MediQ Guia de Usuario I-Modulo Facturacion HCM

F A C T UR A C I O N H C M
Guía de Usuario

Contenido:
1.- Facturación HCM
1.1.- Administración de Cuenta de Paciente
1.2.- Buscar cuenta de paciente
1.3.- Orden de Admisión
1.4.- Estado de Cuenta
1.5.- Cargar servicios de clínica
1.5.1.- Cargos
1.5.2.- Devolución
1.6.- Responsable de Pago y cobertura
1.7.- Días, Horas hospitalización,
quirófano, UCI
1.8.- Asignar Honorarios Médicos
1.9.- Auditar cuenta de paciente
1.10.- Cerrar/Facturar cuenta
Administración cuenta de paciente
2.- Remesa de Factura
2.1.- Remesa de factura – envíos

Introduzca su Usuario y Clave del Sistemas

El Menú Principal Consta del Modulo de Gestión Médica,
y Modulo de Reportes
=> Vamos a seleccionar GESTIÓN MÉDICA

=> Seleccione el Modulo FACTURACIÓN HCM
Facturación HCM1

Administración cuenta de Paciente-
Hospitalización

Administración Cuenta de Paciente - Hospitalización
Esta opción permite la administración de la cuenta del paciente:
- Emitir Orden de Admisión, Estados de Cuenta.
- Cargar Servicios de Clínica.
- Responsables de Pago y Coberturas
- Asignar los Honorarios médicos.
- Auditar otros Cargos asignados.
- Cerrar la cuenta del paciente mediante la emisión de la Factura.
1.1

=> Seleccione la opción ADMINISTRACIÓN CUENTA DE PACIENTE -
HOSPITALIZACIÓN
Administración Cuenta de Paciente - Hospitalización1.1

Allí se muestra un resumen de todas las cuentas de los pacientes de
hospitalización.
- Podemos usar criterios de búsquedas para seleccionar y acceder a
una cuenta.
Administración Cuenta de Paciente - Hospitalización1.1

En la Pantalla de ADMINISTRACIÓN DE CUENTA DE PACIENTE
Puede Realizar la búsqueda de la Cuenta, filtrando por:
- Cuenta; UDN; Presupuesto; Cedula; Paciente; Medico tratante;
Ubicación; Ingreso; Seguro
Buscar cuenta Paciente1.2

=> Seleccione filtrar por cédula, escriba el número de cédula y haga
click en el botón BUSCAR

Allí se muestra la cuenta seleccionada.
=> Haga click en el icono DETALLE, ubicado a la izquierda

Se muestra la pantalla principal de la “Cuenta” con la información
cargada.
Allí podemos ver información de los Montos en la Cuenta, como:
Cobertura, Presupuesto, Anticipos, Diferencias Paciente

Botones de la pantalla:
- Orden Admisión: muestra la boleta de admisión del paciente.
- Edo. Cuenta: permite ver la Pre-Factura del paciente y sus estados de cuentas
- Cargos: permite realizar Cargos o Devoluciones a la cuenta.
- Resp. Pago: permite especificar Responsables de Pago y Cobertura.
- Honorarios: Asignar los médicos por tipo de honorarios.
- Facturar: Permite cerrar la cuenta mediante la facturación.

Luego de buscar la Cuenta de la manera antes explicada,
=> Haga click en el botón ORDEN ADMISION
Para visualizar la Boleta de Admisión
Orden de admisión1.3

Se muestra el reporte con la “Boleta de Admisión” del paciente
Para Imprimir haga click en el botón IMPRIMIR
Orden de admisión1.3

Luego de buscar la Cuenta de la manera antes explicada,
=> haga click en el botón EDO. CUENTA
Se mostrarán los siguientes Estados de Cuenta:
- Resumen. - Consumo de Inventario.
- Por Nro. Cargo. - Por Producto.
- Orden de Admisión.
Estado de Cuenta1.4

=> Seleccione el Reporte y presione VER PANTALLA ó IMPRIMIR
Estado de Cuenta1.4

Allí se muestra el Reporte “Resumen”, el cual es la Pre-Factura Paciente
=> Para Imprimir haga click en el botón IMPRIMIR
Estado de Cuenta1.4

Seleccione el Reporte “Consumo de Inventario”
y haga click en VER PANTALLA ó IMPRIMIR
Estado de Cuenta1.4

Seleccione el Reporte “Por Nro. Cargo”
Estado de Cuenta1.4

Seleccione el Reporte “Por Producto”
Estado de Cuenta1.4

Luego de buscar la cuenta de la manera antes explicada,
=> Haga click en el botón CARGOS
- Permite realizar cargos/devoluciones complementarios o correctivos a la
cuenta seleccionada.
Cargar servicios de clínica1.5

Vamos a realizar un Cargo:
=> Seleccione la UNIDAD DE SERVICIO correspondiente
Ejemplo: Seleccionamos “Gastos de Clínica”
Cargos gastos de clínica1.5.1

=> Seleccione el ALMACÉN si corresponde.
Se requiere Almacén en los casos de cargos de Material medico o
Fármacos, para los casos de Servicios no es necesario seleccionar
almacén.

