Una manera Práctica de entender Workflow.

1. WORKFLOW
Alumnos:
Segundo Claudio Morales
Chinguel
Flor de María Tineo Vivas
César Aníbal Ibáñez Pongo
Informática
Aplicada al
Marketing
ETSUNP
Administración
de Negocios
VI-Ciclo
San Miguel de El Faique,06 de Agosto 2015
Docente:
Lic. Eder Guerrero
Balcázar

2. ¿A que se refiere
el
Workflow?
Se define como un sistema de secuencia
de tareas de un proceso de negocio.
Su definición y control puede ser
manual, informatizado o mixto.
Un sistema Workflow va más allá y se
caracteriza, principalmente, por una
adecuada integración con
sistemas de información actuales: bases
de datos, gestión documental,
mensajería, ERP, etc., permitiendo la
ampliación a la integración de varios
procesos de negocio interrelacionados.
Organiza y controla tareas, recursos y reglas
necesarias para completar el proceso de
negocio.

3. Beneficios del Workflow
Según los procesos de negocio que implantemos en la
empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:
– Ahorro de tiempo, mejora de la productividad y
eficiencia de la empresa, debido a la automatización
de muchos procesos de negocio.
– Mejora del control de procesos a través de la
normalización de los métodos de trabajo.
– Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en
la coherencia de los procesos da lugar a una mayor
previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
– Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo
con las necesidades empresariales.
– Optimización de la circulación de información interna
con clientes y proveedores.
– Integración de procesos empresariales.

4. WORK
FLOW
ventajas
Integración con sus sistemas actuales para hacer más eficiente la cadena de suministros.
Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar errores, y realizar las
adecuaciones pertinentes en línea.
Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o
funcionales.
Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de
condiciones específicas.
Administración de procesos centralizada por medio de
su interfaz unificada.
Colas de trabajo para la utilización óptima de los
recursos.
Fácil personalización de interfaces de usuarios.
Optimizado para diseño de largos y complejos flujos de
trabajo.
Administración de procesos centralizada.
Múltiples canales para activar tareas: Web, Outlook,
Email, Messenger, SMS.
Escalonamiento, delegación, re-envíos y re-
asignaciones basadas en horas laborales.
Análisis de procesos concluidos, así como de
procesos corriendo en tiempo real.
Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y
respuestas del flujo de trabajo.
Lista de actividades con una columna conteniendo
cada actividad en donde el usuario participa.

5. Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos por la
alta dirección de su organización, permitiendo observar el
desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas
fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para
alcanzar sus objetivos.
Gracias a una intuitiva interfaz Web gráfica de diseño, sus
políticas y procedimientos internos se podrán llevar a cabo al
pie de la letra, pues permite dibujar fácilmente diagramas de
flujo estructurados con reglas de negocio bien definidas.
La mejora continua de sus procesos administrativos, es un
punto básico pues podrá realizar constantemente ajustes a los
mismos, para minimizar los errores, los cuellos de botella y el
incumplimiento de metas.
cuenta con una poderosa herramienta ejecutiva que le
permite vigilar con lujo de detalle el status de sus procesos de
negocios, y desde donde usted podrá organizar, analizar,
interpretar y presentar los datos producidos por el sistema.
CARACTE
RISTICAS

6. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y monitorean
con Workflow son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas,
reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones,
autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra,
peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de
gestión, etc.
Workflow automatiza al menos hasta cierto grado, un proceso o procesos. Los
procesos son por lo general relacionados con los negocios, pero puede ser cualquier
proceso que requiere de una serie de pasos que se pueden automatizar mediante el
software. Algunos de los pasos del proceso pueden requerir la intervención humana,
tales como la aprobación o el desarrollo de un texto personalizado.

7. Que empresas deben usarlo?
• Instituciones de Gobierno, Empresas Medianas y Corporativos que deseen
aumentar su productividad y la eficiencia de sus procesos.
• Organizaciones que utilizan procesos donde se involucran documentos
digitales para dar soporte a las transacciones.
• Organizaciones que deseen tener un solo software que administre toda su
información corporativa y automatice sus procesos administrativos.
• Organizaciones que requieren un software a nivel corporativo que resuelva
múltiples necesidades puntuales para cada área o departamento.
• Organizaciones que deseen contar con una poderosa aplicación que
genere reportes en línea y alertas por e-mail.
La variabilidad es inevitable en cualquier proceso, pero
teniendo Workflow, se limita a causas inherentes al
proceso, que son medibles, controlables y mejorables.

