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que
corresponde, de los Gobiernos Locales.
Proceso de Evaluación de los Proyecto Educativos en concordancia con los
Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que
corresponde, de los Gobiernos Locales.
Proceso de Supervisión de las Actividades y Servicios que Brindan las
Instituciones Educativas, Preservando su Autonomía Institucional
Proceso de Asesoramiento para la Gestión Pedagógica y Administrativa de las
Instituciones Educativas Bajo Jurisdicción, Fortaleciendo su Autonomía
Institucional.
Proceso de Asesoramiento en la Formulación, Ejecución y Evaluación del
Presupuesto Anual de las Instituciones Educativas.

26
Proceso de Ejecución de Estrategias y Programas Efectivos de Alfabetización,
de Acuerdo con las Características Socio Culturales y Lingüísticas de Cada
Localidad
Proceso de Formulación de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de
los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local,
Regional y Nacional
Proceso de Ejecución de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de los
Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional
y Nacional
Proceso de Evaluación de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de los
Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional
y Nacional
Proceso de Evaluación de necesidades de capacitación del personal docente y
desarrollar Programas de Capacitación, sí como Brindar Facilidades para la
Superación Profesional.
Proceso de Formulación de Proyectos Para el Desarrollo Educativo Local y
Gestionarlos Ante las Instituciones de Cooperación Nacional e Internacional.
Proceso de Comunicación para Informar a las Entidades Oficiales
Correspondientes y a la Opinión Pública de los Resultados de su Gestión.
Cuadro 01. Cuadro de Proceso Identificados de la DRE en Laboratorio SGDIS.
Fuente: TUPA y MAPRO ideal de la DRE - Huánuco. (Ver en anexo)
El listado de procesos se obtuvo de los procedimientos listados del TUPA,
MAPRO, MOF, ROF de la DRE – Huánuco, a los cuales se les han
añadido procesos complementarios para compensar las deficiencias
encontradas de acuerdo al enfoque AOR-MSV, dando un resultado de 85
procesos analizados.
3.2.CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO
Ver en archivo Excel “SimplificaciónAdministrativaDRE.xls”
3.3.ANALISIS E INTERPRETACIÓN AOR-MSV DE LOS PROCESOS DE LA
DRE-HCO
3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS

27
N Macro Proceso Unidades Porcentaje %
1
Macro Proceso Servicio al Usuario
1 1.18
2
Macro Proceso de Mejoramiento de
Infraestructura
1 1.18
3
Macro Proceso de Comunicación
Organizacional
4 4.71
4
Macro Proceso de Gestión de
Capacidades Humanas
3 3.53
5
Macro Proceso de Legajo
Institucional
0 0.00
6
Macro Proceso de Mejora Continua
16 18.82
7
Macro Proceso de Evolución
Cibernética Organizacional
1 1.18
8
Macro Proceso de Coordinación
Organizacional
25 29.41
9
Macro Proceso de Recursividad
Sistémica
0 0.00
10
Macro Proceso de Monitoreo
Regulatorio
34 40.00
Total 85 100.00
Cuadro 02: Cuadro de Macro Procesos
Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo
Figura 02: Diagrama de Barra de Macro Procesos DRE

28
Figura 03: Diagrama de pasteles de Macro Procesos DRE
3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS
PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS
Cuadro 03: Cuadro de Priorización de los proceso de la Unidades Orgánicas
UNIDAD ORGANICA
Puntaje
Priorización
Porcentaje
%
Dirección Regional de Educación 133 21.52
Consejo Participativo Regional 23 3.72
Oficina de Gestión Administrativa 58 9.39
Oficina de Control Institucional 139 22.49
Oficina de Asesoría Jurídica 51 8.25
Dirección de Gestión Pedagógica 81 13.11
Dirección de Gestión Institucional 62 10.03
Unidad de Gestión Educativa 71 11.49
Total 618 100

29
Figura 04: Priorización de los proceso de la Unidades Orgánicas DRE
Figura 05: Porcentajes de Priorización de los procesos de la Unidades Orgánicas
ESTRATEGICOS

30
Proceso Estratégico Nº procesos Porcentaje
F6 Política o Identidad
2 7.69
F5 Inteligencia o Planificación
8 30.77
F4 Control o Dirección
5 19.23
F3 Monitoreo
1 3.85
F2 Coordinación
6 23.08
F1 Operación
4 15.38
Total
26 100
Cuadro 04: Cuadro de Procesos Estratégicos
Figura 06: Proceso Estratégicos

31
Figura 07: Porcentaje de Proceso Estratégicos
OPERATIVOS
Cuadro 05: Cuadro de Procesos Operativos
Operativo Nº procesos Porcentaje %
2 4.08
14 28.57
7 14.29
F3 Monitoreo
12 24.49
F2 Coordinación
9 18.37
F1 Operación
5 10.20
Total
49 100

32
Figura 08: Proceso Operativos
Figura 09: Porcentaje Procesos Operativos

33
DE APOYO
Cuadro 05: Cuadro de Procesos de Apoyo
Figura 08: Proceso de Apoyo
Apoyo Nº procesos Porcentaje %
1 10
2 20
3 30.00
F3 Monitoreo
1 10.00
F2 Coordinación
2 20.00
F1 Operación
1 10.00
Total
10 100

