Optimización de procesos

1. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
ESTUDIANTE:
CARRANZA MEZA NAYDELIN PAOLA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

2. ¿QUÉ ENTIENDE POR
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS?
La optimización de procesos es una técnica mediante la
cual la empresa es capaz de analizar todos sus procesos
empresariales con el fin de conseguir eliminar posibles
errores y, lo más importante, hacer que estos sean más
eficientes y eficaces gracias a la reducción de tiempos.
Este estudio nos puede ayudar a conseguir ver puntos
en los que la empresa es realmente ineficaz y pierde una
gran cantidad de tiempo y, por ende, dinero.

3. ¿CÓMO TRABAJAR LA OPTIMIZACIÓN
DE PROCESOS?
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS O
PUNTOS FLACOS
Ahora es el momento de plantearse todas
las dudas que tengas. ¿En qué falla la
empresa? ¿Dónde se invierte más tiempo?
¿Están los clientes, proveedores o
trabajadores descontentos con algún
proceso en concreto? Estas y otras
preguntas de esta índole son necesarias
para saber por dónde debes empezar el
análisis.Además de realizarte estas
preguntas, debes enumerar todos los
procesos, jerarquizar estos en base a su
importancia y objetivos dentro del proceso
empresarial y estimar el tiempo que se
emplea en cada uno de ellos.

4. REPLANTEAR LA SITUACIÓN
Ahora es el turno de pensar cómo podrías
replantear los procesos en los que has detectado
puntos de mejora. ¿Crees que hay algo que se
pueda mejorar? Realiza un brainstorming con
todas las partes implicadas en el proceso, de tal
forma conseguirás puntos de vista objetivos que
te aportarán buenas ideas de mejora.

5. IMPLEMENTAR
Una vez tengas claro qué
mejorar y cómo, es el proceso
de implementar dichos
cambios. Es posible que, en
este punto, puedas ayudarte
de herramientas de
automatización de procesos
para generar una mayor
agilidad.
CONTROL
Como siempre, no puedes quedarte
únicamente en la implementación. Es
importante llevar un control de los
procesos y los cambios que se han
introducido en ellos. Pregúntate si los
cambios introducidos realmente
cumplen con su objetivo y, si no es así,
vuelve al paso número 2 y replantea de
nuevo la situación.

6. HERRAMIENTAS ÚTILES PARA LLEVAR A CABO LA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Dependiendo de los procesos que quieras optimizar y automatizar, tendrás a mano una
serie de herramientas u otras en el mercado. No obstante, nosotros queremos
recomendarte algunas que pueden resultar de mucha utilidad para empezar a llevar a cabo
dicha optimización:
NSi AutoStore: La herramienta ideal para hacer el paso de
los documentos en papel al plano electrónico de manera
ágil y sin pérdida de tiempo.
ABBYY FineReader: La herramienta idónea para
transformar documentos en documentos editables,
permitiendo así el ahorro de tiempo y la posibilidad de
implementar modificaciones de forma continuada.
SmartFax: La manera ideal de emplear el fax y el escáner,
minimizando los errores de envío.
Programas de gestión documental para gestionar todos
los documentos desde una misma plataforma.

7. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSO Y RECURSO
Comenzar a trabajar por procesos de trabajo
supone un cambio de cultura que a veces es
fatigoso poner en marcha en las compañías
tradicionales. Todavía son muchas las empresas
que tienen dudas a la hora de modificar la
estrategia en su gestión y apuestan por una
perspectiva vertical y por departamentos.

8. El crecimiento de la empresa se frena desde dentro.
Para solucionar este extendido obstáculo cultural es
fundamental ser capaces de comunicar a los empleados
los enormes beneficios que brinda seguir una estrategia
de gestión por procesos de trabajo.
Para que la comunicación sea efectiva, es conveniente
identificar con claridad dichos procesos y destacar unos
objetivos que puedan alinear a todos los componentes
de la compañía, sea cual sea su departamento. A partir
de ahí es el momento de definir las funciones de cada
persona y grupo y establecer las necesidades de
información de cada una de las partes.
Aunque hay un sinfín de procesos en función del sector
y del sistema de trabajo de cada negocio, todos estarán
incluidos dentro de unas categorías generales que
podemos identificar:

9. • PROCESOS CLAVE
Son aquellos en los que existe contacto directo con el
cliente y que generan directamente valor. Entre ellos
encontramos los procesos de producción del producto
o servicio y, directamente relacionados con ellos, los
diferentes procesos de ventas, que comienzan en el
momento en que se trata de captar la atención al
cliente y llegan hasta el mismo momento de la venta
al consumidor.

