guía para la producción documental

1. Convenio sena-remington
Generar soluciones administrativas versión 2
Tecnología en gestión administrativa
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la forma técnica y la legislación vigente.
Carlos Augusto Rico Acosta
Edward Alexander burgos valencia
Carolina González upegui
Ana María Vélez Hernández
2017

2. Introducción
La razónde serde este trabajoes dar a conocerlas guías para identificaryelaborartodaclase de
documentos empresarialesformalesyoficialesdentrode nuestroproyectode formaciónteniendo
encuenta lossoportesylosconocimientosadquiridosporcada aprendiz. lacreaciónde un
documentosegúnsucriteriooutilidad.
Un documentose crea a partir de una necesidadseaoficial,empresarialopersonal
Para resolvercualquiertipode inquietud,dara conocerinformaciónosolicitarinformación.

3. Objetivo general
Redactar documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y legislación vigente.
Objetivos específicos
 Identificar los tipos de documentos y su utilidad dentro de una
organización
 Recopilar información que sirva de guía para plantear las funciones
administrativas dentro de una empresa

4. Los signos de puntuación
son herramientas que permiten al lector comprender el significado de los textos, ya
que permiten dentro del texto escrito marcar pausas y la entonación del habla. El
uso de los signos de puntuación posee una gran importancia ya que su forma
correcta permite resolver o eliminar ambigüedades.
La coma
se usa para separar y hacer pequeñas pausas en un texto, párrafo u oración,
salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni. Por
ejemplo: Tengo perros, gatos, conejos y pajaritos.
El punto
se utiliza para señalar una pausa larga, que marca el final de una frase u oración.
Después de punto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza
mayúscula.
Se distinguen:
Punto y seguido.
Separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después de él se continúa
escribiendo en la misma línea y, en el caso de que esté al final de renglón, se
continúa en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto.
Punto y aparte
Separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de una
misma línea de razonamiento o de la unidad del texto. Después de punto y aparte
se debe cambiar de línea y comenzar a escribir después de dejar un margen o
sangrado a la izquierda, mayor que el del resto de las líneas que componen el
párrafo.
Hay que tener presente, igualmente, que la elección entre el punto y seguido y el
punto y aparte es subjetiva cuando se trata de distintos aspectos de un mismo
asunto o idea.
Punto final
Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un capítulo o el texto en
su totalidad.

5. Signos de interrogación
El signo de interrogación es un signo de puntuación que indica que la oración
que le sigue o precede es una pregunta. En español, este signo se escribe en
forma abierta (¿) y cerrada (?), en la mayoría de lenguas con alfabeto latino solo
se utiliza la forma cerrada.
Signos de admiración
El signo de admiración indica que la oración expresa sorpresa, asombro, alegría,
súplica, mandato, deseo, etc. Se escribe signo de admiración para indicar el
principio y final de una exclamación
La tilde
Tilde es un término que puede utilizarse en masculino (el tilde) o femenino (la
tilde). Se trata del signo que se emplea para señalar la acentuación de una
palabra o para diferenciar una letra de otra.

6. Certificado
La palabracertificadoesoriginariadel latín,específicamente del participio“certificar”,que
significacartaa paquete que confirmaunaautenticidadocerteza.Este esundocumentoque
confirmao niegoalgoenparticularpuede serque unapersonaha pasadoun nivel yharealizado
con éxitolasexigenciasprescritasporunente enparticular.
concepto
Este documentopuede serde carácter público,talescomoel de matrimonio,nacimiento,
domicilio,buenaconducta,estudios,pagode impuestos,propiedadde bienesrases,etc.Como
tambiénpuede serprivadotalescomoloscertificadosde enfermedadsuscritospormédicosno
oficialesy losde trabajolibradosporlosempleadoresapeticiónde losempleados,también estáel
certificadode buenaconducta,debidoaque se carece de antecedentespenalesyporuna vida
alejadade viciosydesordenes.
Partesde la Certificación
Encabezamiento
Textoo cuerpo
Lugar y fecha
Firma
Nombre
Funciónadministrativa
Sello

7. Estructura
Cada certificado cuenta con unos datos de identificación básicos:
1. Denominación
2. Código
3. Familia y área profesional
4. Nivel de cualificación (del 1 al 3 según su complejidad; aunque la ley
contempla también los niveles 4 y 5, todavía no se ha aprobado ningún
certificado en esas categorías).
5. Número de horas y requisitos específicos (en el caso de que los haya, como
es el caso de algunos carnés profesionales).

8. Utilidad de Certificados
Pero, ¿qué aportan a nivel personal a los trabajadores? Pues no son pocos los
beneficios, entre otros:
 Inserción laboral: aumentando su cualificación, con una formación
adecuada a los requerimientos del sistema productivo, se facilita el acceso de los
trabajadores al mercado laboral.
 Mejora curricular: poseer un Certificado de Profesionalidad permite
incrementar sustancialmente el currículo profesional de cara a optar por puestos de
trabajo cualificados.
 Acreditación oficial: al tratarse de un documento oficial, acreditan
profesionalmente ante la empresa privada y se valoran en cualquier proceso de
selección que convoquen las Administraciones Públicas.
 Titulación laboral: proporcionan una titulación laboral que asegura a los
empleadores que un trabajador es competente en la cualificación que acredita el
certificado, facilitando al tiempo la labor de selección de personal y posibilitando que
se puedan convalidar las unidades de competencia que coincidan con los títulos de
Formación Profesional, de manera que se facilita la consecución de un título reglado
de FP.

