1. Fecha aprobación:
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Alcaldía San Sebastián de
Mariquita VERSION: 0
ITEM PROCESO PERSONA AUDITADA HALLAZGO REQUSITO NORMATIVO
En la evaluación de la propuesta (folio 34) falta la firma del
alcalde.
En los comprobantes de egresos (folio 58), faltan firmas
de las personas que elaboran y aprueban.
Se evidencia que se suben los documentos al SECOP así:
Contrato del 1 de Marzo de 2012 y se sube el 4 de Abril de
2013.
Acta de liquidación del 9 de Octubre de 2012 y se sube el
4 de Abril de 2013.
En la solicitud del CDP, falta firma del alcalde.
En los comprobantes de egresos, faltan firmas de las
personas que elaboran y aprueban.
Se evidencia que se suben los documentos al SECOP así:
Contrato del 22 de Marzo de 2012 y se sube el 8 de Abril
de 2013.
Acta de liquidación del 6 de Agosto de 2012 y se sube el 8
de Abril de 2013.
En los comprobantes de egresos, faltan firmas de las
personas que elaboran y aprueban.
No se evidencia los documentos en el SECOP.
No se evidencia certificado del banco de proyectos.
No se evidencia comprobante de egresos de la cuenta del
2 de Abril de 2013
No se evidencia acta de liquidación en el SECOP. Proceso
de mínima cuantía 001.
No se evidencia plan de compras.
En el informe de supervisión se estipula como tipo
contrato de obra y es de suministro.
El registro de salidas de almacén de elementos de
consumo, no tiene la firma de recibido.
No se evidencia comprobante de egresos.
No se evidencia plan de compras.
No se evidencia acta de liquidación en el SECOP. Proceso
de mínima cuantía 002.
No se evidencia plan de compras.
No se evidencia acta de liquidación en el SECOP. Proceso
de mínima cuantía 003.
15
Directa prestación de servicios Nro. 16, de
Enero 23 de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre. No se evidencia los documentos en el SECOP.
No se evidencia comprobante de egresos.
Se evidencia que se suben los documentos al SECOP así:
Contrato del 30 de Enero de 2013 y se sube el 11 de Abril
de 2013.
No se evidencia acta de liquidación.
No se evidencia comprobante de egresos.
Se evidencia que se suben los documentos al SECOP así:
Contrato del 11 de Febrero de 2013 y se sube el 12 de
Abril de 2013.
No se evidencia acta de liquidación.
FIRMA AUDITADO FIRMA AUDITOR
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
FR-GC-007
FECHA: 23 y 24 DE ABRIL DE 2013. AUDITORIA No.01
LUGAR - UBICACIÓN: OFICINA CONTRATACION.
CLIENTE: ALCALDE MUNICIPAL. AUDITADO: RONAL HERMINSO GONZALES AGUIRRE.
9
Directa prestación de servicios Nro. 63, de
Marzo 1 de 2012. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
AUDITOR LIDER: ELIZABETH BUSTOS. EQUIPO AUDITOR: ELIZABETH BUSTOS, ERNESTO GONZALES, FERNANDO AVILA.
OBJETIVO: VERIFICAR LA CONFORMIDAD DE LOS REQUISITOS CONTRACTUALES.
ALCANCE: CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS; CONTRATOS DURANTE LA VIGENCIA
2012 Y 2013, SECOP 2012 Y 2013.
CRITERIO: LEY 80 DE 1993, LEY 1474 DE 2011 - ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN, POLÍTICAS DE OPERACIÓN,
MANUAL DE CONTRATACIÓN, DECRETO 019 DE 2012 - LEY ANTITRÁMITES, DECRETO 0734 DE 2012.
Ley 80 de 1993, Decreto 0734
de 2012, Ley 1474 de 2011.
10
Directa prestación de servicios Nro. 82, de
Marzo 22 de 2012. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
11
Directa prestación de servicios Nro. 317, de
Diciembre 5 de 2012. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
12
Mínima cuantía Nro. 017, de 28 de Enero
de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
13
Míínima cuantía Nro. 018, de 28 de Enero
de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
14
Mínima cuantía Nro. 024, de 2 de Febrero
de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
CONCLUSIONES:
Después de aplicar el procedimiento de auditoría, podemos concluir que se observa implementación de herramientas (listas de chequeo) que ayudan a la supervisión y control de este
proceso, igualmente documentos necesarios para perfeccionar el proceso contractual. Es importante realizar mayor seguimiento y control para cumplir lo establecido en los requisitos
normativos, legales y del cliente.
RECOMENDACIONES:
Fortalecer el recurso humano.
Cargar documentos al SECOP en los términos establecidos por la Ley.
Realizar una mayor planificación en los proyectos, que con lleven a realizar contratos de mínima cuantía (adiciones).
Argumentar y aportar más evidencias en los informes de supervisión.
La persona que genere la necesidad, debe asegurar la compra y/o contratación de los recursos requeridos en los diferentes procesos de la administración, aplicando el plan de compras
aprobado.
Solicitar concepto al secretario de Hacienda, especificando la aplicación del RETEICA.
El cobro de la estampilla debe ser tangible en los contratos.
Mejorar el tema documental (procedimientos y registros).
Tener en cuenta que aportó circular conjunta No. 001 de 30 de mayo de 2012, donde se estipuló el procedimiento de generación de las actas de liquidación a cargo de la Sec. de
Hacienda.
NOTA DE CONFIDENCIALIDAD
16
Directa prestación de servicios Nro. 23, de
Enero 30 de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.
17
Directa prestación de servicios Nro. 35, de
Febrero 11 de 2013. Ronal Herminzo Gonzales Aguirre.