8. Conceptos
Eficiencia
• Se entiende como la relación entre
los recursos utilizados en un
proyecto y los logros conseguidos
con el mismo.
• Se entiende que la eficiencia se da
cuando se utilizan menos recursos
para lograr un mismo objetivo. O al
contrario, cuando se logran más
objetivos con los mismos o menos
recursos.
Eficacia
• Podemos definirla como el nivel de
consecución de metas y objetivos.
• Está dada por el grado en que se
cumplieron los objetivos
previstos en su diseño.

10. Todos los negocios
tienen una
preocupación en
común:
La eficacia
y
eficiencia
de sus empleados.

11. Sistemas de Flujo de Trabajo
• El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, Business
Process Management Systems), es acercar personas, procesos y
máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de
un trabajo.
• Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares
físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de
los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de
la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.
• Existen en el mercado varios productos como FlowMind, open EDMS,
wf.com.mx, cardiff, IBM, etc. Existen muchas metodologías que
culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son
diagrama de roles, BPMN, IDEF0, ciclos de trabajo, etc.

12. 1 2
3
4

13. Control del Workflow
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
• Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre un mismo repositorio de datos para
obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo
de cada uno de ellos en sí mismo.
• Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios
trabajan sobre su propio conjunto particular,
estableciendo los mecanismos de cooperación entre
ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si
no es visto desde el punto de vista global del resultado
final.
• Actividades de coordinación.

14. EFICIENCIA EFICACIA
Énfasis en los medios Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos
Ahorrar gastos Aumentar creación de valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados
Enfoque reactivo
(Del pasado al presente)
Enfoque proactivo
(Del futuro al presente)
Pregunta principal
¿Cómo podemos hacer mejor lo que
hacemos?
¿Qué es lo que deberíamos estar
haciendo?

15. Enfoque Gerencial

16. Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes.
Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

17. Años de
ejecución
de la acción
Tasa de acceso al empleo
en ocupaciones
relacionadas con la
soldadura
Impacto
Grupo de
participantes
Grupo de
control
1
2
3
4
Tasa media
empleo
Meta propuesta
Eficacia
75
80
85
70
77.5
90.0
86.1
60
55
65
70
62.5
90.0
69.4
15
25
20
0
15
16.7
¿Cómo se analiza la eficacia?
El indicador de eficacia se
obtiene dividiendo el valor
logrado sobre la meta de acceso
al empleo que se había previsto:
90%, tanto para el grupo de
participantes como para el
grupo de control;.
El impacto es la diferencia del
indicador entre los dos grupos.
En el ejemplo de arriba hay un
impacto positivo de 16,7% en la
eficacia de esta formación.

18. Errores de la Eficacia en las organizaciones
• Según Peter Drucker, un líder debe tener un
desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero,
aunque la eficiencia es importante, la eficacia es
aún más decisiva.
• Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan
por no concentrarse en la eficacia.
– Adicional, Drucker señala errores básicos que
destruyen o impiden la eficacia en las
organizaciones. Algunos de ellos son:
No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.
En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor
ejemplo es ser eficaz y obtener resultados.
Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en
principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo.

19. ¿Cómo se analiza la eficiencia?
Análisis costo-beneficio
Se expresa como una relación entre los beneficios obtenidos y los costos incurridos y utiliza como unidad
de medida el dinero. En general, en este tipo de análisis se busca una relación beneficio-
costo mayor a uno, justamente cuando los beneficios son mayores que los costos.
• Dentro del análisis costo-beneficio se utiliza el indicador conocido como: Retorno de la
Inversión(ROI)para medir el rendimiento de las inversiones que realizan las empresas en capacitación.
• Dentro de los costos se incluyen: pagos a los docentes, salario de los trabajadores separados de sus
funciones mientras atendían el curso, el costo de utilizar las instalaciones y el de los demás insumos
identificados.
• Como beneficios se toman la disminución de accidentes laborales, la reducción de productos imperfectos,
la mejora en productividad.

20. Conclusiones
El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process
management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el
objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.
Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo
entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de
acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.