9. Constancia
constancia será cualquier documento escrito en el cual se deje asentado la
concreción de algún hecho en particular. Entre los más comunes se cuentan el
recibo o también llamado la constancia de pago, que es generalmente una hoja
impresa o manuscrita en la cual un particular, una empresa u organización le
entregará oportunamente a su cliente como símbolo y prueba que estos han pagado
un servicio o producto que alguno de los mencionados comercializan.
Tradicionalmente uno recibe o debe exigir un recibo, ticket o constancia de pago
cuando paga el alquiler de un inmueble, las expensas de este o algún otro servicio.
También las constancias se extienden ya no con un fin netamente económico como
el que mencionamos en el párrafo anterior, sino que a veces las constancias son
pedidas o requeridas con el objetivo de dejar asentada cualquier situación o
contingencia ocurrida. Por ejemplo, cuando un empleado se enferma y falta a su
trabajo, el jefe de personal le requerirá que cuando se reincorpore al trabajo acredite
su malestar presentando una constancia membretada con sello del profesional
médico que lo atendió en la que se dé cuenta de la afección que lo afectó y de este
modo poder justificar su ausencia en el legajo y que no se proceda a descontarle el
día.
Partes de una constancia
Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del
documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
Título del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se
escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del
membrete
Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un
hecho realizado por la persona ejecutora.
Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la
constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que
suscribe el documento.
El sello: impresión que se estampa en el documento para darle valides

10. Estructura
Utilidad
Las certificaciones permiten demostrar que se cumple con requisitos técnicos
establecidos internacionalmente. Asegurar que los bienes o servicios cumplen
requisitos obligatorios relacionados con la salud, la seguridad, el medio ambiente.
Es manera sencilla de evaluar proveedores.
Ventajas Ayuda a mejorar el sistema de calidad industrial. Protege y apoya el
consumo de los productos y/o servicios en su empresa. Da prestigio internacional.
Da transparencia al mercado Ayuda los intercambios comerciales, por la confianza
y la simplificación. Protege las exportaciones contra las barreras técnicas. Protege
la calidad del consumo.

11. ¿Qué es el teclado?
El teclado es una de las principales herramientas que usamos para interactuar e
introducir datos en el computador. Sus teclas están clasificadas en 6 áreas. Veamos
cuáles son:
Teclas de función
Es la primera línea de teclas y las encuentras en la parte superior del teclado. Se
representan como F1, F2, F3... y te sirven para realizar una función específica o
para acceder a atajos de los programas.
Teclas de control
Se utilizan por sí solas o en combinación con números para acceder a funciones o
realizar determinadas acciones. Las más usadas son Ctrl, Alt, Esc y la tecla con el
logo de Windows.
Teclas para escribir o alfanuméricas
Aquí están todas las letras, números, símbolos y signos de puntuación. Estas teclas
se encuentran normalmente en una máquina de escribir.

12. Teclado numérico
Sirve para ingresar datos numéricos de forma rápida. Las teclas y símbolos están
agrupadas de la misma forma como aparecen en la calculadora.
Teclas especiales y de desplazamiento
Estas teclas son las que te sirven para desplazarte por documentos o páginas
web y editar texto. Entre ellas están: Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, ImpPt y las
teclas de dirección.
Importante...
Con la tecla ImpPT, ubicada en el área de las teclas especiales, puedes hacer
capturas de pantalla y así mostrar o enviar a otras imágenes de lo que estás viendo
en el monitor o pantalla de tu computador.

13. ¿Qué es ergonomía?
La ergonomía es la disciplina que se encarga del diseño de lugares de trabajo,
herramientas y tareas, de modo que coincidan con las características fisiológicas,
anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador. Busca la optimización
de los tres elementos del sistema (humano-máquina-ambiente), para lo cual elabora
métodos de la persona, de la técnica y de la organización.
¿Qué es una nota interna?
La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o
negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada
uno de los temas.
Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano
palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo…». Las partes de
que consta la nota interior son inicio, contenido y final.
– Inicio. En esta primera parte figuran:
– El nombre o razón social de la empresa.
– La fecha de confección en formato largo o corto.
– La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.
– La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona
y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.
– La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina el
documento.

14. – Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota
interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.
– Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No
aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».
EJEMPLO:

15. Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................. 1
Objetivo general........................................................................................................................ 2
Objetivosespecíficos................................................................................................................. 2
Los signos de puntuación........................................................................................................... 3
Signos de interrogación ............................................................................................................. 4
Signos de admiración................................................................................................................. 4
La tilde...................................................................................................................................... 4
Certificado................................................................................................................................ 5
Constancia................................................................................................................................ 8
Partes de una constancia........................................................................................................... 8
¿Qué es el teclado? ..................................................................................................................10
Teclas especiales y de desplazamiento............................................................................11
¿Qué es ergonomía?.................................................................................................................12