10. Son los que apoyan los procesos anteriores, pero no
suponen un contacto directo con el cliente. No
obstante, su valor es esencial para que todo el flujo
empresarial se desarrolle correctamente. Las
contrataciones de empleados, el pago de nóminas, la
logística, la formación del personal o la gestión
informática y de aplicaciones que permiten el
funcionamiento del negocio se incluyen en estos
procesos.
• PROCESOS DE SOPORTE

11. Tienen un componente más global y buscan que se
alinee toda la compañía con el mismo objetivo. En ellos
se incluye todo tipo de planificación estratégica y por
objetivos, la medición de los resultados, la gestión de
recursos o la toma de acciones en busca de la mejora de
la empresa.
Para optimizar procesos es también esencial identificar
cuáles son los recursos que demanda cada uno de estos
procesos y de qué forma se puede aumentar su eficacia
o reducir costes sin perder calidad. Si volvemos a
nuestra panadería es importante definir nuestro
proveedor de materias primas, pero no solo eso, sino
valorar el envasado del producto o las particularidades
del establecimiento en el que vendemos el producto.
• PROCESOS ESTRATÉGICOS

12. ¿POR QUÉ OPTIMIZAR
PROCESOS DE TRABAJO?
El análisis que exige optimizar procesos de trabajo va
a servirte para repasar qué es lo que ocurre en la
empresa y de qué modo mejorarlo. No hay que olvidar
que en cualquier proceso intervienen personas,
tecnología, diferentes recursos y materiales. En la
etapa de análisis podrás comprobar si todos estos
componentes funcionan de forma eficiente y si existen
procesos que estén provocando sobrecostes o que se
solapen con otros que realicen diferentes
departamentos.

13. RAZONES POR LAS QUE RESULTA CLAVE
OPTIMIZAR PROCESOS DE TRABAJO:
• Aumento de la rentabilidad. Puedes valorar el
comportamiento de todos los recursos de la
empresa en los diferentes procesos. La optimización
se va a orientar hacia un ahorro de costes y un
incremento de la eficacia.
• Simplificación. Directamente relacionado con el
punto anterior. A veces los problemas en las
organizaciones están asociados a no conocer
exactamente cómo se utilizan los recursos, ya sean
humanos o tecnológicos. De esta forma, se duplican
acciones y se complica el proceso. Mejorando el
control y la coordinación, el trabajo de todos será
más sencillo y los resultados mucho mejores.

14. • Facilita la automatización.
Conseguir que el engranaje del negocio funcione
perfectamente es uno de los fines principales de la
optimización de procesos. Es posible identificar qué tareas
se pueden automatizar y, de esta manera, ahorrar costes
que se pueden invertir en aspectos que ofrezcan mayor
valor añadido. Además, de este modo, los empleados serán
capaces de identificar más fácilmente posibles errores.
• Evaluación continua.
Con procesos definidos y optimizados se pueden valorar
mucho mejor los resultados y hacer una evaluación crítica
y en positiva. Conociendo su funcionamiento será más fácil
identificar dónde están los posibles errores y poner las
soluciones que mejoren el conjunto.

15. • Mejora las relaciones humanas.
Los estudios psicológicos indican que uno de los
factores necesarios para aumentar la productividad en
la empresa es la comunicación entre los empleados. Si
el equipo conoce los diferentes procesos y quién se
dedica a qué es fácil hacer aportaciones en favor del
compañero que redundarán en beneficio común y
mejorarán la relación interpersonal. Esta
comunicación aleja cualquier competencia perniciosa
entre departamentos. Al optimizar los procesos de
trabajo estaremos más cerca de lograr que todos los
trabajadores remen en la misma dirección.