34
Figura 09: Porcentaje de los Procesos de Apoyo
3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS
ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO
Tipos de Proceso Nº de Procesos Porcentaje %
Estratégico
26 30.59
Operativo
49 57.65
Apoyo
10 11.76
Total
85 100
Cuadro 06: Cuadro de Procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo

35
Figura 10: Sub Proceso Estratégicos, Operativos y de Apoyo
Figura 11: Porcentajes de los Sub Proceso Estratégicos, Operativos y de Apoyo
3.4.APORTACIÓN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES
INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO
15489, etc.)

36
3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR
Se recomienda incluir nuevos procesos con el fin que la DRE-Huánuco
pueda acreditarse en los Estándares ISO más relevantes para la
institución.
3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO
Ver en archivo Excel “SimplificaciónAdministrativaDRE.xls”
PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA FUNCIONAL
(En proceso de elaboración)
Figura: Nuevo Organigrama Propuesto
Fuente: Elaboración Propia del Grupo

37
CONCLUSIONES
• Se ha utilizado una técnica avanzada de cibernética organizacional MSV
propuesto por Beer y mejorado vía AOR-MSV, el cual ha permitido detectar
las deficiencias estructurales en las unidades orgánicas, tanto a nivel de
procesos, funciones como instancias mismas.
• No existen Macro Procesos de Legajo Institucional, Macro Procesos de
Recursividad Sistémica; asimismo existen escasos procesos orientados al
Macro Proceso de Servicio al Usuario, Macro Proceso de Mejoramiento de
Infraestructura, lo cual no permite una adecuada gestión de la institución.
• En la Dirección Regional de Educación de la Región Huánuco sus
Procesos están mayormente orientados a ser Procesos Operativos de
cumplimiento de normativas de trabajo, ya que en su Estructura Orgánica
las Direcciones están ubicadas en la Línea de Desarrollo. Sin embargo los
procesos no están orientados con la OHSAS 18001, motivo por el cual se
recomienda alinearlos con los estándares internacionales.
• La Dirección Regional de Educación Región Huánuco descuida el tema de
informar a la opinión pública sobre su información organizacional, o en
otras palabras no cumple con la exigencia de la Ley de Transparencia y
acceso a la información pública del Perú, esto se evidencia por la falta de
publicación de las herramientas de gestión documentaria en su página web
institucional.

38
RECOMENDACIONES
• Siendo el análisis realizado en un entorno de laboratorio de la Unidad de
Desarrollo Institucional de la SGDIS, se hace necesario validar los
procesos mapeados con el estado actual de la DRE, para tomar acciones
correctivas en cuanto a la estructura organizacional.
• Se hace necesario que la DRE – Huánuco implemente una Unidad de
Asesoría en Sistémica Organizacional para una mejor Estructura
Organizacional y adecuada implementación de Macro Procesos orientados
a la certificación de sus procesos (MAPRO, TUPA, TUSNE) a estándares
internacionales.
• Incluir nuevos procesos de Políticas y Control de Tipo Operativo-
Estratégico, ya que actualmente es una debilidad en la DRE – Huánuco.
• Se hace necesario realizar un auto diagnóstico de los procesos de la DRE
utilizando el enfoque AOR-MSV, que permita visualizar la orientación de la
sistémica organizacional en su conjunto, con miras a una acreditación
internacional de las ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO
15489 entre otras.

39
BIBLIOGRAFIA
• Dirección Regional de Educación Región de Huánuco. [En Línea]:
(http://www. drehuanuco.gob.pe, 3 de Octubre 2013).
• Portal de Transparencia y acceso a la información pública del MINEDU. [En
línea]: (http://www.minedu.gob.pe/ , 03 de Octubre. 2013).
• Tesis Doctoral en Gestión Empresarial “Propuesta de una Arquitectura
Orientada a Regulaciones AOR para la Mejora de la Gestión Empresarial
en las PYMES”, Dr. Aland Bravo Vecorena, UNHEVAL 01-10-2013.
• Metodología de Sistemas Viables. [En línea]:
(http://ingenieriadesistmas.wordpress.com/r-sistemas-viable/, 27 de
Septiembre.2011).
• Procesos y Macro Procesos. [En línea]:
(http://blog.pucp.edu.pe/item/19744/que-es-un-proceso-definicion-y-
elementos, 27 de Septiembre.2011).
ANEXO
ANEXO 1. TUPA DE LA DRE - HCO.
ANEXO 2. ORGANIGRAMA DEL DRE - HCO.
ANEXO 3. MAPRO del MINEDU.
ANEXO 4. MOF DE LA DRE – HCO.

Informe de diagnostico dre

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Informe de diagnostico dre

Similar a Informe de diagnostico dre (20)

Más de Aland Bravo Vecorena

Más de Aland Bravo Vecorena (20)

Último

Último (20)

Informe de diagnostico dre