El 5W2H es una herramienta de gestión basada en responder 7 preguntas (las 5W y 2H) para definir qué actividad realizar, cómo, cuándo, por qué, quién, dónde y a qué costo. Esto permite visualizar mejor los procesos y garantiza un plan de acción eficaz aplicable a cualquier área empresarial. El método es sencillo, de bajo costo y aumenta la productividad al desarrollar las tareas de forma más asertiva.
2. 5W2H: ¿qué es y
por qué aplicarlo?
5W2H es una herramienta de gestión basada en una
checklist completa de actividades y que puede
aplicarse en todas las áreas de la empresa.
5W2H se refiere a una herramienta de gestión
internacional. El método consiste en responder a 7
sencillas preguntas (las 5W y 2H del nombre),
definiendo qué actividad hay que hacer, cómo,
cuándo, por qué, por quién, dónde y a qué costo.
A partir de estas directrices resulta más sencillo
visualizar el proceso, lo que garantiza un plan de
acción que puede aplicarse con mayor eficacia.
En este artículo te explicamos qué es y cómo
funciona el 5W2H con ejemplos prácticos de
3. ¿Qué es 5W2H?
La Matriz 5W2H es una herramienta de gestión
eficaz que presenta numerosas ventajas,
principalmente por su facilidad de aplicación.
Funciona en forma de checklist y está compuesta por
siete preguntas, cinco de ellas con la inicial W y dos
con la inicial H. De ahí el nombre 5W2H.
La idea de esta checklist es eliminar las dudas sobre
el funcionamiento de una actividad, permitiendo una
ejecución más clara y simplificada.
4. ¿Qué son las 5W y
las 2H?
El nombre de la herramienta 5W2H procede del inglés. En esta checklist,
la organización debe responder a 7 preguntas: 5 que empiezan con W y
dos con H. Descubre a continuación sus significados.
• What: ¿qué hay que hacer?
• Why: ¿por qué hay que hacerlo?
• Who: ¿quién será el responsable?
• Where: ¿dónde se realizará o implementará la acción?
• When: ¿cuándo se pondrá en marcha?
• How: ¿cómo se llevará a cabo?
• How much: ¿cuánto costará?
• Las respuestas a estas preguntas sirven de mapa para orientar la
ejecución de las actividades y evitar imprevistos.
5. ¿Por qué utilizar la
herramienta 5W2H en tu
empresa?
Construida a partir de siete preguntas, 5W2H puede
ser utilizado en la empresa en diferentes situaciones,
siendo capaz de entregar resultados eficientes, a
pesar de la simplicidad de su ejecución.
Por lo tanto, la Matriz 5W2H es un plan de acción
recomendado para organizaciones que desean
crecer rápidamente. Varias áreas relacionadas con la
gestión pueden beneficiarse de esta herramienta,
como el riesgo, la planificación estratégica y los
proyectos.
6. ¿Cuándo debe aplicarse el
plan de acción 5W2H?
El plan de acción 5W2H puede aplicarse en todos los
ámbitos de la empresa. El método permite visualizar
todos los factores que intervienen en la planificación y
viabilidad de una tarea.
La herramienta puede optimizar los procesos de
planificación de las tareas cotidianas, así como el
desarrollo de nuevos productos, las campañas de
marketing y las acciones climáticas de los empleados,
por citar sólo algunos ejemplos.
Cabe recordar que 5W2H también puede aplicarse en
contextos ajenos al mundo empresarial, ya que su
principal objetivo es optimizar la toma de decisiones y
la ejecución de tareas.
7. ¿Cuáles son los beneficios de esta
herramienta?
¿Todavía tienes dudas sobre por qué utilizar la herramienta 5W2H en tu empresa?
Descubre a continuación algunos de los principales beneficios de esta metodología.
Facilidad de aplicación
Una de las principales ventajas del método 5W2H es la sencillez de su aplicación. Al
tratarse de una matriz enfocada a responder preguntas que objetivamente importan para
la ejecución de una tarea es muy sencilla de entender y aplicar.
Bajo costo
Otro atractivo del método es su bajo costo de aplicación. La matriz 5W2H debe realizarse
en la fase de planificación sin costos adicionales para la empresa, ya que puede
realizarse con herramientas sencillas, como hojas de cálculo de Excel.
Incluso en empresas más grandes con un volumen de actividades más complejo es
posible contratar soluciones especializadas para automatizar el diseño de esta matriz,
con un bajo costo de implantación.
Aumento de la productividad
Además, 5W2H es capaz de aumentar la productividad de la empresa. Esto se debe a
que, al responder a las preguntas, las actividades se desarrollarán de forma más asertiva
y menos susceptible a errores. Esto garantiza el mejor uso del potencial de los equipos.
8. Herramientas que pueden
integrarse con 5W2H para
mejorar la gestión de la calidad
Aunque es un método muy eficaz, el 5W2H puede
mejorarse si se integra con otras herramientas de
gestión de la calidad, como:
• Matriz GUT
• Brainstorming
• Diagrama de Ishikawa
• Seis Sigma
• PDCA