=> Seleccione el Tipo de Movimiento CARGO
-Se puede crear Plantillas de Despacho que permitan cargar de forma
masiva productos o servicios a una cuenta.

Vamos a cargar un Servicio:
=> En la caja de texto PRODUCTO escriba el nombre y seleccione.
Además puede realizar búsqueda por código al escribir el numero de
código del producto o servicio.

=> Coloque la CANTIDAD del cargo
y haga click en ACEPTAR
El sistema trae el Precio asignado y puede ser modificado de acuerdo a
las configuraciones.

Cargos gastos de clínica
Vamos a cargar un Producto:
=> Seleccione el ALMACÉN
1.5.1

Cargos gastos de clínica
Además puede realizar búsqueda por código al escribir el numero de
código del producto o servicio.
1.5.1

=> Haga click en el botón PROCESAR

=> Haga click en el botón CONFIRMAR PROCESAR

Se muestra el reporte con los cargos realizados a la cuenta
=> Haga click en el botón IMPRIMIR

Devolución gastos de clínica

Vamos a realizar una Devolución:
=> Seleccione la UNIDAD DE SERVICIO correspondiente
Devolución gastos de clínica1.5.2

=> Seleccione el ALMACÉN si corresponde.
Se requiere “Almacén” en los casos de devolución de Material medico o
Fármacos, para los casos de Servicios no es necesario seleccionar
almacén.

=> Seleccione el Tipo de Movimiento DEVOLUCIÓN

Vamos a devolver un Producto:

=> Coloque la CANTIDAD de la devolución
El sistema le muestra la información de la cantidad de cargos existentes.

=> Haga click en el botón PROCESAR

=> Haga click en el botón CONFIRMAR PROCESAR

Se muestra la cantidad con signo negativo en el reporte de cargos
realizados a la cuenta

Responsable de Pago y Cobertura

Vamos a colocar la información del Responsables de Pago, Cobertura y
verificar los datos de la Póliza en la cuenta.
Responsable de Pago1.6

Luego de buscar la cuenta de la manera antes explicada:
=> Haga click el botón RESP. PAGO
- Le permite verificar y/o corregir la Cobertura de la póliza agregada en
el presupuesto.

Allí se muestra el monto registrado en el Presupuesto:
=> Para modificarlo, coloque el Monto de la Cobertura que corresponda

Responsable de Pago
Para especificar/corregir los DATOS DE LA PÓLIZA
=> Haga click en la etiqueta PÓLIZA de la izquierda
1.6

Esta ficha trae la información de la Póliza registrada en el Presupuesto:
Agregue/modifique la información correspondiente
y haga click en el botón ACEPTAR y VOLVER

Responsable de Pago
El sistema regresa a la pantalla de cobertura.
=> Haga click en el botón VOLVER
1.6

Días/Horas Hospitalización, Quirófano y
UCI

=> Coloque la Fecha Egreso del paciente
y haga click en el botón ACEPTAR
El sistema calcula automáticamente los días de Hospitalización.
(Días) Hospitalización1.7

Si requiere Ajustar manualmente los días de hospitalización:
=> Tilde la casilla MODIF. DIAS
y coloque los días correspondientes.
(Días) Hospitalización1.7

=> Coloque la Hora de Ingreso y Egreso del paciente
- El rango de horas es configurado de acuerdo al criterio aplicado por la
clínica
(Horas) Quirófano1.7

=> Coloque la Fecha de Ingreso y Egreso del paciente
El sistema calcula automáticamente los días de UCI.
(Días) UCI1.7

Si requiere Ajustar manualmente los días de UCI:
=> Tildar la casilla MODIF. DIAS y colocar ellos días
correspondientes.
(Días) UCI1.7

Luego de buscar la cuenta de la manera antes explicada:
=> Haga click en el botón HONORARIOS
- Debe estar registrado el numero de horas en quirófano antes de
asignar los honorarios médicos.
Asignar Honorarios Médicos1.8

=> Seleccione el nombre del Médico y haga click en ASIGNAR
en el tipo de honorario que corresponda.
Puede buscar el medico filtrando por nombre. Coloque el nombre en
la caja de texto (filtrar)

Vea que en la caja de texto MÉDICO se muestra el medico asignado.
Seleccione y Asigne cada médico para el tipo de honorario…

Luego de asignar los Médicos que corresponden a cada Tipo de
Honorario
=> Haga click en el botón ACEPTAR
Para regresar a la pantalla principal haga click en el botón VOLVER

=> Verificar el monto en la Caja de texto A PAGAR PACIENTE
Antes de cerrar la Cuenta debemos revisar si existe una diferencia de
Paciente (por cobrar o pagar).
Auditar Cuenta de Paciente - Diferencia Paciente1.9

CASO 1:
=> Monto positivo (+) en la Caja de texto A PAGAR PACIENTE
- Solicitar que se realice el pago (Anticipo en caja) antes de facturar.
- Verifique y ajuste el monto de la cobertura antes de facturar.
- Si el Anticipo o Ajuste de Cobertura No proceden y facturamos con
este monto pendiente se creará automáticamente una “cuenta por
cobrar” al paciente por esa diferencia.

CASO 2:
=> Monto negativo (-) en la Caja de texto A PAGAR PACIENTE
Se habilita la casilla con el texto “Desea Reembolsar?” tildar si procede.
-Verifique el monto de los Anticipos y Cobertura antes de facturar.
- Si el monto aplica como “Reembolso” debe Tildar la casilla para
que el sistema confirme y proceda a registrarlo como “cuenta por
pagar” al paciente con esa diferencia.

CASO 3:
=> Monto en Cero (0) en la Caja de texto A PAGAR PACIENTE
-No existe diferencia de Paciente, puede proceder con la
facturación.

Cerrar/Facturar cuenta de paciente

Antes de cerrar la Cuenta y proceder a la emisión de la Factura
debemos tener correctamente registrada toda la información de:
- Responsables de pago, Cobertura, Póliza.
- Días de Hospitalización.
- Horas de Quirófano si corresponde.
- Días de UCI si corresponde.
- Honorarios médicos si corresponde.
- Revisión de los montos a pagar del Paciente.
1.10 Administración Cuenta de Paciente – Cerrar/Facturar

Vamos a facturar, luego de buscar la cuenta de la manera antes
explicada:
=> Haga click en el botón FACTURAR

=> Haga click en el botón CONFIRMAR
En este momento fue generada la facturación automáticamente,
para ser impresa

- El sistema cierra la cuenta de paciente y crea la Factura.
- En la pantalla se mantienen los “botones” que permiten revisar la
información de la facturación.
- Se habilita el botón “Nro. Control” asignado automáticamente a la factura;
haciendo click le permite revisar/modificar el número asignado.

Vamos a imprimir la Factura y sus reportes:

Los Reportes que se generan son:
- Factura
- Detalle de la factura
- Solicitud Indemnización
- Consumo de Inventario

=> Seleccione el Reporte Factura
y haga click en IMPRIMIR ó VER PANTALLA

Allí se muestra la FACTURA en PDF para ser impresa.
=> haga click en el botón IMPRIMIR
El formato que se ajusta a las necesidades de cada cliente
Administración Cuenta de Paciente – Cerrar/Facturar1.10

Allí se muestra el Reporte “Detalle de la Factura”
- Muestra la información de cada ítems de forma detallada.

Allí se muestra el Reporte “Solicitud de Indemnización”
- Carta para la Portada de la Factura.

Allí se muestra el Reporte “Consumo de Inventario”
- Muestra específicamente el consumo del inventario facturado.

Remesa de Facturas - Envío
Al Facturar con Responsables de Pago “Aseguradoras” el Sistema coloca las
Cuentas por Cobrar de las mismas en un estatus temporal “Por Enviar”, con la
idea de incluir estas facturas en los Estados de Cuenta Aseguradoras hasta que
confirmemos que el seguro ya las recibió.
=> Brinda la ventaja de que evitemos extravíos de facturas (de las cuales no
nos enteramos) ya que las mismas estarán reflejadas en el Sistema con el
estatus antes mencionado.
Descripción de los Estatus:
1.- Por Enviar son las facturas emitidas que no se han enviado en remesa.
2.- Por Recibir son las facturas que fueron enviadas en remesa-envío.
3.- Por Cobrar son las facturas recibidas en remesa de cobranza.

En el menú FACTURACIÓN
=> Seleccione la opción REMESA DE FACTURAS – ENVÍO
Remesa de Facturas2

Vamos a realizar una Remesa - envíos
=> En la Caja de texto ESTATUS seleccione POR ENVIAR
=> Busque y seleccione la ASEGURADORA
Remesa de Facturas - Envíos2.1

=> Haga click en el botón ACEPTAR

Allí se visualizan todas las facturas pendientes de envío de la
aseguradora.
Puede utilizar criterios de búsqueda para filtrar las facturas por:
- Comprobante - Facturas - Paciente
- Cedula - Fecha
en caso contrario el sistema le mostrara todas las facturas de esa aseguradora.

=> Seleccione la(s) Factura(s). Tilde en el recuadro “SEL” de la
izquierda.

=> Ingrese los datos de quien envía. Coloque el nombre en la Caja de
texto QUIEN TRASLADA
=> Ingrese la FECHA de envío.
=> Haga click en el botón CAMBIAR ESTATUS

=> Presiono el botón CONFIRMAR

Vista del reporte “Remesa Facturas” (Acuse de Recibo )

Culminamos con el Proceso de Facturación

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